1. Những yếu tố khỏch quan
a. Tớnh phức tạp của vấn đề, mục tiờu quyết định
Vấn đề cần phải ra quyết định HCNN chớnh là những dấu hiệu khú khăn nhận được từ mụi trường của cỏc cơ quan HCNN. Tuy nhiờn, việc xỏc định vấn đề quyết định là một việc phức tạp đối với cỏc nhà hành chớnh bởi một số lý do:
- Thứ nhất, những khú khăn nhận được từ mụi trường khụng phải lỳc nào cũng được chuyển tải một cỏch trực tiếp, rừ ràng đến cỏc nhà hành chớnh do nhiều nguyờn nhõn khỏc nhau thuộc về thể chế hoặc hành vi.
Một số nhà hành chớnh khi tỡm kiếm vấn đề cố gắng khỏi quỏt vấn đề từ những “triệu chứng” của những hiện tượng xó hội. Mối quan hệ giữa hai khỏi niệm “triệu chứng” và vấn đề là một trong những yếu tố phức tạp của quyết định hành chớnh. Một hay một loạt cỏc “triệu chứng” cú thể trở thành vấn đề nhưng cũng cú thể một loạt cỏc “triệu chứng” khụng đưa đến một vấn đề nào cả.
- Thứ hai, xỏc định vấn đề trong hành chớnh thường cú sự tham gia của nhiều người. Nếu khụng cú sự nhất trớ chung trong việc xỏc định vấn đề thỡ vấn đề cần giải quyết rất khú được lựa chọn.
- Thứ ba, tớnh đa dạng của cỏc vấn đề là khú khăn trong xỏc định mục tiờu và biện phỏp để giải quyết vấn đề. Mục tiờu hoạt động của cỏc cơ quan HCNN là nền tảng và định hướng cho cỏc nhà hành chớnh ra quyết định. Xỏc định mục tiờu liờn quan đến việc chẩn đoỏn, phỏn xột khả năng tương lai cũng chứa đựng nhiều yếu tố khụng rừ ràng.
Trong nhiều trường hợp, cỏc quyết định hành chớnh tỏc động đến cả những người bờn trong cơ quan HCNN và những người bờn ngoài, Do đú, khi lựa chọn mục tiờu cũng cần chỳ ý đến vấn đề này. Nếu bỏ qua tớnh khỏch quan này, chỉ căn cứ vào chủ quan cú thể khụng xỏc định được đỳng và hợp lý, khả thi mục tiờu của QĐHC.
b. Thẩm quyền ra quyết định
Nhà HC chỉ cú thể ban hành QĐHCNN để giải quyết vấn đề khi vấn đề đú thuộc phạm vi thẩm quyền của mỡnh. Tuy nhiờn, do tớnh chất hoạt động của HCNN phức tạp, liờn quan tới nhiều cấp, nhiều ngành nờn trong vấn đề quản lý HCNN cú những vấn đề giải quyết thuộc thẩm quyền của nhiều chủ thể. Nếu sự phõn định thẩm quyền khụng rừ sẽ dẫn đến việc ban hành quyết định chồng chộo, mõu thuẫn.
Nhà hành chớnh chỉ cú thể ban hành quyết định HCNN khi cú đầy đủ cỏc nguồn lực để thực hiện quyết định như: đội ngũ CB, CC; cơ sở vật chất kỹ thuật, hệ thống xử lý thụng tin. Nếu khụng cú nguồn lực để giải quyết thỡ ban hành quyết định chỉ là sự lóng phớ.
d. Hạn chế về thụng tin
Thụng tin về vấn đề cần giải quyết và thụng tin cú liờn quan đến giải quyết vấn đề ảnh hưởng rất lớn đến xõy dựng quyết định. Việc hạn chế về thụng tin cản trở việc ban hành một quyết định hợp lý. Việc thiếu thụng tin do nhiều lý do khỏc nhau:
- Trước hết, do chi phớ để quy tụ tất cả những ai quan tõm xỏc định vấn đề và mục tiờu.
- Hai là, do chi phớ thời gian cho việc đỏnh giỏ, xem xột và lựa chọn cỏc loại phương ỏn cần thiết để quyết định.
- Ba là, do cỏc nhà hành chớnh khụng muốn bỏ mất nhiều cơ hội khỏc khi dành nhiều thời gian cho một quyết định cụ thể.
- Bốn là, do thành viờn của cỏc cơ quan hành chớnh cú thể thờ ơ với việc thu thập thụng tin về quyết định hành chớnh, khi cần làm quyết định lại khụng cú điều kiện để tỡm kiếm nú.
- Năm là, do khụng ỏp dụng những kỹ thuật dự đoỏn, dự bỏo và khụng cung cấp đủ kinh phớ cần thiết cho hoạt động này.
- Sỏu là, do nhiều bỏo cỏo của cỏc nhà chớnh trị, hành chớnh quỏ phức tạp làm
cho cỏc nhà hành chớnh khú cú thể tỡm thấy trong đú những thụng tin cần thiết cho quyết định nếu như khụng cú những khoản kinh phớ và thời gian để xử lý.
- Bảy là, do năng lực của cỏc nhà hành chớnh hạn chế trong việc tiếp cận đến thụng tin và xử lý thụng tin.
e. Yếu tố chớnh trị
Việc lựa chọn phương ỏn để giải quyết vấn đề chịu ảnh hưởng nhất định bởi cỏc quyết định chớnh trị của Đảng cầm quyền, của cụng luận và cỏc nhúm lợi ớch khỏc nhau trong xó hội.
f. Yếu tố phỏp lý
Nhiều loại TTHC cản trở việc xỏc định mục tiờu và phương ỏn giải quyết vấn đề. Cỏc loại TTHC thiếu tớnh linh hoạt sẽ dẫn đến tỡnh trạng quan liờu trong quyết định HCNN.
2. Những yếu tố chủ quan
a. Kiến thức, kỹ năng của người ra QĐ
Mỗi nhà quản lý cú những kiến thức, kinh nghiệm, tỏc phong quản lý riờng. Những phẩm chất đú quy định cỏch tiếp cận, lối tư duy, việc xỏc định cỏc tiờu chớ, trọng số cho từng tiờu chớ và phương phỏp ra QĐ. Điều này làm cho cỏc QĐHC cần sự hợp tỏc nhiều hơn so với cỏc loại quyết định khỏc.
b. Động cơ của người ra quyết định.
Cơ quan hành chớnh gồm nhiều thành viờn được tập hợp trờn cơ sở những nguyờn tắc nhất định. Trong quỏ trỡnh lựa chọn vấn đề và xỏc định mục tiờu, trong khụng ớt trường hợp, ý muốn cỏ nhõn của từng thành viờn len lỏi vào quỏ trỡnh quyết
định. Họ cú thể đại diện cho những nhúm lợi ớch khỏc nhau và do đú cú thể cú những nhu cầu, cam kết và những cản trở nhất định đối với cam kết của nhiều nhúm khỏc. Nếu thể chếhành chớnh khụng cú cỏch thức để loại trừ những nhõn tố đú thỡ khú cú thể làm cho QĐHC hợp lý.
Ra QĐ trong tổ chức lớn như HCNN là một trong những vấn đề rất phức tạp nờn khú tạo ra được mụ hỡnh hợp lý và hiệu quả hơn khu vực tư. Mục tiờu của cỏc nhà hành chớnh trong xu thế chung là nghiờn cứu những hạn chế của mỡnh trong quy trỡnh quyết định HC; ỏp dụng những thành cụng của khu vực tư trong ban hành QĐ để nõng cao hiệu quả cỏc QĐHC. Tuy nhiờn một vấn đề mang tớnh bản chất cần chỳ ý là QĐHC được làm bởi cỏc cơ quan hành chớnh - nhõn danh cụng quyền nhưng lại do con người thực hiện. Con người này khụng phải do Nhà nước sinh ra mà từ xó hội chuyển vào nhà nước. Điều đú làm cho cỏc QĐHC mang ý nghĩa phức tạp hơn cỏc QĐ của khu vực tư.