6.1 Kế toán tài sản cố định:
6.1.1.Phơng pháp kế toán:
Phân loại tài sản cố định: theo hình thái biểu hiện kết hợp tính chất đầu t. Nguyên tắc đánh giá tài sản cố định: Căn cứ vào giá tị tài sản ghi trên hoá đơn.
Phơng pháp khấu hao áp dụng: áp dụng phơng pháp khấu hao đờng thẳng theo Quyết định số 166/1999 QĐ - BTC.
Các trờng hợp khấu hao đặc biệt: Nếu cần khấu hao nhanh thì công ty sẽ đề nghị và phải đợc cấp trên phê duyệt mới tiến hành khấu hao.
6.1.2. Hạch toán ban đầu: Các chứng từ sử dụng:
Biên bản giao nhận tài sản cố định Thẻ tài sản cố định.
Biên bản thanh lý tài sản cố định. Biên bản đánh giá lại tài sản cố định.
Biên bản giao nhận tài sản cố đinh sửa chữa lớn hoàn thành. Bảng tính khấu hao.
Bảng phân bổ khấu hao. Quy trình luân chuyển chứng từ:
Khi giám đốc có quyết định tăng, giảm tài sản cố định, hội đồng giao nhận đợc thành lập để làm nhiệm vụ nghiệm thu, kiểm nghiệm và bàn giao tài sản cố định. Ban này sẽ cùng với đại diện đơn vị giao tài sản cố định lập biên bản bàn giao (mẫu số 01, 02, 03, 04, 05). Biên bản bàn giao sẽ đợc chuyển cho kế toán tài sản cố định và kế toán tiền mặt kèm theo hoá đơn GTGT để làm căn
cứ nhập phiếu chi hoặc chứng từ phải trả khác và hạch toán chi tiết tài sản cố định.
6.1.3. Hạch toán chi tiết: Sổ sách sử dụng:
Báo cáo chi tiết tài sản cố định dùng chung cho toàn doanh nghiệp. Báo cáo chi tiết tài sản cố định theo nguồn vốn A3.
Trình tự hạch toán:
Căn cứ vào các chứng từ gốc về tăng, giảm, khấu hao tài sản cố định (biên bản giao nhận tài sản cố định, biên bản giao nhận tài sản cố định sửa chữa lớn hoàn thành, biên bản đánh giá lại tài sản cố định,) kế toán tài sản cố định tiến hành lập, huỷ thẻ tài sản cố định, lập bảng tính khấu hao và ghi sổ, sau đó lu trữ chứng từ. Mỗi tài sản cố định đợc lập một thẻ để theo dõi, phản ánh diễn biến phát sinh trong quá trình sử dụng.
Thẻ tài sản cố định sau khi lập xong sẽ đợc máy tính tự động đăng ký vào báo cáo chi tiết tài sản cố định dùng chung cho toàn doanh nghiệp và báo cáo tổng hợp chi tiết tài sản cố định .
6.1.4. Hạch toán tổng hợp: Sổ tổng hợp:
Sổ nhật ký chung.
Sổ cái các tài khoản 211, 212, 213, 214.
Quy trình hạch toán:
Khi có nghiệp vụ tăng giảm tài sản cố định, căn cứ vào chứng từ phải trả khác, hoặc giấy báo nợ của Ngân hàng do kế toán Ngân hàng hoặc phiếu chi do kế toán tiền mặt nhập và căn cứ vào thẻ tài sản cố định do kế toán tài sản cố định lập, chơng trình tự động tính và phân bổ khấu hao cho tài sản cố định và hạch toán vào sổ nhật ký chung, sổ cái các tài khoản 211, 212, 213, 214 và bảng cân 32
đối phát sinh các tài khoản. Cuối kỳ, tự động tổng hợp số liệu lên báo cáo tài chính.
Trình tự ghi sổ
Giải thích mũi tên (chung cho tất cả các sơ đồ về sau) Ghi hàng ngày
Ghi định kỳ Đối chiếu
Kế toán vật t:
Phơng pháp kế toán.
Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: Theo giá thực tế.
Phơng pháp xác định hàng tồn kho cuối kỳ: Đánh giá theo giá trị bình quân gia quyền.
Phơng pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thờng xuyên. 6.2.2.Hạch toán ban đầu:
Chứng từ sử dụng: Biên bản kiểm nghiệm Phiếu nhập kho
Phiếu xuất kho
Quy trình luân chuyển:
Chứng từ gốc về tăng giảm, khấu hao TSCĐ
Thẻ TSCĐ NK chung
Sổ cái TK 211,212,213,214 Bảng cân đối SPS
Báo cáo tài chính
Bảng tổng hợp chi tiết
Do tính đặc thù của sản phẩm dợc là sản phẩm có ảnh hởng trực tiếp đến sức khoẻ con ngời và doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm pháp lý rất cao về chất l- ợng của sản phẩm nên việc nhập xuất hàng tồn kho phải đợc phối hợp quản lý chặt chẽ để đảm bảo sản phẩm nhập, xuất phải đúng chất lợng, đảm bảo an toàn cho ngời tiêu dùng và đảm bảo uy tín, lợi ích của doanh nghiệp.
Khi có nghiệp vụ về nhập, xuất hàng tồn kho (vật t, hàng hoá, thành phẩm), căn cứ các chứng từ nguồn (nh hoá đơn mua hàng, lệnh xuất đã đợc duyệt, phiếu đề nghị nhập kho thành phẩm), phòng kiểm tra chất lợng cùng với ngời giao (nhận) hàng hoá, thành phẩm, vật t lập ban kiểm nghiệm, tiến hành kiểm tra chất lợng, số lợng, chủng loại của hàng tồn kho trớc khi nhập, xuất.
Căn cứ vào biên bản kiểm nghiệm đợc lập bởi ban kiểm nghiệm, cán bộ phòng cung ứng (phòng kế hoạch sản xuất kinh doanh) sẽ lập phiếu nhập, xuất kho thành 4 liên (1 liên do phân xởng hoặc ngời giao hàng giữ, một liên thủ kho sử dụng để ghi thẻ kho, một liên kế toán dùng để ghi sổ, một liên lu tại phòng), phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ thành 3 liên, liên 1 để lu, liên 2 giao cho thủ quỹ để ghi thẻ kho, liên 3 dùng để kế toán ghi sổ.
Căn cứ vào phiếu nhập kho đã có đầy đủ chữ ký của ngời giao, nhận hàng, thủ kho, trởng phòng kinh doanh, kế toán vật t tiến hành hoàn thành nốt các chỉ tiêu đơn giá trên phiếu nhập, xuất, ký phiếu và lu chứng từ đồng thời lu hồ sơ trên máy tính.
6.2.3.Hạch toán chi tiết:
Phơng pháp hạch toán chi tiết hàng tồn kho công ty đang áp dụng là phơng pháp thẻ song song
Các sổ sách sử dụng bao gồm:
Sổ chi tiết ở kho hàng: doanh nghiệp sử dụng thẻ kho.
Sổ kế toán chi tiết: gồm sổ kế toán chi tiết vật t, thành phẩm, hàng hoá và bảng tổng hợp nhập xuất tồn.
Quy trình hạch toán:
Căn cứ phiếu nhập kho, phiếu xuất kho đợc kế toán vật t cập nhật chơng trình kế toán máy tự động chuyển thông tin vào thẻ kho và sổ kế toán chi tiết vật t, sản phẩm hàng hoá, cộng nhập, xuất, tính số tồn trên từng thẻ, lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn, cộng sổ chi tiết. Thẻ kho đợc mở riêng cho từng danh điểm vật t và từng kho, sổ chi tiết đợc mở cho từng kho. Cuối tháng, thủ kho và kế toán vật t sẽ đối chiếu bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn với sổ kế toán chi tiết.
Ghi hàng ngày Ghi định kỳ Đối chiếu 6.2.4.Hạch toán tổng hợp vật t, sản phẩm, hàng hoá: Sổ sách sử dụng: Nhật ký chung Nhật ký mua hàng
Sổ cái mở cho các tài khoản 152, 153, 154, 155, 156. Trình tự ghi sổ:
Căn cứ chứng từ gốc về nhập, xuất vật t, sản phẩm, hàng hoá và bảng phân bổ vật t do kế toán vật t nhập, chơng trình kế toán máy tự động chuyển dữ liệu vào nhật ký mua hàng, nhật ký bán hàng, nhật ký chung và sổ cái các tài khoản liên quan. Cuối tháng máy tính tự tập hợp số liệu lên báo cáo tài chính.
Trình tự ghi sổ
Chứng từ gốc về nhập xuất vật t, sản phẩm, hàng hoá và Phiếu nhập khoPhiếu nhập kho
Phiếu xuất kho
Thẻ kho Sổ chi tiết Phiếu nhập kho
Ghi hàng ngày Ghi định kỳ Đối chiếu
6.3.Kế toán lao động tiền lơng:
6.3.1.Nguyên tắc hạch toán:
TRAPHACO là một doanh nghiệp sản xuất nên việc hạch toán chi phí về lao đông là một bộ phận công việc phức tạp trong việc hạch toán chi phí kinh doanh, bởi vì cách trả thù lao lao động không thống nhất giữa các bộ phận. Việc hạch toán chính xác chi phí về lao động có vị trí quan trọng, là cơ sở để xác định giá thành sản phẩm và giá bán sản phẩm. Đồng thời, nó còn là căn cứ để xác định các khoản nghĩa vụ phải nộp cho Ngân sách, cho các cơ quan phúc lợi xã hội. Chính vì vậy để đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời cho quản lý, công ty đã phân loại lao động và phân loại tiền lơng một cách phù hợp. Cụ thể, lao động trong công ty đợc phân theo chức năng của lao động trong quá trình sản xuất kinh doanh: Toàn bộ lao động trong doanh nghiệp đợc chia làm 3 loại: lao động thực hiện chức năng sản xuất, chế biến; lao động thực hiện chức năng bán hàng; lao động thực hiện chức năng quản lý. Đồng thời tiền lơng cũng đợc phân thành 3 loại theo chức năng tiền lơng: lơng sản xuất, lơng bán hàng và lơng quản lý.
6.3.2.Hạch toán ban đầu:
36
NK mua hàng NK chung
Sổ cái tài khoản 152,153,154,155,156
Bảng cân đối SPS Báo cáo tài chính
Các chứng từ sử dụng:
Bảng thanh toán tiền lơng và bảo hiểm xã hội.
Các chứng từ chi tiền (tiền mặt, tiền gửi Ngân hàng) thanh toán cho ngời lao động.
Quy trình lập và luân chuyển chứng từ:
Căn cứ vào các chứng từ về lao động nh: Bảng chấm công, bảng tính phụ cấp, trợ cấp, phiếu xác nhận thời gian lao động, kế toán tiền lơng lập bảng thanh toán lơng, chuyển cho kế toán trởng duyệt đêt làm căn cứ lập phiếu chi và phát lơng. Sau đó, căn cứ vào bảng thanh toán lơng, bảo hiểm xã hội, kế toán tiền l- ơng thực hiện nhập phiếu kế toán để làm căn cứ cho chơng trình tự động xác định chi phí sản xuất, kinh doanh.
6.3.3.Hạch toán chi tiết:
Sổ sách sử dụng: Các sổ chi tiết mở cho các tài khoản 334, 338, 335.
Quy trình hạch toán: Căn cứ vào phiếu kế toán về tiền lơng, BHXH do kế toán tiền lơng nhập, chơng trình kế toán máy tự động lên các sổ chi tiết các tài khoản 334, 335, 338.
6.3.4.Hạch toán tổng hợp: Các sổ sách sử dụng:
Nhật ký chung.
Sổ cái tài khoản 334, 335, 338.
Quy trình hạch toán: căn cứ vào phiếu kế toán đợc nhập bởi kế toán tiền lơng, chơng trình kế toán máy tự động chuyển thông tin vào trong sổ nhật ký chung và sổ cái các tài khoản: 334,335, 338.
Trình tự ghi sổ
Chứng từ gốc về tiền lơng, BHXH, bảng phân bổ
Nhật ký chung
Sổ chi tiết chi phí thanh toán với công nhân viên
Ghi hàng ngày Ghi định kỳ Đối chiếu
6.4.Phần hành kế toán bán hàng:
6.4.1.Đặc điểm tiêu thụ tại công ty:
Phơng thức bán hàng: công ty sử dụng 2 phơng thức bán hàng: giao hang trực tiếp tại công ty theo hợp đông kinh tế và các đơn đặt hàng đã ký với khách hàng; phơng thức bán lẻ tại các cửa hàng phụ thuộc.
Phơng thức thanh toán: công ty sử dụng cả 2 phơng thức thanh toán đó là: thanh toán ngay và phơng thức trả chậm bằng tiền mặt hoặc séc, có thể bằng tiền Việt Nam hoặc bằng ngoại tệ. Trờng hợp doanh thu bằng ngoại tệ, công ty quy đổi theo tỷ giá thực tế do ngân hàng Nhà nớc Viêt Nam công bố tại thời điểm nghiệp vụ thanh toán phát sinh.
Phơng pháp tính thuế GTGT của doanh nghiệp là phơng pháp khấu trừ, chính vì vậy mà chỉ tiêu doanh thu ghi nhận ở tài khoản 511, 512 không bao gồm thuế GTGT đầu ra.
6.4.2.Hạch toán ban đầu: Chứng từ sử dụng:
Hoá đơn GTGT
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Phiếu nhập hàng bán bị trả lại
Quy trình hạch toán:
Trong trờng hợp bán hàng theo phơng thức giao hàng trực tiếp tại công ty: 38
Căn cứ vào các chứng từ nguồn nh: các hợp đồng mua bán, đơn đặt hàng của khách hàng, phòng kế hoạch kinh doanh lập hoá đơn GTGT thành 3 liên: 1 liên giao cho khách hàng, 1 liên thủ kho sử dụng để ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán để cập nhật hoá đơn bán hàng vào máy tính và một liên dùng để báo cáo thuế.
Trong trờng hợp bán hàng theo phơng thức bán lẻ tại các cửa hàng phụ thuộc: Khi có lệnh đã đợc duyệt của kế toán trởng và giám đốc công ty về việc xuất thành phẩm, hàng hoá xuống các cửa hàng để bán lẻ, phòng kế hoạch kinh doanh tiến hành lập Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu này đợc lập thành 3 liên, 1 liên thủ kho sử dụng để ghi thẻ kho, 1 liên kế toán sử dụng để ghi sổ, còn một liên lu tại phòng kế hoạch kinh doanh.
Theo phơng thức này, kế toán bán lẻ phải mở sổ nhận hàng và thanh toán, đối với các đối tợng không thuộc diện phải lập hoá đơn bán hàng, kế toán bán lẻ phải lập bảng kê hàng bán lẻ, theo từng lần bán, từng loại hàng và cuối tháng gửi báo cáo bán hàng về phòng Tài chính- Kế toán, tại đây kế toán bán hàng sẽ cập nhật hoá đơn bán hàng vào máy tính qua phân hệ kế toán bán hàng.
Trong trờng hợp hàng đã tiêu thụ bị ngời mua trả lại do hàng hoá không đúng quy cách, phẩm chất hoặc do vi phạm các cam kết theo hợp đồng, căn cứ hoá đơn trả lại hàng của ngời mua hoặc biên bản giao nhận hàng bán bị trả lại, kế toán bán hàng nhập Phiếu nhập hàng bán bị trả lại vào máy tính.
6.4.3.Hạch toán chi tiết: Sổ sách sử dụng:
Sổ chi tiết sản phẩm, hàng hoá Báo cáo chi tiết bán hàng.
Căn cứ hoá đơn bán hàng, phiếu nhập hàng bán bị trả lại do kế toán bán hàng cập nhật, chơng trình sẽ tự động hạch toán vào sổ chi tiết sản phẩm, hàng hoá, tính doanh thu và ghi vào báo cáo chi tiết bán hàng.
Sổ sách sử dụng: Nhật ký chung. Nhật ký bán hàng
Báo cáo tổng hợp bán hàng. Quy trình hạch toán:
Căn cứ hoá đơn bán hàng, phiếu nhập hàng bán bị trả lại đợc kế toán bán hàng nhập, chơng trình tự động hạch toán vào sổ nhật ký chung, nhật ký bán hàng và chuyển số liệu vào báo cáo tổng hợp bán hàng.
Cuối kỳ tổng hợp số liệu và lên báo cáo tài chính
Trình tự ghi sổ Ghi hàng ngày Ghi định kỳ Đối chiếu 40 Sổ cái TK 155, 156, 511, 531 Chứng từ gốc về bán hàng Nhật ký chung Bảng cân đối SPS Nhật ký bán hàng
Báo cáo tài chính
Báo cáo chi tiết bán
Phần III: đánh giá khái quát tổ chức hạch toán kế toán tại công ty.
Qua quá trình thực tập tổng hợp (8 tuần) tại công ty cổ phần dợc TRAPHACO, tôi đã có dịp đợc trực tiếp tiếp cận, nghiên cứu và tìm hiểu các vấn đề chung về các hoạt động kinh doanh, quản lý và đặc biệt là đợc khảo sát các vấn đề về lĩnh vực kế toán tại công ty.
Từ một xởng dợc nhỏ bé đợc thành lập năm 1972, với trang thiết bị đơn sơ, Công ty cổ phần dợc TRAPHACO đã liên tục phát triển, trởng thành và lớn mạnh không ngựng Sự lớn mạnh của công ty không những thể hiện qua cơ sở vật chất kỹ thuật mà còn thể hiện ở trình độ của cán bộ công nhâ viên ngày càng đợc nâng cao để đáp ngs yêu cầu thực tế đặt ra.
Qua 30 năm hoạt động, song song với sự phát triển không ngng của công ty, bộ máy kế toán cũng ngày càng lớn mạnh cả về bề rộng lẫn chiều sâu, đóng vai trò là một công cụ quản lý hữu hiệu. Hiện nay phòng Tài chính- Kế toán của công ty có 17 ngời. Với cách bố trí công việc và tổ chức hạch toán kế toán nh hiện nay công tác kế toán nói chung đã và đang hoạt động có hiệu quả đem lại cho công ty những thành tựu đáng kể đặc biệt là những năm gần đây. Điều đó thể hiện ở một số u điểm sau:
Thứ nhất, về tổ chức hệ thống tài khoản kế toán: công ty tổ chức chi tiết tài khoản tuỳ theo bản chất và chức năng của từng loại tài khoản tạo ra một sự linh hoạt trong cách tổ chức chi tiết tài khoản, mặt khác lại đảm bảo tính thống nhất với các nguyên tắc, phơng pháp kế toán trong từng phần hành kế toán tơng ứng.
Trong phần hành kế toán lao động, tiền lơng, do công ty tổ chức phân loại lao động theo chức năng của lao động trong quá trình sản xuất kinh doanh nên tài khoản 334 là tài khoản phản ánh các khoản thanh toán với công nhân
viên của doanh nghiệp về các khoản thuộc thu nhập của họ cũng đợc tổ chức chi