D/ QUẢN TRỊ CHẤT LƯỢNG
2. Quản lý thông tin
- Phân nhóm thông tin
Phân nhóm thông tin nhằm để lựa chọn công cụ quản lý phù hợp (phần mềm quản lý) và chương trình quản lý thông tin (thời gian cập nhật, kiểm tra, báo cáo, chia sẻ). Tránh thu thập những thông tin trùng lặp, sai lệch trong quá trình triển khai và thực hiện dự án. Thông tin báo cáo đầy đủ góp phàn vào việc dự toán thời gian và chi phí vượt quá mức. Toàn bộ thông tin được phân thành 5 nhóm
28 + Nhóm 1: Tài liệu dự án bao gồm các tài liệu bao quát về nội dung dự án (mục đích, nội dung, hoạt động, kinh phí, thời gian…), các điều chỉnh dự án, các tài liệu được chính thức thông qua với các bên liên đới, các hướng dẫn điều hành, chương trình và lịch làm việc…
+ Nhóm 2: Tài liệu hợp tác với các bên liên quan bao gồm các văn bản kí kết, các nội dung thoả thuận, các văn bản pháp luật sử dụng
+ Nhóm 3: Tài liệu về hoạt động dự án bao gồm các thông tin bao quát về hoạt động của dự án (mua sắm các trang thiết bị, thuê nhân công, các công việc đó và đang thực hiện, kế hoạch triển khai hoạt động, đầu vào, đầu ra…)
+ Nhóm 4: Các dữ liệu thu thập trong quá trình triển khai thực hiện dự án là những dữ liệu do dự án thu thập nhằm xây dựng dự án, được dùng để thực hiện, đánh giá như nhu cầu, điều kiện kinh tế xã hội…, các dữ liệu thu thập trong quá trình giám sát, đánh giá, tổng kết dự án. Tránh những thông tin bất khả kháng xảy ra khi thực hiện dự án
+ Nhóm 5: Hệ thống báo cáo là báo cáo tổng hợp như báo cáo giám sát, báo cáo đánh giá, báo cáo tổng kế, báo cáo tài chính,…
- Phân loại thông tin
Phân loại thông tin nhằm để xác định nguồn thông tin nào cần phải thu thập thì ta cần phải hiểu rõ chất lượng của từng loại thông tin gồm 2 nhóm chính: thông tin bên ngoài và thông tin nội bộ
- Phân phối thông tin
Dựa trên kế hoạch thông tin đó được lập trước cộng với các kết quả công việc, phòng thông tin sẽ theo dõi được những thông tin nào vào, ra, cần lấy thông tin gì, ở đâu và đưa thông tin cho ai. Sau đó tổng hợp báo cáo đến các phòng ban thích hợp và thông qua đó, ban quản lý sẽ có những chỉ đạo, phân công, phân bổ công việc và thời gian thích hợp. Tuy nhiên phải thường xuyên phải chắt lọc những thông tin không cần thiết đối với dự án, tránh gây ảnh hưởng đến tiến độ triển khai dự án