Phần mềm SPSS có tất cả 4 dạng màn hình:
Hình 3. 3. Màn hình quản lý dữ liệu của SPSS
1. Data view : Màn hình quản lý dữ liệu. Là nơi lưu trữ dữ liệu nghiên cứu với một cấu trúc cơ sở dữ liệu bao gồm cột, hàng và các ô giao nhau giữa cột và hàng. Các ô ở đây sẽ hiểu thị dữ liệu tương ứng với trường CSDL. Nhìn chung ở giao diện này ta có thể nhập dữ liệu trực tiếp tương tự như trên bất kỳ một hệ quản trị CSDL nào khác hoặc ta cũng có thể nhập tương tự như trong Excel.
Cột Name (tên), là tên đại diện cho biến, tên biến này sẽ được hiễn thị trên đầu mỗi cột trong màn hình dữ liệu. Cột Type (kiểu dữ liệu), dùng để khai báo kiểu cho biến tên gồm có dạng số và dạng chuỗi, dạng ngày tháng. Cột Label (nhãn), dùng để hiển thị tên thay cho tên biến để chỉ rõ hơn về ý nghĩa của biến. Values (Giá trị trong biến ): Cho phép khai báo các giá trị trong biến với ý nghĩa cụ thể. Missing (Giá trị khuyết): SPSS mặc định giá trị khuyết (system missing) là một dấu chấm và tự động loại bỏ các giá trị này ra khỏi các phân tích thống kê. Measures (Dạng thang đo): Hiễn thị dạng thang đo của giá trị trong biến.
Hình 3. 4. Màn hình khai báo tên trường sử dụng trong SPSS
3. Màn hình hiễn thị kết quả : Các phép phân tích thống kê sẽ cho ra các kết quả như bảng biểu, đồ thị và các kết quả kiểm nghiệm, các kết quả này sẽ được truy xuất ra một màn hình, và được lưu giữ dưới một tập tin khác (có đuôi là. SPV). Màn hình này cho phép ta xem và lưu giữ các kết quả phân tích.
4. Màn hình cú pháp : Màn hình này cho phép ta xem và lưu trữ những cú pháp của một lệnh phân tích. Các cú pháp được lưu trữ sẽ được sử dụng lại mà không cần thao tác các lệnh phân tích lại.
Nhập dữ liệu: Nhập trực tiếp trên SPSS hay cũng có thể nhập liệu từ các phần mềm khác như Excel, Fox, … và sau đó chuyển vào trong SPSS thông qua Menu File-open.
Công cụ tính toán giữa các biến (tên là Compute). Công cụ compute được dùng để tính toán giữa các giá trị trong các biến và kết quả sẽ được lưu giữ trong một biến mới hoặc là một biến khác sẵn có hoặc biến chứa đựng giá trị đang tính toán. Để thực hiện công cụ này ta vào Menu Transform\Transform Compute :
Hình 3. 6. Màn hình tính toán dữ liệu dựa trên các biến
Mục Target variable : Tên biến sẽ nhận giá trị được tính. Trong ô Numeric Expression: chứa các biểu thức số được dùng để tính giá trị cho biến mới. Chúng ta có thể soạn các biểu thức tính toán và có thể sử dụng các công cụ được hiển thị trong hộp thoại như các nút (+), (-), Function, …
Công cụ if : Dùng để định ra những điều kiện cần thiết kèm theo trong tính toán nếu có.