1. Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí.
1.2. Hoàn thiện cơ cấu các phòngba n.
So với mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy cũ của Công ty thì trong mô hình mới ta sẽ có thêm Phòng tổ chức hành chính và bỏ hai bộ phận đó là: bộ phận trợ lí nhân sự và bộ phận cố vấn. Sở dĩ nh vậy vì bộ phận nhân sự có vai trò rất quan trọng đối với mỗi tổ chức, và bộ phận này phải thực hiện các công việc theo sự chỉ đạo của TGĐ và tham mu cho TGĐ trong các vấn đề về tiền lơng, lao động.... Mặt khác kế toán trởng không thể làm tốt khi kiêm cả công việc của một kế toán trởng và các công việc thuộc về bộ phận hành chính. Do vậy công ty cần phải bổ sung thêm phòng Tổ chức hành chính, dới sự chỉ đạo của TGĐ và tham mu cho TGĐ các vấn đề về tổ chức bộ máy, sắp xếp nơi làm việc, tuyển dụng lao động.... và có quyền thay mặt TGĐ trong một số trờng hợp nếu đợc sự uỷ quyền của TGĐ. Khi hình hành nên phòng này thì trợ lí
nhân sự của công ty chuyển sang làm trởng phòng hành chính dữ. Do nhiệm vụ và chức năng của phòng Tổ chức hành chính tơng đối nhiều, mà cán bộ nhân sự này không đợc đào tạo đúng chuyên môn nghiệp vụ do vậy mọi công việc đợc tiến hành còn nhiều gợng ép, mặt khác độ tuổi của cán bộ nhân sự này khá cao là 42 tuổi nên không phù hợp với việc đào tạo thêm. Do vậy Công ty cần tuyển thêm một cán bộ nhân sự đợc đào tạo đúng chuyên môn và nghiệp vụ để cùng với cán bộ cũ thực hiện tốt các chức năng và nhiệm vụ trong phòng. Còn bộ phận cố vấn đo không làm việc thờng xuyên tại Công ty nên không nhất thiết phải thể hiện trên mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty. Để thấy rõ sự cần thiết của việc bổ sung phòng Tổ chức hành chính ta đi tìm hiểu về chức năng và nhiệm vụ của phòng Tổ chức hành chính: - Chức năng:
+ Giúp cho TGĐ Côngty trong việc thực hiện các phơng án sáp xếp , cải tiến tổ chức sản xuất, quản lý, đào tao bồi dỡng, tuyển dụng, quản lí và điều phối thực hiện đúng đắn các chế độ chính sách đối với cán bộ công nhân viên nhằm đáp ứng yêu cầu ổn định và phát triển của Công ty.
+ Giúp TGĐ điều hành và chỉ đạo thống nhất tập trung những công việc trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Là chiếc cầu nối trong quan hệ công tác với cấp trên, cấp dới, ngang cấp và chính quyền nhân dân địa ph- ơng và ngợc lại. Thực hiện tốt nhiệm vụ tryền tin, truyền mệnh lệnh của lãnh đạo một cách nhanh chóng và đảm bảo chính xác.
+ Quản lí toàn bộ nhà cửa và trang thiết bị của cơ quan Công ty đảm bảo các điều kiện làm việc cơ sở vật chất, không ngừng cải tiến và mua sắm những trang thiết bị văn phòng tiên tiến, hợp lý đa vào sử dụng phục vụ công việc.
- Nhiệm vụ:
+ Nghiên cứu, đề xuất và tổ chức các phơng án tổ chức sản xuất quản lý. Hớng dẫn, đôn đốc việc thực hiện chế độ chức trách và quan hệ lề lối công tác giữa các đơn vị , phòng ban theo thể lệ tổ chức hoạt động của Công ty và các quy chế chức năng cụ thể.
+ Nghiên cứu xây dựng, đề xuất tổ chức thực hiện quy hoạch, đề bạt các bộ, thực hiện công tác tuyển dụng, đào tạo, nâng cao năng lực tay nghề, bổ sung cán bộ công nhân viên, điều phối hợp lý, quản lý tốt hồ sơ, giải quyết đúng đắn việc thuyên chuyển, kỷ luật, nghỉ chế độ theo lao động, các nghị
+ Thực hiện chức năng nhận xét cán bộ, thực hiện công tác nâng lơng Giúp TGĐ giải quyết đúng đắn, hợp lí chính sách lao động tiền lơng cũng nh các chế độ chính sách khác đối với cán bộ công nhân viên.
+ Cùng các phòng ban chức năng khác nghiên cứu đề xuất biện pháp giải quyết đơn th khiếu lại, khiếu tố khi cần thiết.
+ Tổng hợp văn bản.
+ Quản lý công tác giấy tờ, tổ chức tốt công tác văn th và công tác lu trữ.
+ Quản lý sử dụng con dấu của Công ty đúng nội quy, quy định của Nhà nớc và pháp luật cũng nh của Hội đồng quản trị và Công ty đề ra.
+ Thực hiện tốt công tác quản trị, hành chính để đảm bảo cho bộ máy cơ qua hoạt động có hiệu quả.
+ Làm tốt công tác quản trị, hành chính để đảm bảo cho bộ Nhà máy của công ty tại Tây Mỗ - Từ Liêm - Hà Nội.
+ Tổ chức và triển khai thực hiện tốt công tác bảo vệ, phòng chống cháy nổ trong cơ quan.
+ Quản lý điều hành xe con phục vụ đa đón cán bộ đi lại thay phòng kế toán.
+ Phục vụ nơi làm việc của các đồng chí lãnh đạo, tiếp khách, hội họp. + Mua sắm trang thiết bị văn phòng phẩm, đảm bảo điện thoại, Fax, điện nớc trong cơ quan.
+ Có phơng án chăm sóc, bảo vệ sức khoẻ, khám và điều trị bệnh cho cán bộ công nhân viên trong công ty.
Qua nghiên cứu cho thấy, hiện nay toàn Công ty chỉ có một cán bộ nhân sự. Cán bộ này tuy không đợc đào tạo đúng chuyên môn nghiệp vụ về quản lí nhân sự, Nhng có rất nhiều kinh nghiệm trong công tác này. Khi chuyển cán bộ này về Phòng tổ chức hành chính thì cán bộ này giữ chức trởng phòng. Nh phân tích ở trên, công việc của phòng này rất nhiều, các nhiệm vụ về lĩnh vực hành chính từ phòng tài chính kế toán chuyển sang, cộng với các công việc mà trợ lí nhân sự đang làm thì một cán bộ không thể đảm đơng đợc hết các nhiệm vụ trong phòng. Do vậy Công ty cần tuyển thêm một cán bộ nhân sự đợc đào tạo đúng chuyên môn nghiệp vụ vào phòng Tổ chức hành chính để hỗ trợ Tr- ởng phòng thực hiện tốt chức năng và nhiệm vụ của phòng và góp phần làm cho cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty có hệ thống và chuyên tinh, gọn nhẹ hơn và phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty.
2. Hoàn thiện chức năng nhiệm vụ của bộ máy quản lý:
Có thể nói chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban trong công ty đã đợc kiện toàn, điều chỉnh đảm bảo tinh gọn, hiệu quả hơn trong công tác tham mu giúp lãnh đạo Công ty quản lý điều hành. Tuy nhiên để Công ty hoạt động tốt và phát triển bền vững thì giữa các phòng ban và các cấp lãnh đạo phải có mối quan hệ chặt chẽ, hỗ trợ nhau cùng chỉ đạo hoạt động sản xuất kinh doanh. Vì vậy cần phải có đội ngũ lãnh đạo sáng suốt, chức năng nhiệm vụ của các cấp lãnh đạo phải đợc thống nhất, liên hệ mật thiết với nhau và không bị chồng chéo. Tuy chức năng nhiệm vụ của Công ty đã đợc kiện toàn, nhng Công ty cha phân rõ đợc hiệm vụ của từng nhân viên trong các phòng ban nên nhiệm vụ của một số trởng phòng phải kiêm quá nhiều dẫn đến chất lợng công việc không cao.
Qua thời gian tìm hiểu, nghiên cứu ở Công ty và tìm hiểu phân tích công việc của các Trởng phòng, nay em đa ra một số ý kiến nhằm hoàn thiện chức năng nhiệm vụ của các trởng phòng.