I. NHẬN XÉT VỀ HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN TẠI CƠNG TY
1. Một số biện pháp đẩy mạnh và nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh tại cơng ty
tại cơng ty
Thiết lập bộ phận Marketing thuộc Phịng kinh doanh và thực hiện các phương thức tiếp cận khách hàng một cách tốt nhất :
Vấn đề đáng quan tâm hàng đầu là tìm được khách hàng và duy trì được lịng tin của họ về phía mình. Muốn vậy, nhân viên marketing ngồi nhiệm vụ tiếp cận, thuyết phục khách hàng sử dụng dịch vụ của cơng ty, theo dõi quá trình thực hiện phục vụ khách hàng của nhân viên giao nhận, cịn phải thường xuyên tỏ thiện chí, thắt chặt quan hệ, tạo gắn bĩ lâu dài đối với khách hàng. Đặc biệt là vào những thời điểm khách hàng tạm ngừng sử dụng dịch vụ vì lý do riêng nào đĩ, phải thường xuyên liên lạc với khách hàng qua điện thoại hoặc gặp trực tiếp nếu cần để cĩ thể nắm bắt kịp thời những nhu cầu hiện tại cũng như tương lai của họ từ đĩ cĩ đối sách thích hợp. Đồng thời cũng cĩ thể tranh thủ từ những quan hệ quen biết này mà cĩ thể tìm ra những nguồn hàng mới.
Do vậy , thiết lập một bộ phận Marketing để quan hệ thân thiết với khách hàng là yêu cầu khơng thể thiếu và nhân viên giao nhận cũng phải chịu trách nhiệm trực tiếp trong việc phục vụ khách hàng .
Nên tạo quan hệ đặc biệt với một người trong nội bộ cơng ty của khách hàng (người chuyên trách việc xuất nhập khẩu , giao nhận hàng ), cĩ chế độ khoản đãi đặc biệt với người đĩ nhằm nắm được những thơng tin “mật” trong cơng ty vì thực tế, các cơng ty đều rất cân nhắc khi lực chọn nơi mua ngồi dịch vụ giao nhận hàng, đặc biệt là hai yếu tố giá cả và chất lượng dịch vụ. Tuy hiện tại cơng ty khơng thường xuyên quan tâm đến những động tĩnh nhỏ trong nội bộ khách hàng, nếu Cơng ty khơng biết rằng đang cĩ cuộc họp chọn đối tác khác vì đối tác này vừa đưa ra mức giá rẻ hơn so với cơng ty, chất lượng phục vụ cũng khơng kém … thì cơng ty sẽ lập tức bị đẩy ra ngồi cuộc. Như vậy, yêu cầu xác lập quan hệ thân thiết với khách hàng, tạo niềm tin nơi họ khơng chỉ bằng việc hồn thành xuất sắc nhiệm vụ của người cung cấp dịch vụ với mức giá phải chăng nhất thơi là đủ, cịn phải chú tâm đến những quan hệ cá nhân đặc biệt với những người quyết định chọn đối tác phục vụ cho họ.
Các nhiệm vụ của bộ phận này gồm :
Quảng bá thương hiệu doanh nghiệp trên báo chí
Thành lập website của doanh nghiệp, khơng chỉ cung cấp thơng tin giới thiệu chung về doanh nghiệp, mà cịn cung cấp thơng tin về theo dõi, quản lý đơn hàng.
Trực tiếp giới thiệu với khách hàng tiềm năng về dịch vụ và hàng hố của doanh nghiệp.
Theo dõi thường xuyên các hợp đồng với khách hàng cũ để nắm rõ, hạn chế tối đa việc đối thủ cạnh tranh giảm giá dịch vụ để lơi kéo khách hàng của mình. Để thực hiện điều này, nhân viên của bộ phận này phải tạo được mối quan hệ thân thiết với nhân viên trong cơng ty khách hàng để tranh thủ nắm bắt được các thơng tin liên quan, đồng thời dựa vào mối quan hệ này để tìm kiếm những bạn hàng mới.
Cơng ty nên cĩ chế độ ưu đãi đặc biệt, chẳng hạn như lương, thưởng, tạo cơ hội thăng tiến cho nhân viên khi họ hồn thành tốt nhiệm vụ.
Nâng cao chất lượng phục vụ :
Ngày nay khi Việt Nam gia nhập vào WTO cho thấy cơng ty sẽ cĩ nhiều cơ hội mở rộng thị trường và lượng khách hàng ngày càng nhiều hơn. Bên cạnh đĩ sự cạnh tranh cũng trở nên khốc liệt hơn. Do yêu cầu của khách hàng ngày càng cao, đơi khi khách hàng địi hỏi Cơng ty phải kiêm luơn những cơng đoạn mà đúng lý ra là thuộc trách nhiệm của họ. Vào những tình huống đĩ, cần tránh những phàn nàn, đơi co vì sẽ dẫn đến việc phật ý khách hàng, từ đĩ nguy cơ mất khách hàng là rất dễ xảy ra.Cơng ty nên cĩ chương trình chăm sĩc khách hàng riêng.
Tuy các nhân viên đã rất nỗ lực, trung thành với Cơng ty, đã đạt nhiều thành tích đáng kể, nhưng trong thực tế vẫn cịn nhiều vướng mắc chưa khuyến khích được tinh thần làm việc khơng mệt mỏi của họ, cường độ làm việc rất cao và căng thẳng, nhưng chế độ khoản đãi, bồi dưỡng thoả đáng thì chưa cĩ, đây là một thiếu sĩt mà Cơng ty cần khắc phục mới mong đạt được mục tiêu nâng cao chất lượng dịch vụ. Ngồi ra, cần cĩ chế độ khen thhưởng thật xứng đáng cho những nhân viên hồn thành nhiệm vụ một cách xuất sắc, cũng như đề ra quy định phạt bồi thường cho những cá nhân nào đã sơ suất bất cẩn trong quá trình phục vụ khách hàng. Ban Giám đốc cần thường xuyên theo dõi quá trình thực hiện hợp đồng của từng nhân viên, thường xuyên liên lạc với khách hàng để những thơng tin phản hồi từ họ về chất lượng dịch vụ mà nhân viên phụ trách đã thực hiện.
Đầu tư mới , nâng cao cơ sở vật chất kỹ thuật :
Cơ sở hạ tầng, vật chất kỹ thuật cịn yếu kém, thiếu thốn. Rõ ràng nhất là tình hình đội xe đa phần do Cơng ty thuê mướn chứ khơng đầu tư dẫn đến giá cho thuê lại khơng mấy cạnh tranh nên khơng thu hút được nhiều khách hàng về dịch vụ này. Đây là một yêu cầu nên thực hiện vì trong tương lai Cơng ty cịn mở thêm nhiều hoạt động vận chuyển thì sẽ rất khĩ, làm ảnh hưởng khơng những đến chi phí dịch vụ mà cịn tạo cái nhìn khơng tốt từ phía khách hàng.
Yếu tố nữa cho thấy cần thiết phải đầu tư thêm vào cơ sở vật chất kỹ thuật của cơng ty là trong tương lai cĩ thể dành những nguồn khách hàng cĩ dự án lớn, nhu cầu sử dụng dịch vụ cao và thường xuyên đối với các dự án lớn, chủ đầu tư thường sử dụng phương thức đấu thầu để chọn đối tác phục vụ việc giao nhận máy mĩc thiết bị, hàng hố xuất nhập khẩu của họ. Và thường là trong các buổi đấu thầu phải đối mặt với các đối thủ tầm cỡ, Cơng ty khĩ giành được thắng lợi. Do vậy, Cơng ty cần tranh thủ lợi thế là Doanh nghiệp TNHH hoạt động với nhiều thành tích đáng kể, tranh thủ những ưu đãi trong việc vay vốn tín dụng để khắc phục nhược điểm trên.
o Giảm chi phí :
Cần giảm các chi phí thuê ngồi, như chi phí vận chuyển, nâng hạ container, phí lưu kho…. Bằng cách thường xuyên cập nhật thơng tin chọn đối tác thích hợp nhằm tránh tình trạng quen thân nên bị đặt giá cao, nếu khơng để ý Cơng ty sẽ rất dễ bị hớ trong khi sử dụng và trả phí cho các dịch vụ hỗ trợ này. Thứ hai, là cần giảm các khoản chi phí trực tiếp như chi phí Hải quan, chi phí đi lại, đưa đĩn hải quan, chi phí thơng tin liên lạc cho các nhân viên,…. Cần đưa ra mức khốn hợp lý nhất vào từng thời điểm, quy định khen thưởng cho nhân viên nào hồn thành nhiệm vụ với chi phí mức khốn nhằm khuyến khích tinh thần tiết kiệm, thực hiệm mục tiêu chung giảm chi phí từ đĩ dẫn đến giảm giá thành dịch vụ nhằm thuyết phục khách hàng sử dụng dịch vụ của cơng ty.