II. HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CHƯƠNG TRÌNH
6.Thực hiện việc đối chiếu số liệu:
Khi "Tạo mới" một hồ sơ, giao diện chương trình như sau:
- Thanh công cụ chứa các nút công cụ từ trái sang phải gồm: tạo mới hồ
sơ, mở hồ sơ đã có, thoát khỏi chương trình, xem kết quả đối chiếu trên màn hình và hộp lựa chọn loại số liệu quyết toán.
Trong hộp lựa chọn loại số liệu quyết toán có 2 trường hợp là chọn làm việc với số liệu quyết toán thu ngân sách nhà nước hay chi ngân sách nhà nước.
- Phần màn hình chính chia làm 3 phần:
+ Phần khung hình phía trên bên Trái là nơi chữa số liệu quyết toán của cơ quan Tài chính (có ghi tiêu đề "Tài chính").
+ Phần khung hình phía trên bên Phải là nơi chữa số liệu quyết toán của Kho bạc nhà nước (có ghi tiêu đề "Kho bạc").
+ Phần khung hình phía dưới cùng là kết quả số liệu đối chiếu giữa cơ
quan Tài chính và Kho bạc nhà nước.
Để thực hiện đối chiếu, người sử dụng phải đưa số liệu thu, chi ngân sách nhà nước của cơ quan Tài chính và Kho bạc nhà nước từ những tập tin chứa số
Đề tài khoa học 35
Để thực hiện việc đưa dữ liệu vào chương trình, trước tiên người sử dụng phải lựa chọn làm việc với số liệu quyết toán thu ngân sách nhà nước hay chi ngân sách nhà nước. Để lựa chọn, hãy nhấp chuột vào hộp lựa chọn trên thanh công cụ.
Sau khi chọn loại số liệu quyết toán thu hay chi ngân sách nhà nước cần
đưa vào, người sử dụng thực hiện việc nạp dữ liệu của cơ quan Tài chính và Kho bạc nhà nước như sau:
a) Đưa dữ liệu quyết toán của cơ quan Tài chính
- Chọn menu "Hồ sơ", chọn mục "Mở tập tin dữ liệu Tài chính". Một hộp thoại yêu cầu chọn tập tin chứa số liệu quyết toán của cơ quan Tài chính, là một tập tin được chương trình "Quản lý ngân sách" xuất ra dưới định dạng là cơ sở
dữ liệu Fox for Windows (có đuôi là .dbf).
Ghi chú: Số liệu quyết toán thu ngân sách nhà nước của cơ quan Tài chính khi xuất ra file để gửi cho Bộ Tài chính (hoặc cơ quan Tài chính cấp trên) thường được lưu ra file có tên là "QT_THUCD.DBF"; Số liệu quyết toán chi ngân sách nhà nước có tên là "QT_CHICD.DBF"
- Chọn tập tin chứa số liệu phù hợp (thu hay chi ngân sách nhà nước) và bấm chọn nút "Open".
- Chương trình sẽ thực hiện việc đưa số liệu vào trong cả 2 bảng dữ liệu và cho ra kết quảđối chiếu ngay.
Đề tài khoa học 36
b) Đưa dữ liệu thu, chi ngân sách nhà nước của Kho bạc nhà nước
- Chọn menu "Hồ sơ", chọn mục "Mở tập tin dữ liệu Kho bạc". Một hộp thoại yêu cầu chọn tập tin chứa số liệu quyết toán của Kho bạc nhà nước, là các tập tin cơ sở dữ liệu đã được chương trình "Kế toán kho bạc" xuất ra thành tập tin có dạng văn bản (có đuôi là .txt).
Số liệu báo cáo thu ngân sách nhà nước của Kho bạc nhà nước khi xuất ra file để gửi cho cấp trên được lưu ra 1 file; Số liệu quyết toán chi ngân sách nhà nước được lưu riêng cho từng cấp ngân sách, mỗi tập tin tương ứng với số chi của 1 cấp ngân sách.
- Chọn tập tin chứa số liệu phù hợp (thu hay chi ngân sách nhà nước) và bấm chọn nút "Open".
c) Một số lưu ý khi thực hiện đưa dữ liệu từ các tập tin vào
- Trong trường hợp mới đưa số liệu quyết toán của cơ quan Tài chính, thì cột số tiền của bảng số liệu quyết toán của Kho bạc nhà nước và bảng kết quả đối chiếu, các khoản mục quyết toán đều có số liệu là 0. Ngược lại, nếu trường hợp mới đưa số liệu báo cáo của Kho bạc nhà nước thì cột số tiền của bảng số
liệu quyết toán của cơ quan Tài chính và bảng kết quảđối chiếu, các khoản mục quyết toán đều có số liệu là 0.
Đề tài khoa học 37 - Số liệu của lần đưa vào sau sẽ thay thế số liệu của lần trước đó.
Đối với trường hợp đưa số liệu chi ngân sách nhà nước của Kho bạc nhà nước, do mỗi tập tin chứa số liệu chi tương ứng với một cấp ngân sách nên khi
đưa số liệu quyết toán mới vào để thay thế số liệu cũ thì chương trình chỉ thay thế dữ liệu tương ứng với cấp ngân sách được chọn đưa vào, mà không thay đổi hết số liệu chi ngân sách nhà nước. Do đó, nếu muốn cập nhật lại kết quả đối chiếu của 3 cấp ngân sách (tỉnh, huyện, xã) thì phải thực hiện đưa số liệu vào làm 3 lần, mỗi lần tương ứng với 1 cấp ngân sách. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Đối với trường hợp đối chiếu số liệu thu ngân sách nhà nước thì chương trình thực hiện đối chiếu chi tiết đến tiểu mục. Riêng đối với chi ngân sách nhà nước, do Kho bạc nhà nước hiện chỉ theo dõi số chi đến mục mà không chi tiết
đến tiểu mục (đối với các khoản chi bằng dự toán) nên chương trình chỉ đối chiếu đến cấp mục.