- Đào tạo nhõn viờn đảm nhiệm mua hàng am hiểu về thị trường nguồn hàng, cú kiến thức chuyờn mụn nghiệp vụ để đảm bảo đỏp ứng được yờu cầu của cụng việc
3.2. Giải phỏp hoàn thiện hoạt động tạo nguồn cung ứng sản phẩm tại Cụng ty.
• Tổ chức tốt hệ thống thụng tin về thị trường nguồn hàng.
Bộ phận tạo nguồn và mua hàng của Cụng ty cổ phần đầu tư phỏt triển cụng nghệ Trung Dũng cũn thụ động trong việc nghiờn cứu về thị trường nguồn hàng. Cơ sở dữ liệu về nguồn hàng cũn khỏ sơ sài, chủ yếu là cỏc thụng tin cơ bản về doanh nghiệp, mặt hàng kinh doanh, tỷ lệ chiết khấu, phương thức thanh toỏn, giao hàng… Hầu hết cỏc nhà cung cấp mới phải tự chủ động liờn hệ, tới cụng ty để chào hàng. Bộ phận thu mua tạo nguồn cũng chưa nắm được khả năng cung ứng của nhà cung cấp, đặc điểm kinh doanh và cỏc đối thủ cạnh tranh đối với nguồn hàng. Để đảm bảo cú
được nguồn hàng phong phỳ, ổn định, cạnh tranh, cụng ty phải xõy dựng được tốt hệ thống thụng tin về thị trường nguồn hàng.
Bộ phận thu mua tạo nguồn nờn liờn hệ, trực tiếp, tới thăm, xem xột nguồn hàng, thiết lập mối quan hệ hợp tỏc kinh doanh tốt đẹp với nhà cung cấp. Chủ động tỡm kiếm cỏc nhà cung cấp mới thụng qua cỏc hội chợ, triển lóm và đặc biệt là cỏc nguồn hàng nhập khẩu. Thu thập thụng tin chi tiết, cụ thể nhất cú thể về cỏc nguồn hàng, ngoài cỏc thụng tin cơ bản cần chỳ ý thờm cỏc thụng tin về khả năng cung ứng, đặc điểm kinh doanh, quan hệ kinh doanh, uy tớn trờn thị trường, cỏc chương trỡnh, chớnh sỏch ưu đói, khuyến mại, giảm giỏ, chớnh sỏch nhận trả lại hàng…Làm cơ sở để xõy dựng hệ thống thụng tin lữu trữ về toàn bộ nhà cung cấp của Cụng ty. Tiến hành theo dừi, đỏnh giỏ nhà cung cấp qua cỏc phiếu theo dừi, ghi chộp đầy đủ về kết quả giao dịch với đối tỏc, tỷ lệ giao hàng theo đơn đặt hàng, theo hợp đồng. Ngoài ra, bộ phận thu mua tạo nguồn cũng nờn xem xột cỏc đối thủ cạnh tranh đối với nguồn hàng mỡnh đang khai thỏc, hoặc nguồn hàng tiềm năng, đỏnh giỏ khả năng, tiềm lực của đối thủ để cú biện phỏp cạnh tranh trong khai thỏc nguồn hàng. Tiến hành xõy dựng cơ sở dữ liệu về nguồn hàng một cỏch khoa học để cú thể tiện so sỏnh và đỏnh giỏ.
• Hoàn thiện cụng tỏc xõy dựng chiến lược tạo nguồn cung ứng.
Hiện nay cụng tỏc xõy dựng chiến lược nguồn hàng và kế hoạch tạo nguồn chưa đỏp ứng được yờu cầu của hoạt động tạo nguồn và mua hàng. Chiến lược nguồn hàng chưa chỉ ra được cỏc mục tiờu cụ thể, kế hoạch tạo nguồn chưa cụ thể chi tiết về từng mặt hàng, về nguồn vốn, nguồn lực, chi phớ.
Ban lónh đạo cụng ty, phũng kinh doanh xuất-nhập khẩu và bộ phận thu mua tạo nguồn cần tập trung hoàn thiện cụng tỏc xõy dựng chiến lược nguồn hàng và kế hoạch tạo nguồn. Bộ phận thu mua tạo nguồn thường xuyờn cập nhật thụng tin một cỏch đầy đủ, chớnh xỏc, kịp thời về thị trường, nguồn hàng. Đồng thời, phõn tớch thị trường khỏch hàng, phõn tớch đỏnh giỏ nhà cung cấp, đối thủ cạnh tranh, nguồn lực của Cụng ty. Từ đú làm cơ sở cho việc lập kế hoạch, kế hoạch xõy dựng phải đảm bảo chớnh xỏc về mặt thời gian cho từng thời kỳ kinh doanh, đảm bảo kịp thời, đỳng tiến độ, bỏm sỏt thực tế.
Xõy dựng chiến lược nguồn hàng và kế hoạch tạo nguồn cần xỏc định rừ ràng cỏc mục tiờu cần đạt được, phương hướng và cỏc bước thực hiện để đạt được những mục tiờu đú. Phõn tớch, dự đoỏn cỏc rủi ro cú thể xảy ra, những cản trở cú thể gặp phải để lờn phương ỏn dự phũng, hạn chế và khắc phục rủi ro, tổn thất nếu cú. Khi cú những biến động, những sự thay đổi cú ảnh hưởng lớn tới cụng tỏc tạo nguồn núi chung và chiến lược, kế hoạch tạo nguồn núi riờng, nhõn viờn phụ trỏch tạo nguồn cần bỏo cỏo ngay với lónh đạo cụng ty để xin ý kiến, tiến hành điều chỉnh kế hoạch, chiến lược nếu cần thiết cho phự hợp với tỡnh hỡnh.
Ngoài kế hoạch về mặt hàng, khi xõy dựng kế hoạch tạo nguồn và mua hàng cần phải xỏc định cụ thể cỏc yếu tố sau :
- Nguồn nhõn lực: phõn cụng bộ phận, nhõn viờn phụ trỏch, quy định rừ nhiệm vụ, quyền hạn và trỏch nhiệm của từng bộ phận và sự phối hợp hoạt động giữa cỏc bộ phận.
- Quy trỡnh và thủ tục giao dịch với nhà cung cấp, lập và gửi đơn hàng.
- Yờu cầu về giỏ vốn, tỷ lệ chiết khấu, chớnh sỏch ưu đói, khuyến mại, phương thức thanh toỏn.
- Phương thức vận chuyển, quy trỡnh và thủ tục giao nhận và kiểm tra hàng hoỏ. Trỏch nhiệm của nhõn viờn nhận hàng, phương phỏp kiểm tra, thủ tục lập chứng từ, biờn bản.
- Kế hoạch về kho hàng dự trữ, bảo quản.
- Cỏc chi phớ dự kiến: giỏ vốn hàng bỏn, chi phớ giao dịch, chi phớ vận chuyển, giao nhận, chi phớ kho hàng dự trữ, bảo quản.
- Nguồn vốn dựng cho tạo nguồn hàng, chi phớ sử dụng vốn, số vũng quay và tốc độ quay của vốn lưu động.
• Duy trỡ mối quan hệ bạn hàng lõu dài, tin cậy và tỡm kiếm bạn hàng mới.
Để khai thỏc hiệu quả nguồn hàng truyền thống, cụng ty nờn tăng cường mối quan hệ thõn thiết tốt đẹp, đối tỏc chiến lược với những nhà cung cấp truyền thống. Theo dừi, đỏnh giỏ nhà cung cấp thụng qua hệ thống thụng tin nguồn hàng về khả năng cung ứng (kết quả giao hàng: tỷ lệ giao hàng đủ cơ cấu, số lượng, đỳng thời gian theo đơn hàng, hợp đồng), giỏ cả, chất lượng hàng hoỏ, để cú những quyết định điều chỉnh, phản hồi kịp thời với nhà cung cấp. Thường xuyờn trao đổi thụng tin với
nhà cung cấp, để cụng ty cú thể nắm bắt được nguồn hàng, nhà cung cấp cú thể nắm bắt được thị trường. Cú những ý kiến đúng gúp, đề xuất cần thiết, kịp thời cho nhà cung cấp về mặt hàng, quy cỏch, bao gúi. Thực hiện đỳng hợp đồng đó ký, đặc biệt là vấn đề thanh toỏn, cố gắng giữ uy tớn, hỡnh ảnh cụng ty để giữ mối quan hệ kinh doanh lõu dài, thõn thiết.
Để đảm bảo đa dạng hoỏ mặt hàng, phong phỳ về chủng loại bộ phận thu mua tạo nguồn cần chủ động tỡm kiếm nhiều nguồn hàng mới. Nguồn hàng mới phải đảm bảo mặt hàng đỏp ứng được nhu cầu của người tiờu dựng, phự hợp với điều kiện, nguồn lực của cụng ty. Bộ phận thu mua cú thể tỡm kiếm nguồn hàng mới qua nghiờn cứu thị trường, đối thủ cạnh tranh, tham gia hội chợ, triển lóm thương mại.
Khi đó lựa chọn được nguồn hàng, cụng tỏc đàm phỏn, ký kết hợp đồng cũng nờn được chỳ trọng, vỡ nú sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả của cụng tỏc tạo nguồn và mua hàng. Trong đú quan trọng nhất là người tham gia đàm phỏn, ký kết hợp đồng, phải chọn người am hiểu vể thị trường, mặt hàng, luật phỏp, cú kinh nghiệm, khả năng thương thuyết, ứng phú linh hoạt, chủ động trong mọi tỡnh huống, cú khả năng ra quyết định. Cỏc nội dung của hợp đồng ký kết phải rừ ràng, quy định rừ trỏch nhiệm, quyền hạn của cỏc bờn tham gia, quy định xử phạt, giải quyết tranh chấp. Hợp đồng được ký kết phải đỏp ứng được cỏc yờu cầu về giỏ, chi phớ, tớnh kịp thời và phự hợp với điều kiện của cụng ty.
• Nõng cấp hệ thống vận chuyển, lắp đặt.
Cơ sở vật chất kho vận và khoa học cụng nghệ của Cụng ty cũn nhiều hạn chế, chưa đỏp ứng được yờu cầu của hoạt động tạo nguồn và mua hàng kinh doanh. Phần lớn cụng tỏc vận chuyển hàng đều do nhà cung cấp chuyển tới hoặc do cụng ty thuờ ngoài vận chuyển. Vỡ vậy để đảm bảo tớnh linh hoạt cụng ty nờn đầu tư phương tiện vận chuyển, liờn kết với cỏc cụng ty chuyờn vận chuyển hàng cú uy tớn để chủ động trong việc vận chuyển hàng húa.
Đầu tư trang thiết bị sử dụng trong quỏ trỡnh lắp đặt thi cụng cụng trỡnh một cỏch hợp lý nhất để nõng cao hiệu quả làm việc và rỳt ngắn được thời gian thi cụng.
Cụng ty cú thể tự tổ chức cỏc lớp đào tạo, bồi dưỡng kiến thức nghiệp vụ chuyờn mụn, trỡnh độ quản lý, trỡnh độ cụng nghệ thụng tin cho cỏn bộ nhõn viờn tại cụng ty, thuờ chuyờn gia giảng dạy. Cụng ty cú thể cú những chớnh sỏch khuyến khớch, hỗ trợ cho cỏn bộ nhõn viờn tự nõng cao trỡnh độ của bản thõn như tự đăng ký tham gia cỏc khoỏ học tại cỏc trung tõm đào tạo, lấy chứng chỉ chuyờn mụn, nõng cao kiến thức.
Lónh đạo cụng ty, lónh đạo phũng, bộ phận nờn tạo mụi trường làm việc tốt cho nhõn viờn, làm gương cho nhõn viờn về phũng cỏch, thỏi độ làm việc chuyờn nghiệp, phổ biến cho nhõn viờn nắm vững về mục tiờu hoạt động kinh doanh của cụng ty. Cú những chế độ đói ngộ, đề bạt, khen thưởng kịp thời hợp lý, tạo động lực cho nhõn viờn. Đồng thời cũng quy định cỏc hỡnh thức kỷ luật, trỏch nhiệm vật chất để nhõn viờn cú ý thức trỏch nhiệm hơn với cụng việc của mỡnh. Trang bị cơ sở vật chất, kỹ thuật hiện đại, cần thiết tạo điều kiện thuận lợi cho nhõn viờn hoàn thành cụng việc.
• Giảm chi phớ hợp lý cho hoạt động tạo nguồn cung ứng sản phẩm
Mục tiờu kinh doanh của Cụng ty là lợi nhuận, mà lợi nhuận bằng doanh thu trừ chi phớ nờn muốn đạt được mục tiờu trong kinh doanh cụng ty phải quản lý tốt chi phớ. Cũng như muốn tăng hiệu quả của hoạt động tạo nguồn và mua hàng thỡ cụng ty phải giảm hợp lý chi phớ cho hoạt động tạo nguồn và mua hàng. Giảm hợp lý chi phớ khụng cú nghĩa là cắt giảm tối thiểu chi phớ mà là giảm chi phớ nhưng hiệu quả kinh doanh khụng đổi hoặc giữ nguyờn chi phớ nhưng tăng hiệu quả kinh doanh. Trong hoạt động tạo nguồn và mua hàng kinh doanh cú cỏc chi phớ chủ yếu sau: giỏ vốn hàng bỏn, chi phớ nghiờn cứu thị trường, nguồn hàng, chi phớ giao dịch, chi phớ vận chuyển giao nhận, chi phớ dự trữ bảo quản.
Để giảm hợp lý giỏ vốn hàng bỏn, chi phớ vận chuyển, giao nhận thỡ phải làm tốt ngay từ cụng tỏc lựa chọn nguồn hàng, đàm phỏn, ký kết hợp đồng. Cỏc điều khoản về giỏ, tỷ lệ chiết khấu, phương thức và thời hạn thanh toỏn, phương thức vận chuyển giao nhận phải đạt được mức chi phớ tối thiểu hợp lý. Cụng ty nờn tăng cường khai thỏc những nguồn hàng truyền thống cú sẵn lợi thế cũng gúp phần giảm cỏc chi phớ tạo nguồn và mua hàng như: ưu đói về giỏ, chiết khấu, vận chuyển , thanh toỏn,
giảm được chi phớ nghiờn cứu nguồn hàng, chi phớ đàm phỏn, ký hợp đồng, chi phớ giao dịch.
Đối với cỏc đơn hàng lớn, nhà cung cấp giao hàng tận kho của cụng ty, đơn vị theo yờu cầu, cụng ty tiết kiệm được chi phớ vận chuyển hàng hoỏ nội bộ. Với những đơn hàng nhỏ, mà cụng ty phải tự vận chuyển về kho hoặc vận chuyển nội bộ, cú thể kết hợp với nhau để cựng vận chuyển. Hiện nay, Cụng ty chưa cú phương tiện vận chuyển riờng chủ yếu là thuờ ngoài hoặc chuyờn viờn ngành hàng phải tự vận chuyển, gõy khú khăn trong quản lý chi phớ vận chuyển. Cụng ty nờn xõy dựng định mức vận chuyển cho từng ngành hàng, từng quóng đường thường xuyờn vận chuyển, lờn cỏc phương ỏn vận chuyển trước để thuận tiện trong cụng tỏc quản lý, đỏnh giỏ. Trong thời gian tới, để đỏp ứng được mục tiờu phỏt triển, cụng ty xem xột phương ỏn mua sắm phương tiện vận chuyển riờng.
KẾT LUẬN