PHIẾU CHI Quyển số:
2.2.2. Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp
a. Chứng từ sử dụng
- Hóa đơn GTGT (tiền điện, tiền nước, tiền điện thoại) - Phiếu chi
- Giấy báo nợ của ngân hàng, ủy nhiệm thu - Hợp đồng sửa chữa TSCĐ
- Hợp đồng quảng cáo
- Tem, vé đặc thù (khi đi công tác) - Bảng thanh toán tiền lương
- Bảng phân bổ tiền lương và BHXH - Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ
b. Tài khoản sử dụng
Để hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp, công ty sử dụng TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp”. Tài khoản này có 8 TK cấp 2:
- TK 6421: Chi phí nhân viên quản lý - TK 6422: Chi phí vật liệu quản lý - TK 6423: Chi phí đồ dung văn phòng - TK 6424: Chi phí khấu hao TSCĐ
- TK 6425: Thuế, phí, lệ phí - TK 6426: Chi phí dự phòng
- TK 6427: Chi phí dịch vụ mua ngoài - TK 6428: Chi phí bằng tiền khác c. Sổ sách kế toán - Chứng từ ghi sổ - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ - Sổ chi tiết TK 642 - Sổ cái TK 642 d. Phương pháp hạch toán
Việc nhập số liệu vào máy hoàn toàn tương tự như nhập số liệu của phần chi phí bán hàng. Kế toán chi phí quản lý DN tiến hành nhập số liệu vào máy tính chi tiết cho từng đối tượng theo định khoản:
Nợ TK 642
Có TK 111, 112, 141, 331, 334, 338 …
Sau đó máy tính sẽ tự động tính toán và vào các sổ kế toán như Báo cáo chi tiết chi phí quản lý DN, sổ chi tiết TK 642, sổ cái TK 642. Cuối kỳ, kế toán tổng hợp tương tự như TK 641 tức là đưa ra yêu cầu các bút toán điều chỉnh, kết chuyển máy tính sẽ tự động kết chuyển sang bên nợ TK 911. Cuối kỳ in sổ cái TK 642.
Trong tháng 03 phát sinh nghiệp vụ Ngày 31/03/2013 thanh toán lương nhân viên phòng kế toán với số tiền là 24.000.000 đ. Kế toán định khoản:
Nợ TK 642: 24.000.000 Có TK 334: 24.000.000
Sau đó kế toán nhập số liệu vào máy và in ra Phiếu chi, căn cứ vào phiếu chi kế toán vào chứng từ ghi sổ. Cuối tháng vào Sổ chi tiết TK 642 và Sổ cái TK 642.
Biểu số 2 3 : Phiếu chi
Đơn vị: Công ty Cổ phần Interserco – CB Địa chỉ: Hà Nội
Mẫu số 02 – TT
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
Ngày 31 tháng 03 năm 2013 Số: 20 Họ tên người nhận tiền: Đoàn Thị Kim Chi
Địa chỉ: Phòng kế toán
Lý do chi: Lương nhân viên phòng kế toán Số tiền: 24.000.000 đồng
(Bằng chữ: Hai mươi bốn triệu đồng chẵn./)
Kế toán trưởng Thủ quỹ Người lập biểu
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Đã nhận đủ số tiền bắng chữ: Mười tám triệu ba trăm năm mươi ngàn đồng /./
Biểu số 2 4 : Chứng từ ghi sổ CHỨNG TỪ GHI SỔ Số sổ : 18/3 Tháng 03 năm 2013 ĐVT: 1.000 VNĐ Chứng từ Diễn giải Số hiệu tài
khoản Số tiền Ghi chú
SH NT Nợ Có
PC20 31/03 Chi trả lương cho phòng kế toán 642 111 24.000 Cộng 24.000 Người lập bảng (đã ký) Ngày 31 tháng 03 năm 2013 Kế toán trưởng (đã ký)
Biếu số 2 5 : Sổ chi tiết TK 642
Đơn vị: Công ty Cổ phần Interserco - CB Địa chỉ: Hà Nội
Mẫu số S38 - DN
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)