2.2.2 Phương pháp kế toán tiêu thụ sản phẩm sách tại Công ty cổ phần in Trần Hưng Trần Hưng
2.2.2.1Kế toán tiêu thụ theo phương thức bán buôn qua kho theo hình thức gửi hàng
Khi có thông tin đặt hàng từ các nhà sách, phòng kinh doanh sẽ chuyển tới phòng kế toán. Thông qua dữ liệu trên sổ kho, kế toán biết được số lượng hàng tồn kho tại thời điểm đó và làm căn cứ viết hóa đơn GTGT. Hóa đơn GTGT có 3 liên, liên 1 : lưu tại gốc, liên 2: giao khách hàng, liên 3 : lưu tại phòng kế toán. Phiếu xuất kho do thủ kho lập, cũng có 3 liên, liên 1: làm chứng từ gốc, liên 2 : giao cho khách hàng, liên 3 : giữ tại kho. Sau đó, kế toán sẽ đưa cho các bộ phận liên quan ký đầy đủ vào cả phiếu xuất kho và hóa đơn GTGT
Những sổ mà kế toán phải nhập số liệu và tài khoản sử dụng : sổ nhật ký chung, sổ cái các tài khoản TK 5111, TK632, TK156, 33311,131, đồng thời ghi vào sổ chi tiết thuế GTGT đầu ra, sổ chi tiết vật tư hàng hóa, sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết thanh toán
Trình tự kế toán như sau :kế toán phản ánh doanh thu bán hàng vào bên Có TK 511 ( giá chưa thuế), thuế GTGT đầu ra vào Có TK 33311, đồng thời ghi
Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ
Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ
Sử dụng thông tin trên chứng từ để vào sổ
Sử dụng thông tin trên chứng từ để vào sổ
Lưu trữ và bảo quản chứng từ
Nợ TK 111, 112 hoặc Nợ TK 131. Cùng với việc ghi nhận doanh thu, kế toán phản ánh giá vốn hàng bán vào Nợ TK632, ghi giảm hàng trong kho vào Có TK 156
33311 511 111,112,131 156 632
Sơ đồ 2.1- Trình tự kế toán theo hình thức bán buôn qua kho theo hình thức gửi hàng tại Công ty cổ phần in Trần Hưng
Ví dụ : Ngày 11/1/2012, xuất bán 2000 cuốn sách “ Đố vui trí tuệ dành cho học sinh” cho Công ty cổ phần sách và thiết bị giáo dục Trí Tuệ với giá bán chưa thuế là 6.864 đ/ cuốn, thuế GTGT 10%, tổng số tiền thanh toán là 15.100.800 đ, khách hàng đã thanh toán ngay bằng tiền mặt
Căn cứ vào hóa đơn GTGT ( Phụ lục 3), kế toán vào phân hệ Bán hàng thu tiền ngay để nhập đầy đủ dữ liệu trong các trang như : Hóa đơn ( ngày tháng, ký hiệu hóa đơn, thuế suất), phiếu thu, phiếu xuất. Sau khi nhập xong số liệu, phần mềm tự động ghi sổ từ Phiếu xuất kho lên các sổ Nhật ký chung, Sổ cái các TK 5111, 632, 156, 33311, 1111. Đồng thời ghi vào sổ chi tiết thuế GTGT đầu ra, Sổ chi tiết vật tư hàng hóa, Sổ chi tiết bán hàng, sổ quỹ tiền mặt. Nhật ký chung nghiệp vụ bán hàng ở ví dụ trên ở phụ lục 5
Các trường hợp phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm tại Công ty
Hàng bán bị trả lại
Khi nhập kho số hàng bị trả lại, căn cứ vào hóa đơn GTGT bên mua trả lại hàng, kế toán định khoản ghi tăng hàng bán bị trả lại bên Nợ TK 5212, giảm thuế GTGT đầu ra TK 33311, và ghi giảm số tiền thanh toán vào công nợ bên Có TK131. Đồng thời ghi tăng lượng hàng hóa nhập kho, và ghi giảm giá vốn hàng bán. Sau đó kế toán sẽ lập phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại và đưa cho các bộ phận liên quan ký nhận
33311
Sơ đồ 2.2- Trình tự kế toán hàng bán bị trả lại tại Công ty cổ phần in Trần Hưng
Những sổ mà kế toán sử dụng : sổ nhật ký chung, sổ cái TK 5212, TK 33311,632,156, sổ chi tiết vật tư hàng hóa, sổ thuế GTGT đầu ra, sổ quỹ tiền mặt
Ví dụ : Ngày 27/1/2012, Công ty TNHH văn hóa Hương Thủy trả lại 5 cuốn sách “ Cây thuốc, vị thuốc để phòng và chữa bệnh hô hấp” với giá 9.115đ/ cuốn. Công ty thanh toán ngay cho khách hàng bằng tiền mặt
Căn cứ vào hóa đơn GTGT mà khách hàng trả lại hàng, kế toán vào phân hệ Bán hàng trong phần mềm kế toán mà công ty sử dụng, sau đó vào phần Hàng trả lại, giảm giá, điền đầy đủ thông tin có liên quan đến nghiệp vụ này và định khoản như sau :
Nợ TK 5212 45.575 Nợ TK 33311 4.557,5 Có TK 1111 : 50.132,5
Đồng thời, kế toán ghi tăng lượng sách nhập kho và giảm giá vốn hàng bán. Sau khi nhập liệu xong, kế toán in phiếu nhập hàng bán trả lại và đưa cho các bộ phận liên quan ký. Từ phiếu nhập hàng trả lại, phần mềm sẽ vào sổ Nhật ký chung, Sổ cái TK 5212, TK 33311, 1111, 632, 156, Sổ chi tiết vật tư hàng hóa, Sổ thuế GTGT đầu ra, Sổ quỹ tiền mặt. Nhật ký chung nghiệp vụ trên ở phụ lục 5
Chiết khấu thương mại
Theo như chính sách bán hàng tại công ty, nếu khách hàng đặt mua hàng với số lượng lớn ( trên 20.000.000đ) sẽ được hưởng chiết khấu thương mại là 1%. Khoản chiết khấu thương mại này sẽ được thể hiện ngay trên hóa đơn bán hàng. Kế toán sẽ phải ghi 3 bút toán : bút toán doanh thu, giá vốn và bút toán số tiền chiết khấu. Khoản chiết khấu này sẽ được tính vào thời điểm khách hàng thanh toán hết số tiền mua hàng
Trình tự kế toán :kế toán ghi nhận doanh thu vào bên Có TK 5111 ( giá chưa thuế), thuế GTGT đầu ra vào Có TK 33311, đồng thời ghi Nợ TK 111,112 hoặc
Nợ TK 131. Cùng với việc ghi nhận doanh thu, kế toán phản ánh giá vốn hàng bán vào Nợ TK 632, ghi giảm hàng trong kho vào Có TK 156. Tiếp đó là ghi nhận phát sinh chiết khấu thương mại giảm trừ cho khách hàng. Ghi Nợ TK 5211, thuế GTGT đầu ra vào Nợ TK 33311 ( thuế GTGT đầu ra tính trên khoản chiết khấu thương mại) đồng thời ghi Có TK 111,112,131
511 111,112,131 156 632 111,112,132 5211
33311 33311
Sơ đồ 2.3- Trình tự kế toán chiết khấu thương mại tại Công ty cổ phần in Trần Hưng
Những sổ mà kế toán sử dụng : sổ nhật ký chung, sổ cái các TK 5111,5211,131,33311,632,156, sổ chi tiết vật tư hàng hóa, sổ chi tiết thanh toán, sổ thuế GTGT, sổ chi tiết bán hàng
Ví dụ : Ngày 19/2/2012, công ty xuất bán cho Báo Nông thôn ngày nay sách “ Quy trình điều độ lưới điện” 1338 cuốn với giá 2993 đồng/ cuốn, sách “phổ tay phổ biến pháp luật cho nông dân” 5980 cuốn với giá 2772 đồng/ cuốn, giá bán chưa thuế GTGT, thuế GTGT 10%, thanh toán bằng tiền mặt.
Căn cứ vào hóa đơn GTGT, kế toán vào phân hệ Bán hàng thu tiền ngay để nhập đầy đủ dữ liệu trong các trang như : Hóa đơn ( ngày tháng, ký hiệu hóa đơn, thuế suất), phiếu thu, phiếu xuất. Sau khi nhập xong số liệu, phần mềm tự động ghi sổ từ Phiếu xuất kho lên các sổ Nhật ký chung, Sổ cái các TK 5111, 632, 156, 33311, 1111, 5211. Đồng thời ghi vào sổ chi tiết thuế GTGT đầu ra, Sổ chi tiết vật tư hàng hóa, Sổ chi tiết bán hàng, sổ quỹ tiền mặt. Dưới đây là định khoản nghiệp vụ bán hàng ở ví dụ trên và nhật ký chung ở phụ lục 5
Nợ TK 1111 : 22.639.313
Có TK 5112 : 20.581.194 Có TK 33311 : 2.058.119 Nợ TK 5212 : 205.811
Nợ TK 33311 : 20.581
Có TK 1111 : 226.392
2.2.2.2Kế toán tiêu thụ theo phương thức bán đại lý
Khi hợp đồng giữa công ty và đại lý được ký kết, công ty sẽ xuất kho theo yêu cầu của bên đại lý. Lúc đó kế toán sẽ viết phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý, bút toán ghi giảm trị giá hàng trong kho và ghi tăng trị giá hàng gửi bán: Nợ TK 157, Có TK 156
Căn cứ vào phiếu xuất kho, phần mềm sẽ tự cập nhật dữ liệu vào: Sổ nhật ký chung, sổ cái TK156, TK 157, sổ chi tiết hàng hóa
Cuối tháng, căn cứ vào bảng kê thanh toán số hàng đại lý đã bán của bên nhận đại lý gửi, kế toán tiến hành lập hóa đơn GTGT cho tổng số hàng đại lý bán được. Căn cứ vào hóa đơn hoa hồng bên nhận đại lý gửi, kế toán phản ánh vào chi phí bán hàng. Số tiền bên nhận đại lý thanh toán là số tiền sau khi đã trừ phần hoa hồng được hưởng. Kế toán sẽ ghi tăng doanh thu bán hàng và thuế GTGT đầu ra, tăng chi phí bán hàng về số tiền hoa hồng phải trả cho bên đại lý, tăng thuế GTGT được khấu trừ, số tiền công ty nhận về là số tiền sau khi đã trừ hoa hồng. Những sổ mà kế toán cần dùng: sổ nhật ký chung, sổ cái TK 111,112,511,641,133,33311, sổ chi tiết thanh toán, sổ thuế GTGT. Đồng thời, kế toán kết chuyển giá vốn hàng gửi bán: định khoản tăng giá vốn ghi Nợ TK 632, giảm trị giá hàng gửi bán ghi Có TK 157. Những sổ cần dùng : sổ nhật ký chung, sổ cái
156 157
33311 641 133 133
Sơ đồ 2.4- Trình tự kế toán bán hàng theo phương thức bán đại lý tại Công ty cổ phần in Trần Hưng