II. Tình hình triển khai sản phẩm An Sinh Giáo Dục của tổng công ty Bảo Việt nhân thọ:
3. Công tác quản lý hợp đồng:
Việc cập nhật cấp nhận hoá đơn thu phí bảo hiểm đầu tiên và định kỳ được tiến hành đầy đủ, chính xác và tạm thời. Hàng tháng công ty đã tiến hành đối chiếu số liệu thu phí bảo hiểm giữa nghiệp vụ với kế toán, đảm bảo chính xác số phí thu trong tháng và số hoá đơn phát hành.
Giải quyết những đề nghị của khách hàng liên quan đến tình trạng hiệu lực của hợp đồng như: thay đổi về địa chỉ, định kỳ thu phí, huỷ bỏ hợp đồng, thay đổi cán bộ khai thác theo dõi hợp đồng... được thực hiện một cách nhanh chóng kịp thời không để tồn đọng và đảm bảo việc theo dõi thu phí không bị bỏ sót và từ đó tính hoa hồng cho cán bộ khai thác một cách chính xác.
Khi có hợp đồng phát sinh các yêu cầu giải quyết quyền lợi bảo hiểm, cán bộ của công ty đã phối hợp ngay với cán bộ khai thác liên hệ với khách hàng để hướng dẫn các thủ tục trả tiền bảo hiểm, xác minh các giấy tờ liên quan hồ sơ trả tiền bảo hiểm đảm bảo đầy đủ, đúng theo quy định của Tổng công ty và nhanh chóng hoàn tất hồ sơ trong thời gian sớm nhất. Trong năm không có bất kỳ một khiếu kiện nào của khách hàng liên quan đến công tác giải quyết quyền lợi bảo hiểm cũng như tình trạng hiệu lực của hợp đồng.
Đầu các tháng, công ty thực hiện in kế hoạch thu phí phát cho cán bộ khai thác để thực hiện thu phí định kỳ đầy đủ và theo dõi tình hình thu phí của từng hợp đồng. Phối hợp với cán bộ khai thác kiểm tra đối chiếu tình hình thu phí, nợ phí và có biện pháp để thu. Kịp thời thông báo bằng văn bản các hợp đồng nợ phí theo hai lần: lần 1 sau 30 ngày lần 2 sau 60 ngày và gửi thông báo chia lãi cho các hợp đồng đã có hiệu lực trên 2 năm giải quyết các yêu cầu huỷ bỏ hợp đồng, những hợp đồng nhận giá trị giải ước và những hợp đồng nợ phí quá 60 ngày theo đúng quy định của Tổng công ty.
Công ty đã tiến hành mở sổ theo dõi chi tiết tình trạng của hợp đồng như: sổ theo dõi các hợp đồng huỷ bỏ, sổ theo dõi thanh toán tiền bảo hiểm, sổ theo dõi hợp đồng hoàn phí, sổ theo dõi hợp đồng thay đổi địa chỉ. Thống kê tỷ lệ thu phí đúng hạn, tỷ lệ phí duy trì của hợp đồng của từng cán bộ khai thác phục vụ cho công tác đánh giá, phân loại cán bộ khai thác cuối tháng việc lập báo cáo nghiệp vụ được đảm bảo đầy đủ nội dung, đúng thời gian theo quy định của Tổng công ty.
Tuy nhiên do trình độ, kinh nghiệm của cán bộ cũng như chương trình phần mềm quản lý hợp đồng còn hạn chế nên dẫn đến không theo dõi được tình trạng nộp phí của từng hợp đồng. Từ đó không xác định tình trạng nợ phí của hợp đồng và việc xác định nhiều khi chưa chuẩn xác. Vì vậy Công ty đã tập trung mạnh vào việc giải quyết các hợp đồng nợ phí.
Theo báo cáo tình hình quản lý thu phí tháng 12 năm 2008 toàn công ty có:
+ 30819 hợp đồng nợ phí trong thời gian gia hạn với tổng phí là 21 tỷ + 338 hợp đồng nợ phí quá thời gian gia hạn với tổng số phí là 305 triệu đồng.
Một số nguyên nhân chính dẫn đến tình hình nợ phí nhiều trong thời gian qua là:
+ Do khách hàng đi công tác xa dẫn đến nợ phí trong một thời gian dài, sau đó khách hàng lại đóng phí đuổi. Vì vậy hợp đồng luôn luôn ở trong tình trạng nợ phí.
+ Khách hàng gặp nhiều khó khăn tạm thời về vấn đề tài chính.
+ Khách hàng không nộp phí nhưng cũng không ký vào giấy đề nghị huỷ bỏ hợp đồng.
+ Thời gian đầu công ty tập trung nhiều vào khai thác cho nên buông lỏng công tác quản lý hợp đồng, thêm vào đó lại khai thác nhiều tại thị trường giáo dục. Do đó trong thời gian nghỉ hè, giáo viên các trường đều nghỉ học. Đây cũng là một trong những nguyên nhân dẫn đến việc thu phí không hoàn thành theo kế hoạch.
+ Việc đối chiếu số liệu, xác định hợp đồng nợ phí, gửi thông báo nợ phí của công ty đến khách hàng trong những tháng đầu năm chưa thực hiện đầy đủ, còn nhiều thiếu sót.
+ Một số cán bộ khai thác chạy theo khai thác hợp đồng mới, do đó còn lơi là trong công tác thu phí định kỳ.
Để giải quyết vấn đề này, trong thời gian qua công ty đã tiến hành hàng loạt các biện pháp đồng bộ như:
+ Thường xuyên gửi thông báo đến từng cán bộ khai thác và từng khách hàng thông báo tình trạng nợ phí từ 30 đến 60 ngày, trên 60 ngày.
+ Cùng cán bộ khai thác đến từng khách hàng tìm hiểu nguyên nhân dẫn đến tình trạng nợ phí và có biện pháp giải quyết cụ thể cho từng trường
hợp cụ thể. Trường hợp khách hàng không có lý do chính đáng thì tiến hành làm thủ tục huỷ bỏ theo quy định của điều khoản hợp đồng.
+ Cung cấp các thông tin về quá trình nộp phí của khách hàng như ngày nộp tổng số tiền đã nộp v.v… để khách hàng yên tâm biết rõ tổng số phí đã đóng và số phí còn thiếu để đốc thu.
+ Việc đưa chỉ tiêu hoàn thành kế hoạch thu phí là một chỉ tiêu đánh giá xét thưởng thi đua đã góp phần thúc đẩy cán bộ khai thác tăng cường thu phí và giảm bớt số phí nợ.