2. KIỂM TOÁN PHẢI THU CỦA KHÁCH HÀNG TRONG KIỂM TOÁN TÀ
2.2. Quy trình kiểm toán các khoản Phải thu của khách hàng
2.2.1. Thực hiện thử nghiệm kiểm soát
Các khoản phải thu ở người mua phát sinh từ quá trình bán hàng nên có quan hệ chặt chẽ với quá trình này tạo nên chu trình bán hàng – thu tiền. Tuy nhiên, do
“độ trễ” của quá trình thu tiền so với quá trình bán hàng nên số tiền ghi trên khoản mục này của Bảng cân đối tài sản cũng là số dư TK phải thu của khách hàng – là số luỹ kế từ các quá trình kinh doanh trước đến cuối kỳ kinh doanh này. Cùng với thời điểm phát sinh và thời hạn thanh toán khác nhau, phải thu của khách hàng còn liên quan đến nhiều người mua có đặc điểm, điều kiện kinh doanh, quản lý và khả năng thanh toán khác nhau và có thể dẫn đến các khoản nợ quá hạn, nợ khó đòi hoặc không đòi được.
Chính vì những lý do trên, với các khoản phải thu này, việc trình bầy, thuyết minh rõ cần được coi là công việc kiểm soát nội bộ. Để kiểm soát được khoản phải thu của khách hàng và đảm bảo thu được tiền, các công ty phải theo dõi, giám đốc thường xuyên trên Bảng kê, Nhật ký. Cuối kỳ, cần lập bảng cân đối giữa doanh thu với các khoản đã thu tiền và khoản còn phải thu, Bảng cân đối giữa các khoản nợ quá hạn với các thời hạn khác nhau…Mục đích chủ yếu của công việc kiểm soát này là góp phần giải quyết các quan hệ thanh toán sòng phẳng và đảm bảo hiệu quả kinh doanh nói chung. Theo đó, mục tiêu trình bày trong kiểm toán cần được quan tâm đầy đủ.
Trên cơ sở các hiểu biết về kiểm soát nội bộ, KTV đưa ra đánh giá sơ bộ về rủi ro kiểm soát. Và để có những đánh giá xác đáng, KTV thường thực hiện một số thử nghiệm kiểm soát như sau:
* Kiểm tra mẫu các nghiệp vụ bán hàng
Các thử nghiệm cụ thể sẽ tuỳ thuộc vào thủ tục kiểm soát hiện hữu tại đơn vị. Để hình dung được cách thiết kế các thử nghiệm kiểm soát đối với hoạt động này, chúng ta sẽ xem xét một vài thử nghiệm cụ thể. Thí dụ, KTV thường chọn mẫu trong các hoá đơn phát hành trong kỳ để:
- Đối chiếu với đơn đặt hàng, lệnh bán hàng, chứng từ chuyển hàng về chủng loại, quy cách, số lượng, giá cả, ngày gửi hàng, chữ ký…nhằm thu thập bằng
chứng rằng hoá đơn được lập trên cơ sở các nghiệp vụ bán hàng thực sự xảy ra và quá trình thực hiện nghiệp vụ đã tuân thủ đúng các quy định nội bộ của đơn vị.
- Kiểm tra chữ ký xét duyệt bán chịu và cơ sở xét duyệt để xem có tuân thủ các thủ tục xét duyệt bán chịu hay không.
- Xem xét tổng cộng của từng loại hàng, tổng cộng từng hoá đơn, so sánh giá trên hoá đơn với bảng giá được duyệt tại mỗi thời điểm. Thử nghiệm này nhằm chứng minh rằng hoá đơn được tính giá chính xác và việc kiểm tra chúng trước khi được gửi đi được thực hiện một cách hữu hiệu.
- Sau khi xem xét về tính chính xác như trên, KTV sẽ lần lượt theo các hoá đơn để kiểm tra việc ghi chép chúng trên sổ sách kế toán.
* Chọn mẫu đối chiếu giữa chứng từ chuyển hàng với những hoá đơn liên quan Để kiểm tra các trường hợp hàng đã gửi đi nhưng vì một lý do nào đó mà không lập hoá đơn, cần chọn mẫu các chứng từ chuyển hàng đã lập trong năm và đối chiếu với hoá đơn có liên quan. Cần đặt biệt lưu ý đến số thứ tự liên tục của các chứng từ là đơn đặt hàng, chứng từ chuyển hàng và hoá đơn bán hàng.
* Xem xét sự xét duyệt và ghi chép về hàng bán bị trả lại, hay bị hư hỏng
Tất cả hàng hoá bị trả lại, hay bị hư hỏng đều phải được chứng minh bởi các tài liệu đã được đánh số thứ tự, được xét duyệt và ký bởi cấp có thẩm quyền và họ phải độc lập với việc chi quỹ, hay giữ sổ kế toán. Kiểm soát nội bộ tốt liên quan đến hàng bị trả lại bao giờ cũng phải bao gồm các thủ tục kiểm tra và xét duyệt trước khi nhận lại hàng.
Để chứng minh sự hiện hữu cũng như hữu hiệu của thủ tục kiểm soát trên (nếu có), KTV có thể chọn mẫu chứng từ liên quan để kiểm tra chữ ký xét duyệt của người có thẩm quyền và đối chiếu quy trình thực tế với quy định của đơn vị. Mặt khác, cần kiểm tra việc tính giá, cộng dồn, ghi vào nhật ký, chuyển vào sổ cái, sổ chi tiết hàng bị trả lại và TK Phải thu của khách hàng có liên quan.
2.2.2. Thực hiện thủ tục phân tích
Thủ tục phân tích đóng vai trò rất quan trọng, không thể thiếu được trong quá trình thực hiện kiểm toán phải thu của khách hàng nhằm xác định được những biến động và sai lệch không bình thường. Qua công việc này, KTV phát hiện ra được những biến động bất thường hoặc sai sót để tập trung kiểm tra, xem xét và tìm hiểu nguyên nhân. Bảng sau là một số ví dụ:
Thủ tục phân tích Sai sót tiềm tàng
So sánh tổng phải thu năm nay với năm trước
Các khoản phải thu có biến động bất thường
So sánh các số dư phải thu cá biệt của người mua cao hơn một số tiền đã định với các năm trước
Sai sót trong các khoản phải thu
So sánh phí tổn nợ khó đòi qua tỷ lệ so với tổng doanh thu với các năm trước
Các khoản phải thu không thu được vì chưa cho phép
So sánh số ngày của các khoản phải thu chưa thanh toán với các năm trước
Báo cáo dư hoặc báo cáo thiếu dự phòng đối với các khoản phải thu không thu hồi được
So sánh tỷ lệ dự phòng phải thu khó đòi trên tổng phải thu với năm trước
Báo cáo dư hoặc báo cáo thiếu dự phòng đối với các khoản phải thu không thu hồi được
Bảng 2.2: Thủ tục phân tích trong kiểm toán Phải thu của khách hàng
Ngoài ra, KTV cũng cần xem xét lại các khoản phải thu có số tiền quá lớn, xem xét lại Bảng liệt kê các TK (bảng cân đối thử theo số năm) vào ngày lập báo cáo để xác định TK nào cần phải được kiểm tra thêm.
Trên cơ sở kết quả đánh giá công việc kiểm soát nội bộ và việc phân tích đối với khoản Phải thu của khách hàng, KTV tiến hành thủ tục kiểm tra chi tiết hướng tới các mục tiêu sau:
Mục tiêu lớn nhất mà KTV hướng tới là quá trình xác nhận số dư của khách hàng. Xác nhận các khoản phải thu là thủ tục quan trọng nhất để đáp ứng các mục tiêu hiệu lực, tính giá và kịp thời, song lại có ít khả năng phát hiện hết các khoản bỏ sót. Khi áp dụng thủ tục xác nhận cho khoản phải thu, KTV phải quyết định về loại xác nhận, ngày thực hiện, kích cỡ mẫu chọn và những khoản mục phải chọn.
Về loại xác nhận, có hai loại thông dụng cho xác nhận khoản phải thu là xác nhận khẳng định và xác nhận phủ định. Xác nhận khẳng định đòi hỏi người nhận phải trả lời dù đúng hay sai. Xác nhận phủ định chỉ đòi hỏi người nhận trả lời khi số tiền cần xác nhận khác với số trên sổ sách của người người nhận.
Về thời gian, thư xác nhận được gửi đến người mua để trắc nghiệm số dư của TK Phải thu của khách hàng trên Bảng cân đối kế toán. Do đó, ngày gửi thư xác nhận cần gần với ngày lập bảng. Tuy nhiên có thể do yêu cầu phải hoàn thành công việc kiểm toán trong thời gian gấp nên thư xác nhận có thể phải gửi trước ngày lập báo cáo. Trường hợp này có thể chấp nhận nếu hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động hữu hiệu và không có những rủi ro dẫn đến mất khả năng thanh toán.
Về kích cỡ mẫu chọn, có nhiều nhân tố ảnh hưởng đến số lượng thư xác nhận cần gửi như: tính trọng yếu của khoản phải thu, số lượng và mức độ đồng đều về quy mô các khoản phải thu, loại xác nhận sử dụng, những kết quả đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ, kết quả xác nhận của những năm trước, khả năng phá sản của khách hàng và những nhân tố tương tự ảnh hưởng đến rủi ro kiểm toán dự kiến.
Về khoản mục phải chọn để tiến hành gửi thư xác nhận, cần chú ý đến cả quy mô của số dư và độ dài thời gian của các khoản Phải thu của khách hàng. Thông thường, trọng điểm của xác nhận là những số dư lớn và kéo dài nhiều tháng, tuy nhiên cũng cần kết hợp chọn mẫu ngẫu nhiên các khoản còn lại.
KTV cần phải duy trì việc kiểm soát của mình trong quá trình gửi thư xác nhận: Việc này nhằm đảm bảo thu nhận được ý kiến khách quan của người mua và chất lượng bằng chứng từ xác nhận. Theo dõi và xử lý các khoản không trả lời thường được thực hiện theo trình tự chặt chẽ. Nhìn chung, nếu không nhận được thư xác nhận lần đầu, KTV cần gửi tiếp lần thứ hai. Nếu vẫn không nhận được thư trả lời thì cần có cách thức hỗ trợ để xét tính hiệu lực của số dư TK. Theo đó, với mọi xác nhận khẳng định không được phản hồi từ người mua có thể thực hiện các cách hỗ trợ sau: Trắc nghiệm các khoản phải thu tiền mặt tiếp sau, thẩm tra các chứng từ bán hàng và thu tiền.
Kết thúc việc xác nhận: Sau khi thu thập và xử lý thư xác nhận, kể cả các thủ tục hỗ trợ, cần thẩm tra lại hệ thống kiểm soát nội bộ trên cơ sở phân tích sự phù hợp giữa những sai lệch vừa phát hiện với đánh giá ban đầu về hệ thống kiểm soát này. Đồng thời, KTV cần thực hiện khoa học việc suy rộng từ mẫu chọn đến tổng thể khoản phải thu ngay cả khi chênh lệch từ xác minh không ảnh hưởng nhiều đến khoản mục phải thu. Trên cơ sở đó có quyết định cuối cùng về số dư các khoản phải thu qua xác nhận và tập hợp những bằng chứng kèm theo.
KTV kiểm tra chi tiết nhằm hướng đến các mục tiêu: - Số dư các khoản phải thu của khách hàng đều hợp lý:
KTV kiểm tra Bảng kê hoặc Bảng cân đối thu tiền với những khoản có quy mô lớn hoặc có dấu hiệu bất thường. Ngoài ra, KTV cũng cần tính toán các tỷ suất và theo dõi những biến động lớn so với năm trước.
- Các khoản phải thu của khách hàng trong Bảng kê hoặc Bảng phân tích tuổi nợ là có thật:
KTV lấy và theo dõi xác nhận của người mua về các khoản phải thu có quy mô lớn kết hợp với các khoản phải thu có quy mô nhỏ điển hình.
KTV chọn ra một số TK chi tiết Phải thu của khách hàng từ Bảng kê hoặc Bảng phân tích tuổi nợ để đối chiếu với sổ chi tiết về thu tiền, cộng lại Bảng kê hoặc Bảng phân tích tuổi nợ và đối chiếu với sổ cái, đối chiếu hoá đơn bán hàng và các chứng từ vận chuyển với sổ thu tiền và sổ theo dõi các khoản phải thu.
- Các khoản phải thu của khách hàng đều thuộc sở hữu của doanh nghiệp: KTV tiến hành kiểm tra dấu hiệu đã ghi sổ các bản lưu hoá đơn liên quan đến Phải thu của khách hàng trong đó lưu ý đến các khoản chiết khấu, hồi khấu, điều tra qua tiếp xúc với các nhà quản lý có liên quan về sự đầy đủ cả trong cơ cấu và thủ tục với các khoản thu tiền được ghi sổ.
- Các khoản phải thu của khách hàng đều được đánh giá đúng:
KTV lấy hoặc theo dõi xác nhận của khách hàng về các khoản phải thu có quy mô lớn và chọn điển hình các khoản phải thu có quy mô nhỏ, trao đổi với các nhà quản lý tín dụng về khả năng thu tiền ở các khoản phải thu quá hạn và đánh giá khả năng thu được tiền.
- Các khoản phải thu của khách hàng được phân loại đúng đắn:
KTV tiến hành đối chiếu các khoản Phải thu của khách hàng trên Bảng kê hoặc Bảng phân tích tuổi nợ với chứng từ hạch toán hoặc sổ chi tiết, điều tra qua tiếp xúc với các nhà quản lý về các khoản phải thu trên các chứng từ và sổ chi tiết để xác minh việc phân loại.
- Các khoản phải thu của khách hàng được phản ánh đúng kỳ phát sinh: KTV tiến hành chọn các nghiệp vụ bán hàng cuối kỳ này và đầu kỳ sau để đối chiếu với chứng từ vận chuyển có liên quan, chú ý ngày vận chuyển thực tế và ngày ghi sổ; kiểm tra các lô hàng bị trả lại sau ngày lập báo cáo tài chính và quan hệ với kỳ quyết toán.
- Đối với kiểm toán các khoản dự phòng phải thu khó đòi và các khoản phải thu đã xoá sổ:
KTV tiến hành kiểm toán toàn diện đối với khoản mục này. Thủ tục kiểm toán thông thường là xem xét việc phê duyệt của người có thẩm quyền, cơ sở của việc lập dự phòng cũng như xoá nợ so với các quy định về tài chính kế toán hiện hành. Trong trường hợp cần thiết phải xem xét cả môi trường kiểm soát và thủ tục kiểm soát, đặc biệt là các đặc tính của người được giao quyền xét duyệt và quan hệ kinh tế, cùng sự phân cách nhiệm vụ giữa người ghi sổ với người phê duyệt xoá sổ.
KẾT LUẬN
Đất nước ta trong quá trình hội nhập với nền kinh tế thế giới đã mở ra rất nhiều cơ hội cũng như thách thức cho các đơn vị kinh tế. Một trong những yếu tố quan trọng quyết định đến hiệu quả hoạt động và hội nhập của doanh nghiệp là công tác hạch toán phải được tổ chức khoa học và hiệu quả, cần phải có các chuyên gia kiểm toán xác minh, khách quan cung cấp các thông tin về tính chính xác về tình hình tài chính của doanh nghiệp.
Tại Việt Nam, kiểm toán tuy đi vào hoạt động chưa lâu nhưng nó đã đạt được những bước tiến đáng kể, đã và đang trở thành một công cụ hữu hiệu để quản lý và phát triển nền kinh tế. Mỗi cuộc kiểm toán chính là tổ hợp của việc kiểm toán từng phần hành và mối quan hệ chặt chẽ giữa các khoản mục hay chu trình cụ thể. Và trong đó, nổi bật lên là kiểm toán khoản mục doanh thu và phải thu của khách hàng. Đây là hai khoản mục có tầm ảnh hưởng lớn không chỉ đối với việc kiểm toán các phần hành mà còn với cả kết quả chung của toàn bộ cuộc kiểm toán. Bởi nó không chỉ thường chứa đựng những sai phạm ảnh hưởng trọng yếu đến Báo cáo tài chính mà còn có thể dẫn tới các sai phạm ở các phần hành khác. Vì vậy, quy trình kiểm toán doanh thu và phải thu của khách hàng cần phải được thực hiện một cách hiệu quả nhằm đảm bảo chất lượng của toàn bộ cuộc kiểm toán.
Trong bài viết này, em đã tìm hiểu khái quát quy trình kiểm toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ và phải thu của khách hàng trên góc độ lý luận. Mặc dù em đã có nhiều cố gắng, song do hạn chế về thời gian và còn thiếu kinh nghiệm nên bài viết của em không tránh khỏi có những thiếu sót. Em rất mong được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo để bài viết của em được hoàn thiện hơn. Và một lần nữa em xin chân thành cảm ơn thầy giáo – Ths. Trần Mạnh Dũng đã chỉ bảo em tận tình trong việc hoàn thành đề án này.
MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU...1
PHẦN I...3
LÝ LUẬN CHUNG VỀ DOANH THU BÁN HÀNG VÀ CUNG ...3
CẤP DỊCH VỤ VÀ PHẢI THU CỦA KHÁCH HÀNG...3
1.LÝ LUẬN CHUNG VỀ DOANH THU BÁN HÀNG...3
1.1. Khái niệm...3
1.2. Phân loại...5
1.3. Công tác hạch toán kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ ...5
2.LÝ LUẬN CHUNG VỀ PHẢI THU CỦA KHÁCH HÀNG...8