3.1. Định hướng phát triển
Đầu tiên ta tìm hiểu về nguyên nhân dẫn tới việc phát triển cho một hệ thống quản lý nhân sự. Câu hỏi đầu tiên của việc phát triển một hệ thống thông tin mới đó là: Cái gì bắt buộc một tổ chức phải tiến hành phát triển hệ thống quản lý của riêng họ?. Như chúng ta đã biết, sự hoạt động tồi tệ của hệ thống, những vấn đề về quản lý và việc thâm thủng ngân quỹ là những nguyên nhân đầu tiên thúc đẩy một yêu cầu phát triển hệ thống, nhưng cũng còn một số nguyên nhân khác nữa như yêu cầu của nhà quản lý, công nghệ thay đổi hay sự thay đổi sách lược chính trị… có thể tóm lược các nguyên nhân đó như sau:
Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một hệ thống thông tin: Những vấn đề về quản lý.
Những yêu cầu mới của nhà lãnh đạo. Sự thay đổi của công nghệ.
Thay đổi sách lược chính trị.
- Vấn đề về quản lý:
Vấn đề quản lý đối với một cơ quan tổ chức, doanh nghiệp nào đó luôn là vấn đề quan trọng hàng đầu, bởi nếu chỉ kinh doanh tốt thì chưa đủ. Muốn tồn tại trong một tổ chức cần có sự quản lý theo những quy tắc nhất định. Trước khi có máy tính, vấn đề quản lý thực sự là khó khăn và phức tạp. Muốn thông báo một tin tức mới tới nhân viên sẽ phải thông qua nhiều người, nhiều ngày và rất có thể thông tin sẽ không còn xác thực khi đến các nhân viên. Ngoài vấn đề truyền đạt mệnh lệnh, yêu cầu thì vấn đề nắm bắt đầy đủ, chính xác các thông tin như: chính sách kinh doanh, thông tin về khách hàng,… cũng cần được nhanh chóng và chính xác. Điều này chỉ có được một cách dễ dàng khi dựa vào một hệ thống thông tin với một sự kết nối mạng. Nhờ có được các thông tin chính xác, nhanh chóng nhà quản lý có thể ra quyết định mang tính chiến lược.
Ngày nay cùng với việc phát triển của kinh tế thị trường thì việc các công ty, doanh nghiệp muốn mở rộng quy mô là điều tất yếu. Các công ty với các cơ sở làm
đất nước thậm chí cả ở nước ngoài. Vì vậy, làm thế nào để các nhà quản lý chỉ ngồi một chỗ mà có thể nắm bắt tình hình ở khắp mọi nơi. Để làm được điều này đòi hỏi phải dựa vào công nghệ máy tính với một hệ thống thông tin hiện đại. Do đó, ngày nay quản lý thoát dần với thủ công truyền thống mà vẫn có hiệu quả cao.
- Yêu cầu mới của nhà lãnh đạo
Trong một doanh nghiệp không thể phủ nhận vai trò của nhà lãnh đạo. Những quyết định của nhà lãnh đạo là mệnh lệnh đối với toàn bộ cấp dưới. Do đó quyết định này càng đúng đắn thì thành công cho doanh nghiệp càng lớn. Tuy nhiên để có được một quyết định mang tính chiến lược thì đòi hỏi phải có căn cứ xác đáng, phải dựa trên những nguồn thông tin nội bộ, bên ngoài, dựa trên những gì đã có và dựa vào những vấn đề sẽ có khả năng xảy ra. Tuy nhiên một mình người lãnh đạo không thể tự mình thu thập đầy đủ những tài liệu, phân tích và nghiên cứu chúng. Do đó họ cần có công cụ bổ trợ để việc ra quyết định trở nên thuận tiện hơn. Và hệ thống thông tin có tính chuyên nghiệp và hiệu quả là điều cần thiết.
- Sự thay đổi của công nghệ
Công nghệ tiên tiến hiện đại là điều kiện thuận lợi để một doanh nghiệp tạo được lợi thế trên thị trường hiện nay. Do đó khi một công nghệ mới ra đời thì kéo theo là sự tụt hậu của những công nghệ đã tồn tại. Khi đó các công ty phải xem xét những thiết bị hiện có trong hệ thống thông tin của mình. Cụ thể khi một phần mềm quản lý mới ra đời với nhiều ưu điểm nổi bật và giải quyết được các yêu cầu mới của công ty thì tổ chức cần phải rà soát lại hệ thống thông tin của mình để thay đổi hay cài đặt lại các chương trình khi muốn sử dụng phần mềm quản lý mới này.
- Sự thay đổi sách lược chính trị
Một nguyên nhân rất lớn buộc các doanh nghiệp phải thay đổi hệ thống thông tin cũ đó là những sách lược chính trị. Cập nhật những thông tin về sách lược kinh tế chính trị là hết sức quan trọng, nó giúp cho doanh nghiệp đưa ra được những quyết định chuẩn xác.
Từ những nguyên nhân đó cùng với những phân tích, đánh giá trên ta đi tới một số hướng phát triển cho chu trình quản lý nhân sự này.
Không ngừng cập nhật và nâng cấp chương trình áp dụng nhằm khắc phục các khuyết điểm phát sinh, đồng thời sử dụng tốt các ưu điểm có sẵn. Thông tin báo cáo
chưa thực sự đầy đủ và thuận tiện vì vậy cần sự đổi mới về chức năng lập báo cáo và truy xuất dữ liệu. Nâng cao trình độ cho cán bộ nhân viên trực tiếp tham gia vào công tác quản lý nhân sự. Cần thiết phải nâng cao tính bảo mật cho dữ liệu được lưu trữ, cơ sở dữ liệu. Luồng thông tin lưu truyền trong toàn bộ chu trình chưa được thông suốt do đó cần phải thay đổi mô hình lưu truyền thông tin trong hệ thống. Hệ thống cần hỗ trợ việc tạo mới user cho người truy cập, phân quyền cho user. Các user khi được phân quyền thì chỉ được thực hiện trên các quyền được quy định, riêng admin sẽ có quyền tối đa được phép tạo, xóa, sửa user khác.
3.2. Một số giải pháp
Có nhiều giải pháp hiện nay để nâng cấp phát triển cho toàn bộ hệ thống cũng như những bộ phận, từng phần của cả hệ thống. Dưới đây sẽ đưa ra một vài giải pháp có thể nên lựa chọn, sử dụng để phát triển cho toàn bộ chu trình quản lý dịch vụ quảng cáo tại Đài TNVN.
Ban lãnh đạo dự án cần phải thường xuyên nâng cao tính hiệu lực và hiệu quả của hệ thống quản lý dịch vụ quảng cáo, các mục tiêu chất lượng, các kết quả đánh giá, việc phân tích dữ liệu, các hành động khắc phục và phòng ngừa đặc biệt là quá trình xem xét của lãnh đạo. Nội dung của giải pháp là: Sau khi tìm ra những khuyết tật, sai lệch trong quá trình thực hiện công việc so với kế hoạch đã đặt ra, áp dụng các biện pháp, các công cụ thống kê để tìm ra giải pháp từ đó hoạch định lưu đồ, các thủ tục để khắc phục phòng ngừa sự lặp lại của các sai sót đã xảy ra trong quá trình trước và cải tiến tiến trình đó cho phù hợp với yêu cầu thực tế. Với những điểm không phù hợp phát sinh trong quá trình thực hiện công việc cần phải được đưa đối tượng vào quá trình cải tiến liên tục. Chất lượng hay hiệu quả một dịch vụ đem đi cung ứng là kết quả của nhiều cá nhân, của tập thể, mọi người đều có những đóng góp cho hiệu quả đó. Chính vì đó là thành quả cố gắng của rất nhiều người nên không thể để vì những rủi ro nhỏ hay một số sự cố nào đó làm cho kết quả ấy không được đánh giá hay ghi nhận. Điều đó càng khẳng định ý nghĩa quan trọng của việc cải tiến không ngừng. Đồng thời việc cải tiến liên tục sẽ làm cho hệ thống triển khai của doanh nghiệp ngày càng hoàn thiện đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng.
Phát triển con người (đào tạo nâng cao trình độ cán bộ quản lý), nâng cấp, sửa đổi, bổ sung thêm dữ liệu cho bảng báo cáo. Thống nhất luồng thông tin lưu truyền trong toàn bộ hệ thống.
Tất cả các biện pháp khác dù thực hiện tốt nhất nhưng nếu không có sự đảm bảo về yếu tố con người cũng không bao giờ tạo ra được một sản phẩm có chất lượng tốt. Do đó để thực sự giải quyết được những tồn tại về mặt chất lượng và cải tiến chất lượng, hạn chế rủi ro thì phải nâng cao chất lượng con người. Nội dung của giải pháp: Một trong những hạn chế làm giảm hiệu quả việc triển khai cung ứng dịch vụ là đội ngũ nhân viên chưa hiệu quả, để khắc phục tình trạng này giải pháp đưa ra là đào tạo kỹ năng và nâng cao ý thức tuân thủ quy trình trong quá trình cung ứng. Khi lập kế hoạch đào tạo, nên sắp xếp các nội dung đào tạo gắn liền với mảng công việc mà mỗi người đảm trách trong dự án. Khi đào tạo về các kỹ năng, nâng cao khả năng thực hiện công việc và nâng cao việc tuân thủ quy trình dự án điều đó là yếu tố đảm bảo chắc chắn cho sự thành công của dự án. Phát triển một chương trình đào tạo quản lý. Ngay từ bây giờ, chủ động xây dựng chương trình đào tạo những nhà quản lý tương lai. Hãy cố gắng phát hiện những năng lực đặc biệt của các nhân viên để có hướng đào tạo họ thành những chuyên gia theo nhiều hình thức phù hợp. Nâng cấp phần mềm quản quản lý dịch vụ quảng cáo, để có thể khắc phục được các nhược điểm trên và đáp ứng đầy đủ các yêu cầu đã đề ra.
Nhiều quá trình cung ứng dịch vụ bị chậm tiến độ hoàn toàn không do bộ phận quản lý của Đài TNVN mà do các bên cùng tham gia thực hiện và do khách hàng. Sự không chủ động này cũng ảnh hưởng rất lớn đến kết quả của quá trình cung ứng. Có thể do sự phối hợp không tốt giữa các bên tham gia dẫn đến quá trình cung ứng không được đảm bảo, giữa các bên có sự chồng chéo về vấn đề và thời gian thực hiện, hay định kỳ của khách hàng vào thời điểm đó thường tổ chức các hoạt động làm gián đoạn tiến trình. Vì vậy việc nâng cao khả năng phối hợp với các bên tham gia và khách hàng là việc làm cần thiết và phải được tiến hành ngay. Nếu áp dụng thành công giải pháp này sẽ khó xảy ra tình trạng một bên bị động khi bên kia xảy ra rủi ro, nếu các bên thường xuyên làm việc với nhau thì có thể thông báo về tiến độ lịch trình cho nhau, có thể có những hỗ trợ giải quyết vì hiệu quả chung của quy trình. Đối với khách hàng cũng vậy, nếu hiểu được đặc trưng công việc của khách hàng, có những ứng biến linh
hoạt về lực lượng cũng như thời gian thực hiện thì không những có thể đảm bảo chất lượng và tiến độ triển khai dịch vụ mà còn đạt được mức độ hài lòng rất cao của khách hàng.
KẾT LUẬN
Cùng với sự phát triển của xã hội ngày nay quảng cáo là một trong những nhu cầu và phương tiện hết sức cần thiết trong quá trình hình thành, phát triển và tồn tại của một sản phẩm nói riêng và của một doanh nghiệp nói chung. Nhờ vào quảng cáo mà có thể giúp cho nhà sản xuất tạo ra nhu cầu đối với sản phẩm, tăng sức mua, nâng cao thị phần. Thông tin nhanh chóng cho thị trường về đặc điểm, tính năng của sản phẩm. Góp phần hỗ trợ cho việc bán hàng, giảm chi phí phân phối vì khách hàng tự tìm đến sản phẩm là chính. Trang bị cho khách hàng những kiến thức tốt nhất để lựa chọn sản phẩm cho phù hợp với nhu cầu của mình.
Quản lý dịch vụ quảng cáo giữ vai trò đặc biệt quan trọng và ngày càng được các nhà lãnh đạo quan tâm nghiên cứu, phân tích và áp dụng, xem đây là một trong những chức năng cốt lõi và quan trọng của tiến trình quản lý. Quản lý dịch vụ quảng cáo là một bộ phận phức tạp, khó khăn trong công tác quản lý, lãnh đạo, có quan hệ lớn đến sự hưng, suy, thành, bại đối với các doanh nghiệp, các tổ chức đơn vị.
Trong khuôn khổ của khóa luận tốt nghiệp, em đã trình bày tổng quan về phân tích và đánh giá hệ thống thông tin quản lý dịch vụ quảng cáo tại Đài TNVN. Trên đây mới chỉ là mở đầu có tính chất định hướng và với thời gian cũng như kinh nghiệm thực tế còn hạn hẹp nên bài khóa luận của em chắc chắn còn nhiều khiếm khuyết cần khắc phục. Em rất mong nhân được sự đóng góp của các Thầy Cô.
ban trong Đài TNVN đã hướng dẫn và giúp đỡ em hoàn thành bài khóa luận này. Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 03 tháng 05 năm 2013 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Sinh viên thực hiện
Đinh Mạnh Cương