S&OP là một mô hình giúp các doanh nghiệp làm được điều kỳ diệu như thế. Mô hình cũng giúp các phòng ban trong doanh nghiệp cùng nhìn về một hướng chung - một con số dự báo về nhu cầu khách hàng, một con số về kế hoạch sản xuất, một con số về hoạch định nguồn vật tư, một con số về tăng trưởng và lợi nhuận. Để rồi từ đó, cùng nhau thực thi kế hoạch,và cũng có khi phải xem xét lại kế hoạch để đưa ra giải pháp khắc phục nhằm đạt được mục tiêu kinh doanh đã định. S&OP ra đời từ những năm giữa của thập niên 90, cho đến nay mô hình này đã được áp dụng ở hai phần ba các doanh nghiệp trên toàn thế giới. Mục đích của S&OP là cân bằng giữa nhu cầu của khách hàng và năng lực sản xuất của doanh nghiệp bằng cách đồng bộ hóa các kế hoạch liên quan đến bán hàng, hoạch định, thu mua nguyên vật liệu, sản xuất, tồn kho và tài chính. Nó bao gồm :
• Kế hoạch bán hàng: bao gồm kế hoạch tung, tái tung sản phẩm, kế
hoạch khuyến mại, quảng cáo và tiếp thị. Kế hoạch bán hàng được triển khai từ những mục tiêu kinh doanh ngắn và dài hạn của công ty.
• Phân tích Cầu: Nhu cầu của khách hàng thường được chia làm 2 phần: phần do nhu cầu bình thường và phần do ảnh hưởng từ các hoạt động “kích cầu” như khuyến mại, quảng cáo. Trong đó, nhu cầu bình thường được xác định bằng lịch sử bán hàng trong quá khứ, sau khi đã loại bỏ các yếu tố làm “nhiễu”. Ví dụ: loại bỏ nhu cầu tăng đột biến trong một thời gian nào đó do có tin đồn là hàng sắp tăng giá. Phần này thường được tính toán bởi nhân viên hoạch định cầu (Demand Planner) với sự hỗ trợ của các phương pháp,
công cụ, mô hình xác suất thống kê. Phần nhu cầu được tạo ra nhờ các hoạt động “kích cầu” được xác định bởi bộ phận marketing, bán hàng, các chuyên viên nghiên cứu khách hàng/ thị trường đảm nhiệm, dựa trên kiến thức, kinh nghiệm và các khảo sát về khách hàng/ thị trường.
• Họp quyết định Cầu: Sau khi có được phân tích cầu, các phòng ban liên quan sẽ đưa ra kết luận thống nhất cuối cùng về nhu cầu khách hàng trong các chu kỳ bán hàng tiếp. Đầu ra của hoạch định cầu đó chính là một con số cụ thể cho biết nhu cầu của khách hàng trong các chu kỳ bán hàng tiếp theo. Đây chính là nhu cầu thật của khách hàng (Unconstrain demand) khi chưa tính đến các yếu tố cản trở do năng lực cung cấp (sản xuất) của doanh nghiệp. Tại những tập đoàn lớn, nhu cầu khách hàng được dự báo trong vòng 18-24 tháng và được cập nhật hàng tháng.
• Phân tích khả năng đáp ứng Cầu: dựa vào năng lực sản xuất hiện tại, doanh nghiệp sẽ đưa ra các kế hoạch để đáp ứng Cầu. Nếu như sức Cung (sản xuất) không đáp ứng nổi Cầu thì doanh nghiệp sẽ phải đưa ra giải pháp để khắc phục. Các giải pháp thường là: tăng ca, sản xuất ngoài giờ, thuê thêm nhân công, thuê ngoài, đầu tư thêm dây chuyền máy móc hoặc xây dựng thêm nhà máy.
• Họp S&OP: S&OP là nơi để các lãnh đạo phòng ban có liên quan như: Kế hoạch, Sản xuất, Bán hàng, Tài chính cùng nhau ngồi lại, quyết định lựa chọn các biện pháp để đáp ứng Cầu đã được vạch ra ở giai đoạn phân tích năng lực đáp ứng Cầu. Cũng có trường hợp doanh nghiệp phải chấp nhận sản xuất ít hơn với nhu cầu của thị trường. Vì thế sau buổi họp này con số về Cầu có thể bị cắt xuống (Constraint demand). Khi đã có con số cuối cùng về Cầu, doanh nghiệp sẽ có được con số dự báo tài chính. Trong trường hợp kế hoạch bán hàng hiện tại không đáp ứng được mục tiêu tài chính, doanh nghiệp cần điều chỉnh lại kế hoạch bán hàng. Tuy nhiên sự điều chỉnh này
chỉ có ảnh hưởng đến Cung và Cầu trong các chu kỳ tiếp theo. Chu trình điều chỉnh kế hoạch bán hàng được thể hiện bằng những nét đứt ở mô hình.
Tiếp theo S&OP là các bước triển khai Hoạch định sản xuất, Hoạch đinh yêu cầu vật tư và Kế hoạch vận chuyển hàng hóa tới các điểm tập kết để chuyển đến cho khách hàng.