Một hệ thống quản lý văn bản đầy đủ phải chứa đựng các yếu tố của ba lớp thực thể - thực thể Bản ghi (Record entity), thực thể Nghiệp vụ (Business entity), thực thể Tác nhân (People/Agent entity) cùng với các ràng buộc (Luật) bên trong và bên ngoài liên quan tới các thực thể đó và chi phối mối quan hệ giữa chúng. Thực thể Nghiệp vụ quản lý bản ghi là lớp con của lớp thực thể Nghiệp vụ.
Các thực thể có thể là một phần của thực thể khác theo ý nghĩa vật lý hay ý nghĩa logic là kết quả của việc liên kết, phân cấp, phân loại, Ví dụ một tài liệu trong một file, một file trong một hộp, một giao dịch trong một quá trình, một ngƣời trong một cơ quan. Mỗi tổ chức nên có những quy tắc về các thực thể nào có thể là một phần của thực thể kia. Môi trƣờng nghiệp vụ có thể đƣợc đƣa ra khác nhau trong các hệ thống nghiệp vụ phụ thuộc vào các yêu cầu của tổ chức.
Hệ thống quản lý văn bản đƣợc thiết kế để quản lý các văn bản đòi hỏi các metadata hỗ trợ cho các tiến trình quản lý. Một yêu cầu quan trọng của metdata đối việc quản lý văn bản là phải biểu diễn đƣợc văn bản trong môi trƣờng nghiệp vụ, thu nhận bằng chứng của mối quan hệ giữa các thực thể và liên kết nó với các đối tƣợng bản ghi khác.
Metadata cho mỗi tầng trong khối liên kết trong một thực thể có thể là khác nhau. Trong đó có một số các yếu tố là có thể là có chung trong tất cả các tầng, và một số các yếu tố là chỉ có ở trong từng tầng cụ thể của khối liên kết.
Metadata có thể đƣợc kế thừa từ một tổng thể cao hơn cho một tổng thể thấp hơn. Khái niệm đƣợc minh họa cụ thể trong hình bên dƣới:
Đối tượng metadata metadata metadata Kế thừa Series Folder Item Item Item Folder Rp: 5 năm Rp: 5 năm Rp: 5 năm Rp: 5 năm Rp: 5 năm Rp: 5 năm Hình 3.1 Kế thừa metadata
Thừa kế đóng một vai trò quan trọng trong việc quản lý các văn bản. Đây là một kĩ thuật để đảm bảo tính nhất quán của thuộc tính metadata, và các thuộc tính đƣợc định nghĩa ở tầng cao hơn không cần thiết đƣợc lặp lại cho các tầng ở cấp dƣới.