II Thực trạng hoạt động văn phòng tại Công ty Lắp máy –
1.Một số nhận xét về công tác văn phòng của Công ty Lắp máy và Xây dựng 45-1 :
1. Một số nhận xét về công tác văn phòng của Công ty Lắp máy và Xây dựng 45-1 : Xây dựng 45-1 :
Theo quy định của Phòng HCQT, Trởng phòng chịu trách nhiệm về mảng Hành chính, còn Phó phòng phụ trách về Quản trị. Mỗi lĩnh vực đều có một tổ trởng, đội trởng chuyên trách đảm nhiệm việc thực hiện và kiểm tra công việc của Văn phòng trong Công ty.
Mặc dù quy mô phòng HCQT của Công ty còn nhỏ, biên chế chính thức có ít ngời nên một ngời phải đảm đơng nhiều nhiệm vụ, nhng nói chung bộ máy
của Phòng đã đợc sắp xếp khá hợp lý và đều hoàn thành tốt chức năng và nhiệm vụ đợc giao. Cụ thể là :
a- Về hoạt động thông tin và văn th lu trữ :
-Thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin một cách cập nhật, nhanh chóng - Tiếp nhận, quản lý, soạn thảo và sử dụng các công văn, giấy tờ đến và đi trong ngày chính xác, kịp thời.
- Bảo quản, lu giữ hồ sơ một cách đầy đủ và cẩn thận, đảm bảo thuận tiện cho việc quản lý và sử dụng hồ sơ.
b- Về hoạt động hậu cần :
- Quản lý trang thiết bị dụng cụ hành chính văn phòng chặt chẽ hơn, cập nhật kịp thời cả trên sổ sách và thực tế, giúp cho việc điều phối giữa các công trờng hợp lý và hiệu quả hơn .
- Duy trì đợc sự tiết giảm hợp lý về các chi phí hành chính VP trong công ty (điện, điện thoại, điện nớc, VP phẩm ...) do tăng cờng công tác quản lý nh khoán vào lơng của CBCNV.
- Công tác an ninh đợc đảm bảo : không để xảy ra việc mất mát tài sản, hiện vật của cán bộ nhân viên Công ty cũng nh của khách hàng
- Trạm y tế ở các công trờng hoàn thành tốt việc sơ cấp cứu khi xảy ra tai nạn nhỏ và chăm sóc sức khoẻ ban đầu cho ngời lao động ( tiến hành khám sức khỏe định kỳ, chích ngừa các bệnh lây nhiễm ...)
- Hoàn thành hồ sơ, dự án xin cấp đất; giúp cho Lãnh đạo Công ty xin tỉnh Đồng Nai cấp 7 ha đất làm nhà ở cho CBCNV tại khu CN Nhơn Trạch.
- Chế độ chính sách và đời sống của công nhân đợc nâng cao từng bớc : 100% tổng số CBCNV đến hạn đều đợc đề nghị xét nâng lơng
- Cùng với tổ chức Công đoàn, phòng đã giúp đỡ cho 1 CB của phòng đủ điều kiện kết nạp Đảng ( Phó phòng HCQT )