Bạn luôn luôn e ngại khi phải chép file trình diễn .ppt của bạn qua máy khác vì nhiều lí do:
- Bạn quên chép các đối tượng link kèm theo khiến các đối tượng này không thể nào hiển thị được.
- Nhiều Object (đối tượng) bạn dùng không được hỗ trợ trên máy khác! - Máy đó chẳng có cài đặt MS PowerPoint mà cũng không có Microsoft
Office PowerPoint viewer! - Và ….
- MS PowerPoint cung cấp một giải pháp: Đóng gói toàn bộ sản phẩm! Hơn nữa bạn có thể gồm cả Microsoft Office PowerPoint viewer vào gói!
Các bước thực hiện:
• Đóng gói:
.
- Đặt tên cho thư mục chứa các file trình chiếu tại : Name the CD ( mặc định là PresentationCD - 16 ký tự thôi nhé )
- Bước kế tiếp là nhấn vào nút Add Files. Thực ra bước này chỉ mở rộng thêm khả năng của “Package for CD” mà thôi, vì mặc định, chương trình sẽ tự động đọc tập tin PowerPoint đang soạn thảo của chúng ta, quan sát xem thử có những liên kết đến những tập tin nào khác, và đã tự động cập nhật vào danh sách những tập tin cần “đóng gói” rồi. Tuy nhiên, trong trường hợp bạn cũng muốn chép thêm những tập tin không hề có liên kết nào đến tập tin PowerPoint của bạn, nhưng có khả năng dùng đến ví dụ như tài liệu tham khảo chẳng hạn, hãy
dùng tính năng này.
- Kế đến là nút Options. Ngược lại với nút Add Files, đừng bao giờ bỏ qua nút Option, hãy luôn kiểm tra lại những cài đặt mặc định có phù hợp với màn trình diễn của bạn không nhé! Mặc định thì trình “Viewer” và tất cả tập tin PowerPoint và tập tin kiên kết với nó sẽ được đưa vào gói, nhưng những tập tin phông chữ True Type thì không! Do đó, để đề phòng trường hợp trên máy tính người dùng không có sẵn những phông chữ này, hãy bấm vào mục chọn “Embedded True
Type fonts”.
- Còn bây giờ là lúc phải quan tâm đến tính bảo mật cho dữ liệu đã chép lên CD. Đừng lo, bạn đã được quyền cài mật khẩu cho việc mở xem (Open) tập tin PowerPoint và cả mật khẩu để sửa chữa ( modify ) chúng nữa chứ! Cách dùng mật khẩu kiểu này còn cho phép bạn chuyển tài liệu dạng PowerPoint đến tay các người khác để họ xem, nhưng họ không được quyền sửa chữa nội dung trong đó.
Trong hộp thoại Copy to Folder
+ Folder name : Đặt tên cho folder
+ Location: đường dẫn đến nơi cần để file đóng gói. Mặc dịnh là C:\My Documents\Tên máy tính\. Muốn thay đổi chọn Browse.
Trong hộp thoại Choose Location, chọn nơi muốn để Folder đóng gói rồi Click
OK.
- Quay lại hộp thoại Package for CD, chọn Close để kết thúc quá trình đóng gói. Như vậy khi đi trình chiếu các thầy cô chép nguyên thư mục vào USB và chạy tập tin .ppt nằm trong thư mục đó khi trình chiếu.
13. Ấn định thời gian trình diễn cho mỗi slide PowerPoint:
Thủ thuật này sẽ giúp cho bạn chủ động hơn trong việc quản lý thời gian khi thuyết trình với các slide trong PowerPoint. Bạn sẽ đo được thời gian thuyết trình
mình.
- Trên giao diện biên soạn của PowerPoint, bạn bấm chọn slide đầu tiên.
Vào menu Slide Show > Rehearse Timings, lúc này slide sẽ chuyển sang chế độ trình diễn và đồng thời sẽ xuất hiện thêm thanh công cụ đồng hồ thời gian bắt đầu chạy ở góc bên trái: bạn bắt đầu thử tự thuyết trình để đo thời gian. Khi xong Slide1, để tiếp tục sang Slide2 bạn bấm vào nút mũi tên từ trái sang phải, và cứ tiếp tục thuyết trình thử như vậy cho tới slide cuối cùng
- Sau khi tới slide cuối, khi bấm chuột vào nút mũi tên, PowerPoint sẽ đưa ra thông báo hỏi bạn có ấn định thời gian cho các slideshow hay không (đồng thời trên đây cũng có thông báo tổng số thời gian mà bạn đã tự thuyết trình lúc nãy). Bạn hãy chọn Yes để trở về môi trường soạn thảo. Lúc này bạn sẽ được thông báo chi tiết hơn về thời gian thuyết trình riêng của các slide mà bạn vừa tiến hành.
