2.2.1. Những vấn đề chung
2.2.1.1. Phân loại khoản phải thu
Phân loại nợ phải thu theo thời hạn thanh toán: gồm 2 loại:
- Đối với DN có chu kỳ kinh doanh bình thường trong vòng 12 tháng: Nợ phải thu được thanh toán trong vòng 12 tháng được xếp vào loại Nợ phải thu ngắn hạn; sau 12 tháng được xếp vào loại Nợ phải thi dài hạn.
- Đối với DN có chu kỳ kinh doanh bình thường dài hơn 12 tháng: Nợ phải thu được thanh toán trong vòng một chu kỳ kinh doanh được xếp
vào loại Nợ phải thu ngắn hạn; dài hơn một chu kỳ kinh doanh bình thường được xếp vào loại Nợ phải thu dài hạn.
Phân loại nợ phải thu theo nội dung: phải thu khách hàng, thuế GTGT được khấu trừ, phải thu nội bộ, phải thu khác….
(Giáo trình Kế Toán Tài Chính phần 1 & 2, 2009, NXB Lao Động, trang 51)
2.2.1.2. Thủ tục kiểm soát đối với các khoản phải thu
Nợ phải thu của khách hàng gắn liền với quá trình bán hàng, chiếm tỷ trọng lớn nhất, phát sinh thường xuyên và cũng gặp nhiều rủi ro nhất. Một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu về quá trình bán hàng chắc chắn sẽ giảm thiểu những rủi ro có thể phát sinh trong việc thu hồi các khoản nợ phải thu của khách hàng.
Một số nguyên tắc chung mà DN cần phải thực hiện đúng để tránh những rủi ro có thể xảy ra:
- Xây dựng một chính sách bán hàng rõ ràng, cập nhật các thông tin tài chính của khách hàng, cho khách hàng hưởng chiết khấu khi họ thanh toán nhanh hoặc khi họ mua hàng với số lượng nhiều….
- Không phân công kiêm nhiệm cho một người phụ trách nhiều công việc trong chu trình bán hàng. Khi sử dụng nhiều người phụ trách những công việc khác nhau, việc kiểm tra đối chiếu giữa các bộ phận sẽ dễ phát hiện được những sai phạm, giảm bớt những hành vi gian lận.
- Theo dõi chặt chẽ quá trình thu hồi các khoản nợ: để thu hồi nhanh chóng và chặt chẽ, bộ phận bán chịu cần liệt kê các khoản nợ phải thu theo tuổi nợ và phân công trách nhiệm đòi nợ cho từng nhân viên. Định kỳ đối chiếu với khách hàng các khoản nợ, thông báo cho khách hàng
biết trước các khoản nợ đã đến hạn trả để họ chuẩn bị trước và Dn có thể thu hồi nợ nhanh chóng.
(Giáo trình Kế Toán Tài Chính phần 1 & 2, 2009, NXB Lao Động, trang 52)
2.2.1.3. Nguyên tắc hạch toán
- Nợ phải thu cần được hạch toán chi tiết từng đối tượng phải thu, từng thời hạn thanh toán, theo dõi chi tiết phải thu ngắn hạn, phải thu dài hạn.
- Các khoản nợ phải thu nếu có liên quan đến vàng bạc, đá quý phải được theo dõi chi tiết theo số lượng, chất lượng, quy cách và giá trị theo quy định.
- Định kỳ tiến hành đối chiếu công nợ, xác định được các loại nợ trả đúng hạn, khoản nợ quá hạn, nợ khó đòi hoặc có khoản nợ không đòi được để có căn cứ xác định số trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi và xử lý đối với khoản nợ không đòi được.
(Giáo trình Kế Toán Tài Chính phần 1 & 2, 2009, NXB Lao Động, trang 51)
2.2.2. Kế toán phải thu của khách hàng
2.2.2.1. Chứng từ sử dụng
- Hóa đơn bán hàng kèm theo lệnh bán hàng đã được phê duyệt bởi bộ phận phụ trách bán chịu.
- Phiếu chi (trong trường hợp chi hộ khách hàng)
- Phiếu thu (khi thu tiền hoặc nhận tiền ứng trước của khách hàng) - Biên bản bù trừ công nợ
2.2.2.2. Tài khoản sử dụng
Kế toán sử dụng TK 131 “Phải thu khách hàng” để theo dõi khoản nợ phải thu của khách hàng.
Kế toán khoản phải thu khách hàng phải theo dõi chi tiết theo từng khách hàng, theo từng nội dung phải thu phát sinh để đáp ứng nhu cầu thông tin về đối tượng phải thu, nội dung phải thu, tình hình thanh toán và khả năng thu hồi nợ.
Kết cấu của tài khoản
Nợ TK 131 – Phải thu khách hàng Có (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
SDĐK: số tiền còn phải thu khách hàng
- Số tiền phải thu khách hàng tăng - Số tiền đã thu của khách hàng do bán sản phẩm, dịch vụ. - Số tiền giảm trừ cho khách hàng do
chiết khấu, giảm giá và hàng bán bị
trả lại
- Số tiền khách hàng ứng trước SDCK: Số tiền còn phải thu khách hàng
TK 131 có thể có số dư Có: là khoản tiền khách hàng hiện đang ứng trước hoặc chênh lệch số tiền khách hàng ứng trước lớn hơn số tiền phải thu.
2.2.2.3. Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
(1) Khi bán hàng, cung cấp dịch vụ và các khoản thu liên quan đến hoạt động
đầu tư tài chính, thu nhập khác nhưng chưa thu tiền của khách hàng: Nợ TK 131
Có TK 511, 515, 711 Có TK 3331
(2) Khi xuất khẩu sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ chưa thu tiền của khách hàng, kế toán căn cứ vào tỷ giá thực tế phát sinh khi ghi nhận doanh thu để ghi:
Nợ TK 131 Có TK 511
Sau đó khi khách hàng thanh toán tiền, căn cứ vào tỷ giá thực tế khi thu nợ để ghi:
- Nếu tỷ giá thực tế khi thu nợ > tỷ giá thực tế lúc ghi nhận nợ: Nợ TK 111, 112 – tỷ giá thực tế khi thu nợ
Có TK 131 – tỷ giá thực tế lúc ghi nhận nợ Có TK 515 – chênh lệch
- Nếu tỷ giá thực tế khi thu nợ < tỷ giá thực tế lúc ghi nhận nợ: Nợ TK 111, 112 – tỷ giá thực tế khi thu nợ
Nợ TK 635 – chênh lệch
Có TK 131 – tỷ giá thực tế lúc ghi nhận nợ
(3) Các khoản chiết khấu, giảm giá, hàng bán bị trả lại được giảm giảm nợ cho khách hàng:
- Khoản chiết khấu thanh toán: Nợ TK 635 – chi phí tài chính
Có TK 131
- Khoản chiết khấu thương mại
Nợ TK 521 – chiết khấu thương mại Nợ 3331 (nếu có)
Có TK 131 - Hàng bán bị trả lại
Nợ TK 531 – giá chưa có thuế Nợ TK 3331 – thuế GTGT
Có TK 131
(4) Khi nhận tiền cho khách hàng thanh toán Nợ TK 111, 112, 311, 315….
Có TK 131
(5) Khi nhận tiền do khách hàng ứng trước tiền mua hàng: Nợ TK 111, 112
Có TK 131 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Sau khi giao hàng cho khách hàng và ghi nhận doanh thu: Nợ TK 131
Có TK 511 – giá chưa có thuế Có TK 3331 – thuế GTGT
(6) Khi thanh toán bù trừ giữa khoản phải trả thu và phải trả cho cùng một khách hàng (vừa mua hàng, vừa bán hàng):
Nợ TK 331 Có TK 131 (7) Nợ khó đòi xử lý xóa sổ Nợ TK 139, 642 Có TK 131
Đồng thời ghi đơn Nợ TK 004
2.2.3. Kế toán phải thu khác
2.2.3.1. Chứng từ sử dụng - Biên bản kiểm nghiệm - Biên bản kiểm kê
- Biên bản xử lý tài sản thiếu - Hợp đồng mượn - Phiếu xuất
thu
- Phiếu chi
2.2.3.2. Tài khoản sử dụng
Kế toán sử dụng TK 138 “ Phải thu khác” để theo dõi các khoản phải thu khác. TK 138 có 3 tài khoản cấp 2:
- TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý - TK 1385 – Phải thu về cổ phần hóa
- TK 1388 – Phải thu khác Kết cấu của tài khoản
Nợ TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý Có
SDĐK: Trị giá tài sản thiếu hiện chưa
được xử lý
Trị giá các loại tài sản thiếu
hụt, Xử lý trị giá tài sản thiếu tính vào mất chưa được xử lý. các đối tượng
SDCK: Trị giá tài sản thiếu chưa được xử lý
Nợ TK 1385 – Phải thu về cổ phần hóa Có
SDĐK: Số còn phải thu về cổ phần hóa
Số tiền phải thu về các khoản phát
Kết chuyển các khoản phải thu về cổ
sinh khi cổ phân hóa công ty. phần hóa công ty. SDCK: Số còn phải thu về cổ phần
hóa
Nợ TK 1388 – Phải thu khác Có
SDĐK: Khoản phải thu khác hiện có
Các khoản phải thu khác phát sinh Các khoản phải thu khác đã được thu hồi
SDCK: Khoản phải thu khác hiện có (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
2.2.3.3. Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
(1) Khi phát hiện tài sản thiếu trong kiểm kê chưa xác định được nguyên nhân: Nợ TK 1381
Có TK 152, 153, 156….
Riêng TSCĐ bị thiếu, mất chưa xác định được nguyên nhân: Nợ TK 214 – Giá trị hao mòn
Nợ TK 1381 – Giá trị còn lại Có TK 211 – Nguyên giá
(2) Khi phát hiện tài sản thiếu trong quá trình mua hàng chưa xác định được nguyên nhân mà tài sản này đã được DN thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán:
Nợ TK 152, 153, 156…- trị giá thực nhập Nợ TK 1381 – trị giá tài sản thiếu
Có TK 111, 112, 331
(3) Khi xử lý giá trị tài sản thiếu, căn cứ vào quyết định xử lý, kế toán ghi:
Nợ TK 1388 – Nếu bắt bồi thường
Nợ TK 632 – Tính vào giá vốn Nợ TK 642, 811 – Tính vào chi phí
Có TK 1381
(4) Khi xuất kho vật liệu, hàng hóa hoặc sử dụng tiền để cho mượn tạm thời, các khoản chi hộ:
Nợ TK 1388
Có TK 112, 152, 156….
(5) Số phải thu về cổ tức và lợi nhuận được chia: Nợ TK 1388
Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính (6) Khi thu hồi khoản phải thu khác bằng tiền hoặc bằng vật liệu,
hàng hóa: Nợ TK 111, 112, 152, 156 Có TK 1388
(7) Khi khấu trừ khoản phải thu khác vào tiền lương công nhân viên: Nợ TK 334
Có TK 1388
(8) Xử lý xóa nợ phải thu khác khi có quyết định: Nợ TK 139 – nếu đã lập dự phòng
Nợ TK 642 – nếu chưa lập dự phòng hoặc dự phòng không đủ Có TK 1388
(9) Các khoản phải thu khi cổ phần hóa công ty như chi phí cổ phần hóa, thanh toán trợ cấp cho người lao động thôi việc, mất việc do cổ phần hóa, các khoản hỗ trợ đào tạo lại người lao động khi cổ phần hóa:
Nợ TK 1385
Có TK 111, 112…
(10) Khi kết thúc quá trình cổ phần hóa tiến hành kết chuyển khoản chi cần phải thu để trừ vào tiền thu bán cổ phần:
Nợ TK 3385 – Phải trả về cổ phần hóa
Có TK 1385 – Phải thu về cổ phần hóa
2.2.4. Kế toán dự phòng phải thu khó đòi
2.2.4.1. Chứng từ sử dụng (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Vào cuối niên độ, nếu DN có những bằng chứng và căn cứ xác định có những khoản thu khó đòi hoặc không thể đòi được thì được lập dự phòng.
2.2.4.2. Tài khoản sử dụng
loại TK điều chỉnh giảm tài sản.
Kết cấu của tài khoản
Nợ TK 139 – Dự phòng phải thu khó đòi Có
SDĐK: Khoản dự phòng phải thu khó
Khoản dự phòng khoản phải thu đòi hiện có
khó đòi được hoàn nhập và khoản thu Khoản lập dự phòng vào cuối niên không được chuyển trừ vào khoản dự độ
phòng.
SDCK: Khoản dự phòng phải thu khó
đòi hiện có 2.2.4.3. Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh (1) Cuối niên độ nếu lại lập dự phòng bổ sung, kế
toán ghi: Nợ TK 642 – Chi phí quản lý DN
Có TK 139
(2) Cuối niên độ nếu hoàn nhập dự phòng đã lập, kế toán ghi: Nợ TK 139
Có TK 642
(3) Trong niên độ nếu có những khoản nợ xác định không thu được và tiến hành xóa nợ, kế toán ghi:
Nợ TK 139
Nợ TK 642 – Chênh lệch số nợ được xóa > số dự phòng hiên có Có TK 131, 138
Đồng thời ghi đơn vào bên Nợ TK 004 số nợ được xóa.
(4) Nếu những khoản nợ đã xóa nhưng sau đó lại thu hồi được kế toán căn cứ vào số thực thu để ghi:
Nợ TK 111, 112
Có TK 711 – Thu nhập khác Đồng thời ghi đơn vào bên Có TK 004
2.2.5. Thông tin trình bày trên báo cáo tài chính.
Thông tin trình bày trên Bảng cân đối kế toán
Các khoản phải thu được trình bày trên phần Tài sản, phản ánh số tiền còn phải thu khách hàng, được ghi bằng số dương vào mục “Các khoản phải thu ngắn hạn” và “Các khoản phải thu dài hạn” trên Bảng cân đối kế toán. Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là số dư Nợ của TK 131 – Phải thu khách hàng. Các khoản phải thu khác cũng được trình bày trên phần Tài sản của Bảng cân đối kế toán, và được ghi vào mục “ Các khoản phải thu khác”.
Trường hợp người mua trả tiền trước (thể hiện trên số dư Có của TK 131) được ghi lên phần Nguồn vốn, mục Nợ phải trả.
Chỉ tiêu Dự phòng phải thu khó đòi cũng được trình bày bên phần Tài sản nhưng ghi bằng số âm vào mục “Nợ phải thu ngắn hạn khó đòi” và “Nợ phải thu dài hạn khó đòi”. Số liệu để ghi vào chỉ tiêu này là số dư Có của TK 139 – Dự phòng phải thu khó đòi.
CHƯƠNG 3