1. Định dạng dữ liệu số, ngày, giờ:
Dạng thể hiện số là những mã dạng thường dùng để thể hiện các giá trị số, ngày, giờ trong bảng tính. Dạng thức mặc nhiên là General.
Thực hiện định dạng theo cách sau: - Chọn Format\Cell\Number (hoặc các định dạng khác).
Chú ý : Nếu trong ô hiện dấu ### có nghĩa là trong ô đó không đủ độ rộng, ta phải mở rộng độ rộng của ô.
2. Định dạng dữ liệu, vị trí dữ liệu trong ô: ô:
- Dữ liệu nhập vào trong 1 ô có thể phân bố dựa vào 3 thành phần : - Phân bố ngang (Horizontal)
- Phân bố dọc (Vertical) - Orientation Thực hiện định vị trí theo cách sau: - Chọn phạm vi cần thực hiện (bôi chọn). - Chọn lệnh Format\Cells\Alignemnt. - Xuất hiện hộp hội thoại:
- Chọn Horizintal:
General:Dạng mặc nhiên (mặc định)
Left: Canh dữ liệu về bên trái ô
Right:Canh dữ liệu về bên phải ô Fill: Điền đầy dữ liệu trong ô
Justify: Canh dữ liệu đầy hai bên (giãn đều)
Center across selection:
Canh dữ liệu vào giữa các cột chọn - Chọn Vertical:
Top:Canh dữ liệu về bên phải
Bottom: Canh dữ liệu về phía dưới
Center:Canh dữ liệu giữa ô
- Chọn Orientation: Định hướng dữ liệu, đè rê chuột lên dấu đỏ để thay đổi hướng dự liệu.
- Chọn Wrap Text: bật tắt chế độ cuốn xuống dòng khi đến bên phải ô - Chọn Merge cells: nhập ô.
- Chọn OK
Ngoài ra có thể dùng các nút trên Toolbar bằng cách kích chuột để chọn
3.Định dạng ký tự:
- Sử dụng Menu lệnh :
Chọn Menu Format\Cells\Font -Font : Phông chữ
-Font Style: Kiểu của Font
-Size: Kích cỡ -Underline: Ngạch dưới -Color: Màu chữ -Effeets: dạng ảnh hưởng +Strikethrough: gạch ngang +Superscript: Chỉ số trên +Subscript: Chỉ số dưới -Preview: xem trước
4. Tạo đường viền (Border):
*Sử dụng Menu lệnh: -Lựa chọn phạm vi.
-Chọn Format\cells\ border
-Chọn những thông số cần thiết :
*Các thông số :
Border: Chọn các đường chung quanh, trái, phải, đỉnh, đáy. Style: Chọn đường nét Color: Chọn màu 5. Tạo nền màu: - Lựa chọn phạm vi
- Chọn Menu Format/Cells/ Patterns - Chọn các tham số rồi OK V. Hàm số trong Excel: 1. Cú pháp chung các hàm: = < tên hàm> (đối số) 2. Cách nhập các hàm vào bảng tính : - Nhập từ bàn phím, chú ý gõ đúng tên - Lựa chọn trong bảng liệt kê
- Sử dụng chức năng Funnet Wizard 3. Công thức tính toán:
Ký tự đầu tiên là đấu ( = ) tiếp theo là một biểu thức .
Ví dụ : Tại ô A3 nếu ta nhập :=5+3 thì sau khi bấm Enter, nội dung của A3 là
Biểu thức tính toán được định nghĩa là một tập hợp các toán tử và các toán hạng được viết theo quy tắc do Excel quy định .
4. Các toán tử toán hạng:
• Toán tử là các phép toán số học
+ (cộng) ; - (trừ ) ; * (nhân) ; / (chia); % (phần trăm) ; ^ (luỹ thừa) ; < (nhỏ hơn) ; > (lớn hơn); = (bằng) ; < = (nhỏ hơn hoặc bằng) ; > = (lớn hơn hoặc bằng); < > (không bằng, khác nhau ) ; & ( toán tử nối chuỗi)
• Toán hạng có thể là giá trị hằng (constant), một tham chiếu ô, một nhãn (label), tên (name) hoặc một hàm (Function), của Workbook. Các hàm chuỗi được bọc trong cặp dấu nháy kép ‘’ ‘’ .
• Hàm (Function) có dạng : tên_hàm(danh sách các đối số nếu có), trong đó cặp ngoặc đơn là bắt buộc. Do hàm thực hiện một quá trình xữ lí hay tính toán và trả về một kết quả nên nó có thể xuất hiện bất kì ở đâu trong một biểu thức mà ở đó có thể có một toán hạng. Ngoài ra, Excel còn cho phép các hàm lồng nhau, nghĩa là có thể xuất hiện trong danh sách đối số của một hàm khác.
• Ví dụ công thức := 15 + (4*A6) + SUM (B2:B4)
Trong đó 15,4 là hằng ; A6,B2,B4 là các tham chiếu ô; SUM là tên hàm: +,-,* là các toán tử .
Giá trị của công thức được Excel tự động cập nhật khi có sự thay đổi liên quan đến nó.
5. Các hàm tính toán thống kê (Statistical):
a. Hàm SUM
Công dụng : tính tổng các giá trị số
Cú pháp : SUM (danh sách các đối số ). Ví dụ : SUM(3,7) = 10; sum(A3:A9);... b. Hàm AVERAGE
Công dụng : Trả lại giá trị trung bình cộng của các số trong danh sách các đối số .
Cú pháp : AVERAGE( danh sách các đối số ). Ví dụ: AVERAGE(5,10,15) = 10
c. Hàm ABS
Công dụng : Cho tuyệt đối của giá trị số
Cú pháp : ABS( số ) Ví dụ : ABS(- 2) = 2 d. Hàm MAX
Công dụng : Trả lại giá trị số lớn nhất trong danh sách đối số
Cú pháp: MAX( Block)
Ví dụ: MAX(1,9,7,8) = 9 e. Hàm MIN
Công dụng : Trả lại giá trị nhỏ nhất trong danh sách các đối số .
Cú pháp: MIN (Block) Ví dụ : MIN ( 1,9,7,8) = 1
f. Hàm ROUND
Công dụng: trả lại giá trị số (từ kiểu số thực) đã được làm tròn .
Cú pháp : ROUND( number, numberdigit). ROUND(số, số chữ sôú ). -Nếu số chữ sôú > 0 làm tròn phần lẻ.
Ví dụ: ROUND(21.546,2) = 21.55.
- Nếu số chữ sôú = 0 lấy số nguyên gần nhất Ví dụ : ROUND(21.546,0) = 22.
- Số chữ số < 0 làm tròn phần nguyên. Ví dụ: ROUND(21.546,-1) = 20.
g. Hàm INT
Công dụng : Trả lại phần nguyên của số .
Cú pháp : INT(number) Ví dụ: INT(2.57) = 2
h. Hàm MOD
Công dụng : Cho trị số dư của phép toán chia
Cú pháp : MOD(number,divisor number) MOD( số, số chia)
Ví dụ: MOD(13,4) = 1 . Vì 13 chia 4 còn dư 1.
i. Hàm COUNT
Công dụng : Đếm số ô có trị số trong vùng( khác rỗng).
Cú pháp : COUNT(list).
COUNT(danh sách đối số )
Danh sách đối số có thể là các trị số , ngày logic, chuổi .. hoặc một danh sách tham chiếu. Hàm COUNT đếm các giá trị kiểu số có mặt trong danh sách đối số. Hàm này có thể kết hợp với hàm SUM để thay cho AVERAGE khi cần đảm bảo tính chính xác của phép lấy trung bình một khoảng giá trị mà không chắc giá trị này là số.
Ví dụ: COUNT(12/8/98,TRUE) = 2.
(Các kiểu ngày , logic được chuyển thành số )
j. Hàm RANK
Công dụng : Trả lại thứ hạng của số cần xếp hạng theo các giá trị của danh sách số .
Cú pháp : RANK(number,list,order).
RANK(Số cần xếp hạng, danh sách số, phương pháo sắp) Nếu phương pháp sắp bằng 0 hoặc bỏ qua thì danh sách số được sắp theo thứ tự giảm dần , ngược lại là giá trị tăng dần trước khi so sách giá trị, Ví dụ nếu cần sắp thứ hạng học lực thì phương pháp sắp sẽ là 0 , nếu cần sắp thứ hạng vận động viên theo thời gian thì phương pháp sắp sẽ khác 0 (bằng 1 chẳng hạn). Đối với các giá trị bằng nhau trong danh sách số thì thứ hạng tuơng ứng của chúng sẽ bằng nhau.
Ví dụ: Giả sử các ô từ A1 đến A5 chứa các giá trị tương ứng là 5,6,9,4,8 thì khi đó RANK(A1,A1:A5,1) = 2 (lấy theo thứ tự tăng 4,5,6,8,9 nhưng RANK(A1,A1:A5,0) = 4 (lấy theo thứ tự giảm 9,8,6,5,4).
6. Các hàm LOGICa. Hàm AND a. Hàm AND
*Công dụng : Trả lại giá trị là TRUE nếu tất cả các biểu thức logic trong danh sách là TRUE , ngược lại nếu có ít nhất một biểu thức trong danh sách nhận giá trị là False thì hàm trả lại giá trị False
*Cú pháp : AND( danh sách biểu thức logic)
Ví dụ: AND(3>2,”toi”>=”ta”,C3=0) Sẽ TRUE nếu ô C3 chứa giá trị 0, vì khi đó 3 giá trị trong danh sách đều nhận giá trị TRUE, ngược lại sẽ có giá trị False.
*Công dụng : Trả lại giá trị False nếu tất cả các biểu thức logic trong danh sách là False , ngược lại nếu có ít nhất một biểu thức logic trong danh sách nhận giá trị True thì hàm trả lại giá trị True.
*Cú pháp : OR(Danh sách biểu thức logic) Ví dụ: OR(3<=2,”anh”=”em”, C3 =0)
Sẽ là False nếu ô C3 chứa giá trị khác 0 vì khi đó cả 3 biểu thức trong
danh sách đều nhận giá trị False, ngược lại sẽ có giá trị True.
c. Hàm NOT
Công dụng: hàm NOT đổi ngược giá trị của biểu thức logic. NOT(True) = False và NOT(False) = True
Cú pháp : NOT(Biểu thức logic ).
Ví dụ : NOT(3>5) = True vì 3>5 là False. d. Hàm IF
* Công dụng : Hàm IF sẽ thực hiện biểu thức đúng khi thoả mãn điều kiện ấn định, nếu không sẽ thể hiện biểu thức sai .
Cú pháp : IF(bt_ logic, giá trị nếu bt_logic đúng, giá trị nếu bt_logic sai). Hàm IF căn cứ vào lượng giá trị của biểu thức logic để trả về một trong hai giá trị, giá trị nếu bt_logic đúng và giá trị nếu bt_logic sai. Giá trị trả lại có thể được nhận thông qua kết quả của một hàm khác. Điều này chính là khả năng lồng nhau của các hàm trong Excel.
Ví dụ : Giả sử tại ô A3 chứa thông tin về trình độ văn hoá .Khi đó công thức : IF(A3=”ĐH”, “Đại học”, IF(A3=”CĐ”, “Cao đẳng”, IF(A3=”TC”, ”Trung cấp”))) nó sẽ trả về một trong ba chuỗi kí tự “Đại học”, “Cao đẳng “ hoặc “Trung cấp” tuỳ thuộc vào nội dung của A3 là “ĐH”, “CĐ”, hay “TC”.
7. Các hàm tìm kiếm và tham chiếu:
Công dụng :Hàm sẽ tìm một giá trị ở bảng dò, nếu tìm thấy nó sẽ tham chiếu ngang với cột đã chỉ ra để lấy giá trị.
a.Hàm VLOOKUP
*Công dụng: hàm sẽ tìm một giá trị ở cột đầu tiên của bảng dò, nếu tìm thấy nó sẽ tham chiếu ngang với cột đã chỉ ra để lấy giá trị.
*Cú pháp: VLOOKUP(gt-tìm,bảng tìm,cột trả giá trị,cách tìm)
Nếu cách tìm = 1 thì cột đầu tiên của bảng tìm được sắp xếp theo thứ tự tăng dần . Ngược lại, nếu cách tìm = 0 thì bảng tìm không yêu cầu sắp xếp.
Bảng tìm là một bảng, trong đó cột đầu tiên (đánh số 1) của bảng này chứa các giá trị tương hợp với các giá trị sẽ tìm.
Ví dụ: VLOOKUP(“TB”,[bảng tìm],2,0) = 6000000
Tiền thưởng Quý Năm
TA 500000 2000000
TB 600000 2500000
TC 700000 3000000
Hàm tim giá trị “TB” trên cột một, vì tìm thấy có TB trên cột 1 nên nó tham chiếu ngang với cột 2 để lấy giá trị 600000.
b.Hàm HLOOKUP
Công dụng : Hàm sẽ tìm một giá trị ở hàng đầu tiên của bảng dò, nếu tìm thấy nó sẽ tham chiếu dọc với hàng đã chỉ ra để lấy giá trị .
Cú pháp : HLOOKUP(gt-tìm,bảng tìm,hàng trả giá trị,cách tìm)
Nếu cách tìm = 1 thì cột đầu tiên của bảng tìm được sắp xếp theo thứ tự tăng dần. Ngược lại, nếu cách tìm = 0 thì bảng tìm không yêu cầu sắp .
Bảng tìm là một bảng, trong đó hàng đầu tiên (đánh số 1) của bảng này chứa giá trị tương hợp với các giá trị sẽ tìm .
Ví dụ: HLOOKUP(“TB”,[bảng tìm],3,0)
Tiền thưởng TA TB TC
Quý 500000 600000 700000
Năm 2000000 2500000 3000000
Hàm tìm giá trị “TB” trên hàng một, vì tìm thấy TB trên hàng 1 nên nó tham
chiếu dọc với hàng 3 để lấy giá trị 2500000
PHỤ LỤC A
Một số thuật ngữ Tiếng Anh trên các thanh công cụ:
Thuật ngữ Tạm dịch Thuật ngữ Tạm dịch
New Mở tài liệu mới Help Giúp đở
Open Mở một tài liệu có
sẵn Style Đổi kiểu văn bản
Save Lưu trữ tài liệu Paste Dán
Print In tài liệu Font Đổi phông chữ
Speeling Kiểm tra chính tả Font size Đổi cở chữ
Cut Cắt Bold Chữ đậm
Copy Chép Italic Chữ nghiêng
Format painter Chép phần định
dạng Underline Chữ ngạch dưới
Undo Huỷ bỏ thao tác Center Canh giữa
Redo Lập lại các thao
tác Align Right Canh phải
Autoformat Định dạng tự
động Justify Canh đều hai bên
Insert Address Chèn địa chỉ Borders Đóng khung
Inser Table Chèn một Table Print Preview Xem trước khi in
