Chi phí bán hàng thực tế ở công ty Thiên Phú được tập hợp theo khoản mục chi phí. Thuộc về chi phí bán hàng của công ty gồm có các khoản chi phí nhân viên bán hàng, chi phí khấu hao TSCĐ ở khâu bán hàng, chi phí điện thoại, điện nước thuộc cửa hàng, chi phí vận chuyển hàng và các khoản chi phí khác,….
Tài khoản sử dụng: TK 6421-Chi phí bán hàng. Cơ sở để tập hợp chi phí bán hàng:
• Chi phí nhân viên bán hàng: chi phí trả cho các trình dược viên.
• Chi phí bao bì vật liệu:chi phí về vật liệu đóng gói, bảo quản sản phẩm • Chi phí khấu hao TSCĐ: liên quan đến xe chở hàng
• Chi phí dịch vụ mua ngoài: chi tiền hoa hồng trả đại lý ở các tỉnh, chi phí thuê vận chuyển, chi phí thuê địa điểm bán hàng…
• Chi phí bằng tiền khác: chi phí tiếp khách, chi phí trả tiền điện nước, chi phí tiền cước điện thoại….
Hàng ngày căn cứ vào các phiếu chi, giấy tạm ứng,hóa đơn, biên lai… kế toán tiến hành kiểm tra, phân loại và tiến hành nhập thông tin vào máy. Tùy từng loại chi phí mà kế toán sẽ tiến hành lập theo các bước khác nhau.
Cụ thể ngày 12/11/2011, công ty dược phẩm Thiên Phú thuê công ty đường sắt Sài Gòn vận chuyển 12 thùng VC BIO vào Sài Gòn. Công ty thanh toán luôn bằng tiền mặt, số tiền 475.000đ
Kế toán tiến hành định khoản: Nợ TK 64217 475.000 Có TK 1111 475.000
Sau khi nhận được phiếu chi, kế toán tiến hành đăng nhập phần mềm kế toán vào mục “Tiền mặt, tiền gửi, tiền vay”, vào phần “phiếu chi” và tiến hành điền các dữ liệu liên quan dựa trên chứng từ gốc. Phần mềm tự động kết xuất sang sổ chi tiết TK 6421 và nhật ký chung.
Biểu số 19: phiếu chi tiền mặt
Lưu Thị Hương 62 Lớp CQ46/21.12 Công ty CP SX & TM DƯỢC PHẨM THIÊN PHÚ Liên số 1
Số 117, lô C2, Khu quy hoạch Đại Kim, Định Công, Hoàng Mai, Hà Nội Số chi: PC 435 Tài khoản Có: 1111
PHIẾU CHI
Ngày 12 tháng 11 năm 2011
Người nhận tiền:
Đơn vị: DSHNSG- Đường sắt Sài Gòn Địa chỉ: Đường sắt Sài Gòn
Về khoản: thanh toán tiền VC BIO vào Sài Gòn bằng đường sắt
Nội dung Tài khoản Số tiền
Thanh toán tiền VC BIO vào Sài Gòn bằng đường sắt 64217-chi phí mua ngoài 475.000 Kèm theo:0 chứng từ gốc. Số chứng từ gốc: Tổng tiền:475.000
Thuế:
Tổng cộng số tiền:475.000
Tổng số tiền(viết bằng chữ): bốn trăm bảy mươi năm nghìn đồng
GIÁM ĐỐC KẾ TOÁN TRƯỞNG THỦ QUỸ NGƯỜI LẬP PHIẾU NGƯỜI NHẬNTIỀN (Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
2.3.3.2 Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp
Chi phí quản lý doanh nghiệp ở công ty Dược Thiên Phú cũng được tập hợp theo khoản mục chi phí như CPBH bao gồm các khoản mục chi phí sau: Chi phí nhân viên quản lý, chi phí công cụ đồ dùng, văn phòng phẩm, chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí điện thoại, fax, điện nước dùng cho quản lý, các khoản chi phí bằng tiền khác,…
TK kế toán sử dụng: TK 6422- Chi phí quản lý doanh nghiệp
Cũng giống như hạch toán CPBH, cơ sở số liệu làm căn cứ để kế toán theo dõi và hạch toán CPQLDN là tương tự nhau, chỉ khác nhau ở chỗ những chi phí đó là phục vụ cho công tác quản lý doanh nghiệp
Khi có các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến hoạt động quản lý công ty, kế toán căn cứ vào chứng từ phát sinh như giấy thanh toán tạm ứng công tác phí của cán bộ quản lý doanh nghiệp, hóa đơn điện nước, hóa đơn sửa chữa đồ dùng văn phòng….Kế toán tiến hành nhập số liệu vào các sổ chi tiết liên quan, sổ nhật kí chung, sau đó cuối kỳ phần mềm tự kết xuất dữ liệu sang sổ chi cái TK 622 và các sổ liên quan. Cuối kỳ kết chuyển toàn bộ chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh sang tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh.
Ví dụ 3: Ngày 3/11/2011, công ty chi tiền mặt 3.000.000 để chi tiền cho anh Khoa đi phát triển địa bàn trên Thái Nguyên. Kế toán tiền hành định khoản.
Nợ TK 64221 3.000.000 Có TK 1111 3.000.000
Kế toán căn cứ vào phiếu chi, tiến hành đăng nhập phần mềm kế toán tương tự như trong phần chi phí bán hàng, dữ liệu được lưu trong sổ chi tiết chi phí nhân viên quản lý doanh nghiệp
Sau đó, dữ liệu được tự động tập hợp trong sổ chi tiết 64221 và được kết chuyển sang sổ nhật kí chung
Biểu số22: Sổ chi tiết chi phí nhân viên quản lý
Ví dụ 4: Ngày 30/11/2011, công ty Thiên Phú mua 1 thùng bia tại cửa hàng 241 Trần Đăng Ninh làm quà khuyến mại trị giá 200. 000, công ty đã trả bằng tiền mặt.
Kế toán tiến hành định khoản: Nợ TK64228 200.000 Có TK 1111 200.000
Sau đó căn cứ vào hóa đơn mua hàng, kế toán tiến hành nhập số liệu vào phiếu chi trên máy, các dữ liệu đồng thời cũng được chuyển sang nhật kí chi tiền và kết xuất sang sổ chi tiết TK 6422, sổ nhật kí chung và cuối kỳ, số liệu được tự động chuyển sang sổ cái TK 642.
Biểu số 23: Phiếu chi tiền mặt
Lưu Thị Hương 64 Lớp CQ46/21.12 Công ty CP SX & TM DƯỢC PHẨM THIÊN PHÚ Liên số 1
Số 117, lô C2, Khu quy hoạch Đại Kim, Định Công, Hoàng Mai, Hà Nội Số chi: PC 382 Tài khoản Có: 1111
PHIẾU CHI
Ngày 03 tháng 11 năm 2011
Người nhận tiền:
Đơn vị: TDV- Anh Khoa Địa chỉ: Phòng kinh doanh
Về khoản: chi Khoa đi công tác tỉnh phát triển địa bàn
Nội dung Tài khoản Số tiền
Chi Khoa đi công tác tỉnh phát triển địa bàn 64221-chi phí nhâ viên quản lý 3.000.000 Kèm theo:0 chứng từ gốc. Số chứng từ gốc: Tổng tiền:3.000.000
Thuế:
Tổng cộng số tiền:.3.000.000
Tổng số tiền(viết bằng chữ): ba triệu đồng chẵn
GIÁM ĐỐC KẾ TOÁN TRƯỞNG THỦ QUỸ NGƯỜI LẬP PHIẾU NGƯỜI NHẬNTIỀN (Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
2.3.3.3 Kế toán xác định kết quả bán hàng
Bên cạnh việc phản ánh chính xác khoản doanh thu bán hàng và các khoản chi phí liên quan đến bán hàng, phòng kế toán công ty rất chú trọng đến việc xác định và phản ánh đúng kết quả bán hàng. Điều này giúp cho việc lập Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh được thuận tiện, đồng thời đưa lại cho ban giám đốc một cái nhìn tổng quát, sâu sắc về tình hình hoạt động của công ty mình trong một khoảng thời gian nhất định.
TK kế toán sử dụng: TK 911- Xác định kết quả hoạt động kinh doanh Xác định kết quả bán hàng: phần này chỉ được thực hiện khi đã hoàn thành tập hợp doanh thu, giá vốn hàng bán và chi phí quản lý kinh doanh.
Cuối kì báo cáo, khi muốn xác định kết quả bán hàng của công ty, kế toán công ty không tiến hành lập bút toán kết chuyển tự động trên máy mà thực hiện bút toán kết chuyển thủ công dựa trên các số liệu đã được tập hợp trên SDCK của các TK 511, TK 632. TK 6421, TK 6422 để xác định kết quả bán hàng.
CHƯƠNG 3
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN
XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI DƯỢC PHẨM THIÊN PHÚ
3.1 Nhận xét đánh giá chung về công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty
Hiện nay công ty cổ phần Thiên phú có thể được đánh giá là một công ty có tiềm năng, và có một vị thế đáng kể trong lĩnh vực cung ứng, phân phối thuốc và các thực phẩm chức năng. Trong môi trường cạnh tranh khắc nghiệt tuy nhiên dưới sự lãnh đạo tài tình của ban giám đốc và đội ngũ công nhân viên giỏi, phương châm quản lý “ưu tiên phát triển bền vững”, uy tín của công ty ngày càng được khẳng định và một hệ thống phân phối rộng khắp các tỉnh thành đã được thiết lập
Trong sự cố gắng cũng như những thành tích công ty đạt được, không thể không kể đến sự phấn đấu và kết quả đạt được của công tác kế toán, trong đó kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng là một trong những phần hành của công tác kế toán, góp phần quan trọng và có tác động tích cực nhất đến kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh.
Sau thời gian thực tập tại phòng kế toán của công ty, được tìm hiểu, tiếp xúc thực tế với công tác quản lý nói chung và kế toán công tác bán hàng và xác định kết quả bán hàng của công ty, em nhận thấy công tác quản lý cũng như công tác kế toán đã tương đối hợp lý song bên cạnh đó vẫn còn một số vấn đề chưa được phù hợp. Với mong muốn hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán ở công ty, em mạnh dạn nêu ra một số nhận xét của bản thân về tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng như sau
3.1.1 Ưu điểm
3.1.1.1 Về hình thức tổ chức công tác kế toán và tổ chức bộ máy quản lý của công ty
Công ty áp dụng mô hình kế toán tập trung. Phòng kế toán thực hiện và chịu trách nhiệm toàn bộ về hoạt động kế toán của công ty. Mô hình kế toán tập trung khá phù hợp với quy mô và đặc điểm kinh doanh của công ty hiện nay. Mô hình này có các ưu điểm là cho phép công tác kiểm tra, quản lý kế toán được tập trung thống nhất tại phòng kế toán của đơn vị, trực tiếp là kế toán trưởng, đảm bảo sự thống nhất về quản lý trong toàn đơn vị, cung cấp thông tin cho quản lý chính xác, kịp thời, thuận lợi cho việc phân công kế toán theo hướng chuyên môn hóa, và cho phép tổ chức bộ máy công tác kế toán gọn nhẹ, tiết kiệm chi phí.
Bộ máy kế toán của công ty khá gọn nhẹ, đội ngũ nhân viên của công ty là người có trình độ chuyên môn, tinh thần trách nhiệm cao và có kinh nghiệm làm việc nên đáp ứng được khối lượng công việc, đảm bảo chất lượng kế toán tại công ty. Mỗi nhân viên đảm nhiệm chức năng nhiệm vụ riêng biệt, không chồng chéo. Nguyên tắc thận trọng luôn được đội ngũ nhân viên kế toán đưa lên hàng đầu. Các quyết định tài chính được cân nhắc kỹ và được thông qua ban lãnh đạo trước khi công bố.
a. Về hệ thống chứng từ kế toán và quy trình luân chuyển chứng từ
Mẫu chứng từ đúng quy định, các chỉ tiêu trên chứng từ được lập và ghi chép đầy đủ, chính xác, chứng từ được phê chuẩn đúng đắn bảo đảm tính hợp lệ, hợp pháp. Quy trình luân chuyển chứng từ được tổ chức một cách hợp lý, đảm bảo sự kiểm đối chiếu giữa các bộ phận, từ đó giúp ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh một cách trung thực, đầy đủ, kịp thời trên sổ sách kế toán. Các chứng từ được lập, phân loại, kiểm tra, lưu trữ và bảo quản cẩn thận theo đúng quy định, thuận tiện cho việc theo dõi của kế toán.
b. Về hình thức ghi sổ
Hình thức ghi sổ mà công ty đang áp dụng theo hình thức nhật ký chung đang áp dụng khá đơn giản về quy trình hạch toán phù hợp với quy mô và đặc điểm sản xuất của công ty, đặc biệt rất thuận lợi cho việc xử lý kế toán bằng máy vi tính.
Hệ thống sổ kế toán theo hình thứ nhật kí chung khá đơn giản, dễ ghi chép, đáp ứng kịp thời nhu cầu cung cấp thông tin cho các bộ phận liên quan Công ty đã áp dụng đầy đủ chế độ tài chính, kế toán của Bộ tài chính ban hành. Để phù hợp với tình hình và đặc điểm của Công ty, kế toán đã mở các tài khoản cấp 2, cấp 3, cấp 4 nhằm phản ánh một cách chi tiết, cụ thể hơn tình hình biến động của các loại tài sản của công ty và giúp cho kế toán thuận tiện hơn cho việc ghi chép một cách đơn giản, rõ ràng và mang tính thuyết phục, giảm nhẹ được phần nào khối lượng công việc kế toán, tránh được sự chồng chéo trong công việc ghi chép kế toán.
c. Về hệ thống tài khoản kế toán
Các tài khoản hiện công ty sử dụng phù hợp với chế độ kế toán hiện hành. Hệ thống tài khoản công ty áp dụng là hệ thống tài khoản do Bộ Tài Chính ban hành theo Quyết định số 48/2006/QĐ – BTC..
d. Việc ứng dụng phần mềm kế toán Fast
Do áp dụng công nghệ thông tin nên việc hạch toán trở nên dễ dàng, nhanh chóng hơn. Các tài khoản, mặt hàng, kho hàng….đều được mã hóa để đáp ứng được yêu cầu chung khi áp dụng kế toán máy đồng thời cho phép công ty quản lý, theo dõi các đối tượng như hàng hóa, khách hàng…. một cách dễ dàng nhanh chóng và khoa học. Các nhân viên hoặc kế toán nhập số liệu chứng từ ban đầu vào máy tính, máy tự động chuyển số liệu vào sổ liên quan, tất cả được thực hiện bằng máy tính nên độ chính xác cao. Việc sử dụng phần mềm kế toán góp phần làm tăng năng suất lao động, giảm được khối lượng công việc kế toán, tiết kiệm thời gian, nhân công. Các máy tính trong phòng được nối mạng LAN nên các nhân viên có thể vào được các phần hành kế toán của nhau thuận tiện trong công việc hạch toán các nghiệp vụ có liên quan.
e. Công ty thực hiện đầy đủ và nghiêm chỉnh nghĩa vụ thuế của mình với nhà nước.
3.1.1.2 Về tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng
Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho là hợp lý, vì công ty Thiên Phú là công ty kinh doanh nhiều chủng loại hàng hoá khác nhau, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan nhiều đến hàng hoá, do đó không thể định kỳ mới kiểm tra hạch toán được.
Về việc xác định trị giá vốn hàng xuất kho: Công ty xác định trị giá vốn hàng xuất kho theo phương pháp nhập trước xuất trước. Do các nghiệp vụ nhập kho cũng như bán hàng của công ty không có nhiều biến động nên phương pháp tính giá này cũng phù hợp với tình hình hoạt động kinh doanh của công ty.
Tình hình bán hàng của công ty được kế toán doanh thu theo dõi thường xuyên chặt chẽ đảm bảo ghi đúng, ghi đủ. Doanh thu chỉ được ghi nhận khi khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán. Kế toán doanh thu cũng thường xuyên theo dõi chặt chẽ tình hình thanh toán của khách hàng, định kỳ gửi yêu cầu xác nhận nợ đối với khách hàng, để quản lý chặt chẽ nguồn vốn của công ty tránh thất thoát.
Các khoản giá vốn, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp cũng được theo dõi hạch toán cẩn thận để đảm bảo xác định chính xác kết quả kinh doanh trong kỳ, cũng như xác định nghĩa vụ với Nhà nước.
Nói chung, tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở công ty được tổ chức một cách linh hoạt, đáp ứng yêu cầu quản lý của công ty.
3.1.2 Tồn tại chủ yếu
Bên cạnh những kết quả trong công tác tổ chức kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ mà kế toán công ty đã đạt được, còn có những tồn tại mà công ty Dược Thiên Phú có khả năng cải tiến và hoàn thiện nhằm đáp ứng tốt hơn nữa yêu cầu trong công tác quản lý của Công ty.
Mặc dù về cơ bản, Công ty đã tổ chức tốt việc hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ nhưng vẫn còn một số nhược điểm sau:
Công ty phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho toàn bộ hàng tiêu thụ vào cuối mỗi tháng, tuy nhiên không phân bổ chi phí này