Chứng từ Ghi sổ Diễn giải TKĐƯ
Phát sinh trong kì
Từ các chứng từ của phương thức bán buôn, phương thức bán lẻ cho các quầy thuốc thì sẽ lên sổ cái của TK511.
Sổ cái kế toán
TK 5111- Doanh thu bán hàng hoá
Từ ngày 01/12/2007 Đến ngày 31/12/2007
NT Chứng từ ghi sổ Diễn giải TKĐƯ Phát sinh trong kì
Số hiệu Ngày tháng Nợ Có ... ... ... ... ... 858 29/12 Cty CP Dược Phú Thọ 12.837.500 ... ... ... ... ... ... ...
30/12 Xử lý chênh lệch 632 856.303.519
Doanh thu tiêu thụ
nội bộ 131 6.048.283.144
Kết chuyển XĐKQ 911 15.595.868.960
Tổng 15.595.868.960 15.595.868.960
Dư cuối kì 0 0
(Nguồn: Phòng Tài chính – Kế toán)
Người lập biểu Kế toán trưởng
Ngày 31 tháng 12 năm 2007
Thủ trưởng Biểu 11. Sổ cái TK5111
2.2.2. Kế toán giá vốn sản phẩm tiêu thụ.
Công ty cổ phần dược phẩm Hà Tây là đơn vị hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Công ty thực hiện tính trị giá vốn hàng xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền cố định cho cả kỳ. Tuy nhiên, công việc xác định giá vốn hàng xuất bán được thực hiện bằng phần mềm kế toán máy nên có những nét đặc thù riêng.
Công ty sử dụng 2 phương thức tiêu thụ là bán buôn trực tiếp tại kho Công ty với số lượng lớn và bán lẻ tại các quầy thuốc ở các huyện trên tỉnh Hà Tây.
Tài khoản 632 - “Giá vốn hàng bán”. Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá vốn của sản phẩm tiêu thụ trong kì.
+ Đối với phương thức bán buôn ở Nghiệp vụ 1 Ngày 29/12/2007 Công ty Cổ phần Dược phẩm Hà Tây xuất bán cho Công ty dược phẩm Phú Thọ 2000 hộp Sp Vitalysine 80 ml và 6750 lọ Natvisol với tổng giá vốn là 9.878.560. Đến cuối tháng khi chạy giá vốn kế toán ghi.
Nợ TK 632: 9.878.560 Có TK 1561: 9.878.560
+ Đối với phương thức bán lẻ thì căn cứ vào giá thực xuất cho các cửa hàng và căn cứ vào phần chênh lệch giữa giá bán của các của hàng để phản ánh giá vốn. Ví dụ như ở nghiệp vụ 2 ngày 1 tháng 12 năm 2007Công ty xuất bán 1 lô hàng cho quầy trung tâm Hà Đông. Giá vốn của lô hàng này là: 15.432.560 khi đó kế toán định khoản.
Nợ TK 1368: 18.522.000 Có TK 1561: 15.432.560 Có TK 632 : 3.089.440
Khi nhận được bảng cân đối tiền hàng giữa các cửa hàng thuốc thì kế toán tại Công ty đinh khoản.
Nợ TK 632 : 7.037.460.893,1 Có TK 1561: 7.037.460.893,1
Từ đây máy sẽ tự động kết chuyển vào Chứng từ Sổ Cái các tài khoản: TK 632, TK 1561.
Sổ Cái kế toán 632- Giá vốn hàng bán
Chứng từ Ghi
sổ
Diễn giải TKĐƯ Phát sinh trong kì
Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Dư đầu kì 0 09 01/12 Xuất cho CHD Phú Xuyên 1368 16.686.930
01/12 Xuất bán quầy trung
tâm Hà Đông 1368
15.432.560
858 29/12 Xuất bán cho cty dược
Phú Thọ 1561 9.878.560 ... ... ... ... ... ... 989 30/12 Xử lý chênh lệch 5111 856.303.519 989 30/12 Thuế GTGT đầu ra 33311 42.815.176 995 30/12 CDH xuất bán 1561 6.366.613.836 Kết chuyển 911 12.641.983.510 Tổng 14.371.734.690 14.371.734.690 Dư cuối kì 0 Biểu 12. Sổ cái TK632 Công ty Cổ phần Dược phẩm Hà Tây
Sổ Cái kế toán
TK 1561- Giá mua hàng hoá
Từ ngày 01/12/2007 Đến ngày 31/12/2007
Chứng từ Ghi sổ Diễn giải TKĐƯ Phát sinh trong kì
Số hiệu Ngày tháng Nợ Có 01/12 Dư đầu kì 15.567.889.056 09 01/12 Xuất CHD Phú 1368 16.686.930
Người lập biểu Kế toán trưởng
Ngày 31 tháng 12 năm 2007
Xuyên
…… …… ……….. ………… ……… ………..
16 01/12 Xuất cho quầy
trung tâm Hà Đông. 1368 15.432.560
…… ……. ……… ……… ……… ……… 858 29/12 Xuất bán Cty dược Phú Thọ 632 9.878.560 987 30/12 Các CHD nhập thành phẩm 1368 6.225.738.537 995 30/12 CHD xuất bán 632 6.366.613.836 Cộng phát sinh 24.346.537.903 18.679.362.131 Số dư cuối kì 21.235.364.471
(Nguồn: Phòng Tài chính – Kế toán
Người lập biểu Kế toán trưởng Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Thủ trưởng
Biểu 13. Trích Sổ Cái tài khoản 1561
2.2.3.Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu.
Công ty cổ phần dược phẩm Hà Tây là đơn vị sản xuất kinh doanh dược phẩm, là loại hàng hóa không thể phân loại phẩm cấp chất lượng, nên không có tình trạng hàng bán bị trả lại do kém phẩm chất hay do hàng tồn đọng. Vì vậy các khoản giảm trừ hầu như chỉ là do khuyến khích khách hàng mua với số lượng. Khi có sự biến động về giá cả của thành phẩm, hàng hóa, phòng kế hoạch sẽ lập báo cáo đề nghị giám đốc Công ty xem xét và quyết định cho phép hạ giá số thành phẩm, hàng hóa đó. Nếu giám đốc đồng ý, công ty sẽ thực hiện giảm giá hàng bán. Kế toán căn cứ vào số tiền giảm giá cho khách hàng đối với số thành phẩm, hàng hóa được giảm giá để hạch toán trực tiếp doanh thu bán hàng ngay trên hóa đơn, và ghi sổ kế toán số tiền sau khi đã trừ đi khoản giảm giá.
Như vậy, để hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu, công ty cổ phần dược phẩm Hà Tây không thực hiện hạch toán riêng rẽ, mà hạch toán giảm trực tiếp vào doanh thu tiêu thụ. Do đó kế toán không sử dụng các tài khoản giảm trừ doanh thu như: TK531 giảm giá hàng bán, TK532 Hàng bán bị trả lại.
2.2.4 Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.
2.2.4.1. kế toán chi phí bán hàng.
Chi phí bán hàng tại công ty cổ phần dược phẩm Hà Tây là toàn bộ chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng, bao gồm:
-Chi phí bao bì phục vụ cho công tác bán hàng. -Chi khấu hao tài sản cố định
-Chi phí bằng tiền khác: chi quảng cáo, chi họp cổ đông bộ phận ở các hiệu thuốc ở huyện...
Tài khoản sử dụng: Tài khoản 641 - Chi phí bán hàng Tài khoản 641 được mở cho 4 tài khoản cấp 2:
TK6411: chi phí nhân viên, TK6412: chi phí vật liệu, bao bì TK6414: chi phí khấu hao TSCĐ TK6418: chi phí bằng tiền khác. *Đối với chi phí nhân viên
-Nội dung: Phản ánh khoản chi phí về trả lương cho nhân viên bán hàng. -Chứng từ sử dụng: bảng phân tích lương, bảng theo dõi thanh toán lương, phiếu chi tiền mặt...
-Tài khoản sử dụng: TK 6411 - chi phí nhân viên bán hàng.
-Quy trình nhập liệu: Cuối tháng, căn cứ vào bảng phân tích lương, kế toán tiến hành định khoản.
Nợ TK 6411 : 612.589.358 Có TK 334 : 612.589.358
Sau khi nhập các dữ liệu cần thiết, chương trình phần mềm sẽ tự động tập hợp vào Sổ Chứng từ Ghi sổ:
Chứng từ ghi sổ
Ngày 16 tháng 12 năm 2007 Số 217
Diễn giải Số hiệu TK Số tiền Ghi chú
Nợ Có
Chi phí nhân viên
bán hàng 6411 334 612.589.358
Cộng 612.589.358
Kèm theo … chứng từ gốc (Nguồn: Phòng Tài chính – Kế toán)
Người lập Kế toán trưởng
(Ký, họ và tên) (Ký, họ và tên)
Biểu 14: Chứng từ ghi sổ số 217
*Đối với khoản chi vật liệu, bao bì
-Nội dung: phản ánh các khoản chi về bao bì phục vụ cho công tác bán hàng:
-Chứng từ sử dụng: Phiếu xuất kho bao bì, các hợp đồng mua bán, quyết định bán hàng...
-Tài khoản sử dụng: TK 6412 - chi phí vật liệu, bao bì
Khi xuất kho bao bì từ kho phục vụ công tác bán hàng, căn cứ vào phiếu xuất kho. Thì kế toán định khoản.
Ngày 07/12 năm 2007 xuất CCDC xuất dùng cho đóng gói là 10.192.467 khi đó kế toán định khoản.
Nợ TK 6412: 10.192.467 Có TK153 : 10.192.467
Sau khi nhập các dữ liệu cần thiết, chương trình phần mềm sẽ tự động tập hợp vào Sổ Chứng từ Ghi sổ:
Chứng từ ghi sổ
Ngày 07 tháng 12 năm 2007 Số 70
Diễn giải Số hiệu TK Số tiền Ghi chú
Nợ Có
Xuất công cụ dụng
cụ phục vụ bán hàng 6413 153 10.192.467
Cộng 10.192.467
Kèm theo … chứng từ gốc (Nguồn: Phòng Tài chính – Kế toán)
Người lập Kế toán trưởng
(Ký, họ và tên) (Ký, họ và tên)
Biểu15 : Chứng từ ghi sổ số 70
*
Đối với khoản chi phí khấu hao TSCĐ
-Nội dung: Phản ánh các khoản chi liên quan đến khấu hao những TSCĐ trong quá trình bán hàng.
-Chứng từ sử dụng: bảng trích khấu hao TSCĐ, bảng kê TSCĐ và các chứng từ liên quan khác...
-Tài khoản sử dụng: TK 6414 - chi phí khấu hao TSCĐ dùng cho bán hàng Cuối tháng căn cứ vào bảng trích khấu hao TSCĐ kế toán phản ánh khoản chi phí khấu hao TSCĐ vào chi phí bán hàng.
Ngày 06 tháng 12 năm 2007 trích khấu hao là: 34.556.780 Khi đó kế toán tại Công ty định khoản như sau:
Nợ TK 6414 : 34.556.780 Có Tk 2141: 34.556.780
Sau khi nhập các dữ liệu cần thiết, chương trình phần mềm sẽ tự động tập hợp vào Sổ Chứng từ Ghi sổ:
Chứng từ ghi sổ
Ngày 06 tháng 12 năm 2007 Số 59
Diễn giải Số hiệu TK Số tiền Ghi chú
Nợ Có
Khấu hao TSCĐ cho
bộ phận bán hàng 6414 2141 34.556.780
Cộng 34.556.780
Kèm theo … chứng từ gốc (Nguồn: Phòng Tài chính – Kế toán)
Người lập Kế toán trưởng
(Ký, họ và tên) (Ký, họ và tên)
Biểu 16 : Chứng từ ghi sổ số 59
*Đối với khoản chi phí bằng tiền khác:
-Nội dung: phản ánh các khoản chi phí quảng cáo, giới thiệu sản phẩm... để đẩy mạnh tiêu thụ sản phẩm.
-Tài khoản sử dụng: TK 6418 - chi phí khác bằng tiền.
Khi phát sinh các khoản chi phí bằng tiền khác mà thanh toán ngay, căn cứ vào phiếu chi tiền mặt thì kế toán định khoản.
Ví dụ: Ngày 04/12 năm 2007 chi tiền trả tiền điện thoại là: 6.687.886. Khi đó kế toán định khoản:
Nợ Tk 6418 : 6.687.886. Có Tk 1111: 6.687.886.
tập hợp vào Sổ Chứng từ Ghi sổ:
Chứng từ ghi sổ
Ngày 04 tháng 12 năm 2007 Số 24
Diễn giải Số hiệu TK Số tiền Ghi chú
Nợ Có
Chi cho Hà Đông họp
cổ đông bộ phận 6418 1111 6.687.886.
Cộng 6.687.886.
Kèm theo … chứng từ gốc (Nguồn: Phòng Tài chính – Kế toán)
Người lập Kế toán trưởng
(Ký, họ và tên) (Ký, họ và tên)
Biểu 17 : Chứng từ ghi sổ số 24.
Cuối cùng các chi phí bán hàng sẽ được tổng hợp lên sổ cái TK641.
Sổ Cái kế toán TK 641- Chi phí bán hàng
Từ ngày 01/12/2007 Đến ngày 31/12/2007
Chứng từ Ghi
sổ Diễn giải TKĐƯ Phát sinh trong kì
Số hiệu
Ngày
tháng Nợ Có
Dư đầu kì 0
24 04/12 Tiền điện thoại 1111 6.687.886
59 06/12 Khấu hao TSCĐ 2141 34.556.780
70 07/12 CCDC xuất dùng 153 10.192.467
217 16/12 Chi phí nhân viên
219 16/12 Kinh phí công
đoàn 3382 13.435.780
219 16/12 Bảo hiểm xã hội 3383 110.765.900
219 16/12 Bảo hiểm y tế 3384 18.377.681
... ... ... ... ... ...
Kết chuyển 911 1.161.942.345
Tổng 1.161.942.345 1.161.942.345
Dư cuối kì 0
(Nguồn: Phòng Tài chính – Kế toán)
Biểu18. Trích Sổ Cái tài khoản 641
Sổ Cái TK 641 được làm căn cứ để tổng hợp lên báo cáo tài chính và xác định kết quả kinh doanh.
Ta có thể khái quát hạch toán chi phí bán hàng theo sơ đồ sau
Người lập biểu Kế toán trưởng
Ngày 31 tháng 12 năm 2007
Thủ trưởng
TK 334, 338 TK 641 TK 111, 112
Tiền lương và các khoản trích theo lương Các khoản giảm chi phí bán hàng TK 334, 338 Chi phí VL, CCDC CCDC phân bố nhiều lần TK 142 Phân bổ CCDC TK 214
Chi phí khấu hao TSCĐ
TK 111, 112, 331 TK 133 Các khoản chi khác TK 152, 153, 111 Chi phí bảo hành TK 335 Trích trước Cp bảo hành TK 911 Kết chuyển chi phí bán hàng
2.2.4.2.Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp.
Chi phí quản lý doanh nghiệp là toàn bộ chi phí phát sinh liên quan đến việc quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và phục vụ chung khác liên quan đến các hoạt động của cả công ty. Bao gồm:
-Chi phí nhân viên: là các khoản lương và trích theo lương phải trả cho nhân viên quản lý.
-Chi phí vật liệu quản lý.
-Chi phí khấu hao TSCĐ dùng quản lý doanh nghiệp. -Chi phí khác bằng tiền.
Tài khoản sử dụng: TK642 - chi phí quản lý doanh nghiệp. Tài khoản 642 được mở cho 4 tài khoản cấp 2
-TK6421 chi phí nhân viên quản lý -TK6422 chi phí vật liệu quản lý -TK6424 chi phí khấu hao TSCĐ -TK6428 chi phí bằng tiền khác. *Đối với chi phí nhân viên quản lý.
-Nội dung: Bao gồm lương và các khoản trích theo lương, trả cho nhân viên quản lý doanh nghiệp.
-Chứng từ sử dụng: bảng phân tích lương, hợp đồng lao động, bảng theo dõi thanh toán lương, phiếu chi tiền mặt...
-Tài khoản sử dụng: TK 6421 - chi phí nhân viên quản lý doanh nghiệp. Căn cứ bảng phân tích lương, kế toán tiến hành định khoản.
Ví dụ: Ngày 16/12 năm 2007 tính ra lương của nhân viên quản lý doanh nghiệp là: 156.687.592. Khi đó kế toán định khoản.
Nợ TK 6421 : 156.687.592 Có TK 334: 156.687.592
Sau khi nhập các dữ liệu cần thiết, chương trình phần mềm sẽ tự động tập hợp vào Sổ Chứng từ Ghi sổ:
Chứng từ ghi sổ
Ngày 16 tháng 12 năm 2007 Số 218
Diễn giải Số hiệu TK Số tiền Ghi chú
Nợ Có
Chi phí nhân viên
QLDN 6421 334
156.687.592
Cộng 156.687.592
Kèm theo … chứng từ gốc (Nguồn: Phòng Tài chính – Kế toán)
Người lập Kế toán trưởng
(Ký, họ và tên) (Ký, họ và tên)
Biểu 19 : Chứng từ ghi sổ số 218
*Đối với chi phí vật liệu quản lý
-Nội dung: phản ánh các khoản chi về vật liệu, công cụ phục vụ cho công tác quản lý của công ty.
-Chứng từ sử dụng: phiếu xuất kho...
-Tài khoản sử dụng: TK6422 - chi phí vật liệu quản lý.
Ngày 07/12 năm 2007 xuất CCDC dung cho bộ phận quản lý DN là: 50.877.232. Khi đó kế toán định khoản là:
Nợ TK 6422: 50.877.232 Có TK 153: 50.877.232
Sau khi nhập các dữ liệu cần thiết, chương trình phần mềm sẽ tự động tập hợp vào Sổ Chứng từ Ghi sổ.
Ngày 07 tháng 12 năm 2007 Số 71
Diễn giải Số hiệu TK Số tiền Ghi chú
Nợ Có
Xuất công cụ dụng cụ
cho QLDN 6422 153 50.877.232
Cộng 50.877.232
Kèm theo … chứng từ gốc (Nguồn: Phòng Tài chính – Kế toán)
Người lập Kế toán trưởng
(Ký, họ và tên) (Ký, họ và tên)
Biểu 20: Chứng từ ghi sổ số 218
*Đối với chi phí khấu hao tài sản cố định
-Nội dung: Phản ánh các khoản chi phí liên quan đến khấu hao TSCĐ dùng cho bộ phận quản lý của doanh nghiệp.
-Chứng từ sử dụng: bảng trích khấu hao TSCĐ, bảng kê TSCĐ và các chứng từ liên quan khác...
-Tài khoản sử dụng: TK 6424 - chi phí khấu hao TSCĐ dùng cho quản lý ở doanh nghiệp.
Ngày 06/12 năm 2007 trích khấu hao dùng bộ phận QLDN là: 130.987.443
Khi đó kế toán tại Công ty định khoản: Nợ TK 6424: 130.987.443 Có TK 2141: 130.987.443
Sau khi nhập các dữ liệu cần thiết, chương trình phần mềm sẽ tự động tập hợp vào Sổ Chứng từ Ghi sổ.
Ngày 06 tháng 12 năm 2007 Số 58
Diễn giải Số hiệu TK Số tiền Ghi chú
Nợ Có
Khấu hao TSCĐ cho
bộ phận quản lý 6424 2141 130.987.443
Cộng 130.987.443
Kèm theo … chứng từ gốc (Nguồn: Phòng Tài chính – Kế toán)
Người lập Kế toán trưởng
(Ký, họ và tên) (Ký, họ và tên)
Biểu 21: Chứng từ ghi sổ số 58
*Đối với chi phí bằng tiền khác.
-Nội dung: phản ánh các khoản chi phí về tiền điện, nước, tiếp khách, hội nghị....
-Chứng từ sử dụng: phiếu chi tiền mặt, hóa đơn thanh toán tiền điện, nước, điện thoại...
-Tài khoản sử dụng: tài khoản 6428 - chi phí bằng tiền khác.
Ngày 04/12 năm 2007 chi tiền trả tiền điện mua ngoài dùng cho bộ phận QLDN là: 3.678870. Khi đó kế toán tại công ty định khoản như sau:
Nợ TK 6428: 3.678870 Có TK 1111: 3.678870
Sau khi nhập các dữ liệu cần thiết, chương trình phần mềm sẽ tự động tập hợp vào Sổ Chứng từ Ghi sổ.
Ngày 04 tháng 12 năm 2007 Số 36
Diễn giải Số hiệu TK Số tiền Ghi chú
Nợ Có
Chi tiếp khách văn
phòng 6428 1111 3.678870
Cộng 3.678870
Kèm theo … chứng từ gốc (Nguồn: Phòng Tài chính – Kế toán)
Người lập Kế toán trưởng
(Ký, họ và tên) (Ký, họ và tên)
Biểu 22: Chứng từ ghi sổ số 36
Cuối cùng các chi phí QLDN sẽ được tổng hợp trên sổ cái TK642.
Sổ Cái kế toán
TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp
Từ ngày 01/12/2007 Đến ngày 31/12/2007