Ninh
2.3.1. Đối với nguyờn vật liệu nhập kho
Để thực hiện tốt cụng tỏc quản lý vật tư hàng hoỏ tại Cụng ty đồng thời nhằm bảo đảm thụng tin kịp thời cho hạch toỏn kế toỏn, phục vụ cho cụng tỏc quản lý chung tại Cụng ty, Giỏm đốc Cụng ty quy định, tất cả cỏc loại nguyờn vật liệu khi về đến Cụng ty nhập kho đều phải đầy đủ thủ tục.
Cỏc chứng từ trong quỏ trỡnh nhập kho nguyờn vật liệu: - Phiếu đề nghị nhập vật tư.
- Giấy bỏo giỏ của cỏc nhà cung cấp. - Lập biờn bản họp hội đồng giỏ. - Hợp đồng kinh tế.
- Húa đơn giỏ trị gia tăng. - Biờn bản kiểm nghiệm vật tư.
- Biờn bản bàn giao và nghiệm thu sản phẩm. - Phiếu nhập kho.
Căn cứ vào húa đơn và biờn bản bàn giao vật tư, hàng húa, nhõn viờn phũng vật tư tiến hành viết phiếu nhập kho. Người giao hàng đem phiếu nhập kho và húa đơn tới
Đơn giỏ
bỡnh quõn =
Trị giỏ thực tế tồn đầu kỳ + Trị giỏ thực tế nhập trong kỳ Số lượng nhập trong kỳ + Số lượng nhập trong kỳ
nhập kho vật tư, thủ kho ký xỏc nhận. Thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho và thực tế số vật tư nhập kho để tiến hành ghi vào thẻ kho. Thủ kho cú trỏch nhiệm sắp xếp, bảo quản vật tư theo đỳng trỡnh tự, khoa học, hợp lý, đỳng số kho ghi trờn phiếu nhập để đảm bảo cho việc quản lý và xuất kho vật tư được chặt chẽ, dễ dàng và thuận tiện.
Vớ dụ: Theo phiếu nhập kho 463 ngày 30/11/2013, Cụng ty đó nhập kho 88.000kg Chất nhũ tương nền đơn giỏ là 20.300đ/kg, Chất tăng nhạy 1.400kg với đơn giỏ là 18.500đ/kg.
Căn cứ vào nhu cầu về chất nhũ tương nền và chất tăng nhạy tại cỏc phõn xưởng và yờu cầu sản xuất, cũng như lượng tồn kho, phũng vật tư viết Phiếu đề nghị nhập vật tư (bảng 2.1). Theo Giấy bỏo giỏ (bảng 2.2 và bảng 2.3) của Cụng ty vật liệu nổ và Cụng ty húa chất 21, Cụng ty thành lập hội đồng giỏ và lập Biờn bản hội đồng giỏ (bảng 2.4) xột duyệt giỏ NVL mua về sau đú ký kết Hợp đồng kinh tế (bảng 2.5) với người bỏn. Khi nhận được Húa đơn GTGT (bảng 2.6) do người bỏn giao, Cụng ty tiến hành lập Biờn bản kiểm nghiệm vật tư (bảng 2.7) để kiểm tra vật tư nhập kho. Nếu vật tư đủ tiờu chuẩn, nhõn viờn phũng Vật tư tiến hành viết Phiếu nhập kho (bảng 2.8). Thủ kho căn cứ vào Phiếu nhập kho, ký xỏc nhận và ghi vào Thẻ kho.
Bảng 2.1: Phiếu đề nghị nhập vật tƣ
Công ty công nghiệp Hóa chất mỏ Quảng Ninh
phiếu đề nghị nhập vật t-
Ngày 30/11/2013
- Họ và tên ng-ời yêu cầu: Đoàn Văn Huỳnh - Đơn vị: Phòng Kế hoạch và sản xuất
Căn cứ vào yêu cầu sản xuất
Đề nghị giám đốc cho mua một số vật liệu sau:
STT Tên vật t- Đơn vị tính Số l-ợng Ghi chú 1 Chất nhũ t-ơng nền Kg 88.000 2 Chất tăng nhạy Kg 1.400 Ngày 30/11/2013 Giỏm đốc ( Ký, họ tờn) Ngƣời lập phiếu ( Ký, họ tờn)
Bảng 2.2: Giấy bỏo giỏ TRUNG TÂM VẬT LIỆU NỔ
Địa chỉ: Tổ 10- Khu I - Phường Trần Hưng Đạo - TP Hạ Long- Quảng Ninh
GIẤY BÁO GIÁ
STT Tờn vật liệu Đơn vị tớnh Đơn giỏ
( Đồng) Ghi chỳ 1 Chất nhũ tương nền Kg 20.300 2 Chất tăng nhạy Kg 18.500 Tổng cộng Ghi chỳ
Giấy bỏo giỏ cú hiệu lực đến ngày 31/12/2013 Đơn giỏ trờn chưa bao gồm VAT
Đó bao gồm chi phớ vận chuyển trong địa bàn TP Hạ Long
Bảng 2.3: Giấy bỏo giỏ CễNG TY HểA CHẤT 21
Địa chỉ: Phường Bạch Đằng- Thành phố Hạ Long- Quảng Ninh
GIẤY BÁO GIÁ
STT Tờn vật tƣ Đơn vị tớnh Đơn giỏ
(Đồng) Ghi chỳ 1 Chất nhũ tương nền Kg 21.000 2 Chất tăng nhạy Kg 19.500 Tổng cộng Ghi chỳ
Hỡnh thức thanh toỏn 30 ngày kể từ khi nhận hàng Đơn giỏ trờn chưa gồm VAT
Đó bao gồm chi phớ vận chuyển
Bảng giỏ cú hiệu lực kể từ ngày ký, nếu cú gỡ thay đổi chỳng tụi sẽ thụng bỏo sau
Bảng 2.4: Biờn bản hội đồng giỏ Cụng ty cụng nghiệp Húa chất mỏ
Quảng Ninh
Cộng hũa xó hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự do - Hạnh phỳc
Quảng Ninh, ngày 22 thỏng 11 năm 2013
BIấN BẢN HỘI ĐỒNG GIÁ I. Thành phần hội đồng:
1. Đồng chớ Lờ Minh Thắng : Giỏm đốc Cụng ty - Chủ tịch Hội đồng
2. Đồng chớ Ngụ Xuõn Thanh: Phú Giỏm đốc Cụng ty - Phú Chủ tịch Hội đồng 3. Đồng chớ Hà Tiến Hảo : Kế toỏn trưởng - Uỷ viờn thường trực
4. Đồng chớ Ngụ Trớ Dũng : Trưởng phũng Kế hoạch sản xuất - Uỷ viờn
II. Nội dung:
Căn cứ vào phiếu đề nghị nhập vật tư được Giỏm đốc Cụng ty duyệt. Sau khi khảo sỏt và đối chiếu với giỏ cả thị trường tại thời điểm thỏng 11 năm 2013. Hội đồng giỏ Cụng ty nhất trớ duyệt mua với giỏ như sau:
STT Nội dung Đơn vị
tớnh
Số
lƣợng Bỏo giỏ
Đơn giỏ trỡnh (Đồng)
Đơn giỏ duyệt
(Đồng) Ghi chỳ 1 Chất nhũ tương nền Kg 88.000 Trung tõm vật liệu nổ 20.300 20.300 Chưa gồm VAT Cụng ty Húa chất 21 21.000 2 Chất tăng nhạy Kg 1.400 Trung tõm vật liệu nổ 18.500 18.500 Chưa gồm VAT Cụng ty Húa chất 21 19.500
Hàng giao tại kho bờn mua, hàng mới 100%, đảm bảo đỳng quy chuẩn theo thụng số kỹ thuật và xuất xứ, khi nhận hàng cú biờn bản kiểm tra quy cỏch, chất lượng. Hội đồng giỏ giao cho Phũng Kế hoạch và sản xuất thực hiện và làm đỳng cỏc quy định mua bỏn hiện hành
Cỏc thành viờn Hội đồng: Chủ tịch Hội đồng
1. Đồng chớ Ngụ Xuõn Thanh 2. Đồng chớ Hà Tiến Hảo
3. Đồng chớ Ngụ Trớ Dũng Lờ Minh Thắng
Bảng 2.5: Hợp đồng kinh tế
CỘNG HếA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phỳc HỢP ĐỒNG KINH TẾ
Số 01/2013
Căn cứ vào Bộ luật dõn sự nước Cộng hũa xó hội chủ nghĩa Việt Nam do Quốc hội khúa 11 kỳ họp 7 thụng qua ngày 14/06/2005, cú hiệu lực thi hành từ ngày 01/01/2006.
Căn cứ Bộ luật thương mại của nước Cộng hũa xó hội chủ nghĩa Việt Nam, ban hành ngày 27/06/2005, và cỏc văn bản hướng dẫn thi hành luật thương mại.
- Căn cứ vào cỏc quy định phỏp luật liờn quan hiện hành: - Trờn cơ sở khả năng và nhu cầu của hai bờn:
Hụm nay ngày 25 thỏng 11 năm 2013, chỳng tụi gồm cú:
Bờn A: Cụng ty cụng nghiệp Húa chất mỏ Quảng Ninh
Địa chỉ: Phường Hà Khỏnh - Thành phố Hạ Long - Quảng Ninh
Đại diện: ễng Lờ Minh Thắng Chức vụ: Giỏm đốc
Điện thoại: 033.3824098 Fax: 033.3828283
Mó số thuế: 0100101072001
Tài khoản số: 102010000221625 tại ngõn hàng Cụng Thương Quảng Ninh.
Bờn B: Trung tõm Vật liệu nổ
Địa chỉ: Tổ 10 - Khu I - Phường Trần Hưng Đạo - TP Hạ Long - Quảng Ninh
Đại diện: Bà Bựi Thị Liễu Chức vụ: Giỏm đốc
Điện thoại: 033.3826999, 3826859, 3525656 Fax: 033.3556779
Mó số thuế: 5700426353
Tài khoản số: 05001010899858 tại ngõn hàng Thương mại cổ phần Hàng Hải Quảng Ninh.
Hai bờn đó bàn bạc, thỏa thuận ký kết hợp đồng theo cỏc điều khoản sau:
STT Tờn vật liệu Đơn vị tớnh Số lƣợng Đơn giỏ (Đồng) Thành tiền (Đồng) 1 Chất nhũ tương nền Kg 88.000 20.300 1.786.400.000 2 Chất tăng nhạy Kg 1.400 18.500 25.900.000 Tổng cộng 1.812.300.000
Số tiền viết bằng chữ: Một tỷ tỏm trăm mười hai triệu ba trăm nghỡn đồng chẵn.
Điều II: Quy cỏch sản phẩm:
- Hàng mới 100% đỳng chủng loại.
- Hàng được nghiệm thu theo đỳng thực tế hàng nhận.
Điều III: Giao nhận - Vận chuyển - Bao bỡ đúng gúi:
- Vận chuyển lắp đặt theo yờu cầu bờn A.
Điều IV: Phương thức thanh toỏn:
- Sau khi giao hàng và nhận được húa đơn tài chớnh yờu cầu bờn A thanh toỏn toàn bộ giỏ trị hợp đồng.
- Khi thanh toỏn bờn A sẽ thanh toỏn cho bờn B bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản.
Điều V: Cam kết chung:
- Hai bờn cam kết cựng nhau thực hiện đầy đủ cỏc điều khoản ghi trong hợp đồng này. Trong quỏ trỡnh thực hiện nếu gặp khú khăn, trở ngại phải chủ động thụng bỏo cho nhau bằng văn bản trước 05 ngày để cựng nhau giải quyết.
- Bờn nào vi phạm hợp đồng, gõy thiệt hại cho bờn cũn lại, phải chịu trỏch nhiệm bồi thường vật chất và chịu trỏch nhiệm trước phỏp luật theo quy định hiện hành.
- Khi hợp đồng hết hiệu lực chậm nhất là 15 ngày, hai bờn phải gặp nhau để làm thủ tục quyết toỏn thanh lý hợp đồng theo quy định của phỏp lệnh hợp đồng kinh tế.
Hợp đồng được lập thành 02 bản, mỗi bờn giữ 01 bản và cú giỏ trị phỏp lý như nhau.
ĐẠI DIỆN BấN A ĐẠI DIỆN BấN B
Bảng 2.6: Húa đơn giỏ trị gia tăng
Mẫu số: 01 GTKT-3LL
Ký hiệu: MT/2013B Số: 270523 HểA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liờn 2: Giao cho khỏch hàng Ngày 30 thỏng 11 năm 2013
Đơn vị bỏn hàng: Trung tõm Vật liệu nổ
Địa chỉ: Tổ 10- Khu I- Phường Trần Hưng Đạo- TP Hạ Long- Quảng Ninh Số tài khoản: 05001010899858
Điện thoại: 033.3826999, 3826859- 3525656 Mó số thuế: 5700426353
Họ tờn người mua: Đoàn Văn Huỳnh
Tờn đơn vị: Cụng ty cụng nghiệp Húa chất mỏ Quảng Ninh Địa chỉ: Phường Hà Khỏnh- TP Hạ Long- Quảng Ninh Số tài khoản: 102010000221625
Mó số thuế: 0100101072001
STT Tờn vật tƣ Đơn vị tớnh Số lƣợng Đơn giỏ Thành tiền
1 Chất nhũ tương nền Kg 88.000 20.300 1.786.400.000 2 Chất tăng nhạy Kg 1.400 18.500 25.900.000
Cộng 1.812.300.000
Cộng tiền hàng: 1.812.300.000
Thuế suất GTGT: 10%, tiền thuế GTGT: 181.230.000 Tổng cộng tiền thanh toỏn: 1.993.530.000 Số tiền bằng chữ: Một tỷ chớn trăm chớn mươi ba triệu năm trăm ba mươi nghỡn đồng chẵn.
Ngƣời mua hàng
( Ký, họ tờn) Ngƣời bỏn hàng ( Ký, họ tờn)
Bảng 2.7: Biờn bản kiểm nghiệm vật tƣ
Cụng ty cụng nghiệp Húa chất mỏ Quảng Ninh
Mẫu số: 03-VT
(Ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
BIấN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƢ
Quảng Ninh, ngày 30 thỏng 11 năm 2013. Tại Cụng ty cụng nghiệp Húa chất mỏ Quảng Ninh.
Chỳng tụi gồm:
1. ễng Vũ Huy Hoàng - Đại diện phũng Cơ điện vận tải
2. Bà Nguyễn Thị Mỹ Hạnh - Đại diện phũng Thống kờ Kế toỏn tài chớnh 3. ễng Đoàn Văn Huỳnh – Người nhập hàng
4. Bà Phạm Thị Quế - Thủ kho vật tư
STT Tờn vật tƣ Phƣơng thức kiểm nghiệm Đơn vị tớnh Số lƣợng
Kết quả kiểm nghiệm Đỳng quy cỏch Sai quy cỏch 1 Chất nhũ tương nền Cõn đo Kg 88.000 x 2 Chất tăng nhạy Cõn đo Kg 1.400 x
Kết luận:
- Hàng đỳng chủng loại, mới 100% đạt yờu cầu chất lượng - Đề nghị cho nhập kho
1. ễng Vũ Huy Hoàng 3. ễng Đoàn Văn Huỳnh 2. Bà Nguyễn Thị Mỹ Hạnh 4. Bà Phạm Thị Quế
Bảng 2.8: Phiếu nhập kho
Cụng ty cụng nghiệp Húa chất mỏ Quảng Ninh
Mẫu số: 01-VT
( Ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) Số: 463 PHIẾU NHẬP KHO Ngày 30 thỏng 11 năm 2013 Nợ: 152.1 Cú: 331.1
- Họ tờn người giao: Đồng chớ Đoàn Văn Huỳnh - Địa chỉ: Phũng Kế hoạch và sản xuất
- Nội dung: Nhập theo Húa đơn số 270523 - Nhập tại kho: Nguyờn vật liệu
STT
Vật tƣ - Hàng húa
Đơn giỏ Thành tiền Mó hiệu Tờn vật tƣ Đơn vị tớnh Số lƣợng 1 VLC008 Chất nhũ tương nền Kg 88.000 20.300 1.786.400.000 2 VLC009 Chất tăng nhạy Kg 1.400 18.500 25.900.000 Tổng cộng 1.812.300.000
Số tiền ( Viết bằng chữ ): Mụt tỷ tỏm trăm mười hai triệu ba trăm nghỡn đồng chẵn.
Ngƣời lập phiếu ( Ký, họ tờn ) Ngƣời giao ( Ký, họ tờn ) Thủ kho ( Ký, họ tờn ) Kế toỏn trƣởng ( Ký, họ tờn )
2.3.2. Đối với nguyờn vật liệu xuất kho
Khi phỏt sinh nhu cầu sử dụng vật tư để phục vụ sản xuất, phũng Kế hoạch căn cứ vào tỡnh hỡnh vật tư thực tế tại phõn xưởng và kho, căn cứ kế hoạch sản xuất kinh doanh để viết phiếu đề nghị cấp vật tư (bảng 2.9). Phiếu đề nghị cấp vật tư phải được trưởng phũng Kỹ thuật và trưởng phũng Kế hoạch ký. Căn cứ vào phiếu đề nghị cấp vật tư, phũng vật tư viết phiếu xuất kho (bảng 2.10) trỡnh Giỏm đốc. Sau khi được Giỏm đốc duyệt, thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho để xuất nguyờn vật liệu và ghi số thực xuất vào phiếu xuất. Sau đú, thủ kho ghi số lượng xuất và tồn của từng loại vào thẻ kho, rồi chuyển phiếu xuất kho cho phũng Kế toỏn.
Vớ dụ: Tớnh giỏ thực tế vật tư xuất kho
+ Trong thỏng 11 năm 2013 tỡnh hỡnh nhập, xuất chất nhũ tương nền như sau: - Tồn đầu thỏng: 9.618,8 kg với tổng giỏ trị là 195.218.822 đồng.
- Ngày 30/11/2013 nhập kho 88.000 kg với đơn giỏ 20.300 đ/kg theo phiếu nhập kho số 463.
- Ngày 30/11/2013 xuất cho phõn xưởng sản xuất 2 là 89.890 kg theo phiếu xuất kho số 1965.
Đơn giỏ bỡnh quõn chất nhũ tương nền xuất kho : 195.218.822 + 88.000 * 20.300
= 20.300 ( đồng) 9.618,8 + 88.000
+ Trong thỏng 11 năm 2013 tỡnh hỡnh nhập, xuất chất tăng nhạy như sau: - Tồn đầu thỏng: 101 kg với tổng giỏ trị là 1.868.500 đồng.
- Ngày 30/11/2013 nhập kho 1.400 kg với đơn giỏ 18.500 đ/kg theo phiếu nhập kho số 463.
- Ngày 30/11/2013 xuất cho phõn xưởng sản xuất 2 là 1.500 kg theo phiếu xuất kho số 1965.
Đơn giỏ bỡnh quõn chất tăng nhạy xuất kho : 1.868.500 + 1.400 * 18.500
= 18.500 ( đồng) 101 + 1.400
Căn cứ vào nhu cầu thực tế về chất nhũ tương nền và chất tăng nhạy tại phõn xưởng và yờu cầu sản xuất, phũng vật tư viết phiếu đề nghị cấp vật tư.
Bảng 2.9: Phiếu đề nghị cấp vật tƣ Trƣởng phũng Kế hoạch ( Ký, họ tờn) Trƣởng phũng Kỹ thuật ( Ký, họ tờn) Ngƣời lập ( Ký, họ tờn)
(Nguồn: Phũng Thống kờ – Kế toỏn – Tài chớnh)
Cụng ty cụng nghiệp Húa chất mỏ Quảng Ninh
PHIẾU ĐỀ NGHỊ CẤP VẬT TƢ
Ngày 29/11/2013
- Họ và tờn người yờu cầu: Đoàn Văn Huỳnh - Đơn vị: Phũng Kế hoạch và sản xuất
Căn cứ vào nhu cầu sản xuất
Đề nghị Giỏm đốc cho xuất một số vật liệu sau:
STT Tờn vật tƣ Đơn vị tớnh Số lƣợng Ghi chỳ
1 Chất nhũ tương nền Kg 89.890 2 Chất tăng nhạy Kg 1.500
Bảng 2.10: Phiếu xuất kho
Cụng ty cụng nghiệp Húa chất mỏ Quảng Ninh
Mẫu số: 02-VT
(Ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
Số: 1965
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 30 thỏng 11 năm 2013 Nợ: 621 Cú: 152.1
- Họ tờn người nhận hàng: Đồng chớ Nguyễn Trọng Bằng - Địa chỉ: Phõn xưởng sản xuất thuốc nổ 2
- Lý do xuất kho: Cấp sản xuất thuốc nhũ tương rời
STT Vật tƣ - Hàng húa Đơn giỏ Thành tiền Mó hiệu Tờn vật tƣ Đơn vị tớnh Số lƣợng Thực xuất 1 VLC008 Chất nhũ tương nền Kg 89.890 89.890 20.300 1.824.767.000 2 VLC009 Chất tăng nhạy Kg 1.500 1.500 18.500 27.750.000 Tổng cộng 1.852.517.000
Số tiền ( Viết bằng chữ ): Mụt tỷ tỏm trăm năm hai triệu năm trăm mười bảy nghỡn đồng chẵn.
(Nguồn: Phũng Thống kờ – Kế toỏn – Tài chớnh)
Ngƣời lập phiếu ( Ký, họ tờn ) Ngƣời nhận ( Ký, họ tờn ) Thủ kho ( Ký, họ tờn ) Kế toỏn trƣởng ( Ký, họ tờn )
Tại Cụng ty cụng nghiệp Húa chất mỏ Quảng Ninh ỏp dụng phương phỏp hạch toỏn chi tiết nguyờn vật liệu theo phương phỏp thẻ song song.
Chu trỡnh kế toỏn chi tiết nguyờn vật liệu tại Cụng ty được khỏi quỏt theo hỡnh sau:
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ hạch toỏn chi tiết nguyờn vật liệu theo phƣơng phỏp ghi thẻ song song.
Ghi chỳ:
: Ghi hàng ngày hoặc định kỳ : Ghi cuối thỏng
: Đối chiếu kiểm tra
(Nguồn: Phũng Thống kờ – Kế toỏn – Tài chớnh)
Trỡnh tự kế toỏn:
- Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chộp hàng ngày tỡnh hỡnh nhập, xuất vật