Quản trị chất lượng Quản trị chất lượng khảo sát hiện trạng Quản trị chất lượng nhân viên
dự án
Quản trị chất lượng nghiệm thu
1.Khái quát về chất lượng của dự án quy hoạch:
- Đảm bảo đạt tiêu chuẩn chất lượng đối với dự án quy hoạch xây dựng mà Bộ Xây dựng ban hành. (theo QCXDVN 01: 2008/BXD – Quy chuẩn xây dựng Việt Nam về quy hoạch xây dựng).
- Chất lượng các công việc của đội ngũ công nhân, kỹ sư lao động trong quá trình thực hiện các hoạt động của dự án.
- Tính thời gian thể hiện ở thời hạn quy hoạch và hoàn thành.
2.Đảm bảo chất l ư ợng
2.1. Tiêu chuẩn và quy định về chất l ư ợng của dự án quy hoạch. 2.1.1. Tiêu chuẩn chung của dự án:
+ Tuân thủ các văn bản pháp quy hiện hành về quy hoạch xây dựng. Như:
- “Quy chuẩn xây dựng Việt Nam về Quy hoạch xây dựng” - QCXDVN 01: 2008/BXDcủa Bộ Xây dựng.
- Quyết định số 03/2008/QĐ-BXD.
2.1.2.Quản trị chất lượng khảo sát hiện trạng:
- Khảo sát hiện trạng tại vùng quy hoạch như:
+ Hiện trạng cấp điện và chiếu sáng + Hiện trạng cấp nước
+ Hiện trạng chuẩn bị kỹ thuật
+ Hiện trạng thoát nước bẩn và vệ sinh môi trường + Hiện trạng môi trường
2.1.3. Quản trị chất lượng nhân viên dự án
- Thực hiện đúng chế độ của nhà nước đối với người lao động và nhân viên dự án như bảo hiểm xã hội, lương, thưởng...
- Nghiệm thu công trình phải được tiến hành theo điều 23, 24, 25, 26 của Nghị định 209/2004/NĐ - CP.
- Nghiệm thu từng phần công việc quy hoạch trong quá trình thực hiện dự án. - Việc nghiệm thu công trình sẽ có sự tham gia của Giám đốc dự án, nhà thầu thiết kế và chủ đầu tư.
3. Kiểm soát chất l ư ợng:
Kiểm tra bản thiết kế của bên nhận thầu khu vui chơi. Thông qua các chuyên gia hoặc các công ty tư vấn
3.1. Kiểm tra giám sát:
- Chất lượng của bản thiết kế như đã nêu trên.
3.2. Hoàn thiên quy trình kiểm tra chất lượng
Kiểm định trên hồ sơ:
- Thẩm tra thiết kế kỹ thuật của dự án - Soát xét và thẩm tra trên hồ sơ hoàn công
Kiểm định chất lượng:
Kiểm đinh thông qua cơ quan chuyên môn
Nghiệm thu nội bộ và lập bản vẽ hoàn công cho khu vui chơi
Chuẩn bị tài liệu làm căn cứ nghiệm thu theo quy định tại Điều 24, Điều 25, Điều 26 của Nghị định này và lập phiếu yêu cầu chủ đầu tư tổ chức nghiệm thu.
V. QUẢN TRỊ NHÂN LỰC DỰ ÁN
A. Sơ đồ tổ chức
B. Kế hoạch quản lý nhân sự, phân công chức năng và nhiệm vụ : 1. Ban điều hành quản lý dự án
- Ban điều hành quản lý dự án bao gồm 3 người :
+ Giám đốc dự án: Chịu trách nhiệm pháp lý về các quyết định liên quan đến những vấn đề thuộc thẩm quyền trong quá trình thực hiện dự án.
Phân công công viêc cụ thể cho từng ban, từ đó ấn định thời gian bắt đầu và kết thúc. Theo dõi kiểm tra, điều hành tiến độ làm việc của các ban.
+ Phó Giám đốc chuyên môn: Chịu trách nhiệm chung đối với toàn bộ hoạt động về lĩnh vực chuyên môn xây dựng như kỹ thuật, thi công, giám sát. Giải quyết mọi vấn đề liên quan đến chuyên môn để đảm bảo tiến độ, chất lượng và hiệu quả công việc. Báo cáo trực tiếp cho Giám đốc dự án.
+ Phó Giám đốc tài chính: Kiểm soát và phân tích kinh phí theo tiến độ dự án, tình hình mua sắm hàng hóa dịch vụ, quản lý việc lập ngân sách, dự phòng cho toàn bộ dự án, hạch toán chi phí và các hoạt động tài chính của của ban tài chính.
Nhiệm vụ:
o Ban điều hành dự án là bộ phận quan trọng nhất trong các bộ phận tham gia dự án. Bộ phận này có vai trò chủ đạo trong tổng thể dự án, điều hành và ra các quyết định, phân công công việc cho các bộ phận khác.
o Ban điều hành dự án có vai trò gắn kết các bộ phận khác của dự án. Đồng thời cũng là nơi tổng hợp và xử lý các thông tin.
o Biết cách phân bổ công việc tới từng bộ phận một cách hợp lý.
o Có tinh thần trách nhiệm và kiến thức về chuyên môn cao để xử lý thông tin chính xác.
BẢNG PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC CỦA BAN ĐIỀU HÀNH QUẢN LÝ DỰ ÁN
STT WBS TÊN CÔNG VIỆC CHÚ THÍCH
1 1.0 Tiếp nhận nhiệm vụ từ phía chủ đầu tư.
Có văn bản. 2 1.1 Nghiên cứu và góp ý kiến
cho chủ đầu tư.
Phối hợp với các trưởng ban. 3 1.2 Thông tin lại cho chủ đầu
tư.
4 2.0 Họp toàn bộ các ban và lên kế hoạch cụ thể.
Ngay sau khi nhận văn bản chấp nhận của chủ đầu tư. 5 2.1 Họp truyền đạt ý tưởng và
mục đích cho các ban.
Lưu ý bám sát mục tiêu hướng tới, đặc biệt chú ý đến việc tạo ra sự khác biệt của làng Tiếng Anh.
6 2.2 Phân công công viêc cụ thể cho từng ban, từ đó ấn định thời gian bắt đầu và kết thúc.
Trưởng các ban sẽ chịu trách nhiệm phân công công việc cho các thành viên trong ban mình.
7 3.0 Ký kết hợp đồng với nhà thầu
Có tham khảo ý kiến của các ban.
8 3.1 Hợp đồng với nhà thầu thiết kế
9 4.0 Lập nhóm thẩm định thiết kế.
Nhóm này chỉ hoạt động trong thời gian thẩm định bao gồm những đại diện của từng ban. 10 4.1 Tiến hành thẩm định bản
thiết kế của nhà thầu.
11 4.2 Duyệt lại bản thiết kế lần Phải thông qua các ban chức
cuối. năng. 12 5.0 Theo dõi kiểm tra, điều
hành tiến độ làm việc của các ban.
Phối hợp chặt chẽ với ban kiểm tra giám sát.
13 6.0 Kết thúc dự án.
14 7.0 Họp tổng kết và rút kinh nghiệm.
2. Tài chính: gồm 4 người
Nhiệm vụ :
o Quản lý điều hành chung về mặt tài chính, khai thác lập kế hoạch về vốn.
o Nghiên cứu thị trường giá cả để tính toán các chi phí cho phù hợp với số vốn dự tính.
o Kiểm tra dự toán, quá trình thanh quyết toán.
o Giải ngân phù hợp với trình tự thực hiện dự án, đảm bảo theo đúng tiến độ và chất lượng công trình.
o Thanh toán và lập báo cáo tài chính cho ban điều hành và chủ đầu tư.
o Báo cáo các thay đổi về tài chính xảy ra trong quá trình thực hiện dự án và báo cáo đề xuất liên quan đến tài chính với ban điều hành dự án
Yêu cầu:
o Trung thực, có trình độ và kinh nghiệm trong quản lý tài chính.
o Xử lý linh hoạt các tình huống xảy ra.
BẢNG PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC CỦA BAN TÀI CHÍNH
STT WBS Tên công việc Chú thích
1 1 Tiếp nhận nhiệm vụ từ ban giám đốc dự án.
Văn bản hóa. 2 1.1 Phân tích thông tin. Khách quan.
3 1.2 Tổng hợp thông tin. Phải đảm bảo chính xác và đầy đủ. Báo 4 1.3 Báo cáo cho ban điều
hành. cáo phải văn bản hóa.
5 2 Lập kế hoạch chi phí. Được sự thống nhất bằng văn bản của các ban liên quan.
6 2.1 Phân bổ chi phí cho từng giai đoạn.
Theo văn bản đã thống nhất. 7 3 Lập báo cáo định kỳ. Vào cuối mỗi tháng.
8 3.1 Lập báo cáo thanh quyết toán.
Vào cuối mỗi quý. 9 3.2 Thanh quyết toán số tiền
còn lại khi kết thúc dự án.
Báo cáo trực tiếp cho ban điều hành và chủ đầu tư, gồm các hóa đơn chứng từ liên quan.
3. Kỹ thuật Nhiệm vụ
o Giữ vai trò chủ đạo trong việc thực hiện dự án một cách hợp lý.
o Là bộ phận thẩm định, phê duyệt những bản vẽ thiết kế chi tiết của từng khu trong dự án.
o Tổ chức khảo sát thực địa và thu thập những thông tin cần thiết.
Yêu cầu
o Có khả năng thiết kế, đọc bản vẽ.
o Sử dụng thành thạo các phần mềm đồ hoạ, 3D…
o Có khả năng ngoại ngữ.
BẢNG PHÂN CÔNG VIỆC CỦA BAN KỸ THUẬT
STT WBS TÊN CÔNG VIỆC CHÚ THÍCH
1 1.0 Tiếp nhận nhiệm vụ từ Ban điều hành.
Văn bản hoá thông tin. 2 2.0 Họp bàn & phân công công việc cho
từng cá nhân.
Bám sát ý tưởng và yêu cầu từ phía chủ đầu tư. 3 2.1 Xác định phương pháp kỹ thuật để
thực hiện các công việc.
4 2.2 Lên kế hoạch quản lý kỹ thuật xây dựng tổng thể.
5 3.0 Theo dõi việc thực hiện lắp đặt thiết bị, kỹ thuật xây dựng.
6 4.0 Báo cáo lên ban điều hành quản lý dự án về kỹ thuật xây dựng công trình.
Có sự đóng góp của các khu vực liên quan. 7 5.0 Trình bản thiết kế lên Ban điều hành
dự án và chủ đầu tư.
Bao gồm tổng thểvề kỹ thuật của các hạng mục.
VII. QUẢN TRỊ THÔNG TIN DỰ ÁN
- Quản trị thông tin dự án bao gồm:
1. Lập kế hoach thông tin. 2. Phân phối thông tin.
3. Báo cáo tình hình hoạt động. 4. Tổng kết hoạt động.
1. Lập kế hoạch thông tin:
-Dự án Quy hoạch nên những thông tin cần cho dự án là những thông tin liên quan đến công tác xây dựng như: mời thầu, đấu thầu, chọn nhà thầu, nghiệm thu.
1.1.Các yêu cầu về thông tin
Các nội dung thông tin:
- Thông tin về các nghị định, thông tư của chính phủ về luật xây dựng - Thông tin về giá đấu thầu, cách mời thầu
- Thông tin về quá trình triển khai dự án - Thông tin về địa điểm quy hoạch
1.2.Công nghệ truyền thông
Điện thoại
Máy
Thông tin đến không kịp thời hoặc không chính xác.
Rủi ro trong quá trình truyền thông:tín hiệu bị nhiễu , bộ đàm không liên lạc bi hỏng không liên lạc được , máy fax bị trục trặc …
Kế hoạch quản trị thông tin: Phân loại thông tin:
a. Các nguồn thông tin vào:
Nhận thông báo về tiến độ thực hiện dự án, sự cân đối giữa hoàn thành và chưa hoàn thành từ phía các bên có liên quan.
Là nơi tiếp nhận mọi thắc mắc của các bên về chất lượng, khối lượng của công trình.
Công cụ và kỹ thu ật (trong quản lý luồng thông tin vào):
Đối tượng liên quan Trách nhiệm Công cụ
Người sở hữu thông tin
Bảo đảm về một mục tin cụ thể cũng như tính chính xác, sẵn sàng để sử dụng và bảo mật của thông tin.
_ Lưu trữ giấy tờ, sổ sách cẩn thận, thông tin đưa ra phải từ nguồn tin cụ thể. _ Sử dụng hệ thống truyền tin nội bộ: mạng Lan.
Người quản lý thông tin
Bảo trì thiết bị truyền thông tin và các vấn đề liên quan tới công nghệ thông tin.
_ Sử dụng hệ thống truyền tin nội bộ: mạng Lan.
_ Sử dụng bộ đàm, điện thoại đảm bảo thông tin được truyền tải thông suốt và kịp thời. Người sử dụng (trong và Truy cập và sử dụng _ Truy cập thông tin
ngoài tổ chức)
các thông tin do người sở hữu thông tin chỉ định và được người chăm quản lý thông tin cho phép.
được phân quyền qua mạng nội bộ.
_ Truy cập thông tin thong thường qua Internet.
b.Các nguồn thông tin ra
1. Phân phối thông tin
Đầu vào:
- Ban quản lý chỉ đạo tiến độ thi công và phân công phân bổ công việc cho từng thời kỳ và từng quản lý bộ phận
Công cụ và kỹ thuật:
Kịp thời điều chỉnh khi có những thông tin khác với dự kiến ban đầu. Nhà thầu Ban quản trị Chủ đầu tư Cơ quan chức năng Dự án khác Cơ quan chức năng Dự án khác Bộ phận khác Bộ phận khác THÔNG TIN VÀO Nhà thầu Chủ đầu tư Ban quản trị THÔNG TIN RA
trực tiếp, văn bản.
Đầu ra:
- Các báo cáo thường xuyên cập nhật trong suốt quá trình thông tin. * Thông tin nội bộ
Bao gồm:
•Phân công việc cho mỗi bộ phận.
•Bộ phận có nhiệm vụ báo cáo về sự hoàn thành mức độ công việc của bộ phận mình: Hoàn thành được đến đâu và bao giờ hoàn thành xong toàn bộ khối lượng công việc được giao.
•Kịp thời thông báo những sự cố bất ngờ hoặc sai sót trong quá trình thi công để ban điều hành dự án nhanh chóng đưa ra những cách giải quyết khắc phục sai sót hoặc sự cố.
Mô hình hóa như sau:
( Sơ đồ luồng thông tin nội bộ )
Bảng kế hoạch quản trị thông tin
TT Công việc Phương thức Trách nhiệm Thời gian
1 Tiếp nhận chỉ thị điều chỉnh từ chủ đầu tư, nhà thầu, các tổ chức khác, các thông tin, văn bản quan trọng có liên quan trực tiếp tới dự án chuyển tới ban điều hành.
Thông qua các cuộc họp từ ban quản trị, ban dự án bằng văn bản, báo cáo. Ban quản lý. Ban thông tin. Bộ phận văn thư. Theo từng tháng hoặc từng quí. 37 Ban quản lý dự án Bộ phận văn thư Các trưởng ban Các thành viên
2 Tiếp nhận những thay đổi trong qui chế hành chính, trong qui trình quản lý dự án từ chủ đầu tư tới các phòng ban.
Thông qua cuộc họp từ hội đồng quản trị.
Ban quản lý dự án.
Ban thông tin.
Theo từng tuần.
3 Tiếp nhận từ phía chủ đầu tư tới ban quản lý dự án.
Gặp gỡ trực tiếp hoặc bằng văn bản. Ban quản lý dự án. Theo từng giai đoạn 4 Ghi nhận phản hồi từ ban
quản lý, các công việc phát sinh trong quá trình thực hiện của từng bộ phận. Kiểm tra và giám sát trực tiếp các bộ phận.
Ban giám sát. Thường xuyên
5 Quản lý thông tin, tổng hợp, phân tách truyền tin lưu trữ.
Phần mềm quản lý và bộ phận lưu trữ.
Ban thông tin. Bộ phận văn thư. Thường xuyên. 6 Cập nhật văn bản qui phạm pháp luật về ngành xây dựng quy hoạch.
Luật xây dựng, các phương tiện truyền thông.
Ban thông tin Bộ phận văn
thư.
Khi cần.
7 Báo cáo kết quả hoạt động định kỳ, các văn bản hành chính công khai với các thành viên quản trị.
Các cuộc họp, văn bản, email.
Các phòng ban. Định kỳ.
* Phân cấp thông tin
Thông tin chung:là thông tin được công khai cho mọi đối tượng có liên quan. Ví dụ như:
• Thông tin về thời gian dự án • Tiến độ thực hiện dự án
• Thông tin chuyên môn: là thông tin được truyền tới ban phụ trách trực tiếp vấn đề có liên quan.
• Tổng chi phí hoàn tất dự án được chuyển tới ban “Tài chính”.
2. Báo cáo tình hình hoạt động
Báo cáo thường xuyên trong ngày với những sự cố phát sinh trong quá trình thi công.
Báo cáo tiến độ thi công theo tuần, theo tháng.
Báo cáo những công việc cụ thể sẽ thực hiện tiếp theo.
Dựa vào báo cáo kết quả công việc của các bộ phận khác nhằm đánh giá tính hiệu quả hoặc những thiếu sót...
Dự báo dự án, tiên đoán trạng thái tương lai của dự án dựa trên thông tin quá khứ và xu hướng phát triển cho tương lai.
Tổ chức các buổi họp đánh giá hoặc đề xuất các phương án thay đổi (nếu cần)
3. Tổng kết hoạt động:
Đầu vào:
Tài liệu nhận xét, đánh giá về quá trình hoạt động kinh doanh. Biên bản ghi nhận kết quả hoạt động kinh doanh.
Biên bản ghi nhận phát sinh ngoài dự kiến. Báo giá nguyên liệu, vật liệu.
Đầu ra
Kết quả của dự án