Chứng từ

Trong kế toán vay ngắn hạn, dài hạn thường sử dụng một số loại chứng từ như sau: - Hợp đồng tín dụng, Hợp đồng vay vốn

- Giấy đề nghị vay vốn - Giấy báo có, Giấy báo nợ - Phiếu thu, phiếu chi 2.2.3.2.2. Tài khoản

Theo chế độ kế toán số 15 để phản ánh các khoản vay ngắn hạn và tình hình thanh toán tiền vay của Hoàng Phú kế toán phản ánh vào tài khoản 311 – Vay ngắn hạn. Nội dung ghi chép của tài khoản 311:

Bên nợ:

- Phản ánh số tiền đã trả về các khoản vay ngắn hạn - Số tiền nợ vay ngắn hạn giảm do tỷ giá ngoại tệ giảm

Bên có:

- Phản ánh số tiền vay ngắn hạn tăng trong kỳ

- Số tiền nợ vay ngắn hạn tăng do tỷ giá ngoại tệ tăng

Số dư bên có: Phản ánh số nợ vay ngắn hạn chưa trả

TK 311 được chi tiết thành 3 TK cấp hai để theo dõi, phản ánh riêng từng nội dung vay ngắn hạn. Cụ thể:

TK 3111: Vay ngắn hạn ngân hàng

TK 3112: Vay ngắn hạn các tổ chức tín dụng, các cá nhân TK 3113: Vay ngắn hạn cá nhân trong nội bộ doanh nghiệp

Để thuận tiện trong việc theo dõi từng khoản vay, Hoàng Phú còn mở các TK cấp 3, chi tiết hơn cho từng đối tượng vay

Kế toán vay dài hạn sử dụng tài khoản 341 – Vay dài hạn. Tài khoản 341 dùng để phản ánh các khoản tiền vay dài hạn và tình hình thanh toán các khoản vay dài hạn của doanh nghiệp. Nội dung ghi chép của TK này như sau:

Bên nợ:

- Phản ánh số tiền đã trả nợ vay dài hạn trong kỳ

- Kết chuyển số nợ vay dài hạn đến hạn trả sang tài khoản 315 - Số giảm nợ vay dài hạn do tỷ giá ngoại tệ giảm

Bên có:

- Phản ánh số tiền vay dài hạn tăng trong kỳ - Số tăng nợ do tỷ giá ngoại tệ tăng

Số dư bên có:

- Phản ánh số tiền vay dài hạn còn nợ chưa đến hạn trả

Tk 341 được chi tiết thành 3 TK cấp 2 để theo dõi, phản ánh riêng nội dung từng khoản vay. Cụ thể:

TK 3411: Vay dài hạn ngân hàng

TK 3412: Vay dài hạn các tổ chức tín dụng, cá nhân

TK 3413: Vay dài hạn các cá nhận trong nội bộ doanh nghiệp Với TK 341 cũng có TK cấp 3 chi tiết cho từng đối tượng vay

Vay ngắn hạn bằng tiền Việt Nam

 Ngày24/3/2009vay ngắn hạn của Ngân hàng Á Châu số tiền là 100.000.000đ - Dùng 1/4 số tiền để mua vật tư, hàng hoá ( thuộc đối tượng không chịu

thuế GTGT). Kế toán ghi:

Nợ TK 153: 25.000.000 đ

Có TK 3111A: 25.000.000 đ - Dùng 1/4 trả nợ nhà cung cấp:

Nợ TK 331: 25.000.000 đ (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});

Có TK 3111A: 25.000.000 đ - Dùng 1/4 trả khoản vay ngắn hạn

Nợ TK 311: 25.000.000 đ

Có TK 3111A: 25.000.000 đ

- Trả nợ vay dài hạn đến hạn trả là 20.000.000 đ số còn lại nhập quy tiền mặt:

Nợ TK 315: 20.000.000 đ Nợ TK 111: 5.000.000 đ

Có TK 3111A: 25.000.000 đ

 Ngày27/3/2009

- Xuất quy tiền mặt trả nợ khoản vay ngắn hạn cá nhân. Kế toán ghi: Nợ TK 3112: 10.000.000 đ

Có TK 111: 10.000.000 đ

Vay ngắn hạn bằng ngoại tệ

 Ngày 2/2/2009 doanh nghiệp vay ngắn hạn ngân hàng Công Thương Việt Nam ngoại tệ để mua một số công cụ dụng cụ dùng cho hoạt động kinh doanh là 10.000 USD giá chưa thuế ( thuế GTGT 10% ) tỷ giá thực tế 17.050 đ/USD

Nợ TK 153: 170.500.000 Nợ TK 133: 17.050.000

 Ngày 5/2/2009 dùng tiền gửi ngân hàng là ngoại tệ để thanh toán nợ vay ngắn hạn ngân hàng Đông Á 20.000 USD tiền gốc và tiền lãi là 1600 USD cho kỳ cuối, tỷ giá ghi sổ là 17.040 đ/USD, tỷ giá thực tế 17.030 đ/USD

Nợ TK 3111D: 340.080.000 Có TK 112: 340.060.000 Có TK 515: 20.000

 Ngày 16/3/ 2009 Vay ngắn hạn 30.000 USD tiền mặt của tổ chức tín dụng - Dùng 1/3 để thanh toán các khoản nợ dài hạn. Tỷ giá thực tế ngày giao

dịch là 17.000 đ/USD, Tỷ giá ghi sổ kế toán là 16.500đ/USD. Kế toán ghi: Nợ TK 342: 165.000.000 đ

Nợ TK 635: 5.000.000 đ

Có TK 3112:170.000.000 đ

- Ngày 17/3 /2009 dùng khoản vay ngắn hạn ngày 16/3/2009 thanh toán cho người bán 10.000 USD ( Tỷ giá thực tế là 16.250 đ/USD)

Nợ TK 331: 162.500.000 đ Nợ TK 635: 7.5

00.000 đ

Có TK 3112: 170.000.000 đ - Số còn lại nhập quy tiền mặt

Nợ TK 1112: 10.000 USD

Có TK 3112: 10.000 USD

- Ngày 18/3 trả nợ khoản vay ngắn hạn đã vay nhân viên trong công ty làn5.000 USD bằng tiền gửi ngân hàng ( tỷ giá ghi sổ tại thời điểm nợ là 17.020 đ/ USD, tỷ giá ghi sổ tại thời điểm nhập quy là 17.000 đ/USD). Kế toán ghi:

Nợ TK 3113: 85.100.000 đ

Có TK 1122: 85.000.000 đ Có TK 515: 100.000 đ

Ngày 1/ 3/2009 Vay dài hạn ngân hàng Á Châu để mua một tài sản cố định dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh thuộc diện chịu thuế GTGT theo giá mua chưa thuế là 1.000.000.000 đ ( thuế GTGT 10%)

Nợ TK 211: 1.000.000.000 đ Nợ TK 133: 100.000.000 đ

Có TK 3411A: 1.100.000.000 đ 2.2.3.2.4. Sổ sách kế toán (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});

Doanh nghiệp thống nhất ghi sổ theo hình thức nhật kí chứng từ theo trình tự sau:

- Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán như : Hợp đồng tín dụng, phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có, một số chứng từ kế toán tự lập,... đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào Nhật kí chứng từ số 4 hoặc bảng kê số 1, 2 hoặc sổ chi tiết các khoản tiền vay ngắn hạn và dài hạn

- Cuối tháng, phải khoá sổ tính tổng số liệu trên Nhật ký chứng từ số 4, kiểm tra, đối chiếu nhật kí chứng từ số 4 với các sổ, thẻ chi tiết các khoản tiền vay, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của nhật kí chứng từ số 4 ghi trực tiếp vào sổ cái các TK 311, 341, 111, 112 - Đối với các chứng từ có liên quan đến sổ, thẻ kế toán chi tiết thì được ghi

trực tiếp vào các sổ, thẻ có liên quan. Cuối tháng, cộng các sổ, thẻ chi tiết các khoản tiền vay và căn cứ vào các sổ thẻ chi tiết để lập Bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với các sổ cai TK 311, 341, 111, 112

- Số liệu tổng cộng trong sổ cái và các sổ chi tiêu chi tiết trong Nhật kí – chứng từ, bảng kê và bảng tổng hợp chi tiết sẽ được dùng để lập báo cáo tài chính

GVHD : Đinh Văn Mậu 29

Chứng từ kế toán - Hợp dồng tín dụng - Phiếu thu, phiếu chi - Giấy báo có, giấy báo nợ - Chứng từ tự lập

- hợp đông Bảng

kê 1, 2

Sổ thẻ kế toán chi tiết

các khoản tiền vay

Bảng tổng hợp chi tiết Nhật ký chứng từ số 4

Sổ cái TK 311, 341, 111, 112,

2.2.3.3. Kê toán chi phí lãi tiền vay

2.2.3.3.1. Chứng từ sử dụng- Hợp đồng vay vốn - Hợp đồng vay vốn - Giấy báo nợ, phiếu chi

- Phiếu kế toán ( chứng từ tự lập ) 2.2.3.3.2. Tài khoản sử dụng

- TK 635: Chi phí tài chính

- TK 241: Xây dựng cơ bản dở dang -TK 627: Chi phí sản xuất chung 2.2.3.3.3. Trình tự hạch toán

Ngày 1/2/2009 nhận được chứng từ ngân hàng Đông Á báo về việc thanh toán chi phí lãi tiền vay cho ngân hàng 15.000.000đ, trong đó lãi vay được phép vốn hoá cho tài sản đang sản xuất là 10.000.000đ. Doanh nghiệp trích tiền mặt trả nợ ngân hàng

- Trong đó 10.000.000 đ lãi vay được phép vốn hoá cho tài sản đang sản xuất nên:

Nợ TK 627: 10.000.000

Có TK 111: 10.000.000

- Còn lại 5.000.000 đ được cho vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ ( chi phí tài chính) nên:

Nợ TK 635: 5.000.000

Có TK 111: 5.000.000

 Ngày 5/2/2009 trả lãi tiền vay cho khoản vay đáo hạn là 1.600 USD. Kế toán ghi nhận:

Nợ TK 335: 27.248.000

Có TK 112: 27.248.000

Ngày 29/3/2009 nhận được giấy báo của ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam về việc thanh toán số lãi tiền vay định kỳ là 20.000.000 đ trong đó lãi vay quá hạn là 2.000.000 đ. Doanh nghiệp trích tiền gửi ngân hàng 15.000.000 đ để thanh toán chi phí lãi vay. Số còn lại chưa thanh toán. Kế toán ghi:

Nợ TK 635: 18.000.000 đ Nợ TK 811: 2.000.000 đ (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});

Có TK 112: 15.000.000 đ Có TK 335: 5.000.000 đ 2.2.3.3.4. Sổ kế toán

- Dựa vào các chứng từ kế toán như : hợp đồng tín dụng, Sổ theo dõi các khoản nợ, giấy báo của ngân hàng, phiếu thu, phiếu chi ... để lấy số liệu ghi vào Nhật ký chứng từ số 1, 2, 7, 8 hay bảng kế số 1, 2 hay sổ, thẻ kế toán chi tiết các khoản tiền vay và sổ chi tiết chi phí đi vay

- Cuối tháng, phải khoá sổ tính tổng số liệu trên Nhật ký chứng từ số 1, 2, 7, 8, kiểm tra, đối chiếu nhật kí chứng từ số 1, 2, 7, 8 với các sổ, thẻ chi tiết các khoản tiền vay và sổ chi tiết chi phí đi vay bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của nhật kí chứng từ số 1, 2, 7, 8 ghi trực tiếp vào sổ cái các TK 627, 635, 241, 111, 112

- Đối với các chứng từ có liên quan đến sổ, thẻ kế toán chi tiết các khoản tiền vay và chi phí đi vay thì được ghi trực tiếp vào các sổ, thẻ có liên quan. Cuối tháng, cộng các sổ, thẻ chi tiết các khoản tiền vay và căn cứ vào các sổ thẻ chi tiết để lập Bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với các sổ cái TK 627. 635. 241, 111, 112

- Số liệu tổng cộng trong sổ cái, các sổ chi tiết trong Nhật kí – chứng từ, bảng kê và bảng tổng hợp chi tiết sẽ được dùng để lập báo cáo tài chính

CHƯƠNG III: CÁC KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT VỀ KẾ TOÁN CÁC KHOẢN TIỀN VAY

3.1. Các kết luận

3.1.1. Về mặt lý thuyêt

Qua việc thu thập tài liệu và nghiên cứu về vấn đề kế toán các khoản tiền vay, tôi thấy các khá nhiều vấn đề bất cập. Bắt đầu từ khâu tìm nguồn vay, cho tới các nghiệp vụ kế toán các khoản tiền vay đã cho ta thấy được một số vấn đề mâu

Chứng từ kế toán - Hợp dồng tín dụng - Phiếu thu, phiếu chi - Giấy báo có, giấy báo nợ - Chứng từ tự lập

- hợp đông Bảng

kê 1, 2

Sổ thẻ kế toán chi tiết

các khoản tiền vay

Bảng tổng hợp chi tiết Nhật ký chứng từ số 1, 2,

7, 8

Sổ cái TK 635, 627, 241, 111, 112,

thuẩn gây cản trở cho công tác kế toán của doanh nghiệp. Sau đây là một vài vấn đề mà doanh nghiệp đang gặp phải:

• Mâu thuẩn trong các chính sách của nhà nước: đó là việc huy động vốn với vấn đề khuyến khích phát triển kinh doanh , đầu tư khoa học ky thuật trong chính sách nhà nước đưa ra đã gây khó khăn cản trở nhiều cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ như Hoàng Phú. Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam đã yêu cầu các tổ chức tín dụng về việc hạn chế sử dụng vốn vay trung và ngắn hạn cho vay dài hạn. Trong khi đó Chính phủ Việt Nam lại khuyến khích các doanh nghiệp vay vốn trung và dài hạn để đầu tư phát triển công nghệ, ky thuật

• Mâu thuẩn giữa những quy định kê toán trong nước và quốc tê: Khi Việt Nam ra nhập thị trường thương mại toàn cầu thì mở rộng giao lưu buôn bán với nước ngoài đã đặt ra cho các tổ chức kế toán những vấn đề cần có sự thống nhất. Tạo ra sự thống nhất trong chuẩn mực kế toán quốc tế với các chuẩn mực, chế độ kế toán của các quốc gia để không gây cản trở, khó khăn gì trong công tác kế toán của các doanh nghiệp. Việt Nam, xây dựng Hệ thống chuẩn mực kế toán ( VAS) cũng dựa trên hệ thống chuẩn mực kế toán quốc tế ( IAS) song vẫn chưa đầy đủ bỡi lẽ xây dựng một chính sách cũng cần phải dựa vào tình hình của từng quốc gia tại Việt Nam ngoài VAS còn có hệ thống chế độ kế toán điều chỉnh cho công tác kế toán tại các doanh nghiệp. Sự cần thiết và cấp bách hiện nay là phải tạo được sự hội tụ các chuẩn mực kế toán toàn cầu (Tới đây vào năm 2010 Hội nghị kế toán thế giới sẽ diễn ra tại Malaysia sẽ lấy việc hội tụ các chuẩn mực kế toán toàn cầu làm nội dung của hội nghị)

• Những vấn đề về các khoản tiền vay có gốc ngoại tệ, các khoản được ghi nhận theo tỷ giá hạch toán và chỉ tính chênh lệch tỷ giá vào cuối năm làm cho doanh thu hay chi phí tăng giảm đột ngột vào cuối năm

3.1.2. Về mặt thực tê

Trong quá trình thực tập tại doanh nghiệp Hoàng Phú đã chứng minh cho những vấn đề tôi đã nêu lên. Vay vốn từ ngân hàng là lựa chọn hàng đầu của các doanh nghiệp đang bị giới hạn về vốn như Hoàng Phú. Song việc vay vốn từ ngân hàng đang gặp phải rất nhiều khó khăn trong tình hình kinh tế đang suy thoái hiện

nay. Vào thời điểm hiện nay, để nhận được các hợp đồng vay vốn từ ngân hàng thì phải là khách quen “ Trong hợp đồng vay vốn mới đây, dù là khách quen trên năm năm của ngân hàng , vẫn phải chi cảm ơn gần 50 triệu đồng cho khoản vay hơn năm tỉ. Chi phí này hạch toán vào các khoản xăng xe, công tác, tiếp khách rải ra trong nhiều tháng mới hết” 13 . Với sự khó khăn trong việc vay vốn của ngân hàng, các doanh nghiệp hướng tới thị trường cho vay tự do bên ngoài. So với giai đoạn đầu năm 2009 thì lãi cho vay trên thị trường tự do chỉ có 5 % mỗi tháng, nay đã tăng lên mức 7% mỗi tháng. Việc lãi suất tăng cao là do nhu cầu vay vốn lớn trong khi đó phía ngân hàng lại thắt chặt việc cho vay lại đẩy các doanh nghiệp vào tình thế khó khăn. Song với mối quen biết lâu năm, Hoàng Phú vẫn duy trì được các hợp đồng cho vay vốn của các ngân hàng do vậyu doanh nghiệp dùng các khoan vay này để đảo nợ. Bằng cách này, doanh nghiệp trả nợ ngân hàng đúng hạn, giữ được uy tín thì có thể vay tiếp trong vòng vài ngày sau.

- Bộ máy kế toán tổ chức theo mô hình tập trung, toàn bộ công việc kế toán kể từ khâu thu nhận, xủ lý, hoàn chỉnh, luân chuyển chứng từ, ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính đều được tập trung thực hiện tại phòng kế toán của doanh nghiệp. Doanh nghiệp lựa chọn mô hình kế toán tập trung là rất phù hợp với qui mô của doanh nghiệp. Phòng kế toán quy mô còn nhỏ, kế toán viên đảm nhiệm nhiều phân hệ kế toán . Song việc phân chia nhiện vụ cho từng kế toán viên một cách rõ ràng đã tránh được việc trồng chéo, hay bỏ sót việc. Với kế toán các khoản tiền vay thì chỉ do một nhân viên phụ trách, với sự giám sát quản lý của kế toán trưởng

13. Báo : Thị trường Giao dịch, s259, tr5

- Doanh nghiệp đã tuân thủ đúng hệ thống tài khoản theo chế độ kế toán Việt Nam và theo sự cụ thể hóa của doanh nghiệp cho phù hợp với đặc điểm của ngành. Hệ thống tài khoản của Hoàng Phú không nhiều, tài khoản chi tiết còn đơn giản nhưng cũng phản ánh được tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

Với những vấn đề doanh nghiệp đang gặp phải tôi xin đưa ra một vài kiến nghị nhằm giúp công ty vượt qua giai đoạn khó khăn này. Không chỉ riêng trong công