Qui trình sử dụng KTVN có thể khái quát thành 3 bước sau đây : Bước 1: Khai báo các danh mục
Cần khai báo hệ thống các danh mục trong chương trình, theo đúng trình tự sau:
- Khai báo danh mục kho hàng (có thể sử dụng hoặc không cần) + Click Bắt đầu => Khai báo danh mục kho hàng.
Nhấn F4 hoặc click chuột vào ô F4- Thêm để khai báo danh mục kho hàng.
Trong 1 doanh nghiệp có thể có hoặc không có các kho chứa hàng. Nếu doanh nghiệp có nhiều kho và cần khai báo để quản lý riêng thì cần khai báo Danh mục kho hàng trước khi Khai báo danh mục tài khoản và các chi tiết cấp 1 (chi tiết mặt hàng) của các tài khoản thuộc loại Tồn Kho.
Nội dung các các chỉ tiêu của danh mục kho :
+ Mã kho : dài tối đa 3 ký tự. Thứ tự sắp xếp của danh mục kho được căn cứ theo Mã kho.
+ Tên và địa điểm kho : dài tối đa 60 ký tự. + Họ tên thủ kho : dài tối đa 25 ký tự. - Khai báo danh mục tài khoản, tiểu khoản,
• Khai báo các tài khoản đồng bộ • Khai báo các danh mục chi tiết
+ Click Bắt đầu => Khai báo danh mục tài khoản, chi tiết và số dư hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + K
39
• F4 -Thêm : Để thêm 1 tài khoản hoặc tiểu khoản mới vào danh mục.
• F5- Sửa : Để sửa lại nội dung các chỉ tiêu của dòng tài khoản hiện hành trong danh mục. Khi mới sử dụng chương trình thì bạn sẽ dùng lệnh này để cập nhật Số dư đầu năm cho các tài khoản, sửa lại thuộc tính Ngoại Tệ và Tính Chất của tài khoản theo yêu cầu quản lý của mình.
• F6- Xóa ( Delete) : Để xóa dòng tài khoản hiện hành ra khỏi danh mục. • F7-Các lệnh khác : Sẽ mở Menu để chọn lệnh xem tổng cộng, in danh mục tài khoản.
năm hiện hành.
• F9-Mở chi tiết cấp 1 : Để mở Danh mục chi tiết cấp 1 cho tài khoản nơi có viền xanh ô tài khoản. Chỉ mở Danh mục chi tiết cho tài khoản cấp dưới cùng (tức là tài khoản trực tiếp, dưới nó không có tiểu khoản)
Sau khi khai báo xong, click Xác nhận để lưu lại thông tin
- Khai báo danh mục vụ việc (có thể sử dụng hoặc không cần) + Click Bắt đầu => Khai báo danh mục vụ việc
Nhấn F4 hoặc click chuột vào ô F4- Thêm để khai báo danh mục vụ việc Quản lý các số liệu theo vụ việc chỉ tập hợp được chi phí phát sinh (không phân biệt được phát sinh nợ hay phát sinh có), ngoài ra cũng không quản lý số dư đầu, cuối của vụ việc. Do đó, việc quản lý theo vụ việc chỉ mamng tính chất phụ thêm (như là hệ thống ghi chú thêm để xem) chứ không thể dùng để quản lý như 1 sổ chi tiết kế toán.
41
Sau khi nhập xong thông tin, click Thêm tiếp để thêm vụ việc
- Khai báo các loại chứng từ kế toán.
Bước 2: Nhập chứng từ phát sinh
Chứng từ phát sinh nhập vào sẽ được liên kết với danh mục mà bạn đã khai báo ở trên.
Chọn chức năng Nhập chứng từ phát sinh để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên nguyên tắc đơn thuần: có chứng từ phát sinh nào thì ghi chép nghiệp vụ phát đó 1 lần duy nhất. Đây là công việc duy nhất mà bạn phải làm hàng ngày, các công việc còn lại là do chương trình làm.
Khi đang nhập chứng từ phát sinh, bạn vẫn có thể khai báo bổ sung tại chỗ Danh mục chi tiết mới có thêm trong năm.
Khi đang nhập chứng từ phát sinh, bạn có thể xem và in ngay hệ thống chứng từ như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập, phiếu xuất, bảng kê chứng từ, chứng từ ghi sổ, hóa đơn,.v.v.. Bạn cũng có thể thực hiện ngay việc Tham khảo và tìm kiếm chứng từ...
- Màn hình nhập liệu: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + N hoặc click chuột Bắt đầu => Nhập chứng từ phát sinh.
Bấm phím Spacebar hoặc mũi tên để hiện danh sách chọn loại chứng từ cần nhập liệu. Khi chưa chọn Loại chứng từ nào thì danh sách các phát sinh sẽ hiện
43
toàn bộ các chứng từ phát sinh (để xem). Sau khi bạn chọn Loại chứng từ thì danh sách các phát sinh chỉ hiện các chứng từ phát sinh thuộc Loại chứng từ đó (để cập nhật : thêm, sửa, xóa)
F2-Thêm định khoản
Để nhập thêm tiếp 1 dòng định khoản cho Chứng từ hoặc Hóa đơn đang nhập (tức là dòng định khoản thêm vào vẫn thuộc Chứng từ hoặc Hóa đơn hiện tại).
Để nhập thêm tiếp 1 dòng định khoản của hóa đơn tiếp theo của Chứng từ đang nhập (tức là dòng định khoản thêm vào vẫn thuộc Chứng từ đó nhưng là của Hóa đơn mới).
F4-Thêm chứng từ
Để nhập thêm tiếp 1 dòng định cho Chứng từ mới tiếp theo.
F5-Sửa
Sửa lại các nội dung cho dòng định khoản hiện tại (dòng định khoản tại vệt sáng trong danh sách).
F6-Xóa
Xóa dòng định khoản hiện tại (dòng định khoản tại vệt sáng trong danh sách).
F7-Các lệnh khác
Các chức năng để xem, in nhanh chứng từ, khai báo thông tin và xử lý khác cho chức năng hạch toán chứng từ phát sinh. Khi chọn lệnh F7-Các lệnh khác hoặc Nhấn chuột phải trên danh sách chứng từ thì một Menu (thực đơn) lệnh hiện lên để chọn. Tùy theo vệt sáng đang đứng tại dòng định khoản nào trong danh sách mà các lệnh tương ứng sẽ Sáng hoặc Mờ đi.
Bước 3: Xem và in hệ thống báo cáo
KTVN sẽ căn cứ hệ thống các danh mục và các chứng từ phát sinh để tính toán toàn bộ hệ thống Chứng từ, Sổ sách, Báo cáo cho bất kỳ thời gian nào, chọn tính theo từng Ngày hoặc từng Tháng tuỳ theo lựa chọn của người sử dụng.
45
2.2. Phần mềm kế toán “TONY Accounting”2.2.1. Giao diện phần mềm 2.2.1. Giao diện phần mềm
2.2.2. Chức năng của phần mềm
Là một phần mềm kế toán đóng gói, được thiết kế tối ưu cho doanh nghiệp nhỏ và vừa(hoặc dịch vụ kế toán) với mục tiêu giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, giảm thiểu những thủ tục không cần thiết, đơn giản hóa và làm gọn nhẹ công tác kế toán.
Tony Accounting có giao diện thân thiện dễ sử dụng, giúp cho người không giỏi về tin học và kế toán vẫn có thể sử dụng và khai thác được phần mềm, phục vụ cho việc quản lý các hoạt động kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp. Tuy vậy TONY vẫn đảm bảo tuân thủ các quy định: thông tư, quyết định của Bộ Tài chính và cơ quan thuế.
Là ứng dụng phần mềm để ghi lại và xử lý các nghiệp vụ kế toán với nhiều phân hệ chức năng như: kế toán tiền mặt, tiền gửi, kế toán phải thu, kế toán phải trả, bán hàng, mua hàng, quản lý kho, tài sản cố định, phân bổ chi phí trả trước, báo cáo thuế, báo cáo tài chính, ...
Bước 1: Nhập thông tin
• Mỗi người sử dụng được cấp một tài khoản bao gồm tên đăng nhập và mật khẩu (mặc định mật khẩu ban đầu là rỗng). Để đăng nhập phần mềm, người sử dụng phải nhập đúng tên đăng nhập và mật khẩu.
• Phần mềm bắt buộc người sử dụng phải thực hiện đăng nhập khi bắt đầu sử dụng.
Bước 2: Nhập chứng từ
Bước 3: Tổng hợp số liệu cuối kỳ
47
Bước 4 : Lập báo cáo tài chính
1.Vào chức năng Báo cáo > Báo cáo tài chính 2.Chọn loại báo cáo tài chính cần làm việc
3.Xuất qua phần mềm hỗ trợ kê khai với những báo cáo: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ trực tiếp. Cách thức thực hiện tương tự như xuất dữ liệu qua HTKK với báo cáo thuế .
Với những báo cáo còn lại thì bỏ qua bước này
4.Thực hiện xem bản báo cáao bằng cách nhấn nút ngay trên phần mềm
Với những báo cáo xuất qua phần mềm hỗ trợ kê khai thì xem hay in báo cáo thực hiện như hướng dẫn trong phần mềm HTKK
2.3. Phần mềm kế toán “SSP Accounting” 2.3.1. Giao diện phần mềm
49
2.3.2. Chức năng của phần mềm
SSP-Accounting có các chức năng cơ bản là: kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng; bán hàng; mua hàng; hàng tồn kho; công nợ; tài sản cố định; tập hợp đối tượng chi phí; tổng hợp; ngoài bảng; tự động...
Phần mềm được thiết kế theo hình thức kế toán nhật ký chung; Tự động ghi lại nhật ký việc thay đổi dữ liệu, sửa hay xóa trên các chứng từ kế toán, cũng như thông tin người dùng nào sửa, xóa...: Ghi lại nhật ký khi thực hiện các bút toán đăng ký tự động (trích khấu hao, kết chuyển chi phí giá thành và lãi lỗ, các bút toán phân bổ hay bút toán kết chuyển khác...); Giao diện đồ họa có nhiều tùy chọn khác nhau theo sở thích của người sử dụng; Tùy chọn cá nhân hiển thị các thông báo nhắc nhở, phát sinh số phiếu tự động; Hệ thống báo cáo động, cho phép người dùng thay đổi hình thức, nội dung, tên báo cáo.
SSP-Accounting cho phép hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp đánh giá nguyên vật liệu, hàng hóa, công cụ dụng cụ xuất kho (đơn giá xuất kho) tính tự động theo phương thức bình quân cuối kỳ hoặc bình quân tức thời. Khấu hao tài sản cố định theo phương pháp khấu hao đường thẳng. Mức khấu hao được xác định tự động nhưng cho phép người dùng điều chỉnh.
Với chức năng kiểm tra tuổi nợ, SSP-Accounting \sẽ tự động hiển thị công nợ phải thu, phải trả đã quá hạn thanh toán nếu vượt quá số ngày hay quá hạn mức tín dụng do người dùng tự xác lập; Cũng như hỗ trợ chức năng thanh toán công nợ đích danh theo hóa đơn, đơn đặt hàng, hợp đồng... mà người dùng thường gặp phải trong thực tế hạch toán kế toán.
2.3.3. Thao tác sử dụng phần mềm
Thiết lập kết nối: Bạn bấm chuột vào biểu tượng trong Start/SSP/Accounting (nếu bạn không thay đổi vị trí đặt biểu tượng trong Program Manager khi cài đặt). Có thể cho bạn chọn config lưu lại đường dẫn db bạn đã config lúc trước thay vì gõ lại.
Khởi động tiện ích kết nối cơ sở dữ liệu
Màn hình sau sẽ hiển thị để bạn chọn cấu hình kết nối với cơ sở dữ liệu:
Kết nối cơ sở dữ liệu
Bạn thấy có hai ô tròn nhỏ tại dòng đầu trên cửa sổ, dữ liệu thử nghiệm là dữ liệu mẫu do chúng tôi đưa vào để giúp bạn dùng thử, học sử dụng phần mềm, khi làm việc, bạn chọn dữ liệu chính thức.
Chú ý là với hai loại dữ liệu này, bạn cũng sẽ chọn đường dẫn đến cơ sở dữ liệu như sau:
51
, để chọn đường dẫn đến cơ sở dữ liệu như hình sau:
Chọn đường dẫn đến cơ sở dữ liệu
Chọn tập tin cơ sở dữ liệu (có phần mở rộng là .gdb, ví dụ DB.gdb) rồi nhấn Open.
Trở về màn hình Cấu hình, bạn nhấn vào nút , bạn sẽ nhận được thông báo nhấn tiếp nút . Nếu không thể kết nối được, bạn chọn sai đường dẫn, kiểm tra lại đường dẫn đến tập tin cơ sở dữ liệu rồi kết nối thử lại lần nữa. Nếu vẫn không thể kết nối được, bạn có thể liên hệ với chúng tôi để được hướng dẫn cụ thể.
Sau đó nhấn nút rồi nút
Nếu dùng trong hệ thống mạng máy tính: Bạn nhập tên máy chủ hoặc địa chỉ
IP của máy chủ, ví dụ 192.168.9.154 vào ô nhập liệu tên máy chủ như sau:
Trong ô cơ sở dữ liệu bạn nhập vào đường dẫn đến tập tin cơ sở dữ liệu trên máy chủ. Đây là thưmục lưu trữ cơ sở dữ liệu
thư mục bắt buộc, hệ quản trị cơ sở dữ liệu của chúng tôi cho phép bạn lưu tập tin này tại bất cứ ổ đĩa, thư mục nào trên máy chủ.
Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán SSP
Thủ thuật tìm kiếm:
Trong các danh sách như danh sách khách hàng, danh sách hàng hóa vật tư, tài khoản…, có khi những danh sách này chứa đến hàng chục, hàng trăm ngàn thông tin, như vậy để tìm đến nhanh một khách hàng, mặt hàng hoặc tài khoản… bạn cần có công cụ hỗ trợ. Phần mềm SSP cho bạn một cách thức rất nhanh để chọn ra một thông tin cần thiết.
55
Trong tất cả các cửa sổ để bạn chọn từ một danh sách, bạn đều gặp một dạng cửa sổ chung, gồm một bảng với hai, ba hoặc nhiều cột tùy theo loại danh sách bạn đang truy xuất. Các cửa sổ này xuất hiện khi bạn lập các phiếu, trong các báo cáo, bất cứ chỗ nào cần nhập vào mã số hoặc tên như khách hàng, tài khoản, hàng hóa…
Sau đây, chúng tôi lấy ví dụ khi nhập tài khoản, các hướng dẫn sau áp dụng cho mọi danh sách khác.
Nếu muốn đi đến số hiệu tài khoản, bạn để con trỏ ở ô số hiệu rồi gõ vào số hiệu tài khoản bạn muốn chọn, ví dụ bạn gõ vào số 1, con trỏ sẽ nhảy đến tài khoản nào bắt đầu bằng số 1, gõ tiếp số 2, nó nhảy đến tài khoản nào có số 12…
Nếu muốn đi đến một tài khoản theo tên, tương tự như đối với số hiệu, chỉ khác là bạn để con trỏ trong cột tên tài khoản.
Chứng từ gồm có 2 phần, phần thông tin chung và các tài khoản phát sinh. Bạn phải nhập hết các thông tin chung như số phiếu , ngày lập, chứng từ , kho hàng (đối với phiếu nhập xuất ), ghi chú .... Các thông tin này được nhập ở phần đầu của màn hình, sau đó bạn sẽ nhập các tài khoản phát sinh trên lưới (danh sách ) bên dưới. Mỗi dòng gồm có
- Tài khoản nợ: Số hiệu tài khoản phát sinh nợ.
- Mã nợ : Tức là đối tượng chi tiết của tài khoản phát sinh nợ, ví dụ tài khoản phát sinh là 131(phải thu khách hàng) thì đối tượng chi tiết sẽ là khách hàng nào (chẳng hạn Công ty TNHH XYZ) hoặc ví dụ 141 (tạm ứng) thì đối tượng là nhân viên nào thực hiện tạm ứng (ví dụ : Nguyễn Hoàng A)....
- Tài khoản có: Số hiệu tài khoản phát sinh có.
- Mã có : Tức là đối tượng chi tiết của tài khoản phát sinh có, ví dụ tài khoản phát sinh là 131(phải thu khách hàng) thì đối tượng chi tiết sẽ là khách hàng nào (chẳng hạn Công ty TNHH XYZ) hoặc ví dụ 141 (tạm ứng) thì đối tượng là nhân viên nào thực hiện tạm ứng (ví dụ : Nguyễn Hoàng A)....
- Số lượng : Sẽ cho phép bạn nhập vào số lượng của chi tiết nếu dòng hiện tại là dòng hàng hoá.
- Đơn giá : Sẽ cho phép bạn nhập vào đơn giá của chi tiết nếu dòng hiện tại là dòng hàng hoá.
57
Hình: Nhập phiếu chuyển kho
Bên dưới màn hình có các nút lệnh :
- Thêm : Thêm mới 1 chứng từ khác. - Xoá : Xoá chứng từ hiện tại.
- Lưu : Lưu lại thông tin của chứng từ đang nhập.
- Không lưu: Không lưu lại những thay đổi kể từ lần lưu trước. - Hóa đơn: hiển thị màn hình nhập hóa đơn cho chứng từ này.
: Chèn thêm dòng định khoản vào ngay vị trí dòng hiện tại.
: Thêm dòng định khoản mới ở cuối : Xóa dòng định khoản hiện tại
: Di chuyển nhanh tới phiếu đầu tiên, phiếu trước, phiếu kế tiếp, phiếu sau cùng trong danh sách các phiếu.
: Xem chứng từ đang nhập trước khi in.
: In chứng từ đang nhập theo đúng mẫu của loại chứng từ đó. : Sửa lại mẫu in của lọai chứng từ đang nhập.
: Xem nhật ký thay đổi của chứng từ này.
- Trợ giúp : Hiển thị thông tin hướng dẫn sử dụng nhập liệu trên màn hình này.
- Đóng : Đóng màn hình này lại.
2.4.2. Chức năng của phần mềm
Phần mềm kế toán Fast Accounting không chỉ dễ dàng trong truy xuất thông tin mà còn đảm bảo tính chính xác và tức thời. Khi dùng hệ thống kế toán thủ công,