gian thích hợp
Bạn cần phải có những khoảng thời gian không bị gián đoạn để đạt hiệu quả cao nhất.
Công việc càng quan trọng, bạn càng cần đặt ra các khoảng thời gian thích hợp để xử lý chúng. Bạn cần tối thiểu 60 đến 90 phút để có thể thực hiện bất cứ việc gì có giá trị. Bạn cần khoảng 30 phút chỉ để hướng tâm trí vào một nhiệm vụ phức tạp chẳng hạn như chuẩn bị một bản đề xuất, báo cáo hay thậm chí là lên kế hoạch cho một dự án quan trọng. Khi đã bắt nhịp được với công việc, bạn có thể tập trung tâm trí bằng ý thức và sáng tạo cao độ trong vòng 60 phút tiếp theo hoặc hơn để làm việc một cách tập trung và nghiêm túc nhất có thể.
Đừng lẫn lộn giữa công việc sáng tạo và hành chính
Bạn không thể trộn lẫn những nhiệm vụ đòi hỏi tính sáng tạo với những nhiệm vụ chức năng hay hành chính. Bạn không thể đồng thời làm các nhiệm vụ vận hành và sáng tạo. Mỗi loại đều đòi hỏi tư duy nhanh hoặc chậm nhưng không phải là cả hai cùng lúc. Các công việc văn phòng yêu cầu tư duy nhanh và ngắn hạn, còn các công việc sáng tạo đòi hỏi phải suy nghĩ, lập kế hoạch và thực hiện.
Hãy coi thời gian làm việc sáng tạo như là “khoảng thời gian vàng hướng nội” và thời gian làm việc vận hành là “khoảng thời gian vàng hướng ngoại” của bạn. Đừng lẫn lộn giữa chúng. Bạn không thể làm những công việc sáng tạo lớn đòi hỏi sự tập trung trong một môi trường văn phòng điển hình trừ khi bạn trưng biển Không làm phiền ở ngoài cửa. Nếu không, bạn sẽ phải thật sáng tạo trong việc tìm ra những cách thức để thoát khỏi môi trường làm việc gây phiền nhiễu và hoàn thành những nhiệm vụ có tính quyết định với sự nghiệp của mình.
Cách thức đặt ra các khoảng thời gian phù hợp
Sau đây là một vài gợi ý giúp bạn đặt ra các khoảng thời gian phù hợp và tăng cường hiệu quả một cách đáng kể.
Đầu tiên, hãy làm việc vào buổi sáng khi bạn sảng khoái và nhanh nhẹn nhất. Phần lớn những người có hiệu suất làm việc cao nhất tuân theo nguyên tắc đi ngủ sớm và dậy vào lúc 5 hay 6 giờ sáng để có thể làm việc trong vòng 60 đến 90 phút không bị gián đoạn trước khi đến văn phòng. Như vậy dù bạn đến văn phòng muộn hơn một chút thì với 90 phút làm việc liên tục đó bạn sẽ thu được kết quả ngang với một người bình thường làm tại văn phòng trong 3 tiếng. Một khoảng thời gian khác mà bạn có thể tận dụng là giờ ăn trưa. Đây là một cơ hội tuyệt vời để bạn có thể tắt điện thoại,
ngắt kết nối internet và loại bỏ những xao nhãng khác khi mọi người ra ngoài ăn trưa. Bạn sẽ có 60 phút liên tục yên ổn để có thể tập trung làm việc và xử lý những việc quan trọng nhất của mình.
Không làm phiền
Một chiến thuật khác bạn có thể dùng là đóng cửa văn phòng vào những khoảng thời gian nhất định hàng ngày để tập trung tâm trí vào những nhiệm vụ quan trọng nhất. Nhiều lãnh đạo treo tấm biển Không làm phiền ở cửa phòng. Tất cả mọi người đều biết rằng khi tấm biển này ở đó, không ai được phép quấy rầy họ trừ trường hợp thực sự khẩn cấp. Người quản lý tài chính của tôi, một phụ nữ tài năng và có tay nghề than phiền rằng cô bị quá tải do liên tục bị xen ngang trong khi làm việc. Hậu quả là cô không thể hoàn thành công việc kế toán chi tiết của mình và gửi các báo cáo tài chính đúng tiến độ. Khi tôi đề nghị cô treo một tấm biển Không làm phiền ở ngoài cửa và làm việc liên tục trong 1 giờ vào buổi sáng và 1 giờ vào buổi chiều mà không bị quấy rầy, công việc của cô đã có chuyển biến đáng kể. Cô cho tôi biết rằng chỉ sau vài ngày, cô đã có thể hoàn toàn tập trung vào công việc. Không những thế, hóa ra chẳng có sự xen ngang nào là quan trọng đến mức không thể trì hoãn đến lúc khác.
Dành thêm thời gian
Đây là một kỹ thuật tuyệt vời nữa mà hầu như mọi lãnh đạo thành công đều sử dụng. Nó đơn giản đến mức lẽ ra tôi không nên tiết lộ cho các bạn. Hãy dậy sớm hơn một chút và đến văn phòng trước mọi người một giờ. Hãy sử dụng thời gian đó để tổ chức công việc trong ngày và bắt tay vào việc trước khi có một sự gián đoạn nào. Sau đó hãy làm việc qua giờ ăn trưa và dành thêm một giờ làm việc hiệu quả nữa vào buổi chiều. Cuối cùng hãy ở lại muộn hơn một giờ sau khi tất cả mọi người đã về nhà và dành thời gian này để chốt lại công việc trong một ngày và hoàn tất những nhiệm vụ quan trọng nhất còn sót lại của bạn. Đây là một kỹ thuật tuyệt vời! Khi điều chỉnh một ngày của bạn theo cách này, bạn sẽ tránh được tắc đường khi đi làm cũng như khi về nhà. Ngoài ra bạn còn có thêm ba giờ làm việc hiệu quả mỗi ngày. Bạn sẽ thu được kết quả gấp nhiều lần so với những người làm việc theo giờ giấc thông thường. Với chiến thuật này, bạn có thể tăng gấp đôi thành tích của mình và mang lại chuyển biến tích cực cho sự nghiệp.
Hãy nhớ rằng bạn là một thiên tài tiềm năng. Một trong những lĩnh vực mà bạn có thể thể hiện sự sáng tạo là đặt ra những khoảng thời gian giúp bạn làm được nhiều việc hơn và tiến nhanh hơn trong sự nghiệp.