Năm Chỉ tiêu 31/12/2008 31/12/ 2009 So sánh 09/08 Chênh lệch TL% 1) Giá vốn bán hàng 151.435.422 144.927.358 -6.508.064 -4.29 2) Tồn kho hàng hoá BQ 9.067.987 11.316.281,5 2.248.294,5 24.79 3) Hệ số vòng quay (lần) 16.7 12.8 -3.9 -23.35
4)Tốc độ chu chuyển (ngày) 21.54 38.1 16.56 76.88
Mức tồn kho hàng hoá bình quân tính đến thời điểm 31/12/2009 là cao hơn so với năm 2008 là trên 2.2 tỷ VND tương đương 24.79 %. Hệ số vòng quay hàng tồn kho giảm 3.9 lần so với thời điểm 31/12/2008. Cuối năm 2009 hệ số này là 16.7 lần, cuối năm 2009 giảm còn 12.8 lần. Điều này chứng tỏ công ty tính đến cuối năm 2009 hàng hoá bị ứ đọng nhiều hơn so với cùng kỳ năm 2008. Tốc độ chu chuyển hàng hoá năm 2008 là 21.54 ngày, cuối năm 2009 là 38.1 ngày tăng tương đương là 16.56 ngày. Điều này chứng tỏ công ty bị tồn đọng vốn hay tình hình sử dụng tài sản lưu động chưa có hiệu quả. Vì vậy trong năm tới đòi hỏi công ty cần có những biện pháp thúc đẩy quá trình lưu chuyển hàng tồn kho nhằm tránh tình trạng ứ đọng hàng hoá cũng như ứ đọng vốn kinh doanh của công ty.
3.4.4 Phương thức tính giá hàng tồn kho của công ty
Hiện tại công ty áp dụng phương pháp bình quân gia quyền trong tính giá hàng tồn kho.
Công thức tính:
Giá bình quân gia quyền =
Giá trị hiện có + giá trị hàng nhập lượng hàng tồn kho hiện có + lượng hàng nhập kho
Giá trị của từng loại hàng tồn kho được tính theo giá trung bình của từng loại hàng tồn kho đầu kỳ và giá trị từng loại hàng tồn kho được mua hay sản xuất trong kỳ.
Theo phương pháp này, đến cuối kỳ mới tính trị giá vốn của hàng xuất kho trong kỳ. Tuỳ theo kỳ dự trữ của doanh nghiệp áp dụng mà kế toán hàng tồn kho căn cứ vào giá mua, giá nhập, lượng hàng tồn kho đầu kỳ và nhập trong kỳ để tính giá đơn vị bình quân.
3.4.5 Mô hình quản trị hàng tồn kho của công ty
3.4.5.1 Đối với mặt hàng nguyên vật liệu phục vụ cho quá trình sản xuất của công ty.
Các nguyên liệu chính sử dụng để sản xuất sơn và bột bả tường là các nguyên vật liệu lấy từ trong nước như xi măng trắng, bột đá…còn lại một số nguyên vật liệu được nhập khẩu từ nước ngoài là keo AC – 216, Titan KA 100, Titan 95 và các hóa chất khác. Các nguyên liệu nhập khẩu này thì một năm công ty chỉ nhập khẩu khoảng 8 lần, trung bình mỗi quý nhập khẩu 2 lần. Các nguyên liệu này nhập khẩu và dự trữ trong kho sử dụng trong quá trình sản xuất. Lý do của việc nhập khẩu nguyên vật liệu ít như vậy là do các nguyên vật liệu này không phải nguyên liệu chính sản xuất ra các sản phẩm, đó chỉ là các chất chiếm tỷ lệ nhỏ trong nguyên liệu để sản xuất ra sản phẩm của công ty. Các nguyên vật liệu nhập khẩu chỉ chiếm khoảng 7 – 8% trong tổng khối lượng nguyên vật liệu dùng để sản xuất ra sản phẩm.
3.4.5.2 Đối với các mặt hàng gia dụng điện tử
Việt Nam là nước đang phát triển, đời sống của người dân ngày càng được nâng cao. Hiện nay các sản phẩm hàng gia dụng điện tử không còn xa lạ, cũng không phải là mặt hàng xa xỉ đối với các gia đình Việt Nam. Nhận thấy nhu cầu sử dụng mặt hàng này ngày càng gia tăng, công ty cổ phần Galaxy nhập khẩu mặt hàng này để đáp ứng nhu cầu trong nước.
Hiện tại công ty chưa áp dụng mô hình quản trị hàng tồn kho. Bình quân hàng tháng công ty nhập hàng khoảng 12 lần. Các mặt hàng này sau khi nhập về được bảo quản trong kho của công ty. Các mặt hàng được công ty nhập khẩu liên tục. Theo ước tính thì lượng hàng trong kho còn khoảng 38 – 45% công ty
sẽ tiếp tục nhập khẩu lô hàng tiếp theo. Mỗi lần nhập khoảng 40 container. Mỗi một container chứa khoảng 1000 chiếc đối với những sản phẩm có kính thước lớn như bình lọc nước, máy phát điện, lò vi sóng… Còn đối với những sản phẩm có kính thước nhỏ hơn như là bàn là, máy sấy tóc, máy say sinh tố… thì mỗi container khoảng 3000 – 4000 sản phẩm. Các sản phẩm này được vận chuyển theo đường biển từ nước nhập khẩu ( Nhật Bản, Hàn Quốc, Thổ nhĩ kỳ) về đến cảng biển Hải Phòng Của Việt Nam, sau đó được vận chuyển bằng đường bộ về đến kho của công ty. Mỗi tháng công ty nhập khẩu nhiều lần để tránh tình trạng thiếu hàng hóa cung cấp ra thị trường và tiết kiệm được chi phí cũng như diện tích lưu kho. Tuy nhiên việc nhập hàng như vậy sẽ làm tăng các chi phí như chi phí vận chuyển, chi phí bảo hiểm… những rủi ro khi nhà cung ứng không cung cấp kịp thời hàng hóa cho doanh nghiệp.
3.4.6 Đánh giá tình hình quản trị hàng tồn kho của công ty
Hiện nay công ty chưa áp dụng mô hình quản trị hàng tồn kho. Các quyết định nhập hàng của công ty dựa vào việc nghiên cứu thị trường, mức độ tiêu thụ sản phẩm các mặt hàng này trên thị trường. Vì vậy dễ dẫn đến những quyết định chưa chính xác. Do nhu cầu các mặt hàng này thường không ổn định. Vì vậy dễ dẫn đến tình trạng ứ đọng hàng hóa trong kho. Làm tăng các chi phí như chi phí quản lý kho, chi phí bảo quản sản phẩm...Bên cạnh đó quá trình chu chuyển hàng hóa chậm cũng làm chậm quá trình luân chuyển vốn của công ty. Nó gây khó khăn cho công ty kho khi cần vốn để đầu từ vào các hạng mục kinh doanh khác.
Do lượng hàng dự trữ trong kho tương đối lớn nên công ty có khả năng đáp ứng tốt nhất nhu cầu của bạn hàng. Các đại lý chỉ cần sau 24h đặt hàng là công ty đã có thể cung cấp hàng cho hãng đại lý này. Điều này giúp công ty giữ uy tín đối với khách hàng. Công ty không để cho bạn hàng phải đợi lâu mới có thể nhận được hàng. Trong nền kinh tế thị trường, nhiều nhà cung cấp sản phẩm
thì việc giữ chân được khách hàng là điều không hề dễ dàng. Do vậy quyết định khối lượng dự trữ của doanh nghiệp cũng là điều dễ hiểu.
CÁC KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY
CỔ PHẦN GALAXY VIỆT NAM
4.1 CÁC KẾT LUẬN VÀ PHÁT HIỆN QUA QUÁ TRÌNH NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GALAXY VIỆT NAM
4.1.1 Một số thành tựu đạt được
Trong điều kiện khó khăn như hiện nay: nền kinh tế thế giới vừa trải qua cuộc khủng hoảng trầm trọng, sự cạnh tranh gay gắt trong ngành…Công ty cổ phần Galaxy Việt Nam luôn nổ lực hết mình để đứng vững và không ngừng vươn lên trong hoàn cảnh khó khăn đó. Toàn thể cán bộ trong công ty từ cấp trên đến cấp dưới luôn một lòng cùng nhau xây dựng công ty ngày càng phát triển toàn diện hơn. Các phòng ban trong công ty luôn nổ lực hết mình hoàn thành nhiệm vụ góp phần chung vào sự phát triển của công ty.
Trong công tác quản trị hàng tồn kho công ty đã đạt được một số thành tựu như sau:
- Công ty căn cứ vào mục tiêu chiến lược kinh doanh của mình đề ra các chính sách quản trị hàng tồn kho hợp lý. Công ty có chiến lược dự trữ hàng hóa cũng như nguyên vật liệu hợp lý do vậy trong thời gian qua không xảy ra tình trạng gián đoạn trong sản xuất cũng như thiếu hàng hóa cung cấp ra bên ngoài thị trường. Công ty giữ được uy tín và có mối quan hệ tốt đẹp với bạn hàng.
- Công ty có đội ngũ cán bộ, công nhân viên có trình độ chuyên môn hóa cao, giầu kinh nghiệm quản lý. Công ty thiết lập cơ sở vật chất hệ thống kho đạt tiêu chuẩn và có bộ phận riêng làm công tác kho nhằm quản lý tốt các sản phẩm trong kho. Bên cạnh đó công ty cũng áp dụng công nghệ vào khâu quản lý kho như hệ thống máy vi tính giúp cho các nhân viên quản lý kho tốt hơn.
- Công ty có kế hoạch giám sát, kiểm tra hàng hóa trong kho
+) Các loại hàng hóa vật tư khác và thành phẩm kiểm kê 1 tháng/1 lần. Các bước tiến hành kiểm kê, trách nhiệm và việc điều chỉnh tồn kho tuân thủ theo QĐ – 75 – 16.
- Quản trị về mặt giá trị hàng tồn kho: Công ty đã liên tục nâng cấp hệ thống kho, đổi mới trang thiết bị giảm tới tối đa tình trạng sản phẩm bị hư hỏng do tác động của yếu tố môi trường gây ra biến đổi về chất lượng và giảm giá trị hàng hóa trong kho.
- Công ty cũng đã đề ra quy định về bảo toàn sản phẩm (QĐ – 72 – 02), công tác lưu giữ và bảo quản sản phẩm trong kho một cách cụ thể như sau:
+) Việc sắp xếp vật tư, nguyên vật liệu, sản phẩm, hàng hóa đảm bảo an toàn, thuận lợi cho việc vận chuyển và kiểm tra
+) Thủ kho và các nhân viên trong kho phải tiến hành sắp xếp vật tư, nguyên vật liệu, sản phẩm, hàng hóa trong kho đảm bảo chất lượng; hàng hóa vật tư cần phải chống ẩm phải để trên các pallet; hàng hóa, vật tư dễ vỡ phải để nơi an toàn tránh va đập.
+) Tất cả vật tư, sản phẩm, hàng hóa phải được phân loại ghi tên, đánh dấu, và để theo từng khu vực để khi cấp phát không bị nhầm lẫn.
+) Khi phát hiện vật tư, sản phẩm, hàng hóa xuống cấp kém chất lượng phải lập báo cáo không phù hợp, tách riêng lô hàng đó ra
+) Trước khi ra về các laọi dụng cụ sắp xếp gọn gàng, vệ sinh sạch sẽ kho tàng, cắt điện, khóa cửa kho cẩn thận, niêm phong giao cho bảo vệ.
+) Phải tuân thủ quy định về phòng chống cháy nổ và chống kẻ gian.
4.1.2 Những mặt còn tồn tại trong quản trị hàng tồn kho
Quản trị hàng tồn kho là một hoạt động liên quan đến nhiều bộ phận khác trong công ty do vậy gây ra không ít những khó khăn trong công tác quản trị hàng tồn kho. Một số những tồn tại trong công tác quản trị HTK có thể kể đến:
- Công ty hiện chưa thiết lập phòng marketing riêng, do vậy công việc nghiên cứu thị trường còn gặp nhiều những khó khăn. Do hiện nay nền kinh tế có nhiều bất ổn kéo theo nhu cầu tiêu dùng của người dân cũng có nhiều những
thay đổi, khó đoán trước. Việc nắm bắt thông tin của công ty còn gặp nhiều những hạn chế.
- Tổ chức nghiên cứu thị trường của công ty về khả năng tiêu thụ sản phẩm có độ chính xác chưa cao, chưa kịp thời. Công tác dự báo, dự đoán khối lượng tiêu thụ và giá cả của công ty không được tiến hành kỹ lưỡng chỉ dựa trên thông tin không chính thức, chưa có kế hoạch theo dõi, giám sát giá cả của các mặt hàng của đơn vị kinh doanh trong khu vực gây nên những khó khăn trong việc theo dõi những biến động của thị trường.
- Hệ thống kho bãi của công ty cách khá xa so với bến cảng (cảng Hải Phòng). Chính vì vậy nên nhiều chi phí tăng cao như chi phí vận chuyển, bốc dỡ hàng hóa…Điều này làm tăng giá vốn bán hàng ảnh hưởng trực tiếp đến giá cả sản phẩm và sức cạnh tranh của công ty trên thị trường. Điều này đồng nghĩa với việc làm hàng tồn kho bị ứ đọng và tốc độ chu chuyển hàng tồn kho bị chậm.
- Hoạt động quảng cáo của công ty còn khá hạn chế. Công ty có website riêng, tuy nhiên website này khá ít về thông tin của doanh nghiệp. Bên cạnh đó công ty cũng chưa có những chiến dịch quảng cáo lớn nào giới thiệu sản phẩm của doanh nghiệp cũng như các mặt hàng kinh doanh của doanh nghiệp.
- Hoạt động tổ chức kinh doanh còn bộc lộ nhiều những hạn chế trong dự trữ hàng tồn kho. Công ty chưa có kế hoạch dự trữ hàng tồn kho cụ thể nên xảy ra tình trạng dự trự quá mức gây gia tăng chi phí và tồn đọng hàng.
- Công ty sử dụng phương pháp bình quân gia quyền trong tính giá trị hàng tồn kho. Điều này làm công việc kế toán bị dồn lại cuối kỳ gây chậm chễ khi cần báo cáo tình hình hàng tồn kho cho nhà quản trị.
4.1.3 Nguyên nhân tồn tại
Công ty chưa xác định được chính xác nhu cầu dự trữ cần thiết. Do nhu cầu của người tiêu dùng thay đổi qua từng giai đoạn, thời kỳ đòi hỏi công ty phải kịp thời nắm bắt.
Do công ty chỉ nhập khẩu và phân phối mặt hàng điện tử gia dụng của hãng Saiko do vậy các mặt hàng còn bị hạn chế về chủng loại.
Do trình độ chuyên môn và nghiệp vụ của nhân viên còn hạn chế nên không tránh khỏi những sai sót khi tiếp cận với thông tin thị trường dẫn đến việc xử lý thông tin chưa chuẩn xác.
4.2 PHƯƠNG HƯỚNG HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY TRONG THỜI GIAN TỚI
4.2.1 Phương hướng và chiến lược phát triển của công ty
Mặc dù trong năm 2009 nền kinh tế có nhiều biến động làm cho các công ty kinh doanh gặp nhiều khó khăn. Nhưng năm qua công ty cổ phần Galaxy cũng đã đạt được những kết quả đáng mừng. Lợi nhuận sau thuế thấp hơn năm 2008 nhưng vẫn đạt được chỉ tiêu đã đề ra. Trong thời gian tới công ty sẽ nỗ lực phát triển không ngừng, cố gắng phát huy nội lực, và vận dụng mọi tiềm năng để đẩy mạnh hoạt động kinh doanh sản xuất của công ty.
Tiếp tục hoàn thiện bộ máy quản lý, tăng cường phát triển, nâng cao tốc độ tiêu thụ, khả năng quay vòng vốn nhanh, đảm bảo có đủ nguyên vật liệu phục vụ cho quá trình sản xuất cũng như lượng hàng hóa đủ đáp ứng nhu cầu trong nước.
4.2.2 Các chính sách phát triển của công ty
• Chính sách chất lượng của công ty
- Tất cả các loại sản phẩm được công ty sản xuất ra phải đạt tiêu chuẩn chất lượng đã công bố. Các tiêu chuẩn này phải tương ứng với tiêu chuẩn Việt Nam và từng bước đạt tiêu chuẩn của các nước trên thế giới
- Thực hiện các chính sách để không ngừng thỏa mãn quyền lợi và nhu cầu của khách hàng. Sự tin cậy của khách hàng là mục tiêu phát triển của công ty
- Hoàn thiện quy trình quản lý, quy trình công nghệ để tối ưu hóa hoạt động sản xuất kinh doanh. Công tác tuyển dụng, đào tạo, sắp xếp và chế độ tiền lương luôn hướng tới việc bồi dưỡng và phát triển nguồn nhân lực để đảm bảo sự phát triển bền vững của công ty
- An toàn trong sản xuất – sức khỏe của người lao động – vệ sinh công nghệ và môi trường
- Hoạt động của công ty luôn gắn với trách nhiệm cộng đồng. Sự phát triển của doanh nghiệp góp phần làm phát triển và phồn vinh đất nước
• Chính sách nhập khẩu
- Công ty tiếp tục duy trì hoạt động sản xuất kinh doanh của mình để đáp ứng nhu cầu trong nước. Bên cạnh đó công ty từng hợp tác với các tập đoàn, các công ty lớn làm tổng đại lý cũng như nhà phân phối của họ nhằm cung cấp cho người tiêu dùng các mặt hàng nhập khẩu theo đúng yêu cầu của họ
- Duy trì và phát triển mối quan hệ tốt đẹp với các bạn hàng, phát triển quy mô nhập khẩu một cách hợp lý. Xây dựng cơ cấu mặt hàng kinh doanh một cách ổn định. Bên cạnh đó tìm kiếm thêm những nhà cung cấp mới để có thêm nhiều sự lựa chọn và phân tán những rủi ro.
• Chính sách đào tạo nguồn nhân lực