3. 2.1 Các giải pháp nhằm đổi mới và hoàn thiện quy trình mua hàng
3.2.2.1 Giải pháp đối với công tác tổ chức hoạt động mua hàng:
- Chuyên môn hoá công việc mua hàng: giao cụ thể từng công việc cho nhân viên của từng bộ phận đảm nhiện tuỳ vào trình độ, khả năng của nhân viên. Mỗi nhân viên đảm nhận từng công việc cụ thể. Nhân viên mua hàng chỉ đảm nhiệm công tác mua hàng, khkông nên giao cho các bộ phận khác. Ví dụ đối với các mặt hàng có giá trị nhỏ nh sách, vở, bút việc đặt hàng th… ờng do nhân viên bán hàng đảm nhiện. Các nhân viên bán hàng thì có kinh nghiệm trong bán hàng còn các kiến thức, kĩ năng bán hàng họ không có. Hay nhiều khi nhân viên quản lí kho nếu hết hàng trong kho gọi điện cho nhà cung cấp để đặt hàng, mà nhan viên kho làm sao biết đợc nhu cầu ngời tiêu dùnh nh thế nào hay nhu cầu về mặt hàng đó tại thời các thời điểm khác nhau nh thế nào…
Công ty nên giao từng nhiệm vụ và trách nhiệm cho từng nhân viên để họ đảm nhiệm tốt hơn công việc của mình. Nhân viên bán hàng thì làm các công việc bán hàng, nhân viên kho chỉ làm các công việc liên quan đến kho hàng và nhân viên mua hàng thì làm tốt các công việc liên quan đến mua hàng nh xác định đúng nhu cầu mua hàng, tìm và lựa chọn các nhà cung cấp tốt nhất, làm tốt công tác thơng lợng và đặt hàng, tổ chức tốt công tác kiểm tra, giao nhận và đánh giá đợc kết quả mua hàng.
- Tăng cờng sự phối hợp giữa các bộ phận có liên quan: Các bộ phận có liên quan đến hoạt động mua hàng nh bộ phận bán hàng, kho vận, kế toán. Cần phối hợp chặt chẽ các bộ phận có liên quan để nâng cao kết quả hoạt động kinh doanh. Giữa các bộ phận luôn có mối quan hệ với nhau.
+ Đối với bộ phận bán hàng khi hàng sắp hết thì báo cho nhân viên kho để nhân viên kho mang hàng lên. Khi nhu cầu tiêu dùng về mặt hàng đó có sự thay đổi tăng hay giảm thì báo cho nhân viên mua hàng để họ đặt mua sao cho phù hợp với thời điểm tới.
+ Đối với nhân viên kho: Khi nhân viên bán hàng thông báo hàng trên quầy sắp hết thì phải làm thủ tục nhanh chóng để mang hàng lên để tránh tình trạng công tác bán hàng bị gián đoạn. Hay nếu hàng trong kho sắp hết thì báo ngay
cho nhân viên mua hàng để nhân viên mua hàng đặt mua hàng. Khi nhập kho hay xuất hàng phải làm thủ tục, giấy tờ, đơn xuất nhập cụ thể, rõ ràng.
+ Đối với nhân viên kế toán: Khi có lệnh của cấp trên thì nhanh chóng làm thủ tục xuất tiền đảm bảo kịp thời cho nhân viên mua hàng có tiền để chi trả hay đặt hàng.
Các bộ phận đảm bảo hoàn thành tốt công việc thuộc trách nhiệm và quyền hạn của mình.
3.2.2.2.Giải pháp về nhân sự:
- Đối với việc đào tạo nhân sự.
+ Tổ chức đào tạo và đạo tạo lại nhân viên mua hàng. + Cử nhân viên mua hàng đi học lớp bồi dỡng ngắn hạn. - đối với việc tuyển dụng nhân sự.
+ Bên cạnh việc đào tạo, huấn luyện lại lao động việc tuyển dụng nhân viên mới cũng là việc làm cần thiết cho sự phát triển lâu dài. Việc tuyển nhân sự theo đúng tiến trình có sự giám sát chặt chẽ của ban giám đốc công ty sẽ giúp cho công ty có thêm những lao động mới có đầy đủ năng lực, phẩm chất, đạo đức cũng nh sức khoẻ để đảm nhận công việc một cách tốt nhất, tạo luồng sinh khí mới trong hoạt động của công ty.
+ Ngoài biện pháp đào tạo và tuyển dụng nhân sự, công ty phải chú ý tới việc nâng cao hiệu quả sử dụng lao động. Làm thế nào để phát huy hết khả năng tiềm tàng của mỗi nhân viên, làm cho nhân viên nhiệt tình và hăng hái lao động tạo nên sức mạnh tổng hợp cho công ty. Làm thế nào dể các nhân viên trung thành với công ty, làm việc tận tâm và luôn cố gắng phấn đấu để đạt đợc mức năng suất, chất lợng và hiệu quả cao. Để làm đợc điều đó đòi hỏi công ty phải có một chế độ đãi ngộ nhân hợp lí và phải có một phong trào thi đua trong toàn công ty.
- Về đãi ngộ nhân sự thông qua hình thức đãi ngộ vật chất và phi vật chất nh: + Tiền lơng: đây là nguồn thu nhập chính và cơ bản nhất của ngời lao động, công ty nên tìm mọi cách để tăng mức lơng cho ngời lao động sao cho ít ra họ cũng đủ trang trải cho cuộc sống của gia đình họ thông qua hình thức thi nâng
bậc tay nghề, áp dụng các hình thức trả lơng nh khoán doanh thu đối với nhân viên mua hàng…
+ Tiền thởng: ngoài ý nghĩa kinh tế còn có tác dụng kích thích, động viên những ngời lao động có thành tích đóng góp trên mức trung bình, vợt quá chỉ tiêu đề ra. Công ty nên áp dụng trả lơng một cách linh hoạt nh:
Thởng chung cho ngời lao động nhân các dịp lễ Tết đặc biệt.
Thởng cho những ngời có đóng góp lớn cho công ty, những ngơì trung thành, tận tuỵ với công ty.
Bán sản phẩm hạ giá cho cán bộ, công nhân viên trong công ty.
Tiền thởng hoa hồng cho các nhân viên mua hàng đảm bảo chất lợng, giá cả hợp lí, hoàn thành đúng thời hạn, hay mua đợc hàng với giá rẻ
3.2.3.Các giải pháp khác.
Giải pháp về vốn:
Việc tạo lập vốn của công ty đợc thực hiện thông qua các giải pháp: + Nguồn từ hoạt động tài trợ kinh doanh.
+ Nguồn huy động từ cán bộ, công nhân viên.
+ Tranh thủ tận dụng các khoản tín dụng từ các điều kiện thanh toán – tín dụng của các nhà cung cấp và khách hàng, các khoản phải trả, phải nộp khác. + Vay vốn từ ngân hàng và các đơn vị kinh tế khác.
+ Đẩy mạnh thu hút vốn đầu t, liên doanh, liên kết với các đối tác nếu có điều kiện phù hợp với hoạt động của công ty.
+ Mặt khác nớc ta đang tiến hành cổ phần hoá các doanh nghiệp nhà nớc, công ty nên cổ phần hoá để thu hút vốn nhàn rỗi ngay trong những nhân viên làm việc cho công ty. Trớc mắt nếu cha cổ phần hoá đợc thì vào những thời điểm cần vốn lu động công ty có thể huy động bằng cách phát hành trái phiếu ngắn hạn.
Ngoài ra công ty cần sử dụng vốn một cách hợp lí nhằm bảo toàn và phát triển vốn nh:
+ Xác định nhu cầu vốn lu động cần thiết cho từng thời kì nhằm huy động hợp lí các nguồn bổ sung. Nếu nh không xác định đúng nhu cầu vốn lu động
cần thiết công ty sẽ gặp khó khăn trong mua hàng hoặc sử dụng vốn lãng phí làm chậm tốc độ chu chuyển của vốn chậm.
+ Giao vốn kinh doanh, phân cấp tự chủ vốn kinh doanh, hạch toán cho từng bộ phận thu mua hàng.
+ Tiết kiệm chi phí trong mua hàng.
+ Mua hàng đúng với số lợng bằng cách xác định chính xác mức tiêu thụ hàng hoá, mức dự trữ hợp lí để tránh tình trạng hàng hoá tồn kho.
Về cơ sở vật chất, kĩ thuật:
Công ty có một lợi thế là đợc thừa hởng một hệ thống rất lớn có giá trị từ thời kì trớc để lại. Tuy nhiên những trang thiết bị này đã trở nên lỗi mốt, lạc hậu. Với những trang thiết bị không còn giá trị sử dụng nh vậy công ty nên bán thanh lí để đầu t vào trang thiết bị mới, hiện đại phục vụ cho nhu cầu kinh doanh của công ty.
Đối với cơ cấu tổ chức, lãnh đạo tại công ty:
Công ty nên tổ chức bộ máy mua hàng hợp lí, gọn nhẹ hơn, đặc biệt là bộ phận phòng kinh doanh. Nên giao trách nhiệm cụ thể cho từng nhân viên mua hàng để giảm bớt gánh nặng cho trởng phòng kinh doanh. Chẳng hạn đối với nhân viên mua hàng đảm nhiệm mua loại hàng hóa nào thì phải chịu trách nhiệm hoàn toàn đối với hàng hoá đó về chất lợng, mẫu mã, giá cả, thời hạn giao hàng để đảm bảo cho hoạt động tiêu thụ. Nhân viên đảm nhiệm về loại hàng hoá nào thì có toàn quyền quyết định trong việc lựa chọn loại hàng hoá đó và chỉ báo cáo kết quả cho trởng phòng biết.
Mặt khác công ty nên tăng cờng sự thống nhất trong lãnh đạo, phối hợp nhịp nhàng, đồng bộ giữa các bộ phận trong công ty. Điều này sẽ mang lại tính khả thi cho mỗi quyết định đợc đa ra. Đối với hoạt động mua hàng thì đặc biệt phải phối hợp nhịp nhàng với bộ phận tiêu thụ để kịp thời nắm bắt đợc nhu cầu và sự thay đổi nhu cầu để từ đó có quyết định mua hàng hợp lí. Nếu quyết định mua hàng không mang tính thống nhất thì việc thực hiện sẽ gặp khó khăn do đó không thể mang lại hiệu quả cao trong công tác cung ứng hàng hoá.
3.2.4.Kiến nghị đối với cơ quan chủ quản có liên quan.
Đây là yếu tố nằm ngoài tầm kiểm soát của công ty nhng có tác dụng mạnh mẽ đối với sự phát triển của công ty. Sự ổn định và đúng đắn về quyết định và chính sách của nhà nớc tạo nên một môi trờng kinh doanh thuận lợi cho doanh nghiệp trong nớc và ngoài nớc. Mỗi doanh nghiệp đều tiến hành trong môi trờng kinh doanh nhất định do đó không thể tránh khỏi những tác động từ môi trờng kinh doanh. Trong bối cảnh nh hiện nay nhà nớc không ngừng hoàn thiện hệ thống pháp luật nhằm tạo ra một hành lang pháp lí an toàn và hấp dẫn, đảm bảo khả năng cạnh tranh lành mạnh giữa các doanh nghiệp, Tuy nhiên các chính sách về hoạt động sản xuất, kinh doanh đặc biệt là hoạt động ngoại thơng còn nhiều bất cập, để hoạt động mua hàng của công ty đợc hàon thiện tốt em xin mạnh dạn đề xuất một số ý kiến đối với cơ quan chức năng của nhà nớc để công ty có thể hoàn thầnh một số các mục tiêu đè ra; + Nhà nớc có biện pháp quản lí con dấu chặt chẽ, giám sát chặt chẽ nguồn gốc, xuất xứ của mặt hàng. Nhà nớc phải có quy định chặt chẽ trong việc thi hành pháp luật, phát hiện và xử lý nghiêm minh những đơn vị cá nhân làm hàng giả, hàng nhái, hàng lậu lấy nhãn hiệu của các doanh nghiệp có uy tín trê thị trờng hay việc nhập khẩu hàng lậu, hàng trốn thuế. Ngày nay cùng với sự phát triển của khoa học kỹ thuật thì việc nhái hàng là không khó. Với một loại hàng hoácủa một hãng nổi tiếng nào đó vừa mới ra đời thì chỉ cần một thời gian ngắn sẽ xuất hiện hàng giả tràn ngập trên thị trờng. Với ngời tiêu dùng việc phân biệt hàng thật hay giả là rất khó, thậm chí với nhân viên đi mua hàng nhiều khi còn nhầm. Tình trạng hàng giả ở nớc ta rất phổ biến bởi sự quản lí lỏng lẻo của nhà nớc đặc biệt là đăng kí bản quyền ở nớc ta là cha rõ ràng. Sự cạnh tranh khog bình đẳng, tình trạng hàng giả tran lan làm cho ngời tiêu dùng mất niiền tin vào ngời bán. Ngời mua thờng mua ở các nhà phân phối độc quyền hơn là mua ở các đại lí, điều này ảnh hởng trực tiếp tới hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp thơng mại nhất là công ty bách hoá số 5 Nam Bộ. Cho nên nhà nớc phải có biện pháp làm sao để hạn chế dần tiến tới loại bỏ hàng giả đảm bảo cho các doanh ghiệp trong nớc.
+ Nhà nớc công khai hoá các quy trình, thủ tục giải quyết hành chính, xử lí nghiêm minh khắc phục tình trạng cửa quyền, sách nhiễu của công chức nhà nớc. Hạn chế đến mức tối đa chi phí phát sinh do chậm về thủ tục, các chi phí trung gian. Nhà nứơc cần phải giải quyết triệt để và đồng bộ hệ thống quản lí hành chính về các thủ tục theo xu hớng tinh giảm, gọn nhẹ, hoạt động có hiệu quả, nâng cao chất lợng phục vụ.
+ Nhà nớc nên có chính sách u đãi về thuế đối với các mặt hàng mới ra đời và đợc sản xuất trong nớcđể kích thích bsản xuất trong nớc phát triển. Qua đó tạo điều kiện kích thích tiêu thụ.
+ Nhà nớc có chính sách phát triển liên ngành, phối hợp đồng bộ giữa các ngành trong nớc. Hiện nay ở nớc ta một số công việc chịu sự giám sát của nhiều bộ, nghành khác nhau gây ra tình trạng chồng chéo trong quản lí. Nhà nớc nên thay đổi cách quản lí bằng cách giảm bới sự chồng chéo không cần thiết tạo điều kiện cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thuận lợi.
Về hệ thống giao thông vận tải: hiện nay nhà nớc đầu t rât nhiều vào xây dựng cơ sở hạ tầng nhng cũng chỉ ở các thành phố lớn nên việc lựa chọn nguồn hàng mua của các doanh nghiệp là rất hạn chế. Vì vị trí địa lí của các nhà cung cấp ảnh hởng rất nhiều đến quyết định mua hàng của doanh nghiệp. Nên nếu vị trí của nhà cung cấp qua xa hơn nữa điều kiện giao thông vận tải không tốt thì cho dù các điều khoản nhà cung ứng đa ra có hấp dẫn đến đâu thì nhiều khi công ty cũng khôg dám mạo hiểm mua hàng bởi hàng hoá của nàh cung cấp có đảm bảo hàng đến nơi đúng yêu cầu hay không. Cho nên nhà nớc nên chú ý đến hệ thống giao thông vận tải, đờng xá đối với các vùng khác nhau nhất là các vùng xa trung tâm.
+ Nhà nớc nên đơn giản hoá các thủ tục hành chính rờm rà, làm mất nhiều thời gian của các doanh nghiệp. Hoàn thuế một cách nhanh chóng giúp cho các doanh nghiệp có vốn để đầu t cho quá trình kinh doanh, tránh tình trạng doanh nghiệp phải ngồi chờ nhà nớc hoàn vốn làm gián đoạn quá trình kinh doanh của công ty.
Kết luận
Trên đây là một số vấn đề lý luận và thực tiễn trong hoạt động quản trị mua hàng tại công ty bách hoá số 5 Nam bộ trong 3 năm qua (2001 - 2003). Mua hàng và hoạt động quản trị mua hàng là một phần quan trọng trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. Nó góp phần không nhỏ vào hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Chính vì vậy trong quá trình thực tập tại công ty Bách hoá Số 5 Nam bộ em đã nhận thấy tầm quan trọng của công tác quản
trị mua hàng đối với hoạt động của công ty nên em đã đi sâu vào phân tích, nghiên cứu nhằm hiểu sâu hơn về công tác này với mong muốn học hỏi, tìm tòi để so sánh giữa lý thuyết và thực tế. Em đã đi sâu vào tìm hiểu vào quá trình mua hàng của công ty, những thành công, những mặt còn tồn tại và nguyên nhân của chúng. Từ đó em mạnh dạn đa ra đề xuất nhằm hoàn thiện hơn trong công tác quản trị mua hàng của công ty nói riêng và của bản thân hoạt động kinh doanh của công ty nói chung. Tuy nhiên với kiến thức và kinh nghiệm còn hạn chế nên bài viết của em không tránh khỏi những thiếu sót. Với tinh thần cá nhân mong muốn đợc học hỏi rất mong nhận đợc sự đóng góp, phê bình của thầy cô, nhà quản trị trong công ty và những ngời quan tâm đến vấn đề này đẻ bài luận văn của em đợc tốt hơn.
Cuối cùng xin chân thành cảm ơn trờng Đại Học Thơng Mại, Khoa Quản Trị Doanh Nghiệp, các thầy cô trong bộ môn quản trị doanh nghiệp và đặc biệt là thầy giáo Th.s Bùi Minh Lí đã giúp em nhìn nhận vấn đề và xử lí vấn đề một cách logic, khoa học hơn. Đồng thời em xin chân thành cảm ơn các cô chú, anh chị trong công ty bách hoá số 5 Nam bộ đã tạo điều kiện giúp đỡ em trong quá trình thực tập tại công ty.
Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn !
Sinh viên thực hiện Nguyễn Thị Hơng
K36A
Tài liệu tham khảo
1.TS. Nguyễn Duy Bột, Giáo trình kinh tế thơng mại, trờng ĐHKTQD,