3.1 Danh mục tài khoản sử dụng:
Do công ty hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên nên không sử dụng các tài khoản: 611- Mua hàng (dùng cho kiểm kê định kỳ), 631- Giá thành sản xuất (dùng cho kiểm kê định kỳ). Ngoài ra công ty thực hiện bán hàng theo phơng thức giao hàng trực tiếp và bán lẻ tại các cửa hàng phụ thuộc nên không sử dụng tài khoản 157- Hàng gửi bán. Trừ các trờng hợp nói trên thì doanh nghiệp sử dụng tất cả các tài khoản còn lại theo đúng hệ thống tài khoản dùng trong các doanh nghiệp đợc ban hành theo quyết định 1141- TC- CĐKT ngày 1/11/1995 của bộ trởng Bộ tài chính.
Ngoài những tài khoản chi tiết đã quy định sẵn trong hệ thống tài khoản theo chế độ, một số tài khoản khác đợc công ty tổ chức chi tiết tuỳ theo loại. Ví dụ:
Tài khoản 334- Phải trả công nhân viên đợc công ty thực hiện chi tiết theo chức năng nhiệm vụ của nhân viên, cụ thể:
Tài khoản 3342: Lơng khối bán hàng Tài khoản 3343: Lơng quản lý
Các tài khoản phản ánh hàng tồn kho, chi phí, doanh thu,….(loại 5,loại 6 va các tài khoản 154, 155, 151) sau khi chi tiết theo chế độ thì đợc chi tiết theo loại sản phẩm, hàng hoá, ví du:
Tài khoản 632- Giá vốn hàng bán
Tài khoản 6321- Giá vốn hàng bán: Hàng hoá Tài khoản 6322- Giá vốn hàng bán: Thành phẩm Tài khoản 511: Doanh thu bán hàng
Tài khoản 5111: Doanh thu bán hàng hoá Tài khoản 5112: Doanh thu bán thành phẩm Tài khoản 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Tài khoản 62147: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho sản xuất sản phẩm Nớc súc miệng SKS.
…
Tài khoản 154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang
Tài khoản 15447: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang – Nớc súc miệng SKS.
4.Tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán tại công ty.
Hình thức sổ áp dụng: Hiện nay để thuận tiện cho việc áp dụng kế toán máy,công ty đang áp dụng hình thức sổ nhật ký chung.
Vận dụng hệ thống sổ:
Các loại sổ sách đợc sử dụng: Sổ tổng hợp
Nhật ký chung: Cách ghi:
Khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán ở các phần hành chỉ cần nhập chứng từ gốc, khi đó chơng trình kế toán máy sẽ tự động chuyển dữ liệu vào sổ mà kế toán không cần nhập dữ liệu vào sổ. Chính vì vậy mà trong mẫu sổ nhật ký chung không có cột đã vào sổ cái.
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đợc ghi vào cuốn sổ này theo trình tự thời gian mà kế toán viên nhập chứng từ (ghi theo ngày chứng từ). Chính vì đặc điểm này mà mẫu sổ nhật ký chung ở đây không có cột ngày tháng ghi sổ.
Cuối trang sổ, cộng chuyển sang trang sau, đầu trang sau ghi số tổng cộng của cuối trang trớc.
Mặc dù theo nguyên tắc, để tránh trùng lắp, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã đợc ghi vào sổ nhật ký đặc biệt thì không đợc ghi vào sổ nhật ký chung, song do doanh nghiệp áp dụng kế toán máy nên khi kế toán nhập chứng từ thì chơng trình tự động chuyển dữ liệu vào cả sổ nhật ký chung và nhật ký đặc biệt. Các nhật ký đặc biệt: Do là một phần của nhật ký chung nên cách ghi t- ơng tự nh các ghi nhật ký chung. Trong các nhật ký này, mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đợc ghi một dòng. Song do đặc điểm của kế toán máy mà các mẫu sổ cũng nh nguyên tắc ghi sổ ở đây có những khác biệt so với chế độ:
Mẫu nhật ký thu tiền và nhật ký chi tiền ở đây không có cột các tài khoản khác để ghi các tài khoản có tính chất không thờng xuyên.
Theo nguyên tắc, nhật ký bán hàng và nhật ký mua hàng đợc dùng để ghi các nghiệp vụ mua bán hàng hoá theo hình thức trả chậm hoặc trả trớc, và không đợc phản ánh các nghiệp vụ mua tài sản cố định, xây dựng cơ bản, tài sản tài chính vào các sổ này nhng ở đây, chơng trình sẽ tự động chuyển toàn bộ dữ liệu về tất cả các nghiệp vụ mua bán hàng hoá, không phân biệt phơng thức thanh toán, loại tài sản vào trong các nhật ký này.
Công ty mở sổ cái cho tất cả các tài khoản. Thông tin trong các sổ cái đ- ợc chơng trình kế toán máy tự động cập nhật khi kế toán viên ở các phần hành nhập chứng từ. Kết cấu các sổ này nh sau:
Sổ chi tiết (các loại, cách ghi, kết cấu)
Công ty tổ chức sổ kế toán chi tiết cho tất cả các tài khoản công nợ (sổ chi tiết tài khoản 131,331, 141, 334, 311,….)
Khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán cập nhật chứng từ gốc vào máy và chơng trình tự động vào sổ chi tiết của các tài khoản có liên quan
Có thể khái quát trình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký chung tại doanh nghiệp nh sau:
Ghi hàng ngày Ghi định kỳ Đối chiếu