Việc tính bảo hiểm cho công nhân viên công ty thực hiện theo chế độ của Bộ Tài Chính. Đối với công nhân viên công ty thực hiện trích 6% bảo hiểm trên lương cơ bản của công nhân viên (trong đó trích 5% BHXH và 1% BHYT) trừ vào lương của công nhân viên. Còn đối với công ty thực hiện trích 19% các khoản trích theo lương trên lương cơ bản của công nhân viên (bao gồm 15% BHXH, 2% BHYT, 2% KPCĐ) tính vào chi phí sản xuất của công ty.
- Hàng tháng trích BHXH, BHYT, KPCĐ tính vào chi phí sản xuất kinh doanh, trong đó: BHXH (338.3), BHYT (338.4) trích trên lương cơ bản còn KPCĐ (338.2) trích trên lương thực tế phải trả cho công nhân viên. Khoản mục KPCĐ sẽ được công ty chi nộp thay cho công nhân viên. Căn cứ vào bảng phân bổ tiền lương và BHXH tháng 2/2008 (bảng 3.25) kế toán tiến hành định khoản như sau:
Nợ TK 622: 99,886,504.01 Có TK 338(2): 13,143,047.8 Có TK 338(3): 76,538,343.8 Có TK 338(4): 10,205,112.5 Nợ TK 627: 11,810,311.35 Có TK 338(2): 1,566,940.95 Có TK 338(3): 9,038,268 Có TK 338(4): 1,205,102.4 Nợ TK 642: 17,765,987.87 Có TK 338(2): 2,425,161.35 Có TK 338(3): 13,536,023.4 Có TK 338(4): 1,804,803.12
Công ty Cổ phần may Thăng Long
Địa chỉ: 250 Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội
Bảng 3.25. BẢNG PHÂN BỔ TIỀN LƯƠNG VÀ BHXH
Tháng 2 năm 2008 ĐVT: đồng STT TK 334 TK 338 Lương Các khoản phụ khác Cộng có TK 334 Kinh phí công đoàn Bảo hiểm xã
hội Bảo hiểm y tế
Cộng có TK 338 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1. TK 622 611.943.660 45.208.728 657.152.388 13.143.047,8 76.538.343,8 10.205.112,5 99.886.504,01 757.038.892 2. TK 627 69.508.077 8.838.970,3 78.347.047,3 1.566.940,95 9.038.268 1.205.102,4 11.810.311,35 90.157.358,65 3. TK 642 109.401.342,7 11.856.725 121.258.067,7 2.425.161,35 13.536.023,4 1.804.803,12 17.765.987,87 139.024.055,6 Cộng 790.853.079,7 65.904.423,3 856.757.503 17.135.150,1 99.112.635,2 13.215.018,02 129.462.803,2 986.220.306,3
( Nguồn: Phòng kế toán Công ty cổ phần may Thăng Long)
- Căn cứ vào bảng thanh toán tiền lương (biểu 3.24) kế toán tính khấu trừ BHXH, BHYT vào lương cán bộ công nhân viên:
Nợ TK 334: 1.014.600 Có TK 338: 1.014.600
- Nộp BHXH, BHYT của phòng KT – TV cho cơ quan BH và công đoàn bằng tiền mặt:
Nợ TK 338: 3.042.104 Có TK 111: 3.042.104
- Thanh toán bảo hiểm cho người lao động khi bị ốm đau, thai sản …
Ví dụ: Về thanh toán BHXH cho công nhân ở công ty
Trong tháng 2 năm 2008 có nhân viên Lê Hồng Khoảng thuộc Phòng tài chính kế toán nghỉ ốm 2 công. Nhân viên Khoảng có mức lương đóng BH là 2.268.000 đồng/tháng. Kế toán tiến hành tính BHXH phải trả và làm thủ tục thanh toán BHXH cho nhân viên Khoảng.
• Tính BHXH:
Trợ cấp BHXH phải trả cho nhân viên Khoảng là:
2.268.000 26
Định khoản:
Nợ TK 338(3): 130.838 Có TK 334: 130.838
• Thủ tục thanh toán BHXH cho công nhân Khoảng:
- Kế toán công ty dựa trên chứng từ: Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH sẽ tiến hành tính BHXH mà công nhân viên được nhận sau đó gửi lên cơ quan bảo hiểm
Y tế công ty
Giấy chứng nhận nghỉ ốm Hưởng BHXH
Số: Họ và tên: Lê Hồng Khoảng
Đơn vị công tác: Phòng kế toán tài chính Lý do nghỉ: ốm
Số ngày cho nghỉ: 2 ngày
( Từ ngày 12/2 đến ngày 13/2/2008)
Xác nhận của đơn vị Bác sĩ phụ trách
Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Viêt Nam Độc lập - Tự do – Hạnh phúc
---
Phiếu thanh toán trợ cấp BHXH
Số: Họ và tên: Lê Hồng Khoảng
Đơn vị: Phòng kế toán tài chính Lý do nghỉ: ốm
Tiền lương đóng BHXH: 2.268.000 đồng Số ngày nghỉ: 2 ngày
Mức trợ cấp: 75% Số tiền: 130.800 đồng
Người lập Thủ trưởng đơn vị
- Sau khi được cơ quan BH duyệt, cơ quan BH sẽ chuyển tiền BH vào tài khoản của công ty. Kế toán định khoản:
Nợ TK 112: 130.800
Có TK 338(3): 130.800
- Sau khi công ty nhận được thông báo đã có tiền chuyển vào tài khoản, kế toán sẽ đến cơ quan BH để nhận lại hồ sơ và tiến hành thanh toán cho người hưởng BH bằng tiền mặt. Kế toán định khoản:
Nợ 334: 130.800
Có 111: 130.800
Sơ đồ 3.6. SƠ ĐỒ KẾ TOÁN TỔNG HỢP TK 338
111 338 622 3.042.104 3.042.104 99.886.504,01 334 627 130.838 130.838 11.810.311,35 11.810.311,35 642 334 112
Công ty Cổ phần may Thăng Long
Địa chỉ: 250 Minh Khai – Hai Bà Trưng - Hà Nội Phòng: KT - TC
Bảng 3.26. Bảng thanh toán BHXH
Tháng 2 năm 2008
TT Họ tên Nghỉ ốm Thai sản Con ốm … Tổng
số
Ký nhận Công Tiền Công Tiền Công Tiền
1 Lê Hồng Khoảng 2 130.800 130.800
2 Nguyễn Thanh Giang
1 46.100 46.100
3 Vũ Huy Long 1 41.300 41.300
( Nguồn: Phòng kế toán Công ty cổ phần may Thăng Long)
Công ty cổ phần may Thăng Long
Địa chỉ: 250 Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội
Biểu 3.3. Sổ chi tiết các tài khoản Tên TK: 3383 - Bảo hiểm xã hội
Tháng 2 năm 2008
NT ghi sổ
Số chứng từ Nội dung TKĐƯ Số tiền
SH NT Nợ Có ... ... ... ... ... ... ... 19/2/08 PC1264 18/2/08 Nộp BHXH tổ 2 XN 2 1111 1.738.800 20/2/08 PC1234 20/2/08 BHXH trừ vào lương tổ 2 XN 2 334 434.700 22/2/08 PT1240 21/2/08 BHXH khu vực SX 627 75.825.400 27/2/08 PT1255 26/2/08 BHXH khu vực quản lý 642 64.233.700 ... ... ... ... ... ... ... Tổng cộng
Công ty cổ phần may Thăng Long
Địa chỉ: 250 Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội
Biểu 3.4. Sổ chi tiết các tài khoản Tên TK: 3384 - Bảo hiểm y tế
Tháng 2 năm 2008
NT ghi sổ
Số chứng từ Nội dung TKĐƯ Số tiền
SH NT Nợ Có
... ... ... ... ... ... ...
17/2/08 PC1264 16/2/08 Nộp BHYT khu vực may 1111 20.260.820 19/2/08 PC1234 17/2/08 BHYT trừ vào lương tổ may 2 XN2 334 86.940
20/2/08 PT1240 19/2/08 BHYT khu vực SX 627 5.934.700
29/2/08 PT1255 28/2/08 BHYT khu vực quản lý 642 3.786.900
... ... ... ... ... ...
Tổng cộng
( Nguồn: Phòng kế toán Công ty cổ phần may Thăng Long)
Công ty cổ phần may Thăng Long
Địa chỉ: 250 Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội
Biểu 3.5. Sổ chi tiết các tài khoản Tên TK: 3382 – Kinh phí công đoàn
Tháng 2 năm 2008
NT ghi sổ
Số chứng từ Nội dung TKĐƯ Số tiền
SH NT Nợ Có ... ... ... ... ... ... ... 17/2/08 PC1264 17/2/08 Nộp KPCĐ lên cấp trên 1111 15.149.387 20/2/08 PT1240 19/2/08 KPCĐ khu vực SX 627 10.534.900 29/2/08 PT1255 28/2/08 KPCĐ khu vực quản lý 642 8.486.500 ... ... ... ... ... ... Tổng cộng
( Nguồn: Phòng kế toán Công ty cổ phần may Thăng Long)
Công ty Cổ phần may Thăng Long
Địa chỉ: 250 Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội
(Dùng cho hình thức nhật ký chứng từ)
Tài khoản: 338 Số dư đầu năm
Nợ Có
Ghi có các TK, đối ứng nợ với các TK Tháng 1 Tháng 2 … Tháng 12 Cộng
A 1 2 … 12 1. TK 622 99.886.504,01 2. TK 627 11.810.311,35 3. TK 642 17.765.987,87 4. TK 334 1.014.600 5. TK 112 130.838 … … Tổng số PS nợ Tổng số PS có Nợ Số dư cuối tháng
( Nguồn: Phòng kế toán Công ty cổ phần may Thăng Long)
Công ty Cổ phần may Thăng Long
Địa chỉ: 250 Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội
BIỂU 3.7. NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 7
Tháng 2 năm 2008 ĐVT: đồng Các TK ghi Có Các TK 334 3382 3383 3384 TK phán ánh ở các NKCT khác Tổng cộng NKCT số 1 NKCT số 10 1. TK 622 657.152.388 13.143.047,8 76.538.343,8 10.205.112,5 757.038.892,1 2. TK 627 78.347.047,3 1.566.940,95 9.038.268 1.205.102,4 127.390.062 4.171.667 221.719.088 3. TK 642 121.258.067,7 2.425.161,35 13.536.023,4 1.804.803,12 139.024.055,6 Cộng 856.757.503 17.135.150,1 99.112.635,2 13.215.018,02 127.390.062 4.171.667 1.117.782.036
3.4. Kết quả nghiên cứu 4 (Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty)
3.4.1. Ưu điểm của công tác hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Nhìn chung công tác hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty khá chặt chẽ và khoa học. Các chế độ kế toán do Nhà nước ban hành được áp dụng một cách linh hoạt, sáng tạo phù hợp với đặc điểm hoạt động hoạt động của Công ty và trình độ của nhân viên kế toán.
Bởi vì tiền lương là nguồn thu nhập chủ yếu của công nhân viên chức lao động toàn công ty cho nên công tác kế toán tiền lương đã được Công ty quan tâm luôn đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ.
Phương pháp tính tiền lương của Công ty căn cứ vào khối lượng công việc hoàn thành và phân loại bậc thợ rõ ràng trên cơ sở chấp hành tốt kỷ luật, thời gian lao động, tuy quá trình sản xuất còn gặp nhiều khó khăn song Công ty đã khắc phục để đảm bảo sản xuất liên tục, hoàn thành tốt kế hoạch đề ra.
Về tính BHXH, BHYT, KPCĐ theo lương trong Công ty đều chấp hành nghiêm túc đảm bảo đầy đủ. Đặc biệt việc lập các chứng từ thanh toán đơn giản nhanh gọn. Người lao động được hưởng kịp thời thể hiện được tính ưu việt và sự quan tâm của Công ty đối với người lao động.
3.4.2. Nhược điểm của công tác hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Toàn bộ việc chấm công, tính lương cho công nhân viên các xưởng đều do tổ trưởng và đội ngũ thống kê xí nghiệp thực hiện, tuy điều này giúp cho công việc của kế toán tiền lương ở phòng kế toán tài chính được giảm bớt nhưng kế toán chỉ có thể nắm bắt được tổng số mà không thể kiểm tra được chính xác trong việc tính lương và các khoản trích theo lương của từng người. Do đó có thể có những sai sót mà kế toán không thể nắm bắt và phát hiện kịp thời.
Tuy nhiên tiền lương của Cán bộ công nhân viên trong Công ty chưa cao nên khó giữ chân được người lao động và CBCNV có trình độ tay nghề cao.
Việc trả BHXH cho người lao động khi nghỉ theo chế độ áp dụng như hiện nay tại công ty căn cứ vào giấy chứng nhận của bộ phận y tế đơn vị tuy có lợi cho người lao động được nhận kịp thời nhưng sẽ khó khăn cho đơn vị. Vì khi ốm đau được hưởng chế độ thanh toán của BHXH phải có giấy vào viện và ra viện. Nếu các chứng từ của người được hưởng BHXH không đảm bảo nguyên tắc thì sẽ khó khăn cho đơn vị khi thanh toán với cơ quan BHXH.
\3.4.3. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác hạch toán tiền lương ở Công ty cổ phần May Thăng Long
Thứ nhất, tăng cường ở khâu tuyển dụng lao động, sát hạch lao động làm việc. Bố trí lao động ở những khâu, những công đoạn phải được sắp xếp hợp lý , phù hợp với trình độ người lao động và điều kiện sản xuất kinh doanh của Công ty. áp dụng chế độ thi tay nghề để nâng bậc lương trong suốt quá trình hợp đồng của công nhân.
Thứ hai, tăng cường nhân lực cho một số phòng ban cần thiết, để giảm gánh nặng công việc cho cán bộ trong phòng.
Công ty cần có kế hoạch quỹ lương rõ ràng để tiện trong việc phân phối và quản lý quỹ lương một cách chặt chẽ tránh tình trạng chi lương vượt mức. Đặc biệt cần phải quan tâm đến việc lập kế hoạch quỹ lương và phân tích tình hình sử dụng quỹ lương, tiền lương đã thực hiện tốt các chức năng là động lực mục tiêu phấn đấu của người lao động hay chưa. Hơn nữa, việc hạch toán lao động và quỹ lương phải làm đồng thời với việc lập kế hoạch và hàng năm cần phải phân tích chi phí tiền lương trên 1000 đồng doanh thu để theo dõi tình hình chi phí lương, đề xuất các biện pháp quản lý quỹ lương của công ty.
Để trả lương đúng với việc làm và hiệu quả kinh tế của người lao động, công tác thống kê ghi chép ban đầu về các số liệu có một vị trí quan trọng. Việc ghi chép phải được giao cho người có trách nhiệm như trưởng phòng, tổ trưởng, trưởng ca và phải được tiến hành liên tục.
Phát huy tinh thần lao động sáng tạo của công nhân viên, xúc tiến sự hoạt động của tổ chức công đoàn, khuyến khích công nhân viên lao động học tập phục vụ Công ty.
IV. KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ
4.1. Kết luận
Công tác tổ chức quản lý hạch toán lao động tiền lương và các khoản trích theo lương là một nội dung quan trọng trong công tác quản lý kinh tế. Tổ chức tốt công tác về quản lý kinh tế, quản lý lao động, tính toán có cơ sở khoa học trong việc lập kế hoạch lao động, tiền lương và hạch toán kế toán, thanh toán chi trả cho người lao động sẽ góp phần không nhỏ vào việc giảm giá thành sản phẩm. Đồng thời tiền lương có được từ kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó, nó tạo điều kiện để không ngừng cải thiện đời sống vật chất cũng như tinh thần của người lao động. Mặt khác nó có vai trò và ý nghĩa hết sức to lớn bởi vì nó liên quan trực tiếp đến lợi ích của doanh nghiệp cũng như của Nhà nước. Đồng thời các bước công việc từ hạch toán lao động, tính lương đến hạch toán tổng hợp, lập sổ kế toán thực sự là một công cụ đắc lực giúp lãnh đạo doanh nghiệp quản lý, thực hiện tốt chính sách tiền lương đối với người lao động. Đó cũng là nhân tố tạo điều kiện cho doanh nghiệp tồn tại và phát triển. Tuy vẫn còn những thiếu sót trong hoạt động, song tôi hi vọng rằng với sự năng động sáng tạo và lao động không ngừng của tập thể cán bộ nhân viên và người lao động trong công ty, thì những thiếu sót chỉ là tạm thời mà sự phấn đấu vươn lên tất cả vì sự phát triển của doanh nghiệp mới là sự tồn tại lâu bền.
Qua thời gian thực tập tốt nghiệp tại Công ty Cổ phần may Thăng Long, mặc dù với thời gian ngắn, nhưng kiến thức được các thầy cô giáo trong trường Đại học Nông Nghiệp Hà Nội trang bị, cùng với sự giúp đỡ nhiệt tình của các cô chú trong phòng kế toán tài chính và phòng tổ chức nhân sự, nhất là sự giúp đỡ tận tình của cô giáo hướng dẫn Nguyễn Thị Hoàng Mai, trong quá trình thực tập chúng tôi đã cố gắng tìm hiểu, nghiên cứu học hỏi về lý luận cũng như thực tiễn để hoàn thành luận văn tốt nghiệp này. Do trình độ còn nhiều hạn chế, thời gian thực tập chưa nhiều nên luận văn không thể tránh khỏi những thiếu sót. Tôi rất mong được sự góp ý của các thầy, cô giáo để đề tài được hoàn thiện hơn.
Một lần nữa, tôi xin chân thành cảm ơn sự chỉ bảo, hướng dẫn của cô giáo Nguyễn Thị Hoàng Mai và các cô chú anh chị trong phòng kế toán trong Công ty cổ phần may Thăng Long để luận văn của tôi được hoàn thành sớm nhất.
4.2. Kiến nghị
- Cần tổ chức lại cơ cấu nhân sự cho phù hợp, hình thức phân công, phân nhiệm cần được triển khai một cách cụ thể, có hiệu quả hơn để vừa thúc đẩy năng suất lao động, vừa quản lý nhân sự một cách có hiệu quả. Bố trí nhân sự một cách có hợp lý tránh tình trạng tổ này thiếu, tổ khác lại thừa lao động.
- Theo dõi cập nhật và nắm bắt kịp thời các chế độ chính sách trả lương để vừa thực hiện đúng các quy định của nhà nước, vừa thu hút nhân sự, duy trì nhân viên.
- Cần có chế độ kế toán rõ ràng hơn, nên giao việc cụ thể và san bằng cho các cá nhân để tránh tình trạng người thì rất nhiều việc để làm người thì không có việc gì làm. Cần san bớt việc cho kế toán tiền lương để có thể chuyên sâu hơn vào công việc đang làm đặc biệt là việc tính và thanh toán lương để đáp ứng yêu cầu kiểm tra rõ ràng, nhanh chóng của cấp trên, vừa đảm bảo thanh toán đúng lương cho người lao động.
- Cần có kế hoạch tổ chức sản xuất có hiệu quả thông qua việc tận dụng