2.1.3.1 Cơ cấu tổ chức của Công ty:
Bộ máy tổ chức của Công ty Sản xuất-Dịch vụ và Xuất nhập khẩu Nam Hà Nội hiện nay đợc thiết kế theo mô hình phân cấp quản lý và tập trung lãnh đạo nhằm phát huy tối đa năng lực điều hành của các cấp quản lý và khả năng sáng tạo của cán bộ công nhân viên, đáp ứng nhanh, chính xác các yêu cầu nhiệm vụ trong sản xuất kinh doanh
Cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý của Công ty đợc thể hiện dới sơ đồ sau:
2.1.3.2 Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận:
Ban Giám đốc
+ Giám đốc Công ty
- Phụ trách chung, chịu trách nhiệm mọi hoạt động của Công ty. - Trực tiếp phụ trách công tác tổ chức cán bộ .
- Phụ trách công tác đầu t, sản xuất chế biến thực phẩm. + Các Phó Giám đốc
Là ngời giúp giám đốc điều hành một hoặc một số lĩnh vực hoạt động của Công ty theo sự uỷ quyền của giám đốc Công ty. Hiện nay công ty có 4 Phó giám đốc.
Phòng Tổng hợp
- Nghiên cứu đề xuất với Giám đốc Công ty xây dựng chơng trình phát triển ngắn hạn, dài hạn hoặc chuyên đề đột xuất nhằm phát triển: thị trờng, ngành hàng, mặt hàng, thơng hiệu, tổ chức của Công ty, thực hiện nghiệp vụ kế hoạch, báo cáo
thống kê, tổng hợp, đôn đốc, kiểm tra các chỉ thị, quyết định chơng trình công tác, chủ trơng của Lãnh đạo Công ty triển khai xuống các phòng ban, đơn vị
- Đăng ký, đôn đốc và quản lý thơng hiệu, nhãn hiệu hàng hoá, tiêu chuẩn chất lợng, đảm bảo an toàn trong sản xuất kinh doanh, giữ uy tín nhãn hiệu hàng hoá trên thị trờng, lu trữ một số tài liệu phục vụ sản xuất kinh doanh
Phòng kế toán tài chính
- Tham mu cho Ban Giám đốc về công tác tài chính.
- Lập kế hoạch tài chính, triển khai, thực hiện kế hoạch tài chính
- Quản lý, kiểm tra việc sử dụng các nguồn vốn bao gồm vốn ngân sách, vốn tự có, vốn vay, vốn huy động. Thực hiện nghĩa vụ với ngân sách.
Phòng Tổ chức hành chính
- Tham mu cho giám đốc về các công tác: Qui hoạch tổ chức bộ máy công ty,tổ chức nhân sự, tuyển chọn, đào tạo, bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thởng, kỷ luật, soạn thảo các văn bản pháp quy của công ty có liên quan tới công tác tổ chức hành chính.
- Thực hiện các công tác nghiệp vụ tổ chức hành chính: xây dựng và triển khai thực hiện kế hoạch tuyển dụng và đào tạo, quản lý và điều hành hoạt động của đội bảo vệ và đội xe ôtô của công ty.
Phòng Khu vực thị trờng
Chức năng : Giao dịch đối ngoại nhằm đẩy mạnh công tác xuất khẩu sản phẩm hàng hóa của công ty.
Nhiệm vụ :
- Giao dịch, chào bán và ký kết hợp đồng xuất khẩu hàng thủ công mỹ nghệ, nông sản và các sản phẩm hàng hóa khác, ký kết hợp cùng các phòng nghiệp vụ, triển khai thực hiện các hợp đồng đã ký.
- Làm các dịch vụ sau bán hàng và giải quyết khiếu nại với khách ngoại (nếu có), làm thủ tục cho các đoàn đi nớc ngoài tìm kiếm và phát triển thị trờng, luân chuyển thông tin trong nội bộ công ty : Gửi thông tin đi các nơi qua email, fax, tel.
Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu 1(XNK 1)
- Tổ chức thu mua các mặt hàng thủ công mỹ nghệ (Mây, tre lá, gốm sứ) phục vụ xuất khẩu nhằm đảm bảo và phát triển hiệu quả kinh doanh cho Công ty.
- Kinh doanh nội địa.
Phòng kinh doanh XNK 2
- Tham mu giúp Giám đốc xây dựng chiến lợc sản xuất, tạo nguồn hàng, kinh doanh XNK các mặt hàng nông sản và nông sản thực phẩm.
- Xây dựng thị trờng đẩy mạnh xuất khẩu.
- Tổ chức khai thác thị trờng, nguồn hàng XNK tổng hợp.
Phòng kinh doanh XNK 3
- Tham mu giúp Giám đốc xây dựng chiến lợc sản xuất tạo nguồn hàng kinh doanh xuất khẩu nhóm hàng: tạp phẩm, nông sản, lơng thực, thực phẩm đóng hộp, thêu ren may mặc.
- Chủ động chào giá bán cho khách ngoại đối với mặt hàng nông sản, lơng thực thực phẩm, tổ chức, khai thác nguồn cung cấp hàng ổn định đảm bảo xuất khẩu hàng đạt chất lợng.
Phòng kinh doanh XNK 4
- Tham mu giúp Giám đốc xây dựng chiến lợc sản xuất, tạo nguồn hàng, kinh doanh XNK các mặt hàng chè và các mặt hàng nông sản thực phẩm khác. Xây dựng thị trờng đẩy mạnh xuất khẩu.
- Tổ chức khai thác thị trờng, nguồn hàng xuất nhập khẩu tổng hợp.
Trung tâm xuất nhập khẩu máy và thiết bị
- Kinh doanh nhập khẩu các loại vật t, thiết bị phục vụ sản xuất và tiêu dùng, các loại máy móc, phơng tiện vận tải.
- Nhập khẩu uỷ thác, đại lý mua bán hàng xuất nhập khẩu, liên doanh liên kết sản xuất và thơng mại.
Trung tâm kinh doanh hàng tiêu dùng
- Xây dựng thị trờng, khai thác nguồn hàng để tổ chức kinh doanh bán buôn, bán lẻ hàng tiêu dùng và hàng thực phẩm, tổ chức hệ thống đại lý bán hàng tại các tỉnh thành phố trên phạm vi cả nớc.
- Nhập khẩu uỷ thác hoặc làm đại lý phân phối tiêu thụ cho các hãng sản xuất trong và ngoài nớc, nghiên cứu đề xuất mở rộng mặt hàng mới bằng cách nhập khẩu hoặc sản xuất trong nớc để cung cấp cho thị trờng.
Trung tâm thơng mại, du lịch, dịch vụ Bốn mùa
- Kinh doanh Thơng mại - Du lịch - Dịch vụ ăn uống nội địa
- Sản xuất kinh doanh kem que, kem ly, nớc giải khát , thức ăn nhanh.
Trung tâm du lịch lữ hành
- Nghiên cứu và xây dựng chiến lợc kinh doanh du lịch từng bớc ngắn hạn, trung hạn và dài hạn trên cơ sở phát triển nghề du lịch bền vững và có hiệu quả.
- Thiết lập các mối quan hệ với các tổ chức, đầu mối du lịch trong và ngoài nớc, tổ chức kinh doanh du lịch lữ hành nội địa và quốc tế, nghiên cứu khảo sát tiến tới xây dựng đại lý lâu dài trong và ngoài nớc.
- Xây dựng các chơng trình Tours phục vụ khách có phong cách riêng của Công ty phù hợp với yêu cầu của các đối tợng khách du lịch.
Phòng quảng cáo tạo mẫu
- Xây dựng chiến lợc, trực tiếp tổ chức thực hiện công tác quảng cáo, tiếp thị nhằm xây dựng và phát triển thơng hiệu, nhãn hiệu hàng hóa, thúc đẩy tiêu thụ sản phẩm trên thị trờng trong nớc và nớc ngoài (khi có yêu cầu).
- Tổ chức quảng bá, trng bày, giới thiệu sản phẩm tại các phòng mẫu, triển lãm, tổ chức các hội chợ trong nớc, thiết kế các gian hàng hội chợ nớc ngoài (nếu đủ điều kiện), đặc trách khâu in ấn, các loại ấn phẩm, catalogue…phục vụ công tác quảng cáo, tiếp thị.
Phòng đầu t
- Thực hiện công tác lập dự án bao gồm: viết hoặc giám sát công việc viết báo cáo nghiên cứu khả thi, thẩm định dự án, thực hiện các công phê duyệt dự án, làm việc với các cơ quan chức năng để triển khai dự án, thiết kế hoặc giám sát công tác thiết kế, thẩm định, đấu thầu, giám sát thi công.
- T vấn, tham mu cho Ban Giám đốc về các chủ trơng, chính sách, kế hoạch đầu t, quản lý Cụm Công nghiệp: kêu gọi đầu t, lập quy chế quản lý khu Công nghiệp, quản lý hoạt động đầu t, duy trì sự hoạt động của hệ thống hạ tầng cơ sở Khu Công nghiệp.
Phòng bán hàng
- Nghiên cứu phơng thức bán hàng qua các kênh phân phối để hớng dẫn tiêu thụ sản phẩm của Công ty trên thị trờng cả nớc có hiệu quả cao nhất, năm bắt ý kiến khách hàng, đánh giá thị trờng, tham mu với Công ty, các xí nghiệp
- Nghiên cứu xây dựng và tổ chức quản lý hệ thống tiêu thụ sản phẩm của Công ty (các nhà phân phối, các đại lý, siêu thị, các đầu mối tiêu thụ khác…)
2.1.3.3 Mối quan hệ giữa các phòng ban trong công ty:
- Quan hệ giữa các phòng ban trong công ty là mối quan hệ bình đẳng ngang nhau, đều chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Giám đốc công ty
- Căn cứ vào các nhiệm vụ quyền hạn, trách nhiệm của mỗi phòng, các phòng ban chủ động trong công tác, giải quyết công việc theo sự phân công của Giám đốc
- Giữa các phòng ban trong công ty có sự phối hợp chặt chẽ, tạo điều kiện thuận lợi giúp đỡ lẫn nhau trong công việc để hoàn thành nhiệm vụ đợc giao
- Các phòng ban phải có trách nhiệm cung cấp số liệu, thông tin cần thiết có liên quan cho Giám đốc để Giám đốc có đầy đủ số liệu tham gia quyết định điều hành sản xuất kinh doanh cho các phòng ban.