- Sản xuất và gia công các sản phẩm cơ khí
3.2.1: Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ.
a.. Lý do đưa ra giải pháp:
Xuất phát từ thực trạng của công ty. Năm 2010 so với năm 2009 doanh thu tăng 95,95%, lợi nhuận tăng 121% nhưng sang năm 2011 doanh thu giảm 2,91% và lợi nhuận giảm 66,84%. Chứng tỏ năm 2011 chi phí của công ty tăng cao. Công ty cần có biện pháp để quản lý tốt chi phí, từ đó nhằm gia tăng lợi nhuận. Theo điều tra, công ty chưa có hệ thống kiểm soát nội bộ. Xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ là hoàn toàn cần thiết cho công ty.
b. Nội dung của giải pháp:
Xây dựng cho công ty một hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động có hiệu quả, với 5 thành phần: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, hệ thống thông tin và truyền thông, hệ thống giám sát. Nhằm đáp ứng yêu cầu:
- Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính của công ty - Giảm bớt rủi ro gian lận hoặc trộm cắp đối với công ty do nhân viên hoặc đối tác
gây ra, giảm bớt các chi phí không cần thiết, tránh lãng phí vốn.
- Đảm bảo đúng quy trình kinh doanh giảm thiểu mọi rủi ro có thể xảy ra.
c. Yêu cầu và điều kiện thực hiện:
- Xác định mục tiêu của công ty để xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp. - Công ty cần đào tạo nguồn nhân lực có chuyên môn, đáp ứng yêu cầu công việc. - Ban giám đốc là người thành lập, trực tiếp chỉ đạo hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty. Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ với 5 thành phần:
* Môi trường kiểm soát: Đây là môi trường mà trong đó toàn bộ hoạt động kiểm
soát nội bộ được triển khai.
Phải phổ biến rộng rãi các quy tắc, chuẩn mực nêu trên cho tất cả cán bộ công nhân viên trong công ty.
Công ty có sơ đồ tổ chức hợp lý đảm bảo công tác quản lý (lập kế hoạch, tổ chức, quản lý nhân sự, lãnh đạo và kiểm soát) được triển khai chính xác, kịp thời, hiệu quả.
Công ty có hệ thống văn bản thống nhát quy định chi tiết việc tuyển dụng. đào tạo, đánh giá nhân viên, đề bạt, trả lương, phụ cấp để khuyến khích mọi người làm việc liêm chính, hiệu quả.
Đồng thời áp dụng những quy tắc, công cụ kiểm toán phù hợp với những chuẩn mực thông dụng đã được chấp nhận cho loại hình hoạt động SXKD của mình đảm bảo kết quả kiểm toán không bị méo mó, sai lệch do sử dụng các chuẩn mực, công cụ kiểm toán không phù hợp.
* Đánh giá rủi ro:
Ban lãnh đạo phải quan tâm và khuyến khích nhân viên quan tâm phát hiện, đánh giá và phân tích định lượng tác hại của các rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn. Đề ra các biện pháp, kế hoạch, quy trình hành động cụ thể nhằm giảm thiểu tác hại rủi ro đến một giới hạn chấp nhận nào đó hoặc có biện pháp để toàn thể nhân viên nhận thức rõ ràng về tác hại của rủi ro cũng như giới hạn rủi ro tối thiểu mà tổ chức có thể chấp nhận được. Đồng thời đề ra mục tiêu tổng thể cũng như chi tiết để mọi nhân viên có thể lấy đó làm cơ sở tham chiếu khi triển khai công việc.
* Hoạt động kiểm soát: Công ty nên ra các định mức xác định về tài chính và các
chỉ số căn bản đánh giá hiệu quả hoạt động để điều chỉnh hoạt động sản xuất phù hợp với mục tiêu đề ra. Tiến hành tổng hợp và thông báo kết quả sản xuất đều đặn và đối chiếu các kết quả thu được với các định mức, chỉ số định trước để điều chỉnh, bổ sung kịp thời.
Tiến hành giám sát, bảo vệ và bảo dưỡng tài sản, vật tư trang thiết bị khỏi bị mất mát, hao hụt, hỏng hóc hoặc bị sử dụng không đúng mục đích. Đồng thời cấm hoặc có biện pháp ngăn ngừa các lãnh đạo cao cấp của mình sử dụng kinh phí và tài sản của doanh nghiệp vào các mục đích riêng.
* Hệ thống thông tin và truyền thông: Phải thường xuyên cập nhật các thông tin quan trọng cho ban lãnh đạo và những người có thẩm quyền.
Hệ thống truyền thông của công ty đảm bảo cho nhân viên ở mọi cấp độ đều có thể hiểu và nắm rõ các nội quy, chuẩn mực của tổ chức, đảm bảo thông tin được cung cấp kịp thời, chính xác đến các cấp có thẩm quyền
* Hệ thống giám sát và thẩm định: Đây là quá trình theo dõi và đánh giá chất lượng
kiếm soát nội bộ để đảm bảo việc này được triển khai, điều chỉnh và cải thiện liên tục. Công ty cần có hệ thống báo cáo cho phép phát hiện các sai lệch so với chỉ tiêu, kế hoạch đã định. Khi phát hiện sai lệch, công ty cần triển khai các biện pháp điều chỉnh thích hợp.
Việc kiểm toán nội bộ được thực hiện bởi người có trình độ chuyên môn thích hợp và người này có quyền báo cáo trực tiếp cho cấp phụ trách cao hơn và cho ban lãnh đạo.
Nếu Hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty có đủ năm thành phần và nếu tất cả những nội dung nêu trên được đảm bảo thì hệ thống này chắc chắn mang lại những lợi ích quản lý và kinh tế to lớn cho doanh nghiệp.
Để xây dựng được một hệ thống kiểm soát nội bộ có hiệu quả đòi hỏi chi phí rất lớn nhưng xét một cách lâu dài thì nó rất cần thiết. Vì vậy, Công ty nên có quá trình phân tích, hạch toán chi phí cụ thể để đưa ra quy mô hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp với quy mô của công ty.
3.2 . 2 Quản lý tốt các khoản phải thu khách hàng, đẩy nhanh các khoản thu hồi nợ. hồi nợ.
a.Lý do đưa ra giải pháp:
Xuất phát từ hạn chế của công ty trong quá trình quản lý và sử dụng vốn lưu động. Khoản phải thu khách hàng chiếm tỷ trọng lớn trong cơ cấu vốn lưu động và không ngừng tăng lên với tỷ lệ cao. Công ty bị chiếm dụng một lượng vốn lớn, gây thiệt hại rất lớn cho công ty. Giải pháp này được đưa ra nhằm giúp công ty giảm thiểu được số vốn bị khách hàng chiếm dụng, đẩy nhanh tốc độ thu hồi nợ, góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu đông của công ty.
b.Nội dung giải pháp:
Quản lý tốt các khoản phải thu hiện tại, đồng thời đưa ra những ràng buộc chặt chẽ trong quá trình ký hợp đồng, thực hiện hợp đồng, để hạn chế tình trạng bị chiếm dụng vốn của công ty.
c.Yêu cầu và điều kiện thực hiện:
- Đối với các khoản phải thu khách hàng hiện tại:
Mở sổ theo dõi chi tiết các khoản nợ, tiến hành sắp xếp các khoản phải thu theo tuổi. Như vậy, công ty sẽ biết được một cách dễ dàng khoản nào sắp đến hạn để có thể có các biện pháp hối thúc khách hàng trả tiền. Định kỳ công ty cần tổng kết công tác tiêu thụ, kiểm tra các khách hàng đang nợ về số lượng và thời gian thanh toán, tránh tình trạng để các khoản thu rơi vào tình trạng nợ khó đòi. Xác định phương thức thu hồi nợ hợp lý:
- Đối với khách hàng có quan hệ làm ăn lâu dài và thường xuyên: công ty có thể tiến hành gia hạn nợ với một thời gian nhất định căn cứ theo uy tín của khách hàng và giá trị số nợ.
- Đối với các khách hàng mới công ty cần đốc thúc, thu hồi nợ kịp thời.
- Đối với những trường hợp cố tình trốn tránh, không chi trả nợ công ty cần nhờ đến sự can thiệp của pháp luật .
Đồng thời công ty cần đánh giá lại toàn bộ số nợ nằm trong tình trạng không thể thu hồi, trích lập dự phòng phải thu khó đòi. Như vậy có thể giới hạn được tổn thất cho công ty.