Số lượng tài sản cố định hữu hình là máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, truyền dẫn trong công ty là rất lớn. Do đó, định kỳ hàng tuần, các phân xưởng, các bộ phận sử dụng phải tiến hành lau dọn, bôi trơn, cho các máy móc thiết bị này. Tất cả các chi phí này đều phát sinh nhỏ, và thường xuyên, nên được công ty xếp vào loại hình sửa chữa thường xuyên tài sản cố định hữu hình.
Các chứng từ sử dụng trong trường hợp sửa chữa này chính là các hóa đơn giá trị gia tăng, phiếu chi, ngoài ra, để chứng thực cho công việc đã thực hiện, công ty có tiến hành lập biên bản xác minh quá trình sửa chữa đã được tiến
hành. Mẫu biên bản này cũng tương tự như mẫu biên bản bàn giao thiết bị đã được trình bày ở trên.
2.2.3.1.1. Tài khoản sử dụng:
Để hạch toán các chi phí sửa chữa này, kế toán sử dụng các tài khoản chi phí : tài khoản 627( chi phí sản xuất chung), tài khoản 641( chi phí bán hàng), tài khoản 642( chi phí quản lý doanh nghiệp).
Nội dung và kết cấu các tài khoản này như sau
Nội dung: dùng để phản ánh các chi phí sửa chữa thường xuyên phát sinh tại bộ phận sử dụng
Bên Nợ: phản ánh các trường hợp phát sinh chi phí sửa chữa Bên Có : kết chuyển các chi phí sang tài khoản xác định kết quả. Các tài khoản này không có số dư.
2.2.3.1.2. Phương pháp hạch toán:
Ghi sổ bình thường như khi phát sinh các chi phí.
Ví dụ, vào ngày 15/12/2011, công ty tiến hành lau chùi, bảo dưỡng các máy móc thiết bị ở Công ty, số chi phí phát sinh là 500.000 đồng. Khi phát sinh chi phí, kế toán tiến hành ghi các bút toán như sau:
Nợ TK 627 : 500.000 Có TK 111: 500.000
2.2.3.1.3. Qui trình ghi sổ:
Khi phát sinh các trường hợp sửa chữa này, kế toán tiến hành ghi vào nhật ký chứng từ số 7, dòng ghi Nợ TK 627, ghi Có tại nhật ký chứng từ số 1. Minh họa chứng từ như sau tương tự như trong trường hợp kế toán khấu hao tài sản cố định( được minh họa trên nhật ký chứng từ số 7, ở phần phụ lục)