TẠI CÔNG TY CP ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN XÂY DỰNG –
3.1.4. Kế toán tổng hợp
Do việc sản xuất sản phẩm là một dây chuyền diễn ra liên tục nên việc nhập, xuất nguyên vật liệu phục vụ sản xuất cũng khá thường xuyên vì thế kế toán tổng hợp ở công ty sử dụng theo phương pháp kê khai thường xuyên.
Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng 02/2010 ở công ty:
* Ngày 31/03/11, nhận hoá đơn GTGT số 000590 từ công ty TNHH Trung Hiếu (phụ lục trang ?, kế toán lập phiếu nhập kho số 61/03pn và ghi vào nhật ký chung:
Nợ 1521:106.089.546đ (chi tiết từng loại nguyên vật liệu) Nợ 1331: 10.608.955đ
Có 331: 116.698.501đ
* Ngày 31/03/11, nhập kho phụ gia theo hoá đơn bán hàng số 0045514 của công ty TNHH MTV Thuơng mại Nam Trúc (phụ lục trang ?), kế toán lập phiếu nhập kho số 70/03pn và ghi:
Nợ 1521: 29.400.000đ (chi tiết từng loại nguyên vật liệu) Nợ 1331: 2.940.000đ
Có 331: 32.340.000đ (chi tiết cho từng nhà cung cấp)
* Ngày 28/02/11, nhập kho Nhớt theo hoá đơn GTGT số 0128838 của công ty TNHH An Việt Phát (phụ lục trang ?), kế toán lập phiếu nhập kho số 68/03pn và ghi:
Nợ 1521: 25.923.382đ (chi tiết từng loại nguyên vật liệu) Nợ 1331: 2.576.618đ
Có 331: 28.500.000đ (chi tiết cho từng nhà cung cấp)
* Ngày 28/02/11, nhập kho Cát bê tông Tân Châu theo hoá đơn GTGT số 0000475 của công ty TNHH Trung Hiếu (phụ lục trang?), kế toán lập phiếu nhập kho số 37/02pn và ghi:
Nợ 1523: 116.045.454đ (lệ phí không tính thuế) Nợ 1331: 11.604.545đ
Có 331: 127.649.999đ (chi tiết cho từng nhà cung cấp)
• Ngày 26/03/11 căn cứ vào giấy yêu cầu xuất vật tư . Xuất Nhông cầu xe xúc phục vụ xe xúc trạm VT (phụ lục trang ?), kế toán lập phiếu xuất kho nguyên vật liệu phụ số 13/03px và ghi:
Nợ 627: 7.200.000đ
Có 152: 7.200.000đ
3.1.5. Phân tích tình hình quản lý nguyên vật liệu
Để đáp ứng yêu cầu trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Công ty luôn phải có một lượng nguyên vật liệu dự trữ, lượng nguyên vật liệu tồn kho bao nhiêu thì hợp lý? Bảo quản chúng như thế nào? Làm thế nào để phân phối số nguyên vật liệu một cách hiệu quả?
Đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh nói chung, các nghiệp vụ về vật liệu có ý nghĩa rất quan trọng. Do đó, quản lý về vật liệu cho phép các doanh nghiệp sử dụng tốt hơn nguồn vốn lưu động của mình, tiết kiệm được khoản chi phí trả lãi vay, duy trì và đảm bảo cho quá trình sản xuất diễn ra liên tục, tránh được những thiệt hại về ngừng sản xuất do thiếu vật liệu cung ứng. Ngoài ra, quản lý tốt các nghiệp vụ về vật liệu sẽ giúp cho doanh nghiệp giảm được các hao phí, mất mát từ khâu vận chuyển, lưu kho đến khâu xuất vật liệu sử dụng. Điều đó góp phần không nhỏ trong việc tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
Tại công ty CP Đầu Tư Phát Triển Xây Dựng – Bê Tông, chi phí vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí, khoảng 80%. Ngoài ra, đặc điểm các nghiệp vụ về vật liệu diễn ra khá thường xuyên đa dạng về chủng loại. Vì vậy, việc sử dụng vật liệu phải được coi trọng từ khâu thu mua, cung ứng cho đến khâu sử dụng.
3.1.5.1. Phân tích tình hình cung cấp vật liệu
Cung cấp nguyên vật liệu là giai đoạn rất quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh. Nếu việc cung cấp là quá lớn, dư thừa thì sẽ gây ứ đọng vốn, ảnh hưởng đến hiệu quả sản xuất. Tuy nhiên, nếu việc cung cấp thiếu cũng sẽ ảnh hưởng tới tính liên tục của quá trình sản xuất. Vì vậy, cung cấp đủ số lượng là điều kiện đảm bảo sản xuất ổn định. Để phân tích tình hình cung cấp vật liệu về mặt số lượng có thể sử dụng tỷ lệ hoàn thành kế hoạch cung ứng của từng loại vật liệu theo công thức:
Tỷ lệ % hoàn thành kế hoạch cung ứng về khối lượng vật
liệu loại i =
Số lượng vật liệu thực tế nhập kho trong kỳ Số lượng vật liệu loại
i cần mua
Trong cung ứng vật liệu, ngoài yêu cầu về số lượng, chất lượng, yêu cầu về tính đồng bộ kịp thời, về tiến độ và nhịp điệu cung ứng cũng rất cần thiết. Nó ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình sản xuất kinh doanh. Do vậy, công ty cần chú trọng khi phân tích.
3.1.5.2. Phân tích tình hình dự trữ vật liệu
Vật liệu là đối tượng lao động không thể thiếu được trong quá trình sản xuất, nó là nhân tố đầu vào quan trọng để đảm bảo sự liên tục của quá trình sản xuất. Vì vậy, dự trữ vật liệu phụ thuộc phụ thuộc vào nhiều nhân tố khác nhau như lượng vật liệu tiêu dùng bình quân, tình hình tài chính của doanh nghiệp, tính chất thời vụ của doanh nghiệp, thuộc tính tự nhiên của các loại vật liệu.
Để phân tích tình hình dự trữ vật liệu ở doanh nghiệp, cần so sánh số lượng vật liệu đang dự trữ theo từn loại vật liệu theo định mức đề ra. Nếu dự trữ quá cao sẽ gây ra tình trạng ứ đọng vốn, nếu dự trữ không đủ sẽ không đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được diễn ra liên tục. Do vậy, mục tiêu của dự trữ vật liệu phải luôn được kết hợp hài hòa, vừa đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được diễn ra đều đặn, vừa đảm bảo tiết kiệm vốn.
Để xét tình hình cung ứng và dự trữ có đảm bảo cho sản xuất hay không, ta có thể tính hệ số đảm bảo:
Hệ số này tính cho vật liệu. Đặc biệt là với vật liệu không thể thay thế được, qua số liệu trên báo cáo tổng hợp cho thấy:
Hệ số đảm bảo =
Số lượng vật liệu dự trữ đầu kỳ và nhập trong kỳ Số lượng vật liệu xuất
n i=1 Tên VL ĐVT Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ Hệ số đảm bảo Đá 1x2 M3 105.95 16338.1 15177.4 1266.65 1.08 Cát bê tông M3 4795.44 8048.6 6525.43 6318.61 1.97 Đá my M3 1146.59 5565.2 6026.95 684.84 1.11 Đá my sàng M3 1306.84 459.4 107.17 1659.07 16.48
XM Holcim Ready Flow Kg 441670 5266100 5509481 198289 1.04
XM Extra Durable MS Kg 80827 804540 779523 105844 1.14
Phụ gia Mighty RD lít 8439.84 11000 13707.3 5732.54 1.42
…
Nhìn chung hệ số đảm bảo của các nguyên vật liệu chính đều lớn hơn 1, cho thấy nguyên vật liệu tại kho trong tháng luôn đáp ứng đủ nhu cầu hoạt động của công ty. Nhưng hệ số đảm bảo của đá my sàng là tương đối lớn, là một trong những nguyên nhân gây ứ đọng vốn. Các hệ số bảo đảm chỉ nên từ 1.10 – 1.50 là hợp lý nhất.
3.1.5.3. Phân tích tình hình sử dụng vật liệu
Sử dụng tiết kiệm vật liệu là một trong những mục tiêu cơ bản để giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, tăng mức lợi nhuận cho doanh nghiệp. Bởi vậy, việc phân tích sử dụng vật liệu vào sản xuất phải được tiến hành thường xuyên, định kỳ trên các mặt khối lượng, định mức để sản xuất ra một sản phẩm. Khi đó, có thể dùng công thức định mức tiêu hao về sản xuất một đơn vị sản phẩm:
M = ∑ mi x pi
mi: là định mức tiêu hao từng loại vật liệu i cho đơn vị sản phẩm pi: đơn giá từng loại vật liệu i cho đơn vị sản phẩm
Chỉ tiêu này phản ánh mức tiêu hao cần thiết để sản xuất ra một đơn vị sản phẩm (m3 bê tông) là bao nhiêu. Chỉ tiêu này càng thấp, chứng tỏ doanh nghiệp sử dụng càng tiết kiệm vật liệu.
3.1.5.4. Những biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu ở công ty
Để đảm bảo và phát huy kết quả trong kinh doanh, công ty đã có nhiều cố gắng để đạt được hiệu quả sử dụng tối đa vật liệu: từ việc xây dựng định mức sản xuất, tiến hành thu mua nhập kho đến dự trữ và sử dụng. Song, nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả sử dụng vật liệu cần có nhiều giải pháp kết hợp nhằm giảm chi phí và tăng số vòng quay của vật liệu. Cụ thể:
* Trong khâu thu mua:
Một điều kiện quan trọng để nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm, tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh đó là việc cung ứng vật liệu đủ về số lượng, kịp thời về thời gian, đúng về quy cách phẩm chất. Muốn vậy, công ty cần tổ chức quá trình thu mua hợp lý hơn nhằm tìm được nhà cung cấp mới tốt nhất cũng như giữ gìn và phát triển mối quan hệ với các nhà cung cấp thường xuyên.
Đồng thời, cán bộ thu mua của công ty cần linh hoạt, năng động hơn nữa, có nhiều sáng kiến trong công tác thu mua, nắm bắt được giá cả thị trường hàng ngày, hàng giờ để luôn luôn mua được vật liệu với giá rẻ hoặc dự báo để có được các biện pháp ứng phó kịp thời tránh không để xảy ra tình trạng vật liệu khan hiếm làm gián đoạn quá trình sản xuất, ảnh hưởng tới hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty.
Ngoài ra, công ty cần nghiên cứu lựa chọn phương thức thu mua, thanh toán, bảo quản với chi phí thấp nhất.
* Trong khâu dự trữ và bảo quản:
Một yêu cầu quan trọng khác hiện nay là công ty cần xác định mức dự trữ phù hợp. Công ty phải kiểm soát khối lượng lưu kho để giảm tối đa lượng cần dầu tư vào đây, kèm theo các chi phí bảo quản. Đồng thời, cần phải quan tâm đến việc bảo đảm mức tồn kho cụ thể đối với từng chủng loại vật liệu để đáp ứng nhu cầu chung của công ty.
Mức dự trữ tối thiểu, tối đa cần thiết và thời điểm đặt hàng, số lượng hàng cần đặt sao cho kinh tế nhất dựa vào sự kết hợp của các yếu tố:
- Thứ nhất: cần xem xét thời gian cần thiết từ lúc đặt hàng một loại vật liệu cho đến khi nói được giao và sẵn sàng phục vụ sản xuất.
- Thứ hai: cần quan tâm đến các loại chi phí khác như chi phí lưu kho, lãi suất đầu tư, chi phí do hàng hóa bị hao hụt, hư hỏng.
- Thứ ba: cần cân nhắc cả chi phí mua hàng và chi phí chuyên chở, nó sẽ thấp hơn khi mua với số lượng lớn.
Như vậy, để tiết kiệm được chi phí thu mua, chi phí dự trữ và có thể cung cấp kịp thời cho nhu cầu sản xuất kinh doanh thì đòi hỏi công ty cần xác định được lượng đặt hàng tối ưu và tiến độ nhập vật liệu phù hợp. Tuy nhiên, khi xác định lượng đặt hàng tối ưu cần lưu ý đến yếu tố biến động giá cả của thị trường, yếu tố rủi ro của nguồn hàng và của quá trình vận chuyển.
Về công tác lưu kho, bảo quản vật liệu còn bao gồm sắp xếp các chủng loại vật liệu khác nhau để có thể tìm thấy nhanh chóng và xuất ra cung cấp cho các bộ phận sử dụng khi cần. Do đó, công ty cần sắp xếp các loại vật liệu một cách hợp lý, đảm bảo mức độ an toàn cho từng loại vật liệu. Đối với các vật liệu có yêu cầu bảo quản đặc biệt phải tuân thủ theo yêu cầu của nhà sản xuất.
Hiện nay, công ty đã tổ chức kiểm kê 6 tháng một lần, đồng thời đánh giá lại vật liệu tồn kho để xác định được vật liệu bị dư thừa hư hỏng kém chất lượng, điều chỉnh đơn giá vật liệu kế hoạch và do đó phát hiện được rất nhiều trường hợp mất mát, hư hỏng vật liệu. Công tác đối chiếu số liệu giữa kế toán, thủ kho và đơn vị sử dụng được tiến hành thường xuyên. Đây là thành tích của công ty, tuy nhiên đối với các trường hợp mất mát nguyên vật liệu, công ty cũng có các biện pháp xử lý chặt chẽ, quy trách nhiệm vật chất cho cá nhân liên quan. Từ đó, sẽ tăng cường công tác kiểm soát ở các kho, giảm thiếu hụt nguyên vật liệu ngoài định mức. Đối với các vật liệu ứ đọng trong công ty cần phải tiến hành thanh lý ngay nhằm thu hồi vốn và giải phóng kho hàng.
* Trong khâu sử dụng:
Chi phí vật liệu chiếm tỷ trọng đáng kể trong toàn bộ chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, các chi phí nguyên vật liệu, nhiên liệu, động lực phải được quản lý chặt chẽ dựa trên hai vấn đề là định mức tiêu hao và giá cả nguyên vật liệu.
Trong những năm qua công ty đã bước đầu xây dựng và thực hiện khá hiệu quả hệ thống định mức.