Để cho mỗi phòng có thể upload thông báo của riêng phòng mình lên hệ thống và chỉ có những User nào thuộc phòng đó mới có thể xem thông báo đó.
+ Ta vào Exchange System Manager bằng cách Start -> Programs-> Microsoft Exchange-> System Manager.
+ Trong màn hình System Manager ta chọn theo đường dẫn Folders ->Public Folders -> New -> Public Folder…
Nhập tên phòng sau đó click OK:
+ Ta tiến hành phân quyền cho các Folder. Click chuột phải lên Folder muốn phân quyền và chọn Properties
+ Xóa các tài khoản Default và Anonymous.
+ Sau khi Remove xong ta bấm vào nút Add và chọn những User nào thuộc Group PHONG KINH DOANH -> Add
+ Sau khi Add các User xong ta tiếp tục phân quyền cho từng User. Ta cho phép User KD1 có toàn quyền trên Folder public thì ta chọn vào mục Owner
+ Những User còn lại ta chỉ cho phép đọc thông tin trên Public Folder + Bây giờ ta đăng nhập vào hộp mail của User KD1 để kiểm tra
+Trong màn hình quản lý hộp mail của KD1 ta chọn mục Public Folder ta chỉ thấy thư mục của PHONG KINH DOANH mà thôi.. các thư mục của phòng khác không hiển thị.
+ Ta thấy rằng trong màn hình quản lý hộp mail của nvkt1 ta chọn mục Public Folder ta chỉ thấy thư mục của PHONG KE TOAN mà thôi.