Giám đốc
Phó Giám đốc
KD - TC Phó Giám đốc
điều hành
TP. Bán hàng đa ̣i lý
TP. KD -
DA TP. Bán
hàng TP. Kế toán TP. Bảohành TP. Kỹthuâ ̣t
Mối quan hê ̣ chức năng Mối quan hê ̣ phối hơ ̣p 2.2.3. Chức năng của từng bô ̣ phâ ̣n: 2.2.3.1. Giám đốc:
- Là người có quyền ha ̣n cao nhất trong công ty. - Quyết đi ̣nh về chiến lươ ̣c phát triển của công ty.
- Là người đa ̣i diê ̣n cho công ty và tâ ̣p thể cán bô ̣ công nhân viên toàn công ty.
- Quyết đi ̣nh về cơ cấu tổ chức, nhân sự, quy chế nô ̣i bô ̣ công ty.
- Tổ chức quản lý điều hành hoa ̣t đô ̣ng sản xuất kinh doanh theo đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước. Đồng thời chi ̣u trách nhiê ̣m trước pháp luâ ̣t và tâ ̣p thể cán bô ̣ công nhân viên về kế hoa ̣ch kinh doanh của công ty.
2.2.3.2. Phó giám đốc kinh doanh – tài chính:
- Có nhiê ̣m vu ̣ cân đối, theo dõi viê ̣c nhâ ̣p hàng hóa đầu vào.
- Cân đối tài chính trong doanh nghiê ̣p, mo ̣i viê ̣c thu, chi, tiền lương nhân viên, vốn hàng hóa,…
- Có quyền phân công nhiê ̣m vu ̣ cho cấp dưới và chi ̣u trách nhiê ̣m trước giám đốc.
2.2.3.3. Phó giám đốc điều hành:
- Có nhiê ̣m vu ̣ và quyền ha ̣n kiểm tra đôn đốc các bô ̣ phâ ̣n làm viê ̣c, quản lý chung, tham mưu cho giám đốc,…
- Có quyền ký kết các hợp đồng hoă ̣c những phát sinh khi có sự ủy quyền của giám đốc và chi ̣u trách nhiê ̣m trước giám đốc.
2.2.3.4. Trưởng phòng kinh doanh – dự án:
- Phu ̣ trách chung trong quá trình kinh doanh của công ty, có trách nhiê ̣m và quyền ha ̣n cân đối lượng hàng hóa cũng như giá cả triển khai, tìm kiếm, giao công viê ̣c cho nhân viên cấp dưới thực thi.
- Làm thủ tu ̣c hồ sơ các dự án, đấu thầu và trình cho giám đốc phê duyê ̣t.
- Khi những dự án hay viê ̣c kinh doanh cần thực hiê ̣n hay triển khai thì liên kết điều đô ̣ng phòng kỹ thuâ ̣t trực tiếp thi công hay lắp đă ̣t các thiết bi ̣, ta ̣o điều để nghiê ̣m thu, thanh lý hợp đồng hay bàn giao vâ ̣n hành sản phẩm.
2.2.3.5. Trưởng phòng bán hàng;
- Có nhiê ̣m vu ̣ quản lý, theo dõi và đôn đốc nhân viên cấp dưới của mình thực hiê ̣n công tác bán hàng, đa ̣t doanh thu và chỉ tiêu mà giám đốc giao.
- Tư vấn cho khách hàng mô ̣t cách đầy đủ và tâ ̣n tình, để khách hàng tin dùng và mua sản phẩm của công ty.
- Khi có nhu cầu phát sinh từ viê ̣c bán hàng thì điều đô ̣ng bô ̣ phâ ̣n kỹ thuâ ̣t thực hiê ̣n công viê ̣c, bàn giao sản phẩm cũng như hướng dẫn sử du ̣ng và giải đáp mo ̣i thắc mắc khi khách hàng có nhu cầu.
2.2.3.6. Trưởng phòng kỹ thuâ ̣t:
- Có nhiê ̣m vu ̣ tiếp nhâ ̣n thông tin của khách hàng yêu cầu, đôn đốc, theo dõi, phân công công viê ̣c trực tiếp cho nhân viên thuô ̣c bô ̣ phâ ̣n (lắp đă ̣t, xử lý kỹ thuâ ̣t máy, hướng dẫn sử du ̣ng cho khách hàng)
- Chi ̣u trách nhiê ̣m nguyên cứu và hướng dẫn các vấn đề kỹ thuâ ̣t lắp đă ̣t thiết bi ̣ mới cho nhân viên thuô ̣c phòng.
- Giải đáp những thắc mắc về các vấn đề kỹ thuâ ̣t khi khách hàng yêu cầu.
2.2.3.7. Trưởng phòng bảo hành:
- Phân công công viê ̣c cho các nhân viên trực thuô ̣c bô ̣ phâ ̣n mình (tiếp nhâ ̣n hàng hóa hư hỏng còn bảo hành, hàng sữa chữa,…)
- Đôn đốc, phân công nhiê ̣m và kiểm tra nhân viên thực hiê ̣n nhiê ̣m vu ̣, …
- Thực hiê ̣n công tác kế toán phát sinh ta ̣i công ty như: tâ ̣p hợp các chứng từ liên quan đến viê ̣c kinh doanh bán hàng, đối chiều làm chứng từ, hóa đơn sổ sách, theo dõi công nợ, thu chi,…
- Thu nhâ ̣n và kiểm tra các báo cáo kế toán ở các đơn vi ̣ trực thuô ̣c và lâ ̣p báo cáo tài chính hợp nhất toàn công ty.
- Thực hiê ̣n công tác tài chính, thống kê toàn công ty. - Phân tích tình hình kế toán và tài chính của công ty. 2.2.4. Mối quan hê ̣ giữa các bô ̣ phâ ̣n:
Bô ̣ máy quản lý của công ty được tổ chức theo cơ cấu trực tuyến chức năng. Ban lãnh đa ̣o gồm mô ̣t giám đốc điều hành công ty, hai phó giám đốc về kinh doanh và điều hành. Mo ̣i vấn đề kinh doanh, do giám đốc toàn quyền quyết đi ̣nh, các phòng ban chức năng chỉ có trách nhiê ̣m theo dõi, giám sát, hướng dẫn và phối hợp với các phòng ban chức năng khác thực hiê ̣n nhiê ̣m vu ̣ để hoàn thành mu ̣c tiêu đề ra. Nhưng cũng có mô ̣t số vấn đề đươ ̣c giám đốc phân quyền, phân cấp cho các phó giám đốc quyền quyết đi ̣nh để chủ đô ̣ng giải quyết ki ̣p thời.
2.2.5. Ưu nhươ ̣c điểm của cơ cấu tổ chức:
Ưu điểm:
- Đây là cơ cấu tổ chức go ̣n nhe ̣, tâ ̣p trung nguồn lực và quyền ra quyết đi ̣nh cho quản lý cấp cao do đó tiết kiê ̣m được chi phí tổ chức.
- Các bô ̣ phâ ̣n chức năng đều chuyên sâu thực hiê ̣n các công viê ̣c theo chức năng bô ̣ phâ ̣n, do đó nhu cầu khách hàng được đáp ứng mô ̣t cách tối đa.
- Các quyết đi ̣nh được đưa ra nhanh chóng ki ̣p thời. Các thành viên của công ty có cơ hô ̣i được nâng cao kỹ thuâ ̣t tay nghề trong lĩnh vực chuyên môn, tăng hiê ̣u quả hoa ̣t đô ̣ng qua sự phối hợp từ đó tham mưu tốt cho ban giám đốc.
- Cơ cấu tổ chức này còn ha ̣n chế là chỉ thích hợp cho những doanh nghiê ̣p kinh doanh mô ̣t chũng loa ̣i sản phẩm hàng hóa nhất đi ̣nh. Do vâ ̣y, khi doanh nghiê ̣p muốn đa da ̣ng sản phẩm hàng hóa hay mở rô ̣ng thi ̣ trường thì viê ̣c đưa ra các quyết đi ̣nh trở nên khó khăn và phức ta ̣p.
Ngoài ra, cơ cấu tổ chức này có có mă ̣t trái là các nhân viên thường chú tro ̣ng vào mu ̣c tiêu của từng phòng ban mình, thiếu sự phối hợp nhi ̣p nhàng giữa với các bô ̣ phâ ̣n. Nhìn chung, với cơ cấu tổ chức bô ̣ máy quản lý này phù hợp với tình hình thực tiễn kinh doanh của công ty hiê ̣n nay. 2.3. TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY: 2.3.1. Tình hình nhân sự:
Qua gần 15 năm hình thành và phát triển, nhân sự của công ty có nhiều chuyển biến tích cực. Tình hình nhân sự của công ty trong 3 năm 2006, 2007, 2008 đươ ̣c thể hiê ̣n trong bảng 01.
Bảng 01: TÌNH HÌNH NGUỒN NHÂN LỰC CÔNG TY QUAN CÁC NĂM 2006, 2007, 2008
Chỉ tiêu
Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 La o đô ̣ ng Tỷ tro ̣ ng La o đô ̣ ng Tỷ tro ̣ ng La o đô ̣ ng Tỷ tro ̣ ng 1. Tổng số lao đô ̣ng 60 10
0% 66 10 66 10 0 % 70 10 0% 2. Trình đô ̣ lao đô ̣ng