bán hàng
Quá trình phát triển dựa trên các phân hệ rời rạc do đó chúng ta sẽ nghiên cứu xem xét ERP dựa trên các mô hình (mô hình chức năng, mô hình dữ liệu, mô hình quy trình nghiệp vụ, mô hình phân hệ) để từ đây chúng ta đưa ra các công việc cần làm khi xây dựng một phân hệ cụ thể sao cho nó có thể thích ứng với các phân hệ khác xây dựng sau nó. Yêu cầu của phân hệ xây dựng thỏa mãn 2 yếu tố (hình vẽ)
PHÂN HỆ ĐANG XÂY DỰNG
Chức năng yêu cầu Tích hợp tương lai
Tích hợp tương lai Tích hợp tương lai
Tích hợp tương lai
Hình 2.6 - Phân hệ dạng mở
+ Yếu tố thứ nhất là thỏa mãn yêu cầu trước mắt: các chức năng thực tại yêu cầu cần xây dựng để đáp ứng ngay nhu cầu hoạt động của doanh nghiệp (có thể bao gồm tích hợp với các hệ thống hiện tại không phải ERP)
+ Yếu tố thứ hai là thỏa mãn việc tích hợp với các phân hệ khác (ERP) trong tương lai.
Hai yếu tố này liên quan tới nhau do dữ liệu của chức năng yêu cầu hiện tại sẽ là nguồn dữ liệu tổng hợp để tích hợp tương lai, cũng có thể dữ liệu sẽ được thay thế bằng nguồn dữ liệu lấy từ các phân hệ khác khi tích hợp. Trong phạm vi luận văn chúng ta sẽ không xem xét tới yếu tố thứ nhất mà chúng ta tập trung xem xét tới yếu tố thứ hai.
Giống như việc xây dựng một căn hộ, khi chưa có tiền chúng ta có thể xây dựng 1 tầng, nhưng để chuẩn bị cho việc xây dựng mở rộng hơn nữa trong tương lai, ngoài việc tính toán xây dựng tầng 1 như thế nào, các phòng bố trí ra sao, sơ đồ đường đi của đường điện nước... chúng ta cần phải xem xét đánh giá các yêu cầu tương lai khi xây
thêm tầng 2, nhà bếp... như thiết kế móng phải chắc hơn, bố trí đường điện, nước sẵn sàng có thể móc nối lên tầng trên...
Áp dụng trong trường hợp cụ thể là yêu cầu về bài toán quản trị bán hàng, mục tiêu của chúng ta cần phải xác định được các dữ liệu mà phân hệ này cần từ ERP cũng như các dữ liệu mà phân hệ này cung cấp cho ERP. Trên cơ sở đó xây dựng các giao diện giao tiếp dạng dịch vụ để có thể dễ dàng kết nối với hệ thống ERP.
Đề xuất mô hình xây dựng:
Mô hình xây dựng
Bước 1: Phân tích yêu cầu hiện tại
Tại bước này, từ mô hình chức năng và mô hình dữ liệu, chúng ta liệt kê toàn bộ các thực thể và các chức năng của hệ thống.
Lấy kết quả của quá trình phân tích (biểu đồ luồng dữ liệu, biểu đồ tương tác trong phân tích thiết kế sử dụng UML và mô hình khái niệm ER) chúng ta xây dựng hai bảng như ví dụ ở phía dưới.
Bảng 1: Danh sách các thực thể trong phân hệ bán hàng
STT Thực thể Ghi chú
1 Khách hàng 2 Nhân viên 3 Phiếu báo giá 4 Phiếu đặt hàng 5 Đơn hàng 6 Vật tư 7 Phiếu thu 8 Báo cáo Bảng 2: Danh sách các chức năng STT Chức năng Ghi chú
1 Báo giá cho khách hàng 2 Khách đặt mua hàng 3 Khách mua hàng
4 Thanh toán 5 Báo cáo cấp trên
Bước 2: Xác định các phân hệ có thể tích hợp với phân hệ cần xây dựng
Dựa vào quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp cụ thể và cấu trúc của ERP chúng ta sẽ liệt kê ra các phân hệ tương tác với phân hệ cần xây dựng cùng với chức năng và thực thể tương ứng trong từng phân hệ nghiệp vụ. Ví dụ chức năng báo giá
Chờ 1 báo giá Nhận báo giá Thực thể báo giá Thực thể báo giá Chờ tổng hợp giá V Tạo báo giá Tạo xong báo giá V Lưu trữ
báo giá Gửi báo giá
Đã lưu trữ (Kết thúc) Đã gửi báo giá (Kết thúc) Thực thể báo giá Sản phẩm Chi phí quản lý Nhập hàng KHO HÀNG, KẾ TOÁN BÁN HÀNG
Việc xác định các phân hệ tương tác và các chức năng phụ thuộc vào định hướng mở rộng kinh doanh cũng như hoạt động sản xuất của doanh nghiệp trong tương lai. Tuy nhiên phải xác định dựa trên mô hình tổng thể của ERP. Ví dụ cụ thể có thể xem xét ở bảng phía dưới
STT Nội dung Ghi chú
I. Phân hệ quản lý kho hàng
Danh mục thực thể 1 Nhà cung cấp 2 Nhân viên 3 Vật tư hàng hóa 4 Kho hàng 5 Phiếu nhập kho 6 Phiếu xuất kho 7 Phiếu kiểm kê kho 8 Phiếu chuyển kho 9 Thẻ kho
10 Báo cáo cấp trên
Danh mục chức năng
1 Nhập hàng vào kho 2 Xuất hàng
3 Kiểm kê kho 4 Chuyển kho 5 Báo cáo cấp trên
II. Phân hệ quản trị nhân sự
Danh mục thực thể
1 Nhân viên 2 Phòng ban 3 Phiếu lương
5 Phiếu yêu cầu tạm ứng lương 6 Phiếu tạm ứng lương
7 Phiếu hoàn ứng 8 Bảng chấm công
9 Phiếu yêu cầu tuyển dụng
Danh sách chức năng
1 Đào tạo nhân viên 2 Tuyển dụng nhân viên 3 Tính lương
4 Tạm ứng lương 5 Chấm công 6 Báo cáo cấp trên
III. Phân hệ báo cáo thống kê
Danh mục thực thể
1 Báo cáo
Danh mục chức năng
1 Báo cáo cấp trên
IV. Phân hệ kế toán
Danh mục thực thể
1 Sổ cái
2 Sổ phụ (sổ tiền mặt, sổ lương, sổ công nợ...) 1 Phiếu thu 2 Phiếu chi 3 Phiếu kế toán Danh mục chức năng 1 Thu tiền 2 Chi tiền
3 Chức năng khác 4 Báo cáo cấp trên
Sơ đồ tương tác các phân hệ
QUẢN LÝ BÁN HÀNG
KẾ TOÁN
KHO HÀNG BÁO CÁO QUẢN TRỊ
NHÂN SỰ
Bƣớc 3: Xác định các dữ liệu chia sẻ giữa phân hệ cần xây dựng và các phân hệ trong bƣớc 2
Tại bước này chúng ta phải làm 3 việc
Xác định các thực thể và chức năng chung: Tìm điểm chung giữa các phân hệ Các thực thể chung chính là phần tiếp giáp giữa các phân hệ. Việc xác định các thực thể chung là bước đầu tiên xây dựng nên ranh giới tiếp giáp.
Xác định phân hệ nguồn tạo thực thể: Xác định dữ liệu phân hệ hiện tại sẽ lấy đầu vào từ đâu và cung cấp dữ liệu gì cho các phân hệ khác
Khi xây dựng phân hệ riêng rẽ, các thực thể sẽ được quản lý trực tiếp (thêm/xóa/sửa/tìm kiếm) trong phân hệ đó, tuy nhiên khi tích hợp vào hệ thống ERP, do nguyên tắc dữ liệu nguồn dữ liệu duy nhất của ERP (dữ liệu không trùng lặp mà chia sẻ giữa các phân hệ), đôi khi thực thể có thể được tạo và quản lý bởi phân hệ khác. Phân hệ đang xây dựng sẽ truy cập và lấy thông tin từ phân hệ nguồn.
Tại bước này chúng ta cũng cần liệt kê ra danh sách các thực thể mà phân hệ đang xây dựng sẽ cung cấp cho các phân hệ khác.
Xác định các giao tiếp khác:
Giao tiếp khác bao gồm các điều kiện kiểm tra ràng buộc khi mở rộng hệ thống. Điều này có thể thực hiện dựa trên mô hình nghiệp vụ. Từ mô hình nghiệp vụ chúng ta xác định được các mối liên hệ ràng buộc giữa các phân hệ bị lược bỏ trong quá trình xây dựng phân hệ riêng rẽ (do khi xây dựng phân hệ riêng rẽ không có thông tin để kiểm tra các ràng buộc này).
Ví dụ: Khi xây dựng phân hệ quản lý bán hàng bạn chưa có chức năng công nợ, khi tích hợp vào ERP, bạn có thể truy xuất thông tin công nợ từ phân hệ kế toán và kiểm tra xem khách hàng có vượt quá giới hạn nợ hoặc nợ quá hạn không? Một ví dụ khác là truy xuất thông tin hàng tồn kho tại phân hệ kho hàng không cho phép xuất hàng khi không đủ hàng trong kho. Các ràng buộc này bị lược bỏ nếu xây dựng phân hệ quản trị bán hàng riêng lẻ.
QUẢN LÝ BÁN HÀNG
KẾ TOÁN
KHO HÀNG BÁO CÁO QUẢN TRỊ
NHÂN SỰ
Cung cấp thông tin
Cung cấp thông tin
Lấy thông tin / Kiểm tra
Nhân viên Lấy thông tin
Doanh thu Cung cấp thông tin
Vật tư Khách hàng
Phiếu thu
Lấy thông tin Cung cấp thông tin
Hóa đơn bán hàng
Cung cấp thông tin Phiếu đặt hàng
Phiếu báo giá
Phòng ban Lấy thông tin
Bƣớc 4: Xây dựng phân hệ với các giao tiếp dữ liệu đã xác định ở bƣớc 3
Từ thông tin ở bước 3, ta tiến hành xây dựng các giao diện tương tác:
STT Tên giao diện Hƣớng
dữ liệu
Phân hệ tƣơng
tác Miêu tả
1 LayDanhSachNhanVien Từ Quản trị nhân sự Lấy danh sách nhân viên
2 LayThongTinPhongBan Từ Quản trị nhân sự Lấy thông tin phòng ban
3 LayDanhSachVatTu Từ Kho hàng Lấy danh sách vât tư
4 KiemTraDuHangXuat Từ Kho hàng Kiểm tra xem có đủ
hàng để xuất bán hay không
5 KiemTraDuocPhepBan Từ Kế toán Kiểm tra xem có được
phép bán cho khách hàng không?
6 CungCapHoaDonBanHang Đến Kế toán Đưa ra thông tin hóa đơn bán hàng cho phân hệ kế toán 7 CungCapDanhSachKhachHang Đến Báo cáo quản
trị, Kế toán
Đưa ra thông tin khách hàng 8 CungCapThongTinDoanhThu Đến Báo cáo quản
trị, Nhân sự
Các giao diện cung cấp dữ liệu cho ERP sẽ được xây dựng ngay trong phân hệ còn các giao diện lấy dữ liệu từ ERP sẽ được thiết kế trong các phân hệ khác tuy nhiên do chúng ta đã định nghĩa chuẩn giao tiếp nên có thể dễ dàng kết nối tới phân hệ quản trị bán hàng.
Nếu tích hợp mô hình xây dựng này vào quá trình phân tích thiết kế hệ thống phân hệ bán hàng chúng ta có các bước xây dựng khác đi như sau:
Bước 1: Mô tả mô hình nghiệp vụ
- Mô tả bằng lời các hoạt động cho sản phẩm dịch vụ
- Mô tả các biểu đồ hoạt động cho các tiến trình cung cấp dịch vụ Bước 2: Phân tích
- Tách các tiến trình dịch vụ thành các phần (hoạt động) thuộc vào các phân hệ khác nhau
- Chỉ ra yêu cầu dữ liệu cho các dịch vụ
- Chỉ ra tương tác giữa các phân hệ về mặt dữ liệu
- Xác định các giao diện trao đổi dữ liệu giữa các phân hệ Bước 3: Đặc tả yêu cầu của phân hệ bán hàng
Bước 4: Thiết kế hệ thống bán hàng Bước 5: Thiết kế các giao diện tương tác
Chương 3. XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY DON’S TÂY HỒ