S
tt Tên HS Người quả n lý Ngư ời đượ c đọc HS Vị trí đề HS Dạng hồ sơ Cách thức, phân loại sắp xếp Ngày phát sinh HS Ngày cất HS Vă n bả n Trong ổ cứng máy vi tính CD -rom/ đĩa mềm
32
2.2 Quản lý hồ sơ máy, CD…
• Cách quản lý hồ sơ thông thường là lập theo các cấp folder khác nhau.
• Nên có mục input để quản lý các thông tin đầu vào. Đây là phần chức đựng các thông tin nhưng chưa xử lý.
• Phần thùng rác (không phải là mục Recycle của máy tính) để lưu các thông tin cần xoá, chỉ xoá các thông tin này sau 3 tháng.
2.2 Quản lý hồ sơ máy, CD…
• Hãy đưa ra một quy định hướng dẫn cho tất cả NV làm giống nhau:
- Input - Output.
- Quy định backup dữ liệu.
- Quy định sao lưu dữ liệu định kỳ. - Quy định quét virus định kỳ.
- Quy định thời gian kiểm tra và quét dữ liệu, sao lưu lại dữ liệu định kỳ.
34
2.2 Quản lý hồ sơ máy, CD…
MỘT SỐ LỖI TRONG QUẢN LÝ HỒ SƠ MÁY • Không đặt chế độ autosave trong 1 phút (Mic.Office).
• Lưu hồ sơ trong ổ C (nên lưu ở ổ D, vì ổ C có thể bị mất do vô tình fomat (cài lại máy)).
2.2 Quản lý hồ sơ máy, CD…
MỘT SỐ PHẦN MỀM PHỤC HỒI HỒ SƠ • Dùng phần mềm chuyên phục hồi dữ liệu trên ổ cứng.
• Dùng phần mềm chuyên phục hồi dữ liệu bị hư trên đĩa CD. • Dùng phần mềm chuyên tìm lại mật khẩu bị mất.
36