III KẾ HOẠCH HOẠT ĐỘNG CỦA VƯỜN ƯƠM DN TỈNH SÓC TRĂNG
16. BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC
Chức danh: Giám đốc Báo cáo cho: Ban Giám đốc Phạm vi công việc:
Tạo mối liên kết giữa các doanh nghiệp và nguồn lực bên ngoài; Hỗ trợ doanh nghiệp tận dụng nguồn lực bên ngoài. Giám đốc và các thành viên trong nhóm quản lý của Vườn ươm có thể thực hiện vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ doanh nghiệp tham gia vào thị trường sau khi được ươm tạo.
Kiểm soát các mối quan hệ – các nhân viên chủ chốt/nhà tài trợ/mạng lưới kiến thức chuyên môn.
Hỗ trợ các doanh nghiệp được ươm tạo. Liên kết nguồn lực bên ngoài và tạo môi trường cho doanh nghiệp phát triển thành công.
Chuẩn bị điều kiện cho các doanh nhân để họ có thể tận dụng lợi thế của việc sử dụng các nguồn lực bên ngoài:
1. Tạo mối liên kết giữa doanh nghiệp và các nguồn lực bên ngoài.
2. Chịu trách nhiệm đưa chiến lược vào thực hiện thực tế; kiểm soát tiến độ của nhóm, theo dõi sự phát triển của doanh nghiệp được ươm tạo; xác định mạng lưới hỗ trợ và trao đổi sản phẩm, dịch vụ và thông tin; thực hiện các hoạt động nhằm củng cố doanh nghiệp và tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp được ươm tạo.
Giám đốc chịu trách nhiệm liên hệ trực tiếp với các vấn đề hàng ngày của Vườn ươm. Các chức năng quản lý có tầm quan trọng chiến lược trong việc xác định và lựa chọn các chủ trương, thủ tục tạo điều kiện tương tác giữa các doanh nghiệp.
Người đảm nhận vị trí Giám đốc phải là người chủ động giải quyết các vấn đề và chỉ yêu cầu sự hỗ trợ của Ban Giám đốc Vườn ươm khi thật sự cần thiết. Giám đốc phải nghĩ theo cách nghĩ của một doanh nhân và có kinh nghiệm kinh doanh.
Giám đốc phải có kỹ năng đặc biệt về nhân sự vì hàng ngày phải liên hệ với nhiều đối tượng từ nhân viên của Vườn ươm đến đại diện cộng đồng doanh nghiệp và khách hàng của Vườn ươm liên quan đến hàng loạt các vấn đề sau:
• Duy trì dịch vụ;
• Quản lý nhân viên và người được đào tạo; • Quản lý mảng tiếp thị;
• Quản lý kế toán và tài chính.
Ra quyết định:
Đưa ra những ý kiến, quyết định liên quan đến hiệu quả và hiệu suất của việc cung
cấp thông tin kinh doanh cho khách hàng.
Giải quyết vấn đề:
Xây dựng phương pháp hiệu quả và hiệu suất cao trong việc cung cấp thông tin và dịch vụ tư vấn về kinh doanh.
Thể hiện tính chuyên nghiệp, hướng đến khách hàng, và xử lý vấn đề một cách hợp lý.
Kiến thức/Kinh nghiệm:
Có bằng cấp chuyên ngành kinh doanh và/hoặc kinh nghiệm quản lý DNNVV với chuyên môn giỏi về tài chính.
Hiểu biết về lập kế hoạch kinh doanh “thực tế” và các vấn đề về phát triển.
Có kiến thức và sự cảm nhận đặc biệt đối với những vấn đề khó khăn và thách thức mà chủ DNNVV đối mặt.
Các kỹ năng chính:
Có khả năng làm việc dưới áp lực cao với lòng nhiệt thành; có khả năng truyền cảm hứng và thúc đẩy người khác.
Thể hiện năng lực vượt trội và cam kết đối với dịch vụ cung cấp. Có khả năng làm việc nhóm; làm việc hiệu quả với đồng nghiệp. Có kỹ năng giao tiếp tốt.
Có tầm nhìn; có thể nhìn thấy “bức tranh tổng thể” và thích ứng với môi trường thay đổi.
Tự tin và có thể trình bày về Vườn ươm trước nhiều người một cách chuyên nghiệp.
Chức danh: Cán bộ văn phòng Báo cáo cho: Giám đốc Vườn ươm Phạm vi công việc:
Phối hợp và hỗ trợ Vườn ươm DN tỉnh Sóc Trăng và các chương trình của Vườn ươm.
Cung cấp hỗ trợ cần thiết ban đầu để hướng dẫn khách hàng.
Hỗ trợ và theo dõi các hoạt động của đơn vị nhằm đảm bảo sự cam kết đối với các dịch vụ cung cấp được thực thi.
Chịu trách nhiệm thu các khoản khách hàng phải trả, hóa đơn, đơn đặt hàng và yêu cầu séc thanh toán đối với Vườn ươm.
Phối hợp với công nghệ thông tin để hỗ trợ các hoạt động mang tính kỹ thuật của Vườn ươm.
Trả lời điện thoại, email của khách hàng khi có yêu cầu.
Trách nhiệm chính:
Đánh giá nhu cầu khách hàng và hướng họ đến dịch vụ hoặc nguồn cung cấp thông tin phù hợp.
Đảm bảo các hệ thống và cơ sở vật chất của Vườn ươm luôn sẵn sàng. Kiểm tra mức độ cung ứng dịch vụ.
Thương thảo với các nhà cung cấp bên ngoài về các khoản chi phí.
Kiểm tra yêu cầu của khách hàng và cung cấp thông tin cho bộ phận quản lý về nhu cầu khách hàng, xu hướng và cơ hội.
Cung cấp các hỗ trợ hành chính cho nhân viên khác (nếu được yêu cầu). Cung cấp hỗ trợ về công tác quản trị cho Giám đốc Vườn ươm.
Ra quyết định:
Chịu trách nhiệm đối với các quyết định liên quan đến hiệu quả và hiệu suất của các thủ tục văn phòng và đảm bảo dịch vụ khách hàng tuân theo chính sách của Vườn ươm DN tỉnh Sóc Trăng.
Giải quyết vấn đề:
Sắp xếp công việc ưu tiên và quản lý nhiều công việc.
Xây dựng phương pháp hiệu quả và hiệu suất cao trong việc cung cấp các dịch vụ của Vườn ươm.
Thể hiện tính chuyên nghiệp, hướng đến khách hàng, và xử lý vấn đề một cách hợp lý.
Kiến thức/Kinh nghiệm:
Có kinh nghiệm hoặc kiến thức quản trị văn phòng; dịch vụ khách hàng.
Có hiểu biết chung về lĩnh vực doanh nghiệp; các cuộc hội thảo của Trung tâm Hỗ trợ DNNVV, và nguồn thông tin để giúp và hướng dẫn các doanh nghiệp được ươm tạo. Có kiến thức và sự cảm nhận đặc biệt đối với những vấn đề khó khăn và thách thức mà chủ DNNVV đối mặt.
Có kinh nghiệm về phần mềm Microsoft Office và quản lý hệ thống cơ sở dữ liệu.
Các kỹ năng chính:
Có khả năng làm việc dưới áp lực cao với lòng nhiệt thành; có khả năng truyền cảm hứng và thúc đẩy người khác.
Có thể làm việc độc lập, tháo vát và sáng tạo.
Thể hiện năng lực vượt trội và cam kết đối với dịch vụ cung cấp. Có khả năng làm việc nhóm; làm việc hiệu quả với đồng nghiệp. Có kỹ năng giao tiếp tốt.
Có khả năng xử lý các vấn đề/phàn nàn của khách hàng; làm việc trong môi trường năng động.
Có khả năng thích ứng – đây là một chức năng hiệu quả trong một môi trường làm việc bận rộn với nhiều công việc khác nhau.
Tự tin và có thể trình bày về Vườn ươm trước nhiều người một cách chuyên nghiệp.
Chức danh: Cán bộ truyền thông/quảng bá Báo cáo cho: Giám đốc Vườn ươm
Phạm vi công việc:
Điều phối mảng truyền thông/quảng bá và thực hiện vai trò cung cấp dịch vụ của Vườn ươm.
Phối hợp thiết kế tài liệu quảng bá về các chương trình và dịch vụ của Vườn ươm. Viết và hiệu đính tài liệu về truyền thông/quảng bá.
Phối hợp xây dựng, sản xuất và phát hành các bản tin điện tử của Vườn ươm.
Làm việc với các nguồn lực nội bộ, đối tác và đơn vị liên quan khác để đặt quảng cáo và thực hiện kế hoạch truyền thông/quảng bá.
Lưu giữ và quản lý các chương trình truyền thông/quảng bá và các tài liệu có liên quan.
Phối hợp với cán bộ truyền thông/quảng bá của Trung tâm Hỗ trợ DNNVV.
Trách nhiệm chính:
Phối hợp với các cố vấn về doanh nghiệp và Giám đốc Vườn ươm DN trong việc thực hiện các tài liệu quảng bá của Vườn ươm, giữ liên lạc với các đơn vị truyền thông khi thực hiện các tài liệu quảng bá về Vườn ươm. Xây dựng các hình thức quảng cáo sáng tạo cho Vườn ươm.
Kiểm tra nhu cầu khách hàng và cung cấp thông tin cho Ban Giám đốc về nhu cầu khách hàng, xu hướng và cơ hội.
Kết hợp làm việc với Giám đốc Vườn ươm DN để phát triển và thực hiện kế hoạch truyền thông/quảng bá chiến lược và các hoạt động liên quan.
Hỗ trợ các nhân viên khác khi được yêu cầu.
Ra quyết định:
Chịu trách nhiệm đối với các quyết định liên quan đến hiệu quả và hiệu suất của các chương trình và chiến dịch truyền thông/quảng bá để thu hút, khuyến khích và giúp đẩy mạnh thông tin hoạt động của Vườn ươm đến với cộng đồng doanh nghiệp.
Tham mưu cho Giám đốc Vườn ươm DN về việc phát triển sản phẩm mới thông qua bản tin, trang web.
Giải quyết vấn đề:
Sắp xếp công việc ưu tiên và quản lý nhiều công việc.
Thể hiện tính chuyên nghiệp, sự hiểu biết sâu về kỹ thuật mới trong truyền thông đại chúng và phương pháp để thu hút khách hàng thông qua các tài liệu quảng bá.
Kiến thức/Kinh nghiệm:
Có bằng tốt nghiệp Đại học hoặc Cao đẳng hoặc kinh nghiệm thực tế trong lĩnh vực truyền thông/quảng bá, xây dựng trang web, phương pháp truyền thông đại chúng mới.
Có kinh nghiệm, kỹ năng và sự quan tâm đối với lĩnh vực dịch vụ khách hàng. Có kiến thức về xu thế hiện hành trong việc xây dựng và thiết kế trang web. Thông thạo các sản phẩm phần mềm của Microsoft, đặc biệt là Photoshop.
Các kỹ năng chính:
Có khả năng làm việc dưới áp lực cao với lòng nhiệt thành; có khả năng truyền cảm hứng và thúc đẩy người khác.
Có thể làm việc độc lập, tháo vát và sáng tạo.
Thể hiện năng lực vượt trội và cam kết đối với dịch vụ cung cấp. Có khả năng làm việc nhóm; làm việc hiệu quả với đồng nghiệp. Có kỹ năng giao tiếp tốt.
Có khả năng xử lý các vấn đề/phàn nàn của khách hàng; làm việc trong môi trường năng động.
Có khả năng thích ứng – đây là một chức năng hiệu quả trong một môi trường làm việc bận rộn với nhiều công việc khác nhau.
Chức danh: Tư vấn kinh doanh (theo hình thức hướng dẫn và cầm tay chỉ việc trên cơ sở tình nguyện)
Báo cáo cho: Giám đốc Vườn ươm Phạm vi công việc:
Cung cấp các dịch vụ tư vấn/cầm tay chỉ việc cho khách hàng.
Đáp ứng các yêu cầu thông tin cụ thể của doanh nghiệp, tư vấn trực tiếp. Không chịu trách nhiệm về các quyết định của khách hàng của Vườn ươm.
Đồng ý với các Điều khoản thỏa thuận với Vườn ươm và ký một cam kết bảo mật thông tin với Vườn ươm.
Các trách nhiệm chính:
Đảm bảo cung cấp các dịch vụ dưới hình thức hướng dẫn và/hoặc cầm tay chỉ việc đối với hoạt động kinh doanh để đảm bảo các doanh nghiệp được ươm tạo nhận được các giá trị cần thiết cho hoạt động của doanh nghiệp. Liên lạc với doanh nghiệp thông qua email, trực tiếp.
Hướng dẫn và tư vấn cho doanh nghiệp xây dựng kế hoạch kinh doanh và các vấn đề liên quan đến phát triển doanh nghiệp.
Đẩy mạnh tinh thần làm chủ doanh nghiệp, nâng cao dịch vụ và thương hiệu của Vườn ươm trong vùng qua sự chủ động tham gia của cộng đồng doanh nghiệp: cơ hội diễn thuyết, thiết lập mạng lưới.
Ra quyết định:
Đưa ra những ý kiến, quyết định mang tính chuyên môn liên quan đến việc cung cấp thông tin một cách hiệu quả cho khách hàng của Vườn ươm.
Giải quyết vấn đề:
Xây dựng phương pháp hiệu quả trong việc cung cấp các dịch vụ về thông tin cho doanh nghiệp và các dịch vụ tư vấn kinh doanh.
Thể hiện tính chuyên nghiệp, hướng đến khách hàng, và xử lý vấn đề một cách hợp lý.
Kiến thức/Kinh nghiệm:
Có bằng cấp về kinh doanh và/hoặc kinh nghiệm quản lý DNNVV với chuyên môn giỏi về tài chính.
Hiểu biết về lập kế hoạch kinh doanh “thực tế” và các vấn đề về phát triển.
Có kiến thức và nhạy bén đối với những vấn đề khó khăn và thách thức mà chủ DNNVV đối mặt.
Các kỹ năng chính:
Có khả năng làm việc dưới áp lực cao với lòng nhiệt thành; có khả năng truyền cảm hứng và thúc đẩy người khác.
Thể hiện năng lực vượt trội và cam kết đối với dịch vụ cung cấp. Có khả năng làm việc nhóm; làm việc hiệu quả với đồng nghiệp. Có kỹ năng giao tiếp tốt.
Có tầm nhìn; có thể nhìn thấy “bức tranh tổng thể” và thích ứng với môi trường thay đổi.
Tự tin và có thể trình bày về Trung tâm Hỗ trợ DNNVV và Vườn ươm trước nhiều người một cách chuyên nghiệp.
Chức danh: Tư vấn kinh doanh (cho cộng đồng) Báo cáo cho: Giám đốc Vườn ươm
Phạm vi công việc:
Thiết kế và cung cấp những dịch vụ tư vấn/cầm tay chỉ việc và chương trình đào tạo. Đáp ứng những yêu cầu cụ thể về thông tin kinh doanh, cung cấp các buổi tư vấn trực tiếp.
Xây dựng và thực hiện các chương trình mang tính chuyên môn để đáp ứng các nhu cầu của các ngành nghề cụ thể.
Xây dựng và khuyến khích các cơ hội phát triển kinh doanh cho Vườn ươm.
Đại diện Vườn ươm tạo mối quan hệ với các tổ chức, các hiệp hội doanh nghiệp, các nhóm và tổ chức doanh nghiệp có liên quan để quảng bá và cập nhật hình ảnh Vườn ươm.
Chia sẻ kiến thức và hướng dẫn các cán bộ khác để bảo đảm cung cấp những dịch vụ tốt nhất cho doanh nghiệp.
Trách nhiệm chính:
Thiết kế, điều phối và bảo đảm cung cấp các chương trình tập huấn, hướng dẫn chuyên môn và các sự kiện quan trọng mang tính chiến lược cho các doanh nghiệp thông qua:
- Xác định các nhu cầu
- Xây dựng quan hệ đối tác phù hợp với những người khác (nhà tài trợ và đối tác cung cấp dịch vụ)
- Tuyển dụng và điều phối các tình nguyện viên và các nguồn lực
- Thực hiện các công cụ và cơ chế phản hồi (đánh giá các chương trình, nguồn lực và đối tác...)
Phối hợp với Giám đốc Vườn ươm để xây dựng và thực hiện kế hoạch truyền thông/quảng bá chiến lược và các hoạt động có liên quan.
Hướng dẫn, tư vấn các doanh nghiệp về lập kế hoạch kinh doanh và các vấn đề về phát triển doanh nghiệp.
Đáp ứng các yêu cầu cụ thể về phát triển của doanh nghiệp ở bất kỳ giai đoạn phát triển nào của doanh nghiệp.
Thúc đẩy tinh thần doanh nghiệp, tăng cường các dịch vụ của Vườn ươm thông qua việc thúc đẩy sự tham gia của cộng đồng, qua các cơ hội thuyết trình và qua tạo các mối quan hệ...
Làm việc chuyên nghiệp nhằm đại diện Vườn ươm trước các nhà tài trợ, đối tác và các bên liên quan.
Tham gia vào việc lập kế hoạch và các dự án đặc biệt khác để đẩy mạnh các mục tiêu chiến lược của Vườn ươm.
Chia sẻ công việc với các cán bộ khác của Vườn ươm khi được yêu cầu nhằm bảo đảm cung cấp tốt nhất các dịch vụ khách hàng.
Ra quyết định:
Chịu trách nhiệm ra những quyết định có liên quan đến việc cung cấp có hiệu quả các thông tin kinh doanh và các chương trình tư vấn cho doanh nghiệp.
Tham mưu cho Giám đốc Vườn ươm và hỗ trợ ra những quyết định về quản lý có liên quan đến cơ hội phát triển sản phẩm mới.
Giải quyết vấn đề:
Biết sắp xếp công việc ưu tiên để giải quyết khi phải thực hiện nhiều công việc.
Xây dựng các cách tiếp cận hiệu quả trong việc cung cấp thông tin doanh nghiệp và các dịch vụ tư vấn.
Luôn nêu gương tính chuyên nghiệp, có những định hướng vững chắc về các dịch vụ khách hàng, có những quyết định phù hợp trong việc giải quyết các vấn đề.
Kiến thức/Kinh nghiệm:
Có bằng cấp về kinh doanh và/hoặc có kinh nghiệm quản lý DNNVV trước đây với chuyên môn về truyền thông/quảng bá tốt.
Hiểu biết về lập kế hoạch kinh doanh “thực tiễn” và các vấn đề về phát triển.
Có kiến thức và sự nhạy bén đối với các vấn đề và thách thức mà các doanh nghiệp nhỏ phải đối mặt.
Các kỹ năng chính:
Có khả năng làm việc dưới áp lực cao với lòng nhiệt thành; có khả năng truyền cảm hứng và thúc đẩy người khác.
Có thể làm việc độc lập để đạt được những kết quả mong đợi; am hiểu và sáng tạo; là tấm gương trong công việc.