1. Phân tích và đánh giá quản trị doanh nghiệp theo các chức năng.
a. Công tác hoạch định:
Hoạch địch đợc hiểu là một quá trình liên quan đến t duy và ý thức của con ngời, bắt đầu bằng việc xác định mục tiêu và định rõ chiến lợc, chính sách thủ tục và các kế hoạch chi tiết để đạt mục tiêu, định rõ các giai đoạn phải trải qua để thực hiện mục tiêu, nó cho phép hình thành và thực hiện các quyết định.
Tổng công ty Xăng dầu trải qua bao nhiêu biến động trong công tác tổ chức và ổn định sản xuất. Chính vì vậy, thực chất bây giờ Tổng công ty Xăng dầu muốn tránh khỏi quy luật chung cần có một chiến lợc hoạch định trong mọi lĩnh vực.
Trong công tác hoạch định, vào đầu mỗi năm Tổng công ty Xăng dầu xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh cho cả năm và phân kế hoạch ra từng quý cụ thể. Căn cứ để lập kế hoạch kinh doanh thơng mại Tổng công ty Xăng dầu dựa vào tình hình sản xuất kinh doanh của năm trớc và có dự đoán tình hình thị trờng cho năm tiếp theo. Thờng các kế hoạch sản xuất kinh doanh của năm sau cao hơn năm trớc nhng tính thực thi không cao và thờng bị tác động của thị trờng quốc tế.
Ngoài ra, hàng năm Tổng công ty Xăng dầu cũng xây dựng mục tiêu tuyển dụng số công nhân có tay nghề để tăng cờng thêm cho bộ phận trực tiếp sản xuất, bán hàng nhng số công nhân tuyển dụng này thờng không đáp ứng ngay đợc các yêu cầu đề ra mà phải có thời gian kèm cặp mới đảm đơng đợc công việc, thành ra nhiều khi yêu cầu về năng lực sản xuất kinh doanh không đạt đợc kế hoạch cho mục tiêu kinh doanh đề ra.
Nhìn chung công tác tổ chức hoạch định của Tổng công ty Xăng dầu còn mang nặng tính hình thức để báo cáo, công tác hoạch định không dựa vào tình hình thực tế, không mang tính khoa học. Chính vì vậy, công tác đôn đốc thực hiện kế hoạch cũng bị bỏ dở dang, và các kế hoạch đặt ra đều không thực hiện đợc.
b. Đánh giá công tác tổ chức:
Tổng công ty Xăng dầu là một đơn vị sản xuất lớn, năng lực sản xuất kinh doanh đòi hỏi phải có đầy đủ bộ máy để vận hành cho nó hoạt động theo đúng chức năng. Chính vì vậy, bộ máy tổ chức của Tổng công ty là hợp lý.
Việc tổ chức cơ cấu các phòng ban làm việc còn thiếu hiệu quả, không mang tính linh hoạt do việc kết nối công việc giữa các phòng ban không đợc tốt. Ban lãnh đạo Tổng công ty Xăng dầu không phân việc cụ thể cho các phòng ban giải quyết, bởi vậy nhiều công việc phát sinh hàng ngày phải giải quyết còn rất lúng túng.
c. Đánh giá công tác lãnh đạo điều hành.
Lãnh đạo điều hành là một chức năng quan trọng của quản trị. Lãnh đạo đợc hiểu là một hệ thống tác động đến con ngời hay một tập thể để cho họ tự nguyện và nhiệt tình thực hiện các hành động cần thiết nhằm đạt đợc mục tiêu của tổ chức. Các vấn đề trọng yếu nh xây dựng chiến lợc phát triển kinh doanh, xác định mục tiêu lâu dài cho phơng án sản xuất kinh doanh của Tổng công ty Xăng dầu, tổ chức bộ máy quản lý, công tác kế toán tài chính,... đều do trực tiếp Hội đồng quản trị và Ban Giám đốc chỉ đạo các phòng ban chức năng.
Mối quan hệ giữa trởng phòng và các nhân viên trong phòng là mối quan hệ dân chủ kết hợp với chuyên quyền cùng nhau bàn bạc giải quyết các công việc và trình Ban Giám đốc ký duyệt.
d. Đánh giá chức năng kiểm soát:
Công tác kiểm soát mọi hoạt động trong Tổng công ty Xăng dầu còn rất hạn chế. Mặc dù các công việc cụ thể mà các phòng ban chức năng hoặc bộ phận sản xuất chịu trách nhiệm thi hành và thực hiện, nhng công tác kiểm tra đôn đốc không đợc thực hiện tích cực. Nhiều sự việc đáng ra phải thờng xuyên đôn đốc h- ớng dẫn để thực hiện tránh những sai sót có thể xảy ra, nhng công việc kiểm soát này không giao cụ thể cho một bộ phận chức năng kiểm soát nào, đã dẫn đến nhiều sự việc xẩy ra thật đáng tiếc đã ảnh hởng đến uy tín của Tổng công ty.
Chính vì những khiếm khuyết do công tác lãnh đạo điều hành, nhiều sự việc có sự sai lệch, thiếu sót nhng sự điều chỉnh khắc phục chỉ mang tính "việc đã rồi" mà sự thua thiệt lại chính là Tổng công ty Xăng dầu phải gánh chịu nghĩa là cá nhân gây ra thì toàn Tổng công ty Xăng dầu phải chịu.
Song, nhìn nhận một cách khách quan thì công tác kiểm soát của Tổng công ty Xăng dầu dần đi vào quy tắc nhng tác động của nó còn rất chậm trễ. Tổng công
ty Xăng dầu cần đẩy mạnh công tác kiểm soát, khích lệ, động viên kèm theo thởng phạt rõ ràng.
2. Phân tích và đánh giá theo các hoạt động quản trị tác nghiệp.
+ Đánh giá công tác quản trị hoạt động sản xuất:
Công tác quản trị hoạt động sản xuất trong các doanh nghiệp sản xuất là cực kỳ quan trọng. Doanh nghiệp muốn vơn lên, khẳng định sản phẩm của mình thì khâu tổ chức sản xuất phải thật sự hợp lý, tiết kiệm đợc nguyên nhiên vật liệu, thời gian và các khoản chi phí khác. Tổng công ty Xăng dầu là một doanh nghiệp lớn, có số công nhân viên khoảng 15.000 ngời nhng công tác điều hành sản xuất còn rất nhiều yếu kém, nhiều công việc triển khai kết hợp giữa các bộ phận liên quan không đợc chặt chẽ, nhiều khi dẫn đến tác phong giải quyết công việc bị hạn chế, gây khó khăn cho nhiều khách hàng. Hạn chế của công tác quản trị điều hành sản xuất, mà nguyên nhân chính là do một số cán bộ chủ chốt của Tổng công ty Xăng dầu không đợc đào tạo nâng cao nghiệp vụ, dẫn đến thiếu năng lực độc lập tự điều hành công việc của mình. Đề nghị Tổng công ty cần xem xét, cân nhắc và bố trí lại vị trí một số cán bộ, nhất là cán bộ quản lý cấp phòng ban.
+ Đánh giá công tác quản trị tiêu thụ hàng hoá và dịch vụ:
- Kế hoạch sản xuất kinh doanh và tiêu thụ hàng hoá đều đợc xây dựng cho từng năm, trên cơ sở đó toàn Tổng công ty Xăng dầu phấn đấu để đạt đợc kế hoạch đó. Các mục tiêu của bán hàng đợc đặt ra chủ yếu là để thúc đẩy mức tiêu thụ của hàng hoá và chiếm lĩnh thị phần trên thị trờng.
- Chính sách bán hàng: sản phẩm tiêu thụ của Tổng công ty Xăng dầu chủ yếu là các loại mặt hàng xăng dầu, khách hàng chủ yếu là các đơn vị hành chính sự nghiệp và các đơn vị vận tải hành khách công cộng, nhân dân tiêu dùng, công nghiệp nông nghiệp. Sức tiêu thụ hàng mỗi năm là con số rất lớn. Tổng công ty Xăng dầu đã áp dụng hình thức bán hàng có khuyến mại rộng rãi và công khai, th- ởng cho những ngời môi giới đã có công giới thiệu khách hàng đến Tổng công ty Xăng dầu. Ngoài ra, Tổng công ty còn áp dụng chính sách sau bán hàng bằng cách bảo hiểm đối với nguyên liệu khí hoá lỏng. Đối với những khách hàng ký hợp đồng tiêu thụ với số lợng lớn còn đợc u đãi giảm giá. Tuy nhiên, Tổng công ty Xăng dầu cần tuyển dụng, đào tạo một đội ngũ làm công tác Marketing bán hàng, nghiên cứu và hoạch định chiến lợc lâu dài.
- Hiện tại Tổng công ty Xăng dầu đang áp dụng 2 phơng thức bán hàng đó là phơng thức bán hàng thanh toán gọn một lần có giảm giá và phơng thức bán hàng trả chậm. Hai phơng thức bán hàng này đều có u và nhợc điểm của nó. Với phơng
thức bán hàng trả gọn Tổng công ty Xăng dầu thu hồi nhanh đợc vốn để đầu t quay vòng cho sản phẩm nhng các khoản chi phí và giảm giá cho khách hàng th- ờng là cao làm ảnh hởng đến lợi nhuận của Tổng công ty Xăng dầu. Phơng thức bán hàng trả chậm nghĩa là thanh toán chậm sau một thời gian nhất định, phơng thức này thu hút đợc khách hàng, đẩy sức tiêu thụ sản phẩm của Tổng công ty Xăng dầu nhng nó cũng gây nhiều khó khăn cho công tác tài chính của Tổng công ty Xăng dầu. Khách hàng khi đã nhận hàng thờng chiếm dụng vốn và dây da trả nợ kéo dài thậm trí không thanh toán số còn nợ lại, công việc đòi nợ lại gặp phải nhiều khó khăn, chi phí tốn kém mà cuối cùng chính Tổng công ty Xăng dầu phải gánh chịu chi phí trả lãi ngân hàng. Điều này cũng gây ảnh hởng không tốt đến lợi nhuận của Tổng công ty.
- Các hoạt động trớc và sau bán hàng: trớc khi bán hàng, nghĩa là khi làm việc với khách hàng để giới thiệu sản phẩm, đội ngũ cán bộ ở bộ phận kinh doanh thờng tiếp cận với khách hàng, nêu những u điểm sản phẩm của Tổng công ty Xăng dầu nhằm thu hút khách hàng ký kết hợp đồng. Sau khi hàng hoá đã đợc tiêu thụ, Tổng công ty Xăng dầu đề cao chính sách chất lợng sản phẩm sau bán hàng. Chính điều này đã làm yên lòng nhiều khách hàng.
+ Đánh giá công tác quản trị mua hàng:
Mục tiêu của việc mua hàng là nhằm thoả mãn mọi nhu cầu của mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty Xăng dầu. Hàng hoá mua vào của Tổng công ty Xăng dầu gồm:
- Hàng hoá nhập ngoại: đây là một số chủng loại xăng dầu giá trị lớn, hàng hoá loại này thờng nhập qua các cơ quan trung gian có chức năng xuất nhập khẩu mặt hàng này. Loại hàng này thờng phải nhập theo lô với số lợng nhiều, chính điều này cũng gây ảnh hởng đến tình hình tài chính cho Tổng công ty Xăng dầu vì phải dự trữ một số lợng hàng hoá rất lớn, gây lãng phí về việc sử dụng đồng vốn. Giá cả mặt hàng này không đợc u đãi do nguồn hàng liên tục biến động giá.
+ Đánh giá công tác quản trị hàng tồn kho:
Để đáp ứng đợc yêu cầu của sản xuất, bất cứ một doanh nghiệp nào cũng phải tổ chức công tác quản trị hàng tồn kho nhằm duy trì liên tục và kịp thời cho nhiệm vụ chính là kinh doanh xăng dầu, là một doanh nghiệp lớn quy mô sản xuất kinh doanh lớn Tổng công ty có tổ chức một hệ thống kho tàng để dự trữ hàng hoá vật t thiết yếu. Công tác quản trị hàng tồn kho đợc theo dõi song song giữa thủ kho và kế toán và bao giờ cũng phải trùng khớp, nếu có sai lệch phải tìm rõ nguyên nhân và sử lý. Theo dõi cách ghi chép giữa thủ kho và kế toán thấy có nhiều tồn tại
+ Đánh giá công tác quản trị nhân sự:
Phòng tổ chức hành chính của Tổng công ty đợc giao nhiệm vụ làm công tác quản trị nhân sự, xây dựng và tập hợp hồ sơ của cá nhân ngời lao động, đồng thời tham mu bàn bạc cùng với lãnh đạo Tổng công ty để có biện pháp tuyển dụng cho phù hợp. Phòng tổ chức có nhiệm vụ theo dõi hồ sơ ngời lao động để giải quyết các chế độ chính sách đối với ngời lao động đang làm việc.
Trong vài năm gần đây Tổng công ty Xăng dầu đã tuyển dụng đợc một số cán bộ quản lý trẻ, có trình độ học vấn và nghiệp vụ. Số cán bộ này nhiệt tình hăng say với công việc và đã phát huy vị trí, vai trò của mình trong bộ máy điều hành quản lý của Tổng công ty Xăng dầu. Gần đây, Tổng công ty Xăng dầu đã cử một số cán bộ chủ chốt đi đào tạo và đào tạo lại nhằm nâng cao năng lực quản lý điều hành sản xuất cũng nh công tác quản lý đợc tốt hơn.
+ Đánh giá công tác quản trị tài chính.
Nguồn vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty Xăng dầu chủ yếu là do ngân sách cấp bao gồm toàn bộ nhà xởng và máy móc thiết bị, kho bãi. Tổng vốn của Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam đều tăng lên qua các năm, năm 1998 tăng gần 36 tỷ so với năm 1997, năm 1999 tăng hơn 61 tỷ so với năm 1998. Các quỹ đầu t cũng tăng lên qua các năm, cuối kỳ năm 1999 nh sau:
Tổng số vốn : 2.152 tỷ đồng
Vốn ngân sách : 1.003 tỷ đồng
Vốn tự bổ sung: 1.148 tỷ đồng
Vốn khác : 0,21 tỷ đồng
Trong bối cảnh nguồn vốn lớn, công tác quản trị tài chính càng trở nên quan trọng bảo đảm tính cân đối thu chi, các khoản phải thu và phải trả khách hàng. Phòng kế toán tài chính đã thờng xuyên báo cáo tình hình tài chính cho Ban lãnh đạo để có hớng giải quyết tạo nguồn vốn cho hoạt động kinh doanh. Trong khi việc vay vốn lu động của ngân hàng gặp rất nhiều khó khăn, việc mua hàng hoá dự trữ của Tổng công ty nhiều khi còn gây lãng phí không cần thiết nhất là khi vốn lu động không nhiều, đề nghị ban lãnh đạo thực sự coi trọng và thấu hiểu công tác quản trị tài chính, có nh vậy mới đảm bảo cân đối trong hoạt động tài chính.