Đây là bước rất quan trọng của quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu vì nếu bên xuất khẩu lập bộ chứng từ khơng đúng thì bên nhập khẩu sẽ khơng chấp nhận thanh tốn. Việc lập bộ chứng từ thanh tốn dựa trên những thoả thuận trong hợp đồng giữa hai bên, dựa vào phương thức thanh tốn. Nếu thanh tốn theo phương thức L/C thì bên xuất khẩu phải lập bộ chứng từ theo đúng yêu cầu của L/C. Thơng thường bộ chứng từ thanh tốn bao gồm:
Ø Hố đơn thương mại (Commercial invoice): do người bán lập đĩ là yêu cầu của người bán địi người mua trả tiền theo tổng số hàng hố đã được ghi trên hố đơn.
Ø Phiếu đĩng gĩi ( Packing List) do người sản xuất, người nhập khẩu lập khi đĩng gĩi hàng hố, trong đĩ liệt kê những mặt hàng, những loại hàng được đĩng gĩi trong kiệm hàng nhất định
Ø Bảng kê chi tiết (Specification): do người xuất khẩu lập, trong đĩ thống kê cụ thể các loại hàng và các mặt hàng của lơ hàng.
Ø Giấy chứng nhận xuất xứ (Certification of Original) do phịng cơng nghiệp và thương mại của nươc xuất khẩu cấp trong đĩ xác nhận nơi sản xuất hoặc nguồn gốc, xuất xứ của hàng hố.
Ø Giấy chứng nhận số lượng (Certifficate of Quantity) là chứng từ xác nhận số lượng hàng trên biển do người vận tải cấp cho người gửi hàng, đây là giấy chứng nhận sở hữu hố người bán giao cho người mua do cơ quan giám định cấp.
Ø Giấy chứng nhận trọng lượng (Certificate of Weight): là chứng từ xác nhận khối lượng hàng hố do cơ quan giám định cấp.
Ø Giấy chứng nhận phẩm chất (Certificate of Fumigation): là chứng từ do cơ quan bảo vệ và kiểm dịch thực vật cấp trong đĩ xác nhận hàng hố khơng cĩ các chất gây hại cho sức khoe con người.
Ø Vận đơn đường biển (Bill of Lading): là chứng từ chuyên chở hàng hố hàng hố.
1.3.13 Giải quyết khiếu nại
Trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu, giữa các bên cĩ thể xẩy ra các tranh chấp, khi xẩy ra tranh chấp hai bên cĩ thể tự giải quyểt với nhau để đi đến thống nhất, trong trường hợp khơng thể tự hồ giải, hai bên phải chọn trọng tài xét xử. Hồ sơ giải quyết khiếu nại gồm cĩ:
Đơn khiếu nại: gồm tên, địa chỉ bên nguyên, bên bị, cơ sở pháp lý của việc khiếu nại, lý do khiếu nại, các tổn thất xẩy ra mà mình phải chịu, yêu cầu giải quyết.
Hợp đồng ngoại thương Hố đơn thương mại
II.6 Các nhân tốảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh tại cơng ty
II.6.1 Các nhân tố của mơi trường vĩ mơ
Các yếu tố thuộc mơi trường vĩ mơ là các yếu tố khách quan luơn tác động đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Sự tồn tại của các yếu tố này cĩ thể mang lại những cơ hội nhưng cũng cĩ thể gây ra những khĩ khăn, trở ngại chi doanh nghiệp. Nghiên cứu những yếu tố này khơng phải để doanh nghiệp cĩ thể điều khiển, kiểm sốt, được chúng theo ý muốn của bản than doanh nghiệp mà để doanh nghiệp cĩ khả năng thích ứng tốt nhất với những thay đổi của các yếu tố này.
II.6 1.1 Điều kiện tự nhiên
Điều kiện tự nhiên bao gồm rất nhiều các yếu tố thuộc về vị trí địa lý, điều kiện khí hậu, tài nguyên thiên nhiên, mơi trường…các yếu tố này ở mỗi quốc gia, mỗi vùng khác nhau là khác nhau. Đây là những yếu tố vơ cùng quan trọng đối với các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh trong ngành thủy sản vì họat động của cơng ty chịu sự tác động trực tiếp của các nhân tố này. Nước ta là một nước cĩ bờ biển dài trên 3200km, tiềm năng nguồn lợi thủy sản phong phú, với trữ lượng khoảng 2759 tr tấn với 1260 lồi cá trong đĩ cĩ trên 100 lồi cĩ giá trị kinh tế cao.
Riêng tỉnh Khánh Hịa là một trong những tỉnh được thiên nhiên ưu đãi cĩ nhiều tiềm năng phát triển ngành thủy sản: với bờ biển dài 385km, tổng diện tích khai thác thủy sản khoảng 2tr hecta, với trữ lượng khoảng 92.000 đến 100.000 tấn và khả năng khai thác là 40.000 tấn mỗi năm. Ngồi ra, ngành nuơi trồng thủy sản ở tỉnh cũng rất phát triển, với tổng mặt nước cĩ thể nuơi trồng trên 21000 hecta thì diện tích nuơi trồng khoảng 5600 hecta chủ yếu là nuơi tơm và cá. Với tiềm năng như trên tỉnh cĩ rất nhiều thuận lợi để phát triển nngành thủy sản, tuy nhiên thực tế chúng ta mới chỉ khai thác được trên 40%. Với nguồi lợi thủy sản phong phú và đa dạng như vậy nếu được khai thác và bảo vệ hợp lý sẽ đảm bảo nguồi nguyên liệu cung cấp cho ngành kinh tế thủy sản phát triển lâu dài và bền vững.
Cơng ty TNHH LONGSHIN bên cạnh những thuận lợi về nguồn nguyên liệu trên, cơng ty được xây dựng trên một địa bàn cĩ nhiều thuận lợi về vị trí địa lý: gần các đầu mối giao thơng quan trọng như gần cảng, gần sân bay, trục quốc lộ chính, điều đĩ đã mang lại nhiều thuận lợi cho cơng ty trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh.
Tuy nhiên, hiện nay do sự ơ nhiễm mơi trường cùng với sự khai thác bừa bãi và sử dụng những phương tiện đánh đánh bắt khơng phù hợp đã làm ảnh hưởng khơng tốt đến ngành thủy sản.
II.6.1.2 Mơi trường chính trị, luật pháp
Nhân tố này bao gồm các chính sách, quy chế, luật lệ, chế độ đãi ngộ, thủ tục, quy định…của Nhà nước, mức độ ổn định của chính trị hay sự phát triển kinh tế bền vững của đất nước đĩ. Mỗi quốc gia khác nhau thì mơi trường chính trị, pháp luật cũng khác nhau. Xuất nhập khẩu là hoạt động giao thương giữa các quốc gia khác nhau do đĩ mơi trường này ảnh hưởng khơng nhỏ đến hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu. Cụ thể như sau:
Sựổn định của mơi trường chính trị
Trước sự biến động ngày càng phức tạp về chính trị trên thế giới trong những năm qua, Việt Nam được coi là nước cĩ tình hình chính trị ổn định nhất thế giới. Đây là điều kiện tốt để các nhà đầu tư tìm kiếm cơ hội làm ăn với các doanh nghiệp trong nước cũng như đầu tư tại thị truờng Việt Nam.
Cùng với sự phát triển ngày càng mạnh mẽ của nền kinh tế đất nước thì hệ thống pháp luật cũng ngày càng đầy đủ và hồn thiện. Cho đến nay, nhà nước ta đã ban hành tương đối đầy đủ hệ thống phát luật nhất là các luật về quan hệ kinh tế như: luật Cạnh tranh, luật Đầu tư nước ngồi, luật Thương Mại… Tuy nhiên, pháp luật Việt Nam đang trong quá trình hồn thiện nên chưa ổn định, cịn nhiều bất cập, chồng chéo, tính thực thi pháp luật chưa cao, cho nên đã gây ra nhiều khĩ khăn cho các doanh nghiệp.
Mặt khác do thị trường tiêu thụ của cơng ty chủ yếu là thị truờng nước ngồi cho nên cịn chịu sự tác động ảnh hưởng rất lớn của hệ thống phát luật nước ngồi. Đặc biệt là hệ thống pháp luật của châu Âu, châu Mỹ, đây là những nước cĩ hệ thống phát luật chặt chẽ, phức tạp, đồng thời cũng cĩ nhiều cơng cụ bảo hộ bằng các luật lệ.
II.6.1.3 Mơi trường kinh tế
Các yếu tố chi phối hoạt động xuất khẩu của doanh nghiệp: thu nhập bình quân đầu người, lãi suất ngân hàng, cán cân thanh tốn, chính sách tài chính tiền tệ, tỷ lệ lạm phát, lực lượng lao động, xu hướng phát triển của tổng sản phẩm quốc dân, chu kỳ kinh tế…Nền kinh tế của một nước phát triển thì cơ hội làm ăn của các cơng ty mới được mở ra. Trong những năm qua nền kinh tế nước ta cĩ sự phát triển đáng kể với tốc độ tăng trưởng ổn định cuộc
sống của nhân dân ngày càng được cải thiện, tốc độ tăng trưởng GDP đạt cao và ổn định, tốc độ tăng trưởng bình quân 7,2%/ năm. Trong đĩ cần lưu ý những yếu tố nổi bật cĩ tác động mạnh đến hoạt động xuất khẩu như:
Lãi suất ngân hàng: hoạt động xuất khẩu luơn gắn liền với hoạt động ngân hàng trong đĩ lãi suất ngân hàng là yếu tố hết sức quan trọng luơn khiến các doanh nghiệp quan tâm. Mức lãi suất cao hay thấp cĩ ảnh hưởng đến sự tăng giảm nhu cầu đối với sản phẩm của cơng ty và cịn quyết định đến lượng vốn đầu tư của cơng ty.
Tỷ giá hối đối: Sự biến động của tỷ giá hối đối cĩ tác động đáng kể đến cạnh tranh trong hoạt động xuất nhập khẩu. Tuy nhiên, do chính sách ổn định tỷ giá của nhà nước ta nên nhân tố này cĩ tác động khơng nhiều đến hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của cơng ty..
Tỷ lệ lạm phát: lạm phát làm các doanh nghiệp khĩ đốn trước được tương lai, làm cho tỷ lệ tăng trưởng kinh tế chậm lại, lãi suất tín dụng tăng lên, tiến trình đầu tư dài hạn dễ gặp rủi ro. Tất cả đều ảnh hưởng đến hoạt động xuất nhập khẩu. Việt Nam được đánh giá là một trong những quốc gia thành cơng trong việc kiểm sốt lạm phát. Năm 1986 lạm phát lên tới 700%, năm 1988 cịn 400% và đến nay lạm phát được kiểm sốt ở mức an tồn dưới 105 từ năm 1996 cho tới nay. Đây là điều kiện rất thuận lợi cho các doanh nghiệp trong việc ổn định giá xuất khẩu, tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường quốc tế.
Quan hệ hợp tác kinh tế quốc tế
Hiện nay, với chính sách phát triển kinh tế theo hướng đa dạng hĩa đa phương hĩa quan hệ với các quốc gia và các tổ chức trên thế giới của nhà nước đã tạo điều kiện thuận lợi trong việc mở rộng thị trường tiêu thụ của các cơng ty. Đến nay, Việt nam đã cĩ quan hệ hợp tác với trên 150 nước và là thành viên của nhiều tổ chức trên thế giới như: ASEAN, AFEC, ASEM và đặc biệt Việt Nam đã trở thành thành viên thứ 150 của tổ chức Thương Mại thế giới (WTO), điều này sẽ mang lại nhiều cơ hội cho các doanh nghiệp như : thị trường tiêu thụ sẽ được mở rộng, doanh nghiệp sẽ được tham gia vào thị trường thế giới một cách cơng bằng, được hưởng các chính sách ưu đãi của tổ chức này dành cho các thành viên…, các rào cản nhằm bảo hộ mậu dịch được bãi bỏ.
Tuy nhiên, do khả năng cạnh tranh của các doanh nghiệp Việt Nam cịn yếu nên khả năng dành thắng lợi trên thương trường thế giới rất khĩ khăn. Đồng thời, khi gia nhập WTO sẽ cĩ rất nhiều cơng ty của nước ngồi tham gia vào thị trương Việt Nam, đây sẽ là thách thức lớn cho các doanh nghiệp trong nước và khả năng thua trên “sân nhà” cĩ thể xảy ra nếu các doanh nghiệp khơng nỗ lực cố gắng.
II.6.1.4 Mơi trường văn hố, xã hội
Mỗi quốc gia đều cĩ những tập tục, phong tục tập quán riêng của quốc gia mình. Nền văn hố của các nước cĩ ảnh hưởng rất lớn đến tập tính tiêu dung của người tiêu dung nước đĩ.
Hoạt động của cơng ty luơn gắn chặt và chịu sự tác động của các yếu tố văn hĩa-xã hội như: phong tục tập quán, thị hiếu tiêu dùng, cơ cấu dân số, lược lượng lao động...Thị hiếu tiêu dùng cĩ ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động sản xuất kinh doanh của cơng ty vì nếu cơng ty sản xuất ra sản phẩm khơng phù hợp với thị hiếu của người tiêu dùng thì chắc hẳn sản phẩm của cơng ty khơng thể tiêu thụ được. Mặt khác ngày nay, người tiêu dùng cĩ xu thế sử dụng cấc mặt hàng thủy sản để thay thế cho các mặt hàng được chế biến từ động vật, bởi thuộc tính ưu việt của mặt hàng thủy sản. Hơn nữa trong những năm gần đây cĩ nhiều dịch bệnh xẩy ra ở động vật như bệnh bị điên, bệnh cúm gà ở gia cầm, bệnh lở mồn long mĩng ở trâu bị..đã làm cho ngừời dân sử dụng các sản phẩm chế biến từ thủy hải sản nhiều hơn.
Chính những tác động này đã làm cho nhu cầu hàng thủy sản ngày một tăng tạo điều kiện cho các doanh nghiệp trong ngành thủy sản mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm.
Tuy nhiên, cùng với sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế thế giới , điều kiện sống của người dân ngày càng được nâng cao thì nhu cầu tiêu dùng của người tiêu dùng ngày càng khắt khe, địi hỏi các doanh nghiệp khơng ngừng cải tiến mẫu mã, nâng cao chất lượng sản phẩm.
II.6.1.5 Nhân tố cơng nghệ
Sự phát triển của khoa học cơng nghệ đã ảnh huởng rất lớn đến hoạt động của các doanh nghiệp, tạo ra những cơ hội cũng như nguy cơ. Ngay nay khoa học cơng nghệ phát triển với tốc độ chĩng mặt nên những máy mĩc thiết bị phục vụ sản xuất ngày càng hiện đại, hồn thiện hơn.
Trong lĩnh vực chế biến thủy hải sản cĩ những máy mĩc hiện đại như dây chuyền cơng nghệ để chế biến những sản phẩm cĩ giá trị cao, gĩp phần tăng năng suất, giảm giá thành nâng cao khả năng cạnh tranh của sảm phẩm. Nắm bắt được cơ hội đĩ cơng ty TNHH LONGSHIN sau khi chuyển lên khu cơng nghiệp suối dầu đã đầu tư mới hồn tồn máy mĩc thiết bị , cơng nghệ hiện đại phục vụ cho sản xuất và chế biến sản phẩm thuy hải sản xuất khẩu. Chính vì thế sản phẩm của cơng ty đạt chất lượng cao cĩ uy tín đối với khách hàng .
II.6.2 Các nhân tố trong mơi trường vi mơ:
Các nhân tố này diễn ra trong mơi trường tác nghiệp của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cĩ thể kiểm sốt và điều chỉnh các nhân tố này theo xu hướng phát triển của bản thân doanh nghiệp. Nghiên cứu các nhân tố này sẽ giúp doanh nghiệp nhận diện được các điểm mạnh và điểm yêu của doanh nghiệp để từ đĩ cĩ hướng phát triển đúng đắn.
II.6.2.1 Khách hàng
Khách hàng là bộ một trong 3 nhân vật tạo ra thị trường hoạt động của doanh nghiệp, là bộ phận khơng thể tách rời trong mơi trường cạnh tranh. Sự tín nhiệm của khách hàng là tài sản giá trị nhất của mỗi doanh nghiệp. Sự tín nhiệm đĩ là kết quả của doanh nghiệp khi biết thoả mãn tốt hơn nhu cầu và thị hiếu của khách hàng so với đối thủ cạnh tranh. Khách hàng là nhân tố quan trọng quyết định sự thành bại của doanh nghiệp vì khơng cĩ khách hàng thì sản phẩm của doanh gnhiệp khơng thể tiêu thụ được. Chính vì thế, doanh nghiệp khơng thể bỏ qua việc nghiên cứu, tìm hiểu khách hang để từ đĩ cĩ thể đáp ứng một cách tốt nhất nhu cầu thị hiếu của họ.
Hiện nay, khách hàng chủ yếu của cơng ty là các khách hàng nước ngồi. Tuy nhiên, sản phẩm của cơng ty chưa đến được với người tiêu dùng cuối cùng mà chủ yếu được xuất bán cho các nhà trung gian, chính vì thế việc xây dựng thương hiệu sản phẩm của cơng ty trong tâm trí người tiêu dùng nước ngồi là rất khĩ khăn.
Đa số các hợp đồng xuất khẩu của cơng ty đều thơng qua các đơn đặt hàng của các nhà buơn nước ngồi chính vì thế khả năng chủ động trong khâu tiêu thụ sản phẩm của cơng ty cịn hạn chế. Tuy nhiên, tiêu thụ sản phẩm thơng qua các nhà trung gian cho nên cơng ty khơng trực tiếp phải chịu những chính sách bảo hộ mậu dịch của các quốc gia. Cho đến nay, số khách hàng truyền thống
của cơng ty khơng ngừng tăng lên đã tạo điều kiện thuận lợi trong khâu tiêu thụ sản phẩm, tạo đầu ra ổn định. Đây là một thuận lợi lớn của cơng ty.
Ngồi việc chú trọng đến thị trường nước ngồi thì hiện nay cơng ty cũng đã cĩ chiến lược phát triển thị trường nội địa. Với một thị trường rộng lớn hơn 80 triệu dân, một nền kinh tế đang trên đà phát triển mạnh mẽ, nhu cầu tiêu thụ sản phẩm thủy sản ngày càng gia tăng…Đây sẽ là thị trường mà cơng ty cần khai thác trong thời gian tới.
II.6.2.2 Nhà cung cấp
Nhà cung cấp là những người cung ứng nguyên vật liệu, trang thiết bị, sức lao động và cả những thơng tin dịch vụ, vận chuyển .. Nĩi một cách khái