Tham chiếu tuyệt đối là giá trị tham chiếu sẽ luôn cố định theo dòng hay cột, tức là khi thay đổi vị trí giá trị theo cột hay dòng thì giá trị tham chiếu cũng sẽ không thay đổi.
a. Tham chiếu tuyệt đối theo dòng:
Giá trị sẽ không thay đổi theo dòng. Tham chiếu tuyệt đối theo dòng thì dấu $ thường đứng trước địa chỉ.(=$B1)
- Tại ô D6 ta bấm =$ A6 và nhấn Enter (A6 là ô chứa giá trị bạn muốn tham chiếu).
- Lúc đó giá trị trong ô A6 sẽ hiển thị ra ô D6, bạn nhấn chuột kéo ngang thì giá trị sẽ không thay đổi theo các giá trị của ô E6 mà vẫn giữ nguyên giá trị của ô D5
b. Tham chiếu tuyệt đối theo cột:
Giá trị tuyệt đối sẽ không thay đổi theo cột. Tham chiếu tuyệt đối theo dòng thì dấu $ thướng đứng sau số dòng cột.(=B$1)
Vi dụ:
- Tại ô D6 ta bấm =A$6 và nhấn Enter (A6 là ô chứa giá trị bạn muốn tham chiếu).
c. Tham chiếu tuyệt đối theo dòng và cột:
Giá trị tuyệt đối sẽ không thay đổi theo cả dòng và cột (=$B$1)
Vi dụ:
- Tại ô D6 ta bấm =$A$6 và nhấn Enter (A6 là ô chứa giá trị bạn muốn tham chiếu).
- Lúc đó giá trị trong ô A6 sẽ hiển thị ra ô D6, bạn nhấn chuột kéo theo dòng hay theo cột thì giá trị sẽ không thay đổi theo các giá trị của ô mà vẫn giữ nguyên giá trị của ô A6
XXXI. HƯỚNG DẪN DÙNG HÀM LEN
Để đo độ dài của chuỗi ký tự bất kỳ bạn có thể sử dụng hàm LEN trong Excel, hàm này trả về độ dài chính xác của chuỗi ký tự từ đó bạn có thể thực hiện những yêu cầu bạn muốn.
Cú Pháp:LEN (text)
Trong Đó: Text: là chuỗi ký tự
Chức Năng: Trả về giá trị là độ dài của chuỗi ký tự, kể cả ký tự khoảng trống.
Ví dụ 1: Đo độ dài của chuỗi “University of Da Nang”.
Công thức tính sẽ là: =LEN (“University of Da Nang”) = 21.
Ví dụ 2: Lấy giá trị số nằm ở giữa của cột “Mã HS” để đưa vào cột “Number”. Áp dụng 2 hàm là hàm MID và hàm LEN.
- Theo như quan sát thì ở phần đầu chuỗi là 2 ký tự chữ và ở cuối chuỗi là 2 ký tự chữ. Ta sẽ cắt chuỗi từ vị trí thứ 3, và sẽ lấy số ký tự bằng độ dài của chuỗi trừ cho 4. Công thức sẽ là: =MID (D6, 3, LEN (D6) – 4).
- Kéo xuống các ô khác để sao chép công thức. Ta có kết quả là:
XXXII. HƯỚNG DẪN DÙNG HÀM MAX VÀ HÀM MIN
Hàm MAX và hàm MIN là hai trong số đó và được sử dụng rất thông dụng để trả về giá trị lớn nhất, nhỏ nhất của đối số hoặc vùng dữ liệu có chứa số.
- MAX (number 1, number 2, …)
- MIN (number 1, number 2, …)
Trong Đó: Number 1, number 2 là các đối số hoặc vùng dữ liệu.
Chức Năng: Trả về giá trị lớn nhất, nhỏ nhất của các đối số hoặc vùng dữ liệu có chứa số.
Ví dụ 1:
- Đưa về giá trị lớn nhất trong dãy các số 10, -20, 3, 4, 11 Công thức sẽ là: MAX (10, -20, 3, 4, 11) = 11.
- Đưa về giá trị nhỏ nhất trong các số: 20, 100, 30, 45. Công thức sẽ là: MIN (20, 100, 30, 45) = 20.
Ví dụ 2: Tìm giá trị lớn nhất trong bảng dữ liệu sau
- Dựa vào bảng danh sách học sinh ta tìm điểm số lớn nhất trong danh sách kết quả điểm Toán
- Ta áp dụng hàm MAX để đưa về giá trị lớn nhất của cột “Toán”. - Công thức áp dụng cho ô kết quả D15 như sau: D15 = MAX (D6:D14)
Ví dụ 3: Tìm giá trị nhỏ nhất trong bảng dữ liệu sau
- Dựa vào bảng Danh sách học sinh ta tìm điểm Toán thấp nhất trong danh sách điểm Toán của tất cả học viên
- Ta áp dụng hàm MIN để đưa về giá trị nhỏ nhất của cột “Toán”. - Công thức cho ô kết quả D15 như sau: D15 = MIN(D6:D14)
Kết quả thu được là:
XXXIII. HƯỚNG DẪN DÙNG HÀM AVERAGEIF
AVERAGEIF sử dụng để tính trung bình cộng của các ô với phạm vi với điều kiện cho trước, tính trung bình cộng có điều kiện, đầy đủ và tiện dụng hơn hàm tính giá trị trung bình thông thường.
Cú Pháp: AVERAGEIF(range, criteria, [average_range]) Trong Đó:
- Range: Phạm vi chứa số, tên, các tham chiếu tương ứng với giá trị cần tính
- Average_range: Các ô cần tính giá trị trung bình, nếu bỏ qua phần này, phạm vi sẽ được sử dụng
Chú Ý:
- Các ô trong phạm vi chứa TRUE, FALSE hoặc ô trống, AVERAGEIF sẽ bỏ qua không tính
- Average_range không nhất thiết có kích thước như phạm vi. Hàm AVERAGEIF sẽ xác định từ ô bên trái trên cùng làm ô đầu tiên, rồi tương ứng khớp nó với phạm vi.
Ví dụ 1: Ta cần tính trung bình tiền lương của những nhân viên có tiền lương lớn hơn 4,000,000
- Ta nhập công thức: =AVERAGEIF(F6:F14,">4000000")
Ví dụ 2: Ta cần tính trung bình tiền lương của những nhân viên có tiền lương lớn hơn 7,000,000
- Ta nhập công thức: =AVERAGEIF(F6:F14,">7000000")
Ví dụ 3: Ta cần tính trung bình tiền lương của những nhân viên nam - Ta nhập công thức: =AVERAGEIF(C6:C14,"Nam",F6:F14)
Ví dụ 4: Ta cần tính trung bình tiền lương của giám đốc
Ví dụ 5: Ta cần tính trung bình tiền lương của nhân viên không có chữ Minh trong Họ và tên
- Ta nhập công thức: =AVERAGEIF(B6:B14,"<>Marry",F6:F14)
XXXIV. HƯỚNG DẪN DÙNG HÀM SUM
Cú Pháp: =SUM (number 1, number 2, …)
Chức Năng: Tính tổng number 1, number 2, …
Chú ý:
- Ô tính có giá trị logic TRUE được xem là 1, FALSE được xem là 0. - Nếu đối số là mảng hay tham chiếu thì chỉ các giá trị số trong mảng hay tham chiếu đó mới được tính. Các giá trị khác trong mảng hoặc tham chiếu bị bỏ qua.
Ví dụ 1:
=SUM (1, 2, 3) có giá trị bằng 6. =SUM (2, 3, TRUE) có giá trị bằng 6. =SUM (“2”,”3”,1) có giá trị bằng 6.
Ví dụ 2: Ta có bảng tính lương của nhân viên như sau
- Áp dụng hàm SUM để tính tổng tiền của nhân viên trong tháng ở cột thực lĩnh
- Công thức sử dụng: F10=SUM (F5:F9) để chọn tất cả các giá trị từ ô F5 tới F9. Ta có kết quả như hình dưới
XXXV. HƯỚNG DẪN DÙNG HÀM LEFT
Hàm LEFT là hàm dùng để cắt và lấy phần bên trái của một chuỗi ký tự. Tùy thuộc vào từng trường hợp mà chúng ta sử dụng nó một cách linh hoạt.
Cú Pháp: = LEFT(text, n) Trong Đó: - text: Chuỗi ký tự.
- n: Số ký tự cần cắt ra từ chuỗi ký tự. (Nếu không có tham số này, Excel sẽ mặc định giá trị là 1).
Chức Năng: Cắt ra n ký tự trong chuỗi text kể từ phía bên trái của chuỗi.
Ví dụ 1:
Để cắt một ký tự phía bên trái của chuối các bạn sử dụng hàm LEFT. Ở đây để lấy ra ký tự đầu của mã số nhân viên với công
thức : E5=LEFT(C5)
Ví dụ 2: Ta có bảng dữ liệu sau:
Ở bảng dữ liệu này yêu cầu bạn lấy ra tất cả các ký tự của mã nhân viên. Các bạn sẽ sử dụng công thức LEFT và lấy ra 3 ký tự phía bên tay trái Công thức : E5=LEFT(C5,3)
HƯỚNG DẪN DÙNG HÀM PRODUCT
Để tính tích các số, Excel hỗ trợ cho bạn một hàm rất tiện lợi đó là hàm PRODUCT, hàm Product giúp bạn nhân tất cả các số đã cho với nhau và trả về tích của chúng nhanh chóng và hiệu quả.
Cú Pháp: = PRODUCT (number 1, number 2, …)
Chức Năng: Dùng để tính tích các số number 1, number 2, … Trong Đó:
- number 1, number 2, …, number n. n có thể lên tới 255. (Đối với Excel 2003, n chỉ lên tới 30).
- Nếu các number nằm trong một mảng dữ liệu thì chỉ những giá trị có số được tính, những giá trị khác số sẽ được bỏ qua.
Ví Dụ 1: - Tính tích các số 2, 3, 4.
Công thức tính: =PRODUCT (2, 3, 4) = 24. - Tính tích các số 3, 5, 0.
Công thức tính: =PRODUCT (3, 5, 0) = 0.
Để tính tích các kết quả trong cột Demo 1 ta sử dụng hàm PRODUCT với công thức : D6=PRODUCT(C6:C10)
Ví Dụ 3: Tính lương thực lĩnh của nhân viên với giá trị ngày công và lương ngày cho sẵn
Cách 1: Các bạn có thể sử dụng công thức đơng giản để tính lương cột thực lĩnh bằng công thức E5=C5*D5
Cách 2: Chúng ta sử dụng hàm PRODUCT, cách này rất hữu hiệu nếu bạn phải tính với nhiều trường khác nhau.
Với công thức E5=PRODUCT(C5,D5)
- Double-click vào góc dưới bên phải ô E5 để sao chép công thức xuống các ô còn lại.
Hàm PRODUCT là một hàm tính tích các số tương tự như dấu * (dấu nhân) trong Excel. Thay vì phải gõ từng số và thêm dấu * vào giữa để tính tích của chúng thì chúng ta có thể dùng hàm PRODUCT để tính tích tất cả các số nằm trong hàm.
XXXVI. HƯỚNG DẪN CÁCH SỬ DỤNG HÀM VLOOKUP
Khi bạn cần tra cứu thông tin cá nhân của nhân viên thông qua Mã NV hay tìm học sinh trong lớp dựa vào Mã số HS, … thì sẽ là lúc bạn cần sử dụng hàm Vlookup trên bảng tính Excel.
Cú pháp hàm:
VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,[range_lookup]) Trong Đó:
lookup_value: Giá trị dùng để dò tìm
table_array: Bảng giá trị dò, để ở dạng địa chỉ Tuyệt đối (có dấu $ phía trước bằng cách nhấn F4)
range_lookup: Phạm vi tìm kiếm, TRUE tương đương với 1 (dò tìm tương đối), FALSE tương đương với 0 (dò tìm tuyệt đối).
1. Cách Dò Tìm Tương Đối:
VD: Căn cứ vào bảng quy định xếp loại tương ứng với điểm đã cho, tiến hành xếp loại học lực cho các sinh viên có tên trong danh sách dưới:
Ta sử dụng công thức ở cột D6 là: =VLOOKUP(C6,$C$16:$D$20,2,1) Kết quả thu được:
2. Cách Dò Tìm Tuyệt Đối.
Với cách dò tìm tuyệt đối thì bạn sẽ tìm được chi tiết hơn cách dò tìm tương đối.
VD: Điền thông tin Quê quán và trình độ của các nhân viên vào bảng căn cứ vào mã nhân viên đã cho tương ứng phía dưới.
Để điền thông tin quê quán của nhân viên ta dùng công thức Vlookup cho ô E6 như sau: =VLOOKUP(A6,$D$12:$F$17,2,0)
A6 là giá trị đem dò tìm $D$12:$F$17 là bảng dò tìm
2 : số thứ tự cột dữ liệu trên bảng dò 0 : Kiểu dò tìm chính xác
Tương tự để điền vào ô trình độ của nhân viên ta làm như sau: Với ô F6 có công thức : =VLOOKUP(A6,$D$12:$F$17,3,0)
Với hai cách dò tìm tương đối và tuyệt đối của hàm Vlookup, hàm dò tìm giá trị theo cột bạn dễ dàng thống kê dữ liệu trên bảng tính Excel. Vlookup giúp cho việc thống kê các chi tiết để làm báo cáo lọc ra các danh sách cần thiết, công việc của bạn sẽ chính xác và rút ngắn thời gian hơn. Đây là hàm được dùng khá nhiều trong quá trình thao tác trên bảng tính.
XXXVII. CÁCH SỬ DỤNG HÀM HLOOKUP
Hàm hlookup trong Excel là hàm tìm kiếm và tham chiếu theo cột, hoặc theo dòng, Khi bạn sử dụng hàm này, nếu thỏa mãn điều kiện dò tìm thì sẽ trả về giá trị một ô nằm trên một dòng nào đó.
Cú Pháp: Hlookup (giá trị đem dò, bảng giá trị dò, số thứ tự hàng cần lấy, phạm vi tìm kiếm)
Trong Đó:
Bảng giá trị dò: Phải để ở dạng địa chỉ tuyệt đối (bằng cách chọn bảng và nhấn F4), khi chọn không quét tiêu đề.
Phạm vi tìm kiếm: Nếu là False (0) thực hiện dò tìm chính xác, ngược lại, True (1) là dò tìm tương đối.
Để hiểu thêm về hàm ta xét 2 ví dụ sau:
Ví Dụ 1: Điền thông tin cột Xếp loại học lực cho học sinh dựa vào bảng thông tin dưới đây:
Với công thức ô E6: =HLOOKUP(D6,$B$16:$F$17,2,1) Chú ý
Có một chú ý cho bạn là khi bạn nhập xong D6 ở HLOOKUP rồi thì bạn quét bảng điểm xếp loại và nhấn F4, và chọn 2 là Xếp loại, 1 ở đây là TRUE (tức là dò tìm tương đối)
Round là hàm khá cơ bản và thông dụng trong Excel, chức năng của nó là làm tròn số.
Cú Pháp: ROUND(number,n) Trong Đó:
number: Số cần làm tròn.
n: Là đối số, n có thể âm hoặc dương.
Giải thích các trường hợp của n:
- Khi n=0: Ta làm tròn tới số nguyên gần nhất, ví dụ: Round(11.424,0)=11
- Khi n<0: Ta làm tròn về phía trái của dấu thập phân (nếu n=-1 thì làm tròn đến hàng chục, n=-2 làm tròn đến trăm và n= -3 là đến hàng nghìn...)
Ví dụ: Round(170.523,-2)=200
- Khi n>0: Ta làm tròn về phía bên phải dấu thập phân (nếu n=1 lấy 1 số lẻ, n=2 lấy 2 số lẻ,…)
Ví dụ: Sử dụng hàm ROUND làm tròn cột điểm trung bình cho danh sách sinh viên dưới:
Tại ô D6 ta nhập công thức ô D6: =ROUND(D6,1) D6: là cột điểm trung bình của sinh viên
n=1: chỉ lấy 1 số bên phải dấu thập phân.
Trường hợp n>0 thường được áp dụng khi tính điểm,… còn n<0 thường dùng khi tính bảng lương hoặc hóa đơn mặt hàng có giá trị lớn.
XXXIX. HƯỚNG DẪN DÙNG HÀM AVEDEV
Hàm AVEDEV sẽ giúp bạn tính toán trung bình của trị tuyệt đối các dữ liệu cho trước với giá trị trung bình của tập hợp. Hàm này được dùng làm thước đo sự biến đổi của tập số liệu.
Cú Pháp: AVEDEV(number1, [number2], ...)
Trong Đó: number1, number2, … là các giá trị cần tính độ lệch tuyệt đối và nằm trong khoảng 1-->255 đối số
Chú Ý: - Dữ liệu cho trước phải là số, tên, mảng hoặc tham chiếu có chứa giá trị số
- Nếu tham chiếu hay mảng chứa văn bản, ô trống hay giá trị logic (True, False), những giá trị này sẽ bị bỏ qua;
- Những ô có giá trị 0 vẫn được tính.
Ví dụ 1: Sai số tuyệt đối trung bình của các đối số trong các công thức là: - AVEDEV(1)=0
- AVEDEV(1,2)=0,5
Ví dụ 2: Tính trung bình độ lệch tuyệt đối điểm số cảu các học sinh - Hàm AVEDEV trong Excel trả về giá trị trung bình của tổng các trị tuyệt đối hiệu của điểm và trung bình cộng.
XL. HƯỚNG DẪN DÙNG HÀM AMORLINC
Hàm AMORLINC trong Excel là một trong những hàm tính toán rất hiệu quả và hữu ích dành cho những người làm kế toán. Hàm AMORLINC hỗ trợ bạn tính khấu hao kỳ hạn cho mỗi kỳ kế toán, một công việc phổ biến với những kế toán viên.
Cú Pháp: AMORLINC(cost, date_purchased, first_period, salvage, period, rate, basis)
Trong Đó:
- Cost là giá trị của tài sản.
- Date_purchased là ngày mua tài sản.
- First_period là ngày kết thúc của kỳ thứ nhất.
- Salvage là giá trị thu hồi khi kết thúc vòng đời của tài sản.
- Period là kỳ tính khấu hao.
- Rate là tỷ lệ khấu hao.
- Basis là cơ sở dùng để đếm ngày (mặc định là 0), trong đó:
+ Basis = 0: Một tháng có 30 ngày/Một năm có 360 ngày (theo tiêu chuẩn Bắc Mỹ).
+ Basis = 4: Một tháng có 30 ngày / Một năm có 360 ngày (theo tiêu chuẩn Châu Âu).
Ví dụ: Cho bảng tính có dữ liệu như hình dưới. Tính khấu hao kỳ hạn.
- Ta nhập công thức tại ô B13 =
XLI. HƯỚNG DẪN DÙNG HÀM DAY
Hàm DAY là hàm trả về ngày của ngày/tháng/năm, nhờ đó bạn có thể lấy giá trị ngày trên bảng tính Excel hay nói cách khác là tách ngày dễ dàng.
Cú Pháp: DAY( Serial_number)
Trong Đó: Serial_number là giá trị bắt buộc. Là giá trị ngày, tháng, năm mà bạn muốn lấy ra ngày
Chức Năng: Tách giá trị ngày trong một ngày, tháng, năm cụ thể. Ngày được trả về dưới dạng số nguyên, có giá trị từ 1 đến 31.