B- THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ XUẤT KHẨU HÀNG
2.4.2 Kế toán nghiệp vụ xuất khẩu hàng hóa tại Tổng công ty chè
a) Hạch toán ban đầu
Kế toán nghiệp vụ xuất khẩu hàng hóa trực tiếp tại Văn phòng Tổng công ty chè Việt Nam sử dụng các chứng từ sau :
- Hợp đồng xuất khẩu - Hóa đơn thương mại - Vận đơn
- Giấy kiểm nhận hàng hóa
- Tờ khai hải quan hàng hóa xuất khẩu - Hóa đơn GTGT
- Những chứng từ thanh toán khác : giấy báo nợ, báo có, phiếu thu, phiếu chi, ủy nhiệm chi….
Ví dụ về qui trình luân chuyển một bộ chứng từ xuất khẩu :
Căn cứ vào hợp đồng xuất khẩu số VNT/SC07- 6 ngày 11 tháng 10 năm 2007, Phòng kinh doanh tiến hành các hoạt động phục vụ cho nghiệp vụ xuất khẩu từ khâu chuẩn bị hàng, mua bảo hiểm, làm thu tục thông quan xuất khẩu…. và giao hàng theo những qui định đã được ký kết trong hợp đồng.
Khi hàng được gửi đi xuất khẩu, kế toán Tổng công ty chè không hạch toán bút toán nào cả và cũng chưa xuất phiếu xuất kho.
Khi hàng đã được xác định xuất khẩu, cán bộ nghiệp vụ nhận vận đơn do hãng tàu biển xác nhận. Sau khi có đầy đủ bộ chứng từ xuất khẩu, phòng kinh doanh gửi 01 bộ chứng từ cho phòng kế toán để phục vụ cho việc hạch toán và 01 bộ cho ngân hàng. Ngân hàng sẽ chuyển cho ngân hàng bên mua đề nghị thanh toán. Bộ chứng từ xuất khẩu gồm có :
- Hóa đơn GTGT số : 0094018 ngày 19/10/2007 ;
- Hóa đơn thương mại số : VNT/SC07-6/1/VINATEA-KD2 ngày 19/10/2007 ; - Vận đơn số : 524187231 ;
- Hợp đồng xuất khẩu số : VNT/SC07-6.
Kế toán thanh toán căn cứ vào bộ chứng từ này để hạch toán doanh thu, công nợ bằng cách nhập dữ liệu vào máy vi tính, máy sẽ tự xử lý.
Đối với giá vốn : Thực tế hiện nay ở công ty đang áp dụng cả phương pháp bình quân liên hoàn và bình quân cả kỳ theo quí.
- Trường hơp một số mặt hàng chè xuất khẩu sau khi thu mua trong nước mà phải đem đi tái chế, đấu trộn trước khi gửi đi xuất khẩu, kế toán tính giá vốn chè xuất khẩu (thủ công) theo phương pháp bình quân cả kỳ vào cuối mỗi quí. Sau khi tính được giá vốn chè xuất khẩu, kế toán viết 01 phiếu xuất kho chung phản ánh giá vốn chè xuất khẩu cho cả quí.
- Trường hợp mặt hàng chè xuất khẩu sau khi thu mua trong nước không cần phải tái chế, đấu trộn trước khi gửi đi xuất khẩu, kế toán tính giá vốn chè xuất khẩu theo phương pháp bình quân liên hoàn và viết phiếu xuất kho như bình thường. Như vậy, trong trường hợp này song song với việc phản ánh doanh thu, kế toán cũng đồng thời phản ánh giá vốn hàng xuất khẩu.
Khi ngân hàng gửi giấy báo có ( ngày 19/11/2007) thông báo bên nhập khẩu đã thanh toán tiền hàng thì căn cứ vào giấy báo có để nhập số liệu vào máy phản ánh giảm phần công nợ phải thu, nhập dữ liệu vào máy, máy sẽ tự xử lý.