II – Tổ chức công tác hạch toán kế toán tại công ty dược liệu trung ương
3. Tổ chức hạch toán kế toán lao động và tiền lương
Hàng ngày, các phòng, các phân xưởng sử dụng bảng chấm công để theo dõi thời gian làm việc của cán bộ công nhân viên trong công ty. Cuối tháng, các phòng, các phân xưởng nộp bảng chấm công cho phòng kế toán để tính lương. Trên cơ sơ Bảng chấm công và hệ thống mức giá do phòng tổ chức
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel(: 0918.775.368
Chứng từ ↑,↓ v bà ảng p.bổ số 3 Nhật ký chứng từ số 1, 2, 4 ,5 Nhật ký chứng từ số 9 Nhậtký chứng từ số 7 Sổ chi tiết TSCĐ Sổ cái TK211,214
Báo cáo kế toán Bảng TH chi tiết
giao cho để tính lương và lập Bảng thanh toán tiền lương. Sau đó kế toán giao lại bảng thanh toán tiền lương cho các phòng, các phân xưởng và kế toán thanh toán lập phiếu chi để chi lương. Công việc thanh toán tiền lương được chia làm hai lần ( đầu tháng và giữa tháng). Để theo dõi việc thanh toán lương công ty sử dụng bảng thanh toán tiền lương và bảo hiểm xã hội và các chứng từ chi tiền. Các chứng từ về lao động tiền lương không được lưu lại phòng kế toán vì chỉ dùng làm cơ sở để tính lương,các chứng từ này sau đó phài trả lại phòng tổ chức.
Cuối tháng kế toán căn cứ vào các chứng từ lao động, tiền lương và các chứng từ thanh toán tiến hành vào sổ Nhật ký chứng từ số 1 (TK111- theo dõi tình hình thanh toán tiền lương bằng tiền mặt) số 2 (TK 112- theo dõi tình hình thanh toán tiền lương bằng tiền gửi ngân hàng) bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội và sổ chi tiết TK334, 338. Căn cứ vào số liệu tổng hợp trên bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội, kế toán tiền lương tiến hành vào sổ Nhật ký chứng từ số 7. Trên cơ sở số liệu tổng hợp từ sổ Nhật chứng từ số 7 kế toán vào sổ cái tk 334, 338. Sau đó chuyển toàn bộ sổ sách cho kế toán tổng hợp để lập Báo cáo kế toán.
Quy trình tổ chức hạch toán tiền lương được khái quát bởi sơ đồ sau:
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel(: 0918.775.368
Nhật ký chứng từ số 7 Chứng từ lao động, tiền lương v à Bảng phân bổ số 1 Sổ cái tk 334,338
Báo cáo kế toán
Sổ chi tiết TK334,338 Bảng TH chi tiét Nhật ký chung TK621,627,641
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
SƠ ĐỒ 10: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG TY DƯỢC LIỆU TRUNG ƯƠNG I
4. Tổ chức hạch toán chi phí sản xuất và thành phẩm, hàng hoá
♥. Tổ chức hạch toán chi phí sản xuất
Hàng ngày khi xảy ra các nghiệp vụ liên quan đến công việc sản xuất, thì kế toán các phần hành liên quan sẽ tập hợp trên các bảng phân bổ: như bảng phân bổ số 1, 2, 3. Cuối tháng giao cho kế toán chi phí sản xuất để tập hợp và tính giá thành(kế toán áp dụng phương pháp giản đơn để tính giá thành phẩm).
Khi nhận được các chứng từ gốc về chi phí (hoá đơn dịch vụ mua ngoài, các chi phí khác bằng tiền) và các bảng phân bổ số 1, 2, 3 do các kế toán khác chuyển sang, kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tiến hành vào sổ chi tiết TK 621, 622, 627, 154, 641, 642, lập thẻ tính giá thành và vào sổ Nhật ký chứng từ số 7. Cuối tháng, căn cứ vào số liệu tổng hợp từ sổ Nhật ký chứng từ có liên quan và thẻ tính giá thành, kế toán vào sổ cái các TK 621, 622, 627, 154, 641, 642. Sau khi vào các sổ cái 621, 622, 627, 154, 641, 642, kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành giao sổ sách cho kế toán tổng hợp lập Báo cáo kế toán.
Quy trình tổ chức hạch toán được khái quát bằng sơ đồ sau:
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel(: 0918.775.368
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel(: 0918.775.368
Chứng từ gốc về chi phí v các bà ảng phân bổ 1,2,3 Thẻ tính giá th nhà Nhật ký chứng từ số 7 Sổ cái TK621, 622, 627, 154, 641, 642 Báo cáo kế toán
Sổ chi tiết TK621, 622, 627, 154
Bảng tổng hợp chi tiết
SƠ ĐỒ 11: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC HẠCH TOÁN CHI PHÍ SẢN XUẤT SẢN PHẨM TẠI CÔNG TY DƯỢC LIỆU TRUNG ƯƠNG I
♥ Tổ chức hạch toán thành phẩm, hàng hoá
Nghiệp vụ kho hàng hoá, thành phẩm bao gồm : nhập thành phẩm từ sản xuất , nhập kho hàng nhập khẩu, nhập kho hàng mua nội địa hoặc là hàng bán trả lại. Xuất kho bao gồm: xuất bán, xuất vận chuyển nội bộ( tới các cửa hàng), xuất kho xuất khẩu. Khi có nhu cầu nhập, xuất kho hàng hoá, thành phẩm. Cán bộ phòng kinh doanh tiến hành lập phiếu nhập, xuất kho thành phẩm, phiếu này được lập thành 3 liên:
- Liên 1: giữ lại phòng kinh doanh
- Liên 2: giao cho người nhập, nhận hàng hoá, thành phẩm - Liên 3: giao cho thủ kho, sau đó thủ kho giao cho kế toán
Trên cơ sở phiếu nhập, xuất kho thủ kho tiến hành xuất nhập kho và định kỳ 3- 5 ngày giao lại phiếu nhập xuất kho cho kế toán định khoản và ghi sổ( kế toán dùng phương pháp giá thực tế đích danh để tính giá xuất thành phẩm, hàng hoá).
Để hạch toán chi tiết thành phẩm và hàng hoá, kế toán áp dụng phương pháp sổ số dư:
- Tại kho: hàng ngày, sau khi nhận được chứng từ, thủ kho vào thẻ kho. Sau đó, thủ kho tiến hành tập hợp toàn bộ chứng từ nhập kho, xuất kho phát sinh theo từng loại hàng hoá, thành phẩm quy định lập phiếu giao nhận chứng từ và nộp cho kế toán kèm theo các chứng từ nhập xuất hàng hoá, thành phẩm. Cuối tháng, thủ kho phải ghi số lượng hàng hoá, thành phẩm tồn kho
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel(: 0918.775.368
theo từng loại hàng hoá, thành phẩm vào Bảng tổng hợp tồn kho (Sổ số dư), rồi chuyển bảng này cho kế toán kiểm tra và tính thành tiền.
- Tại phòng kế toán: định kỳ, sau khi nhận được chứng từ, kế toán lập các Bảng kê hoá đơn nhập kho và Bảng kê hoá đơn xuất kho. Sau đó, lấy số liệu trên các Bảng kê hoá đơn nhập, Bảng kê hoá đơn xuất để ghi vào Bảng kê luỹ kế nhập xuất tồn chi tiêu giá trị. Cuối tháng, kế toán tính ra số tồn cuối tháng cho từng loại hàng hoá, thành phẩm về mặt giá trên Bảng kê luỹ kế nhập xuất tồn. Đồng thời, tính ra số tồn về mặt giá trị trên Bảng tổng hợp tồn kho do thủ kho chuyển lên và đối chiếu với Bảng kê luỹ kế nhập xuất tồn.
Quy trình hạch toán chi tiết được khái quát bằng sơ đồ sau:
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel(: 0918.775.368
Bảng kê hoá đơn nhập
Bảng kê luỹ kế nhập- xuất-tồn
Bảng kê hoá đơn xuất Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuât kho Bảng tổng hơp tồn kho Kế toán tổng hợp
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu
SƠ ĐỒ 12: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC HẠCH TOÁN CHI TIẾT THÀNH
PHẨM, HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY DƯỢC LIỆU TRUNG ƯƠNG I
Cùng với việc hạch toán chi tiết, kế toán tiến hành vào sổ tổng hợp. Trên cơ sở căn cứ vào chứng tử gốc nhập, xuất thành phẩm, hàng hoá (phiếu nhập, xuất kho).. hàng ngày kế toán tiến hành vào Bảng kê số 4 (theo dõi nhập xuất thành phẩm hàng hoá TK156- khi nhập kho thành phẩm kế toán không sử dụng TK155 mà sử dụng luôn TK 156). Cuối tháng tổng hợp số liệu trên Bảng kê só 4, lấy số liệu tổng hợp vào sổ Nhật ký chứng từ số 8. Trên cơ sở số liệu tổng hợp từ sổ Nhật ký chứng từ số 8 kế toán HTK vào sổ cái TK 156, 632. Sau đó chuyển toàn bộ sổ sách cho Kế toán tổng hợp lập báo cáo kế toán (để theo dõi tình hình tài chính và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh).
Quy trình tổ chức hạch toán tổng hợp tp, hh được khái quát bằng sơ đồ sau:
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel(: 0918.775.368
Chứng từ gốc về nhập, xuất tp, hh Nhật ký chứng từ số8 (tk 156, 632) Sổ cái Tk 156, 632 Báo cáo kế toán
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
SƠ ĐỒ 13: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC HẠCH TOÁN TỔNG HỢP THÀNH PHẨM, HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY DƯỢC LIỆU TRUNG ƯƠNG I
5-tổ chức hạch toán thanh toán
♥ tổ chức hạch toán thanh toán với khách hàng
Khách hàng sau khi làm thủ tục mua hàng tại kế toán tiêu thụ trên cơ sở hoá đơn GTGT , khách hàng sẽ làm thủ tục nộp tiền tại kế toán thanh toán . Kế toán thanh toán trên cơ sở kiểm tra hoá đơn GTGT, tiến hành lập phiếu thu (lập thành 3 liên) :
- Liên 1: lưu tại quyển - Liên 2: giao cho người nộp - Liên 3: dùng để luân chuyển
Trên cơ sở đó thủ quỹ tiến hành thu tiền, ghi sổ quỹ và cuối ngày lập báo cáo quỹ, giao cho kế toán kèm theo chứng từ gốc.
Hàng ngày khi phát sinh nghiệp vụ thanh toán với khách hàng , kế toán thanh toán căn cứ vào các chứng từ gốc về bán hàng (hóa đơn GTGT) và thanh toán (phiếu thu) vào sổ chi tiết TK 131. Đến cuối tháng, tổng cộng số liệu trên sổ chi tiết TK131, lấy số liệu tổng cộng vào sổ Nhật ký chứng từ số 8 (TK 131). Sau đó căn cứ vào số liệu tổng hợp từ sổ Nhật ký chứng từ số 8 kế toán thanh toán vào sổ cái TK131. Sau khi vào sổ cái kế toán thanh toán giao
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel(: 0918.775.368
toàn bộ sổ sách cho Kế toán tổng hợp lập báo cáo kế toán (báo cáo kế toán lập cuối mỗi tháng chỉ dùng để phân tích tình hình tài chính và kết quả hoạt động kinh doanh, còn báo cáo tài chính quý dùng để gửi cho cơ quan cấp trên và cơ quan thuế).
Quy trình tổ chức hạch toán kế toán thanh toán với khách hàng được khái quát bằng sơ đồ sau:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
SƠ ĐỒ 14: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN T.T VỚI KHÁCH HÀNG TẠI CÔNG TY DƯỢC LIỆU TRUNG ƯƠNG I
♥ Tổ chức hạch toán thanh toán với nhà cung cấp
Căn cứ vào hoá đơn mua hàng (hoá đơn GTGT, hoá đơn thông thường, hợp đồng cung cấp dịch vụ) người nhận tiền lập phiếu yêu cầu chi tiền hoặc giấy đề nghị tạm ứng. Căn cứ vào đó kế toán thanh toán tiến hành lập phiếu chi (lập thành 3 liên):
- Liên 1: lưu tại quyển
- Liên 2: giao cho người nhận - Liên 3: dùng để luân chuyển
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel(: 0918.775.368
Sổ chi tiết TK 131
Nhật ký chứng từ số 8 (tk131) Sổ cái TK 131
Báo cáo kế toán Chứng từ gốc về bán h ng v thanh à à
trên cơ sở phiếu chi thủ quỹ chi tiền đồng thời ghi sổ quỹ và cuối ngày lập báo cáo quỹ kèm theo chứng từ gốc giao cho kế toán.
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc về công nợ (hoá đơn mua hàng, hợp đồng cung cấp dịch vụ) về thanh toán (phiếu chi tiền mặt, séc chuyển khoản, chi bằng tạm ứng) kế toán thanh toán tiến hành vào sổ chi tiết TK331. Cuối tháng, trên cơ sở số liệu tổng hợp trên sổ chi tiết TK331, kế toán thanh toán vào sổ Nhật ký chứng từ số 5. Sau đó khoá sổ, tổng hợp số liệu trên sổ Nhật ký chứng từ số 5 và lấy số liệu tổng hợp vào sổ cái TK331. Sau khi vào sổ cái TK331 kế toán thanh toán giao toàn bộ sổ sách cho Kế toán tổng hợp lập báo cáo tài chính.
Quy trình tổ chức hạch toán thanh toán với khách hàng được khái quát bằng sơ đồ sau:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel(: 0918.775.368
Chứng từ gốc về công nợ v t.toánà
Sổ chi tiết TK331 Nhật ký chứng từ số 5
SƠ ĐỒ 15: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC HẠCH TOÁN THANH TOÁN VỚI NHÀ CUNG CẤP TẠI CÔNG TY DƯỢC LIỆU TRUNG ƯƠNG I
6- tổ chức hạch toán tiêu thụ
Khách hàng thông qua các hợp đồng cam kết, hợp đồng mua bán đề nghị được mua hàng hoá, thành phẩm của công ty. Trên cơ sở đó, kế toán tiêu thụ lập hoá đơn GTGT (hoá đơn được lập thành 3 liên):
- Liên 1: lưu tại quyển
- Liên 2: giao cho khách hàng - Liên 3: dùng để luân chuyển
Với trường hợp mua hàng thanh toán chậm thì trong hoá đơn GTGT ghi rõ thanh toán chậm và cán bộ phòng kinh doanh lập phiếu xuất kho. Trên cơ sở hoá đơn GTGT khách hàng làm thủ tục thanh toán tại kế toán thanh toán . Kế toán thanh toán tiến hành lập phiếu thu (lập thành 3 liên) sau đó thủ quỹ kiểm tra chứng từ, thu tiền, cùng với người mua ký vào phiếu thu, ghi sổ quỹ và cuối ngày lập báo cáo quỹ kèm theo chứng từ gốc gửi kế toán. Trên cơ sở hoá đơn GTGT kế toán tiêu thụ hoàn tất một số chỉ tiêu trên chứng từ và tiến hành ghi sổ.
Hàng ngày, trên cơ sở các chứng từ gốc về bán hàng, thanh toán, giảm trừ, kế toán tiêu thụ tiến hành vào sổ chi tiết giá vốn và sổ chi tiết bán hàng. Cuối tháng trên cơ sở số liệu tổng hợp trên sổ chi tiết giá vốn và bán hàng, kế toán tiêu thụ vào sổ Nhật ký chứng từ số 8 (TK 511, 512..911). Sau đó, căn cứ vào số liệu tổng hợp từ các sổ đó kế toán tiêu thụ tiến hành vào sổ cái các TK 511, 512, 531, 532, 641, 642, 911 và chuyển toàn bộ sổ sách cho Kế toán tổng hợp lập báo cáo kế toán.
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel(: 0918.775.368
Quy trình tổ chức hạch toán tổng hợp tiêu thụ thành phẩm, hàng hoá được khái quát bằng sơ đồ sau:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
SƠ ĐỒ 16: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC HACH TOÁN TỔNG HỢP TIÊU THỤ THÀNH PHẨM, HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY DƯỢC LIỆU TRUNG ƯƠNGI
7- Tổ chức hạch toán kế toán tiền gửi ngân hàng
Hạch toán tiền gửi ngân hàng được thực hiện trên TK 112 “TGNH” với 2 TK cấp hai là: TK 1121- Tiền Việt Nam: phản ánh các khoản nội tệ đang
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel(: 0918.775.368
Chứng từ gốc về tiêu thụ v thanh toánà
Sổ chi tiết giá vốn Nhật ký chứngtừ số 8 Sổ chi tiết bán h ngà
gửi tại các ngân hàng và TK 1122- Ngoại tệ: phản ánh các khoản ngoại tệ ( như đồng đô la Mỹ, đồng euro...) đang gửi tại các ngân hàng đã qui đổi ra tiền Việt Nam theo tỷ giá hạch toán do Tổng công ty Bưu chính Viễn thông Việt Nam công bố.
Khi nhận được các chứng từ ngân hàng gửi đến như: lệnh chuyển có đến, uỷ nhiệm chi, ủy nhiệm thu, giấy báo số dư khách hàng, bảng kê nộp séc, lệnh chuyển tiền, phiếu chuyển khoản, thông báo thanh toán, kế toán phải kiểm tra đối chiếu với các chứng từ gốc kèm theo. Công ty phát sinh Nợ TGNH đồng nghĩa với việc “Giấy báo Có” của ngân hàng được gửi tới, khi: khách hàng trả tiền mua hàng hoặc Công ty phát sinh các khoản phải thu khác đã thu qua ngân hàng... Khi đó, các chứng từ gốc đi kèm có thể là: Biên bản thanh lí hợp đồng, hợp đồng tín dụng kiêm giấy nhận nợ...
Các phát sinh Có TGNH xảy ra khi Công ty phát hành séc, uỷ nhiệm chi để thanh toán cho người bán theo đề nghị của kế toán thanh toán với người bán, theo đề nghị thanh toán tạm ứng của cán bộ, thanh toán trực tiếp, trả nợ vay ngắn hạn, hoặc nộp cấp trên... Các chứng từ gốc có thể là : hóa đơn GTGT, phiếu nhập kho, giấy đề nghị thanh toán tạm ứng, phiếu thanh toán L/C nhập khẩu, thông báo nộp thuế..
Hàng ngày khi phát sinh nghiệp vụ liên quan đến tiền gửi ngân hàng (như thu tiền bán hàng thông qua ngân hàng, trả tiền cho nhà cung cấp, mở L/C, rút tiền gửi ngân hàng về quỹ tiền mặt, nộp tiền cho ngân sách qua ngân hàng) kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc (giấy báo có, giấy báo nợ) tiến hành vào sổ Nhật ký chung mở cho TK 112. Đến cuối tháng, khoá sổ, tổng