công ty và phương hướng hoàn thiện.
3.1.1. Ưu điểm.
Nhận rõ tầm quan trọng và vị trí then chốt của công tác bán hàng trong tổ chức hoạt động chung của công ty, công ty cổ phần thức ăn chăn nuôi Đất Việt đã xây dựng đội ngũ, cơ cấu lao động đồng nhất, có sự liên hệ, gắn bó chặt chẽ với nhau, tổ chức công tác bán hàng một cách thông suốt và khoa học.
Phương thức bán hàng gồm bán buôn qua kho, bán buôn hàng hóa vận chuyển thẳng cho khách hàng, bán lẻ cho các đại lý, trại chăn nuôi là phù hợp với tính chất hàng hóa, thuận tiện cho khách hàng khi tìm đến và sử dụng sản phẩm của công ty. Đồng thời, công ty cũng có chính sách khuyến khích, ưu đãi hấp dẫn và hợp lý với khách hàng, tạo thuận lợi, thúc đẩy cho việc giải ngân nguồn vốn của công ty, tránh việc bị chiếm dụng vốn, lưu thông hàng hóa thuận lợi
Nghiên cứu về cơ cấu tổ chức đội ngũ tham gia công tác bán hàng, ta nhận thấy,có tổ chức, mối liên hệ qua lại, đối chiếu, thông qua giữa các phòng ban, dưới sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc kinh doanh, phòng kinh doanh, phòng kế toán, bộ phận vận chuyển trao đổi, hợp tác với nhau trong mỗi nghiệp vụ bán hàng của công ty.
Tìm hiểu về công tác kế toán của công ty, ta nhận thấy.
Công ty có đội ngũ kế toán viên có năng lực và kinh nghiệm làm việc với tinh thần trách nhiệm cao, bộ máy kế toán được sắp xếp phù hợp với trình độ của nhân viên. Mỗi nhân viên được phân công một mảng công việc trong chuỗi công việc chung của toàn công ty. Chính sự phân công này đã tạo ra sự chuyên môn hóa trong công tác kế toán, tránh chồng chéo công việc, từ đó nâng cao hiệu quả công tác kế toán, giúp cho mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh được giải quyết một cách nhanh chóng, rõ ràng theo sự phân công công việc.
Ngoài ra bộ máy kế toán của công ty còn được tổ chức theo kiểu tập trung, tạo điều kiện cho kế toán trưởng kiểm tra, chỉ đạo nghiệp vụ tập trung thống nhất, đảm bảo sự quản lý của công ty đối với công tác kinh doanh nói chung và bộ phận kế toán nói riêng. Điều này có đóng góp đáng kể đối với việc phân công nhiệm vụ của bộ máy kế toán và việc bố trí các phương tiện kỹ thuật phục vụ cho việc tính toán số liệu và xử lý thông tin.
Công ty tổ chức hạch toán kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ, đây là hình thức kế toán phù hợp với thực tế khối lượng lớn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày của công ty, giúp kế toán phản ánh kịp thời, tránh bỏ sót, trùng lặp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Về hệ thống sổ sách kế toán:
Hệ thống chứng từ, sổ sách của công ty đều tuân thủ theo chế độ kế toán hiện hành. Các sổ sách đều được mở, ghi chép phản ánh chính xác và đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, do vậy các phần hàng kế toán được thực hiện một cách trôi chảy.
Hơn nữa, công tác kế toán của công ty còn có sự trợ giúp đắc lực của công nghệ thông tin, đó là hình thức kế toán máy. So với việc ghi chép kế toán bằng thủ công, sử dụng phần mềm giúp các khâu tính toán, ghi chép sổ sách và kết xuất báo cáo một cách chính xác hơn nhiều. Nếu như trước đây khi kế toán viên cộng sổ kế toán sai thì toàn bộ các báo cáo tài chính, quản trị đều phải được lập lại từ đầu mà đôi khi mất vài ngày tới một tuần mới hoàn thành thì nay công tác tính toán, cộng sổ được thực hiện chính xác 100% trên máy. Ngoài ra, công tác kế toán thủ công đòi hỏi nhiều nhân sự làm kế toán. Trong khi đó phần mềm kế toán do tự động hóa hoàn toàn được các công đoạn tính toán, lưu trữ, tìm kiếm và kết xuất báo cáo nên tiết kiệm được nhân sự và thời gian, chính điều này đã góp phần tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp. Bằng việc sử dụng phần mềm kế toán, toàn bộ hệ thống sổ sách của doanh nghiệp được in ấn sạch sẽ (không bị tẩy xóa), đẹp và nhất quán theo các chuẩn mực quy định. Điều này giúp doanh nghiệp thể hiện được tính chuyên nghiệp của mình với các khách hàng, đối tác và đặc biệt là các nhà tài chính, kiểm toán và đầu tư, thể hiện môi trường làm việc của công ty là một môi trường làm việc cộng tác và cũng biến đổi cả văn hóa làm việc của doanh nghiệp theo chiều hướng chuyên nghiệp và tích cực hơn. Đây là một yếu tố có giá trị khi xây dựng một thương hiệu cho riêng mình.
Cũng với hình thức kế toán máy, việc lưu giữ, bảo quản số liệu kế toán cũng hiệu quả hơn, có thể sử dụng nhanh chóng khi cần bằng cách kết xuất các số liệu từ phần mềm, tiết kiệm thời gian, chi phí và nhân lực cho công ty một cách đáng kể.
Về công tác hạch toán kế toán bán hàng:
Việc hạch toán hàng hoá nhập, xuất kho luôn được ghi chép đầy đủ và chính xác, việc hạch toán hàng hoá được hạch toán chi tiết theo từng mã sản
phẩm, tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi những biến động về giá của sản phẩm. Về kế toán doanh thu: các khoản thu của công ty được hạch toán thường xuyên. Doanh thu bán hàng được hạch toán cụ thể cho từng sản phẩm, tạo điều kiện để từ đó lên kế hoạch sản xuất, tiêu thụ phù hợp với từng đối tượng hàng hóa.Giá vốn hàng bán của công ty được tính theo phương pháp bình quân gia quyền phù hợp với tình hình nhập xuất sản phẩm của công ty là thường xuyên, liên tục. Việc xác định giá vốn hàng bán cũng được tính riêng cho từng sản phẩm và tính theo từng tháng, do đó việc hạch toán giá vốn hàng bán cũng trở nên rõ ràng hơn. Ngoài ra, công tác hạch toán doanh thu tiêu thụ, các khoản giảm trừ doanh thu và các khoản chi phí cũng được hạch toán chi tiết và rõ ràng, điều này là rất hợp lý bởi trong kỳ kế toán phát sinh rất nhiều các loại chi phí, doanh thu, do đó, việc hạch toán chi tiết giúp cho công tác đối chiếu, kiểm tra được thuận lợi hơn, công tác quản lý cũng được tiến hành chặt chẽ hơn.
Nhìn chung, những thành tựu thời gian qua đã phản ánh được năng lực và sự cố gắng của cán bộ công nhân viên công ty nói chung và của bộ máy kế toán nói riêng. Công tác kế toán tại công ty đã và đang trong tiến trình hướng tới hoạt động đơn giản và hiệu quả nhất, nhằm đáp ứng được nhu cầu quản lý của công ty: cung cấp các số liệu, tài liệu cho việc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, kiểm tra, phân tích hoạt động kinh tế, tài chính, phục vụ công tác lập và theo dõi việc thực hiện kế hoạch, phục vụ cho công tác thống kê và thông tin kinh tế.
3.1.2. Những hạn chế còn mắc phải.
Trong công tác kế toán bán hàng của công ty, không tránh khỏi những nhược điểm, thiếu sót mà công ty đang từng bước nghiên cứu, khắc phục và tìm cách hoàn thiện.
Về sản phẩm của công ty, điều tra cho thấy, diễn biến thị trường không phải lúc nào cũng như ý muốn, ngành chăn nuôi nước ta đang bị tuột dốc về tốc độ tăng trưởng, hiện nay thời điểm lên cao nhất chỉ đạt được 7-8% trong khi tốc độ tăng trưởng giai đoạn 2001-2008 là 8-9%. Nguyên nhân chủ yếu là do sự suy giảm của đàn lợn bởi các dịch bệnh. Trong khi đó thức ăn cho lợn của công ty chiếm một phần không nhỏ trong cơ cấu sản phẩm. Trước tình hình đó công ty nên có chính sách chuyển dịch dần cơ cấu đầu tư sang các sản phẩm thức ăn cho gia cầm.
Công tác quản lý bán hàng là tương đối chặt chẽ, sự giám sát chỉ đạo trực tiếp của giám đốc kinh doanh là cần thiết nhưng khối lượng công việc tập trung và cần sự chỉ đạo của giám đốc kinh doanh là khá lớn, công việc sẽ bị ngưng trệ nếu giám đốc kinh doanh phải thực hiện những chuyến công tác dài ngày, nên có sự ủy quyền cho trưởng phòng kinh doanh và kế toán trưởng, bộ phận kho trong những tình huống nghiệp vụ có thể giải quyết được.
Về công tác kế toán:
Hình thức chứng từ ghi sổ đòi hỏi kế toán viên, kế toán trưởng phải phải đối chiếu khớp đúng số liệu giữa các chứng từ ghi sổ khác nhau từ kế toán các phần hành khác trước khi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái
tài khoản. Việc này đòi hỏi kế toán có trình độ tương đối cao hơn so với các hình thức tổ chức sổ khác.
Việc sử dụng trực tiếp chứng từ gốc để cập nhật vào chứng từ ghi sổ của kế toán các nghiệp vụ khác nhau đòi hỏi sự thông suốt, khoa học trong quá trình luân chuyển chứng từ. Công ty không sử dụng hệ thống bảng kê chứng từ cùng loại, cơ sở ghi sổ của các chứng từ ghi sổ là các chứng từ gốc, làm cho nội dung trên chứng từ ghi sổ đôi khi rất nhiều.
Chứng từ ghi sổ của công ty được ghi theo tháng, các nghiệp vụ lại phát sinh thường xuyên, làm cho khối lượng ghi sổ lớn, sổ dài và khó theo dõi, công ty có thể chuyển sang ghi sổ bằng cách chia khoảng 10 hoặc 15 ngày trên một sổ.
Về công tác hạch toán mua, bán hàng và xác định kết quả kinh doanh: Theo quy định, các chứng từ phải được cập nhật hàng ngày để tiến hành ghi sổ kế toán ngay trong ngày, tránh tình trạng chồng chất nghiệp vụ phát sinh và dồn việc, thế nhưng tại công ty, hầu hết là khi viết hết cả quyển hóa đơn, bộ phận bán hàng mới chuyển hóa đơn lên cho phòng kế toán, điều này có thể dẫn đến tình trạng thất lạc bảng kê chi tiết đính kèm hóa đơn, ghi nhận doanh thu không kịp thời.
Ngoài ra, đáng ra mỗi khi có nghiệp vụ bán hàng phát sinh, kế toán phải đồng thời ghi nhận cả doanh thu và giá vốn, tuy nhiên do giá vốn hàng xuất tại công ty được tính theo giá bình quân cả kỳ dự trữ, thế nên mỗi khi bán hàng, kế toán chỉ ghi nhận được doanh thu còn giá vốn thì phải đến cuối tháng, khi đã tính được giá bình quân mới tiến hành định khoản. Như vậy vừa không đảm bảo được trình tự ghi chép kế toán, vừa dẫn đến tình trạng khó theo dõi và quản lý.
3.2. Các giải pháp hoàn thiện kế toán bán hàng tại công ty.
Xét về các mặt trong kế toán bán hàng của công ty, ta nhận thấy.
Về công tác quản lý bán hàng: Sự phối hợp của các bộ phận liên quan trong công tác tổ chức hoạt động bán hàng hiện nay là tương đối chặt chẽ, đảm bảo yêu cầu quản lý của công ty. Hệ thống chứng từ được sử dụng luân chuyển giữa các bộ phận liên quan, được xác nhận đảm bảo đúng quy định và lưu lại kiểm tra, đối chiếu. Tuy nhiên, nhận thấy, với định hướng mở rộng thị trường như hiện nay, công ty cần phát triển đội ngũ nhân viên vận chuyển, bốc dỡ, giao hàng để đáp ứng yêu cầu. Bên cạnh đó, cần chú trọng công tác bảo quản hàng hóa tại kho, do đặc điểm thức ăn chăn nuôi tránh điều kiện ẩm thấp, mối mọt làm ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm.
Công ty sử dụng phương pháp tính giá bình quân gia quyền phù hợp với tính chất hàng hóa và các nghiệp vụ nhập xuất thường xuyên của công ty, thuận tiện cho công tác kế toán và quản lý thành phẩm.
Hệ thống tài khoản, các sổ chi tiết, sổ tổng hợp được sử dụng đầy đủ và đúng quy định của chế độ kế toán hiện hành. Tuy nhiên, thay vì ghi các chứng từ ghi sổ theo tháng, công ty nên chia nhỏ ra ghi sổ 10 hoặc 15 ngày một sổ để giảm khối lượng ghi sổ trên một sổ.
Các báo cáo liên quan đến bán hàng của công ty: báo cáo bán hàng của công ty hiện nay là theo mặt hàng, tuy nhiên, theo em, nên lập cả báo cáo theo thị trường bán hàng của công ty để có chính sách tập trung phát triển hay đầu tư vào thị trường nào. Hiện nay công ty chưa sử dụng hệ thống báo cáo kế toán quản trị, đó là một thiếu sót, vì báo cáo kế toán quản trị sẽ giúp công ty có cái nhìn thực tế về việc kiểm soát chi phí, về doanh thu thực tế trong mối
liên quan với chi phí, cũng như phân tích thị trường. Bởi vậy, công ty cần xây dựng đội ngũ kế toán quản trị, lập và sử dụng các báo cáo kế toán quản trị.
Hiện nay, kế toán công ty tiến hành tập hợp chứng từ gốc cùng loại để vào Chứng từ ghi sổ. Tuy nhiên, để thuận tiện cho công tác kế toán, công ty có thể sử dụng Bảng kê chứng từ cùng loại, việc sử dụng bảng kê này vừa giúp kế toán tập hợp dễ dàng các chứng từ kế toán, giúp các Chứng từ ghi sổ gọn hơn, và Sổ cái cũng đỡ rối hơn.
Bảng 3.1: Mẫu bảng kê chứng từ cùng loại:
BẢNG KÊ CHỨNG TỪ CÙNG LOẠI SỐ…
Từ ngày… đến ngày….
Chứng từ Diễn giải Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú
Số hiệu thángNgày Nợ Có Tổng cộng: Số tiền: Nợ TK:… Có TK:…. ….. ….. ….. ….. Ngày.. tháng… năm.. Người lập Kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Từ bảng kê chứng từ cùng loại, kế toán sẽ bóc tách những nghiệp vụ có chung nội dung kinh tế, lấy giá trị tổng cộng để đưa vào chứng từ ghi sổ.
Bảng 3.2: Mẫu chứng từ ghi sổ.
CHỨNG TỪ GHI SỔ SỐ….
(Bảng kê số….) Từ ngày… đến ngày….
Diễn giải Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú
KẾT LUẬN
Công ty cổ phần thức ăn chăn nuôi Đất Việt còn là một doanh nghiệp trẻ trong lĩnh vực này, tuy nhiên, những năm vừa qua, dưới sự chỉ đạo của các cấp quản lý, với định hướng rõ ràng, công ty đã xây dựng được một bộ máy làm việc nói chung và tổ chức hệ thống quản lý công tác bán hàng nói riêng làm việc hiệu quả, mang lại những kết quả khả quan cho sự phát triển của công ty.
Thời gian thực tập ở công ty, nhận được sự quan tâm, hướng dẫn nhiệt tình của các anh chị phòng kế toán, em đã đi vào nghiên cứu, tìm hiểu về công tác tổ chức kế toán bán hàng thực tế ở công ty. Những nghiên cứu ban đầu còn nhiều thiếu sót, rất mong nhận được ý kiến đóng góp, giúp đỡ từ các thầy cô để em hoàn thiện đề tài nghiên cứu của mình.
DANH MỤC SƠ ĐỒ BẢNG BIỂU
LỜI MỞ ĐẦU... 1
CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THỨC ĂN CHĂN NUÔI ĐẤT VIỆT... 3
1.1. Đặc điểm hoạt động bán hàng của công ty...3
1.1.1. Danh mục hàng bán của công ty...3
1.1.2. Thị trường của công ty...7
1.1.3. Phương thức bán hàng của công ty...8
2.2.Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của công ty...10
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CP THỨC ĂN CHĂN NUÔI ĐẤT VIỆT...15
2.1. Kế toán doanh thu...15
2.1.1. Chứng từ và thủ tục kế toán...15
2.1.2.Kế toán chi tiết doanh thu...21
2.1.3.Kế toán tổng hợp về doanh thu...23
2.1.4.Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu...26
2.2.Kế toán giá vốn hàng bán...37
2.2.1. Chứng từ và thủ tục kế toán...37
2.2.2.Kế toán chi tiết giá vốn hàng bán...40
2.2.3.Kế toán tổng hợp giá vốn hàng bán...42
2.3.Kế toán chi phí bán hàng...44
2.3.1.Chứng từ và thủ tục kế toán...44
2.3.2. Kế toán chi phí bán hàng. ...47
CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THỨC ĂN CHĂN NUÔI ĐẤT VIỆT...51
3.1. Đánh giá chung về thực trạng kế toán bán hàng tại công ty và
phương hướng hoàn thiện...51