II. CÁC BIỆN PHÁP PHÁT TRIỂN DỊCH VỤ GIAO NHẬN KHO VẬN CỦA CÔNG TY
1. Nghiên cứu phát triển mở rộng thị trường
Hoạt động kinh doanh luôn diễn ra trên thị trường, chịu tác động và phụ thuộc vào thị trường. Nếu không mở rộng thị trường thì không những không đạt được mục tiêu đề ra mà còn bị đào thải do sự cạnh tranh khốc liệt từ phía đối thủ. Hơn nữa, mở rộng thị trường trong đó có sự đa dạng hoá phạm vi kinh doanh chính là điều kiện cần thiết cho sự tăng trưởng. Vì vậy, để mở rộng hoạt động kinh doanh, công ty phải mở rộng thị trường.
Có hai hình thức, đó là: Mở rộng thị trường của Công ty theo chiều rộng và mở rộng thị trường theo chiều sâu. Trong đó:
- Mở rộng thị trường theo chiều rộng chính là mở rộng thị trường theo phạm vi địa lý. Tính đến nay hoạt động của Công ty đã vươn ra nhiều thị trường quốc tế, nằm ở hầu hết các Châu lục trên thế giới. Tuy nhiên, vẫn còn một số thị trường nhiều tiềm năng mà Công ty vẫn chưa đủ khả năng khai thác như Mexico, Nam Mỹ, Trung Đông, Châu Phi...
- Mở rộng thị trường theo chiều sâu là vẫn trong môi trường địa lý, văn hoá, kinh doanh đó nhưng đa dạng hoá phạm vi dịch vụ của Công ty.
Thâm nhập sâu hơn nữa vào thị trường hiện tại bằng cách đa dạng hoá các loại hình dịch vụ là một yêu cầu cấp thiết với Vietrans, cụ thể:
+ Chú trọng hơn nữa vào dịch vụ gom và vận chuyển hàng lẻ: đây là loại hình dịch vụ mang lợi ích cho nhiều phía: người vận tải quốc tế sẽ
được lợi nhờ tiết kiệm được thời gian giao nhận và phân phát các lô hàng lẻ, không có sự thất thu tiền cước của các chủ hàng lẻ vì đã do người giao nhận đảm nhiệm, các chủ hàng sẽ tiết kiệm được chi phí cho việc vận chuyển, người giao nhận sẽ có doanh thu từ việc gom hàng. Đứng trên góc độ nền kinh tế quốc dân, việc thu gom hàng lẻ có lợi là làm giảm giá thành xuất khẩu do đó làm tăng tính cạnh tranh của hàng hoá trên thị trường quốc tế.
+ Gắn giao nhận hàng hoá quốc tế với giao nhận và vận tải hàng hoá trong nước: cùng sự phát triển của nền kinh tế, thị trường giao nhận và vận chuyển hàng hoá trong nước cũng phát triển ngày càng sôi động. Chú trọng vào dịch vụ giao nhận "từ cửa tới cửa" một cách đúng mức sẽ giúp công ty có nhiều cơ hội để vận chuyển hàng hoá nội địa. Dịch vụ này cũng là điều kiện khá thuận lợi để Công ty tăng dần tỷ trọng khối lượng hàng hoá vận chuyển và giao nhận.
+ Ngoài kinh doanh dịch vụ kho vận như các đơn vị kinh doanh kho vận khác, Công ty cần đẩy mạnh kinh doanh dịch vụ ngoại quan dựa vào ưu thế độc quyền của mình. Việc kinh doanh này mang lại lợi ích cho cả chủ hàng và người kinh doanh kho. Người kinh doanh kho sẽ thu được lệ phí từ các dịch vụ, góp phần nâng cao thu nhập cho Công ty, tăng cường uy tín của Công ty, tạo điều kiện cho các doanh nghiệp trong và ngoài nước tích cực tham gia vào hoạt động xuất nhập khẩu.
2.Hạn chế đến mức tối đa sự ảnh hưởng của tính thời vụ để tạo thế chủ động trong hoạt động của Công ty
Thực tế cho thấy trong nhiều năm nay hoạt động kinh doanh của VIETRANS vẫn còn mang nặng tính thời vụ, các hoạt động chủ yếu chỉ dồn vào 6 tháng cuối năm, mà hoạt động giao nhận vận chuyển hàng hoá của Công ty là hoạt động phụ trợ cho hoạt động xuất nhập khẩu nên tất nhiên là
chịu sự ảnh hưởng của thị trường xuất nhập khẩu. Để có thể hạn chế đến mức tối đa tính thời vụ, tạo thế chủ động trong hoạt động của Công ty, có 2 giải pháp:
Thứ nhất: Giảm giá dịch vụ trong thời gian ít khách.
Thực tế cho thấy, tuy trong dịch vụ giao nhận hàng hoá, điều kiện tối quan trọng có ý nghĩa quyết định là chất lượng dịch vụ, nhưng điều đầu tiên gây sự chú ý của khách hàng, dẫn tới sự so sánh và cân nhắc là giá cả. Vì vậy, Công ty có thể tiến hành giải pháp này. Nhưng khi xây dựng biểu giá cần phải tính đến một số phản ứng sau:
- Phản ứng từ phía khách hàng: Một khách hàng có nhiều hợp đồng với Công ty cả vào thời kỳ cao điểm cũng như thời kỳ vắng khách sẽ cho rằng Công ty đưa ra biểu giá không thống nhất và dễ dẫn tới các phản ứng tiêu cực, làm ảnh hưởng không tốt tới quan hệ giữa khách hàng và Công ty.
- Phản ứng từ các doanh nghiệp cạnh tranh khác: Nếu VIETRANS đưa ra mức giá thấp hơn các doanh nghiệp khác một cách rõ rệt thì nhất định các doanh nghiệp khác sẽ có phản ứng hạ giá dịch vụ, thậm chí thấp hơn cả giá của VIETRANS . Như vậy các doanh nghiệp rất dễ bị cuốn vào vòng xoáy của cạnh tranh, gây tổn thất tiền của và lợi ích mà không bên nào được lợi. Mặt khác, nếu giảm giá mà số lượng hợp đồng vẫn không tăng và tăng không đáng kể thì Công ty có thể sẽ bị lỗ nặng hơn vì vẫn khối lượng hợp đồng như cũ nhưng giá dịch vụ giảm. Vì vậy, biện pháp giảm giá được coi là biện pháp mạo hiểm, thiếu tính chắc chắn, tính khả thi không cao, khó đạt kết quả như mong muốn nên giải pháp thứ hai có lẽ phù hợp hơn.
Thứ hai: Tạo cho khách hàng những dịch vụ miễn phí trong thời gian ít khách.
Thực chất giải pháp này là mời chào khách một số dịch vụ miễn phí có tính chất khuyến mại. Chính sách này có ưu điểm là không động chạm đến cơ cấu giá cả. Các dịch vụ này có thể là:
- Tư vấn cho khách hàng về tình hình cạnh tranh trên thị trường, tình hình hoạt động ngoại thương, luật pháp quốc tế.
- Tư vấn cho khách hàng về các đối tác xuất nhập khẩu có tiềm lực và uy tín trên thị trường.
- Tư vấn cho khách hàng về các hãng tầu biển có uy tín, đoạn đường đi hợp lý, những thủ tục cần thiết để có thể xuất nhập khẩu hoặc nhập khẩu dễ dàng.
Muốn biện pháp này đạt kết quả thì ngoài một chiến dịch thông tin mạnh mẽ thì các dịch vụ mà Công ty cung cấp phải đạt chất lượng cao và đem lại lợi ích thực sự, dễ nhận thấy cho khách hàng. Hơn nữa, khách hàng cũng cần được giải thích đầy đủ, rõ ràng về lợi ích của các dịch vụ mà Công ty đem lại. Mặt khác, các dịch vụ cung cấp miễn phí là các mối lợi ích vật chất có sức hấp dẫn cao đối với khách hàng, nhưng đối với Công ty phải dễ thực hiện và ít tốn kém. Ví dụ: Trong thời kỳ vắng khách, kho hàng rộng rãi, khả năng giải toả hàng hoá nhanh, do đó Công ty có thể áp dụng hình thức khuyến mại miễn phí lưu kho mà không gây tốn kém nhiều cho Công ty.
3.Tạo dựng uy tín trong kinh doanh, giữ vững tín nhiệm với khách hàng
Đối với Vietrans biện pháp tạo dựng uy tín tốt nhất với khách hàng chính là việc nâng cao chất lượng dịch vụ. Hoạt động kinh doanh của Công ty gồm nhiều dịch vụ liên quan đến nghiệp vụ giao nhận và vận chuyển hàng hoá như kinh doanh kho, bảo quản hàng hoá, tư vấn... là những nghiệp vụ rất khó có thể đo lường chất lượng dịch vụ, nó đòi hỏi sự kết hợp của nhiều yếu
tố. Do đó, công ty cần nghiên cứu, tìm hiểu để đưa ra được phương hướng hành động cụ thể, đem lại những kết quả thiết thực.
Uy tín trong kinh doanh là không phải là vấn đề một sớm một chiều, nó là kết quả làm việc tích cực và trung thực trong nhiều năm. Đó là vấn đề đặt ra không chỉ với VIETRANS mà còn là mục tiêu, nhiệm vụ của mọi doanh nghiệp hoạt động trong nền kinh tế.
4.Đổi mới phương thức quản lý và cơ cấu tổ chức của Công ty
Thực tế cho thấy, cách tổ chức và quản lý hiện nay của Vietrans chưa tạo được mối liên kết chặt chẽ giữa các chi nhánh, các phòng ban trong công ty. Sự phối hợp hoạt động giữa các bộ phận chưa tạo được sức mạnh tập thể. Mỗi phòng ban là một đơn vị kinh doanh riêng rẽ, tự tìm kiếm khách hàng và đảm nhận tất cả các công đoạn của dịch vụ. Với cách tổ chức quản lý này, nhiều trường hợp các chi nhánh phòng ban còn "lấn sâu nhau", tạo ra sự cạnh tranh tiêu cực trong nội bộ Công ty. Chính vì vậy để tạo điều kiện tốt hơn cho hoạt động kinh doanh của Công ty, VIETRANS nhất thiết phải kiện toàn bộ máy, điều chỉnh lại hình thức quản lý của Công ty theo đúng mô hình tổ chức. Phải tạo mối liên kết chặt chẽ giữa các chi nhánh, các phòng ban trong quá trình thực hiện các công đoạn khác nhau của một loại nghiệp vụ. Có nghĩa là, Công ty phải có quy định nghiêm cấm các phòng ban cấm làm ăn riêng rẽ. Tất cả các khách hàng của mỗi phòng ban được tập hợp lại, do một phòng có trách nhiệm quản lý. Từ đây, mỗi phòng ban chỉ đảm nhiệm một công đoạn của dịch vụ, chẳng hạn phòng Marketing chỉ đảm nhiệm công việc Marketing cho toàn bộ Công ty phòng pháp chế đối ngoại lo thủ tục cho các lô hàng xuất nhập khẩu. Để làm được điều đó không phải dễ nhưng chỉ có làm được việc đó thì VIETRANS mới có thể tạo được sự hợp tác chặt chẽ, hiệu quả giữa các bộ phận trong Công ty phát huy được thế mạnh, tiềm lực của một Công ty
lớn. Bên cạnh việc đổi mới cơ cấu tổ chức, Công ty cũng cần phải đổi mới cả phương thức, cách thức quản lý sao cho có hiệu quả và đặc biệt không để tình trạng lỗ vốn xảy ra ở bất kỳ một loại dịch vụ nào.
5.Nâng cao trình độ nghiệp vụ và tinh thần trách nhiệm cho cán bộ công nhân viên.
Giáo dục và rèn luyện con người luôn là biện pháp quan trọng hàng đầu trong mọi lĩnh vực. Nó xuất phát từ nguyên tắc coi trọng con người. Người làm dịch vụ giao nhận vừa là nhà vận tải đa phương thức vừa là nhà tổ chức, nhà kiến trúc sư vận tải. Họ phải lựa chọn phương tiện, người vận tải thích hợp ....để có hiệu quả kinh tế nhất. Điều đó đòi hỏi người làm dịch vụ giao nhận phải có kiến thức sâu rộng về địa lý, thông hiểu luật lệ trong nước và quốc tế, nắm vững nghiệp vụ ngoại thương và phải biết sử dụng thành thạo các phương tiện thông tin điện tử. Bên cạnh đó, sự hiểu biết các lĩnh vực liên quan cũng là một vấn đề cần thiết như: hàng hải, ngân hàng, bảo hiểm... Do đó, một giải pháp cần hết sức quan tâm, chú trọng đó là bồi dưỡng, đào tạo cán bộ công nhân viên. Để nâng cao nghiệp vụ cho nhân viên, công ty cần áp dụng các biện pháp sau:
- Tồ chức các khoá học theo hướng chuyên sâu kết hợp với khả năng kinh nghiệm nhiều phần việc liên quan.
- Thường xuyên tổ chức các lớp học tiếng Anh và vi tính để đảm bảo cập nhật kiến thức mới, công nghệ mới.
- Tổ chức các khoá học về nghiệp vụ ngoại thương, pháp luật ... theo hình thức ngắn hạn và dài hạn để đáp ứng nhu cầu kinh doanh trước mắt và lâu dài.
- Cử cán bộ nghiệp vụ đi học ở nước ngoài qua các liên doanh, các Hiệp hội mà VIETRANS tham gia. Đây cũng là cơ hội để các cán bộ của
Công ty có điều kiện cọ sát với thị trường quốc tế, tìm nguồn dịch vụ, tìm mối chắp nối giao dịch, ký kết các hợp đồng mới. Qua kinh nghiệm thực tế, chắc chắn các cán bộ trong Công ty, đưa ra được biện pháp khắc phục kịp thời.
Bên cạnh đó, giáo dục đạo đức, giáo dục nâng cao trình độ văn hoá cho luôn là mối quan tâm của ban lãnh đạo công ty. Bởi không có gì bảo vệ vững chắc công ty bằng ý thức trách nhiệm của cán bộ công nhân viên. Họ chính là tài sản quý giá nhất của công ty.
6.Hiện đại hoá cơ sở vật chất kỹ thuật hiện có để đáp ứng những đòi hỏi mới của thị trường
Để tiếp cận dần tới trình độ giao nhận kho vận tiên tiến trên thế giới, cung cấp cho khách hàng những dịch vụ có chất lượng cao nhất, Công ty cần:
- Hiện đại hoá các phương tiện, trang thiết bị phục vụ cho công tác giao nhận và vận chuyển hàng hóa. Ngày nay, xu hướng vận chuyển hàng hóa là dùng container, vì vậy các xe vận tải của Công ty cần phải được thiết kế chuyên môn hoá sao cho phù hợp với vận chuyển container. Tuy nhiên trong công tác vận tải, thiết bị cần thiết không chỉ đơn giản là xe ô tô mà còn cần rất nhiều phương tiện khác như xe nâng hàng, móc kéo xe nâng container... do đó các phương tiện này cũng phải được trang bị cho thích hợp.
- Xu hướng container hoá trong vận tải ngoại thương đã làm xuất hiện và phát triển một loại hình dịch vụ mới là dịch vụ cho thuê container, dịch vụ bốc dỡ container với các phương tiện bốc dỡ hiện đại. Nắm bắt được tình hình này, Công ty cần nhanh chóng đầu tư vào lĩnh vực này để thu lợi nhuận. Có thể đầu tư cho thuê nhiều chủng loại container khác nhau như: container lạnh container đựng hàng rời; container chuyên đựng hàng lỏng.. nhưng chủ yếu là container chứa hàng bách hoá.
- Đối với việc kinh doanh kho vận đặc biệt là kho ngoại quan, cần trang bị hiện đại hơn nữa các trang thiết bị phục vụ cho việc bốc xếp, dỡ, bảo quản, vận chuyển hàng hoá... đồng thời đưa toàn bộ hệ thống hoá computer vào kho ngoại quan để tạo thuận lợi trong quá trình thực hiện các nghiệp vụ ở kho.
- Hiện đại hoá các trang thiết bị phục vụ công tác quản lý trong Công ty.
Các biện pháp trên đây có mối quan hệ mật thiết, có tác dụng hỗ trợ, ảnh hưởng lẫn nhau. Tuy mỗi biện pháp đơn lẻ đều có tác động nhất định, nhưng nếu các biện pháp nêu trên được tiến hành một cách đồng bộ thì hiệu quả đạt được sẽ cao hơn rất nhiều.
KẾT LUẬN
Cho đến nay, hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận kho vận của công ty đã trải qua 30 năm. Thời gian đó đủ để chứng tỏ bề dầy kinh nghiệm của Công ty, những thành công trong hoạt động giao nhận và vận chuyển hàng hoá của VIETRANS là điều không thể phủ nhận. Điều đó thể hiện qua các số liệu về sản lượng, doanh thu của công ty, qua tín nhiệm bạn hàng.
Nhưng trong tình hình cạnh tranh gay gắt như hiện nay, để có thể tồn tại và phát triển không phải chỉ riêng VIETRANS mà bất cứ một doanh nghiệp nào kinh doanh trong lĩnh vực này cũng phải tìm được hướng đi thích hợp. Với thị phần chỉ còn chiếm khoảng 10% trên thị trường giao nhận quốc tế, Công ty VIETRANS không có cách nào khác là phát triển dịch vụ giao nhận kho vận của mình, nhằm mở rộng thị trường để nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh. Đặc biệt là có thể trở thành Công ty giao nhận quốc tế đích thực.
Tuy nhiên đây là một vấn đề mới và phức tạp. Mặt khác do thời gian chưa nhiều, sự hiểu biết còn nằm trong khuôn khổ sách vở, kinh nghiệm thực
tế ít ỏi nên trong Bản thu hoạch nay chắc chắn còn nhiều sai sót, em kính mong được sự chỉ bảo giúp đỡ của các Thầy, cô để em có điều kiện đi sâu hơn và hiểu biết rộng hơn để hoàn thiện Báo cáo này.