Nên mở sổ chi tiết TK 511 để phản ánh riêng từng mặt hàng. Như vậy mới có thể theo dõi chi tiết Doanh thu của từng mặt hàng sao cho chính xác.
- Phương pháp kế toán.
* Thứ nhất là việc xác định doanh thu bán hàng trả chậm: Khi phát sinh các nghiệp vụ bán hàng mà khách hàng chưa thanh toán ngay tại thời điểm mua hàng, kế toán nên xác định luôn đây là khoản doanh thu trả chậm và định khoản
Nợ TK 131 (chi tiết từng khách hàng) Có TK 511
Có TK 3331
Như vậy sau khi phát sinh nghiệp vụ kế toán có thể theo dõi kịp thời khoản phải thu của khách hàng và sau 10 ngày có thể ghi luôn vào chứng từ ghi sổ sẽ giảm bớt rủi ro cho công ty.
Để tiết kiệm thời gian và thuận tiện cho việc tìm kiếm công ty nên mở thêm một bảng kê theo dõi khoản phải thu của khách hàng. Bảng kê này gồm các cột số phát sinh bên Nợ, bên Có của tài khoản 131 đối ứng với các tài khoản có liên quan.
Cơ sở để ghi bảng kê là căn cứ vào số liệu tổng cộng cuối tháng của sỏ theo dõi thanh toán (TK 131- Phải thu khách hàng) mở cho từng người mua và ghi một dòng vào bảng kê. Sử dụng bảng kê này cùng với sổ chi tiết theo dõi từng khách hàng giúp cho công ty theo dõi quản lý chặt chẽ hơn khoản phải thu khách hàng biết được số còn phải thu từ đó có quyết định đúng đắn trong công tác bán hàng trả chậm.
Công ty nên khuyến khích khách hàng thanh toán trước thời hạn bằng cách cho khách hàng hưởng chiết khấu thanh toán theo công thức
Số tiền chiết khấu được hưởng = % chiết khấu x Số tiền thanh toán
Để tính toán mức dự phòng khó đòi, Công ty đánh giá khả năng thanh toán của mỗi khách hàng là bao nhiêu phần trăm trên cơ sở số nợ thực và tỷ lệ có khă năng khó đòi tính ra dự phòng nợ thất thu.
- Căn cứ để ghi một khoản nợ là khó đòi là:
+ Nợ phải thu đã quá hạn thanh toán ghi trên hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ hoặc các cam kết nợ khác. DN đã đòi nhiều lần nhưng không đòi được.
+ Nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng DN đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ thục giải thể, mất tích bỏ trốn.
Doanh nghiệp phải dự kiến mức tổn thất có thể sảy ra hoặc tuổi nợ quá hạn của các khoản nợ và tiến hành lập dự phòng cho những khoản nợ phải thu khó đòi nói trên. Công ty TNHH LANDPORT có thể trích lập các mức dự phòng theo quy định như sau:
. Đối với các khoản nợ phải thu quá thời hạn 06 tháng đến dưới 01 năm thì mức dự phòng là 30% giá trị các khoản thu.
. Đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 01 năm tới dưới 02 năm. Mức dự phòng là 50% giá trị các khoản nợ phải thu.
. Đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 02 năm đến dưới 03 năm thì mức dự phòng là 70% giá trị khoản nợ phải thu.
. Đối với các khoản nợ trên 03 năm thì mức dự phòng là 100% giá trị khoản nợ phải thu.
Đối với khoản nợ thất thu, sau khi xoá khỏi bảng cân đối kế toán, kế toán công ty một mặt tiến hành đòi nợ, mặt khác theo dõi ở TK004- Nợ khó đòi đã xử lý.
Khi lập dự phòng phải thu khó đòi phải ghi rõ họ tên, địa chỉ, nội dung từng khoản nợ, số tiền phải thu của đơn vị nợ hoặc người nợ trong đó ghi rõ số nợ phải thu khó đòi.
Phải có đầy đủ chứng từ gốc, giấy xác nhận của đơn vị nợ, người nợ về số tiền nợ chưa thanh toán như là các hợp đồng kinh tế, các kế ước về vay nợ, các bản thanh lý về hợp đồng, các giấy cam kết nợ để có căn cứ lập các bảng kê phải thu khó đòi
Các khoản dự phòng phải thu khó đòi được theo dõi ở TK 139- Dự phòng phải thu khó đòi.
Trình tự hạch toán. Cuối niên độ kế toán căn cứ vào các khoản nợ phải thu, xác
định số dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập. Để hạch toán Công ty sử dụng TK 139 “Dự phòng phải thu khó đòi”
- Nếu số dự phòng nợ phải thu khó đòi cần phải lập năm nay lớn hơn số dự phòng nợ phải thu khó đòi đã trích lập ở cuối niên độ trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch ghi:
Nợ TK 642( 6426): Chi phí quản lý DN.
Có TK 139: Mức dự phòng phải thu khó đòi
- Nếu số dự phòng phải thu khó đòi cần lập năm nay nhỏ hơn số dự phòng nợ phải thu khó đòi đã lập ở cuối niên độ trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch ghi.
Nợ TK 139: Dự phòng phải thu khó đòi Có TK 642
- Các khoản nợ phải thu khó đòi xác định là không thể đòi được được phép xóa nợ kế toán ghi (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Nợ TK 111 ,112, 331, 334: Phần tổ chức cá nhân phải bồi thường Nợ TK 642: Nếu chưa lập dự phòng
Có TK 131: Phải thu khách hàng. Có TK 138: Phải thu khác.
- Đồng thời ghi Nợ TK 004: Nợ khó đòi đã xử lý.
- Đối với khoản nợ phải thu khó đòi đã được xử lý xóa nợ sau đó thu hồi được nợ, kế toán căn cứ vào giá trị thực tế của khoản đã thu hồi được ghi:
Nợ TK 111, 112 Có TK 711
Đồng thời ghi Có TK 004: Nợ khó đòi đã xử lý.
* Thứ ba: Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Do hình thức kinh doanh thực tế tại Công ty nhiều khi phải mua hàng về kho để chuẩn bị cho hoạt động phân phối lưu thông tiếp theo. Việc này không tránh khỏi sự giảm giá thường xuyên, liên tục của hàng hoá trong kho.
Vì vậy, công ty nên dự tính khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho.Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là việc tính trước vào giá vốn hàng bán phần giá trị bị giảm xuống thấp hơn so gía ghi sổ của kế toán hàng tồn kho.Cuối kỳ Nếu kế toán nhận thấy
có bằng chứng chắc chắn về sự giảm giá thường xuyên cụ thể xảy ra trong kỳ kế toán tiến hành trích lập dự phòng.
Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nhằm giúp Công ty bù đắp các thiệt hại thực tế xảy ra do hàng hoá tồn kho giảm giá, đông thời cũng để phản ánh giá trị thực tế thuần tuý hàng tồn kho của Công ty nhằm đưa ra một hình ảnh trung thực về tài sản của công ty khi lập báo cáo tài chính vào cuối kỳ hạch toán.
Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải đảm bảo các nguyên tắc sau. - Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải tính cho từng loại hàng hóa.
- Đối với hàng hóa dự trữ cho hợp đồng không thể hủy bỏ được thì mức dự phòng là chênh lệch giữa giá trị hợp đồng nhỏ hơn giá gốc.
- Đối với hàng hóa tồn kho còn laị thì mức dự phòng là chênh lệch giữa giá trị thuần có thể thực hiện được nhỏ hơn giá gốc.
- Có chứng từ hợp lệ và hợp lý để chứng minh giá vốn hàng tồn kho.
- DN phải lập hội đồng để thẩm định mức độ giảm giá vật tư hàng hóa tồn kho.
Cách hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho
- Chứng từ sử dụng: Bảng kê lập dự phòng, chứng từ lập và hoàn nhập dự phòng. - Tài khoản sử dụng: TK 159 “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho”
- Trình tự hạch toán.
+ Trường hợp dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay lớn hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước thì số chênh lệch lớn hơn được lập thêm, ghi.
Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán.
Có TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
+ Trường hợp khoản dư phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay nhỏ hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước thì số chênh lệch nhỏ hơn được hoàn nhập, kế toán ghi.
Nợ TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Có TK 632: Giá vốn hàng bán.
Kế toán có thể mở sổ tổng hợp của TK 159 để theo dõi toàn bộ tình hình trích lập và dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Ngoài ra, có thể mở sổ để theo dõi chi tiết số dự phòng đã trích lập cho từng mặt hàng.