Để đảm bảo nguyên tắc công khai dân chủ trong việc xây dựng và thực hiện quy chế trả lương, doanh nghiệp phải xây dựng quy chế trả lương như sau.
- Thành lập hội đồng xây dựng quy chế trả lương của doanh nghiệp do giám đốc làm chủ tịch. Thành viên hội đồng gồm: bộ phận lao động tiền lương là uỷ viên thường trực, đại diện tổ chức công đoàn cung cấp; đại diện Đảng uỷ, đại diện các phòng và một số chuyên gia giỏi trong lĩnh vực chuyên môn, nghiệp. Số thành viên cụ thể do giám đốc quyết định.
- Hội đồng có nhiệm vụ dự thảo quy chế và tổ chức lấy ý kiến rộng rãi trong doanh nghiệp sau đó hoàn chỉnh quy chế. Giám đốc tổ chức lấy ý kiến tại đại hội đồng công nhân viên chức hoặc đại diện các bộ phận trong doanh nghiệp sau đó quyết định công bố chính thức.
Sau khi ban hành quy chế, bộ phận lao động - tiền lương phối hợp với tổ chức công đoàn cùng cấp và các bộ phận chuyên môn khác có liên quan giúp giám đốc triển khai thực hiện quy chế đến từng bộ phận người lao động.
- Đăng ký bản quy chế trả lương của doanh nghiệp theo quy định.
Khi đã thiết lập được hệ thống tiền lương nó phải được văn phòng quản trị tiền lương duy trì. Mặc dù cơ cấu tiền lương có thể thay đổi và điều chỉnh cho phù hợp với những điều kiện mới nhưng hệ thống tiền lương không được thay đổi. Điều này đòi hỏi phải quản trị và điều chỉnh cho thích hợp: trước tiên áp dụng bảng lương đối với các công việc hiện hành và thức
đến phải thường xuyên cập nhật hoá cơ cấu tiền lương để áp ứng những thay đổi của công việc.
- áp dụng bảng lương. Mức sắp xếp lại thang lương được áp dụng cho những trường hợp sau đây: Khi tuyển công nhân, khi công nhân chuyển công việc hay thuyên chuyển sang bộ phận khác hoặc chuyển từ ca này sang ca khác, khi được đề bạt thăng mức lương do thành tích hay dựa trên cơ sở tự động tăng lương; và khi các cá nhân được thăng bậc theo tuyến biểu đồ tăng lương. Để cho cơ cấu tiền lương được sắp xếp giữa các bộ phận hợp lý, cần phải có một bộ phận tiếp nhận và nghiên cứu những khiếu lại về lương của công nhân.
- Phương pháp cập nhật hoá cơ cấu lương. Những thay đổi và duyệt xét lại cơ cấu, sự phát triển và hiện đại hoá cơ sở vật chất của nhà máy chắc chắn sẽ thay đổi và bỏ các công việc cũ và lập các công việc mới. Nên chuẩn bị những bản mô tả chi tiết công việc cho những công việc mới và thay đổi này, và những công việc này nên được sắp xếp trên căn bản những công việc đã đánh giá ban đầu.
Trong trường hợp công ty cần một số lao động có kỹ năng rất hiếm trên thị trường lao động, các công nhân đó có thể sẽ đòi hỏi một mức lương cao hơn mức lương của họ. Trong trường hợp đó nhà quản tri sẽ sắp xếp một mức lương đặc biệt để tuyển mộ và giữ chân họ làm việc với công ty.
Những điều chỉnh cơ cấu lương nay không nên lẫn lộn với việc điều chỉnh lương một cách tổng quát và định kỳ đáp ứng với những thay đổi ở bên ngoài.