V- THỰC TÊ HẠCH TOÁN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY 1 Đặc điểm vật liệu của công ty.
5- Hạch toán tổng hợp vật liệu:
Song song với công việc hạch toán chi tiết vật liệu hạch toán tổng hợp nhập xuất vật liệu là công việc không thể thiếu được.
Đối với công ty, hạch toán tổng hợp nhập vật liệu từ nguồn bên. Vì vậy yêu cầu phải phản ánh được đúng đắn đầy đủ chính xác giá thực tế của vật liệu mua ngoài nhập kho bao gồm giá mua (giá ghi trên hoá đơn và chi phí thu mua)
Đối với một số đơn giá bán thường xuyên, khi côg ty có nhu cầu mua thì đơn vị bán sẽ gửi phiếu báo đến trước. Căn cứ vào phiếu báo giá này công ty chuẩn bị tiền để có thể chuyển trả ngay hoặc tuỳ thuộc vào khả năng của mình. Nếu trả sau thì căn cứ vào phiếu báo do đơn vị bán chuyển đến cùng lúc nhập kho. Như vậy là không có trường hợp hàng về mà hoá đơn chưa về trong tháng hoặc ngược lại. Kế toán chỉ ghi sổ một trường hợp duy nhất hàng và hoá đơn cùng về trong tháng, công tác ghi sổ sẽ đơn giản hoá hơn. Đối với tiền chuyển tả trước theo phiếu báo mà giá hàng vẫn chưa về có thể chuyển số nợ TK 331 sang tháng sau:
Việc thu mua vật lệu, kế toán tiến hành ghi vào các sổ như sau: (Bằng hình thức nhật ký)
a, Sổ chi tiết số 2:
Sổ này được mở cho cả năm, theo dõi đối với từng người bán mỗi người bán được mở một trang nhất định tuỳ thuộc vào số nghiêpj vụ phát sinh nhiều hay ít, mỗi tráng hoá đơn ghi vào một dìng. Cuối tháng tiến hành cộng sổ làm cơ sở lập nhật ký chứng từ số 5.
Căn cứ vào sổ số dư cuối tháng trên sổ này tháng trước để ghi số dư nợ hoặc có đầu tháng.
Số phát sinh: Đối với bên ghi có TK 331 thì hàng ngày căn cứ vào hoá đơn. Ghi nợ TK 331 thì căn cứ vào các chứng từ thanh toán như phiếu chi tiền, séc... để ghi vào sổ. Bảng 6: Sổ chi tiết số 2 – TK 331. Công ty phụ tùng Tháng 12 – 2002 Ngày tháng Số hoá đơn chứng
từ thanh toán Diễn giải Nợ có
01-12 31176 Dư tháng 12 Nhập hàng 211 xuất cho Bắc Kạn 56.000 6.430.000 04-12 Séc 668 “ 6.430.000 08-12 20 “ 2.880.000 18-12 3119 “ 5.965.000 20-12 Phiếu chi 1786 “ 5.965.000 28-12 Séc 1790 “ 13.340.000 29-12 30743 “ 1.334.000
Dư cuối tháng 56.000
b, Nhật ký chứng từ số 5:
Dùng để ghi chép phản ánh các nghiệp vụ thanh toán với người bán về việc cung cấp vật tư hàng hoá.
Nhật ký chứng từ số 5 được mở hàng tháng, mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến TK 331 ghi chung 1 dòng cho tất cả các đơn vị bán.
Số dư nợ: phản ánh số tiền công ty đã trả trước cho đơn vị bán (nhưng hàng chưa nhập kho trong tháng).
Số dư có: phản ánh về số tiền còn nợ người bán.
Số phát sinh: Đối với phần ghi có TK 331 căn cứ vào hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (kế toán ghi nợ TK 152, có TK 331). Phần ghi nợ TK 331 thì nếu công ty tiến hành thanh toán trước hoặc sau khi vật liệu về nhập kho kế toán vẫn ghi vào bên nợ TK 331 theo hình thức thanh toán. Nếu thanh toán bằng tiền mặt thì căn cứ vào phiếu chi tiền mặt (ghi nợ TK 331, có TK 111) nếu thanh toán bằng séc thì căn cứ vào chứng từ liên quan (ghi nợ TK 331, có TK 112).
Số dư cuối tháng căn cứ vào số dư đầu tháng và số phát sinh để tính a số dư cuối tháng.
Số liệu tổng cộng trên nhật ký chứng từ được dùng ghi sổ cái theo phương pháp ghi trên, kế toán lập nhật ký chứng từ số 5 theo mẫu sau:
Bảng 7: Nhật ký chứng từ số 5. TT Tên người bán SD ĐK Ghi có TK 331, ghi nợ các TK Nợ TK 331 có TK SDCK
N C 1521 1 152 2 152 3 152 4 111 Cộng 112 Cộng N C