PHềNG KINH TẾ – KẾ HOẠCH PHềNG KỸ THUẬT – THI CễNG PHềNG TÀI CHÀNH – KẾ TOÁN PHềNG TỔ CHỨC HÀNH CHÀNH
37
Nhờ việc phõn cấp trỏch nhiệm theo cỏc phũng ban nờn Cụng ty đó tận dụng được những thuận lợi trong việc tổ chức quản lý đú là:
Cho phộp việc chuyờn mụn hoỏ tiến hành với cỏc cỏ nhõn nhà quản trị trong khi họ thực hiện cỏc nhiệm vụ một cỏch tốt nhất.
Cụng ty cố thể được tổ chức tốt hơn nếu cỏc chức năng khỏc nhau của Cụng ty được phõn cấp cụ thể vào cỏc phũng ban.
Mỗi phũng ban cú khu vực trỏch nhiệm riờng được trỡnh bày rừ và tương đối dễ dàng để nắm bắt.
Chức năng, nhiệm vụ cỏc phũng ban được quy định cụ thể trong quy chế phõn cấp trỏch nhiệm trong hoạt động quản lý điều hành của Cụng ty.
2.1.2.2_ Chức năng, nhiệm vụ của cỏc phũng ban trong Cụng ty
Phũng Tài chớnh – Kế toỏn gồm cú một Kế toỏn trưởng, do Tổng cụng ty Đầu tư Phỏt triển nhà và đụ thị bổ nhiệm trờn cơ sở đề nghị của Giỏm đốc Cụng ty, và một số kế toỏn viờn như: kế toỏn tổng hợp, kế toỏn thanh toỏn, kế toỏn vật tư, thủ quỹ làm cụng tỏc nghiệp vụ theo sự phõn cụng điều hành trực tiếp của Kế toỏn trưởng.
Phũng Tài chớnh – Kế toỏn cú chức năng tham mưu, giỳp việc cho Giỏm đốc Cụng ty về cụng tỏc tài chớnh kế toỏn, tổ chức hướng dẫn và chỉ đạo toàn bộ hoạt động tài chớnh kế toỏn của Cụng ty và cỏc đơn vị
đội xõy dựng số 101 đội xõy dựng số 102 đội xõy dựng số 103 đội xõy dựng số 104 đội xõy dựng số 105 đội kinh doanh vật tư đội cơ giới điện nước xưởng mộc và trang trớ nội thất
38
trực thuộc. Phũng cú chức năng kiểm tra giỏm sỏt cụng tỏc tài chớnh kế toỏn, xõy dựng kế hoạch tài chớnh hàng năm và dài hạn theo kế hoạch sản xuất của Cụng ty, trỡnh Giỏm đốc Cụng ty, Tổng giỏm đốc Tổng cụng ty phờ duyệt. Phối hợp với cỏc phũng chức năng khỏc của Cụng ty để xõy dựng cơ chế khoỏn, lập kế hoạch về chỉ tiờu tài chớnh trờn cơ sở kế hoạch sản lượng của Cụng ty gửi Phũng Kinh tế – Kế hoạch để tổng hợp bỏo cỏo.
Phũng Kinh tế – Kế hoạch cú cơ cấu gồm một trưởng phũng và một số cỏn bộ, kỹ sư làm cỏc cụng việc chuyờn mụn nghiệp vụ theo sự phõn cụng của Cụng ty và chịu sự điều hành trực tiếp của trưởng phũng.
Phũng Kinh tế – Kế hoạch cú chức năng tham mưu, giỳp việc cho Giỏm đốc trong lĩnh vực kinh tế hợp đồng, kế hoạch sản xuất, thiết bị xe mỏy thi cụng, cung ứng vật tư, tổ chức quản lý hệ thống kho tàng của Cụng ty. Chủ trỡ lập cỏc dự ỏn đầu tư xõy dựng, đầu tư mua sắm trang thiết bị vật tư, là đầu mối giao dịch và thực hiện cỏc thủ tục thương thảo, soạn thảo hợp đồng. Là đầu mối trong cụng tỏc tiếp thị, tỡm kiếm cụng việc, tham gia làm hồ sơ dự thầu, đấu thầu, kiểm tra dự toỏn thiết kế, dự toỏn thi cụng của đơn vị thi cụng. Tham gia xõy dựng đơn giỏ tiền lương với cụng nhõn tại cỏc cụng trỡnh, xõy dựng định mức và đơn giỏ đối với cỏc cụng tỏc đặc biệt phỏt sinh trong quỏ trỡnh thi cụng.
Phũng Kỹ thuật – Thi cụng của HUDC-1 cú một trưởng phũng và một số cỏn bộ, kỹ sư làm những cụng việc cú tớnh chất chuyờn mụn nghiệp vụ theo sự phõn cụng và điều hành trực tiếp của trưởng phũng. Phú giỏm đốc Cụng ty được phõn cụng chỉ đạo và kiểm tra cỏc hoạt động của phũng.
Phũng Kỹ thuật – Thi cụng cú chức năng tham mưu cho Giỏm đốc trong cụng tỏc quản lý xõy lắp, giỏm sỏt chất lượng cụng trỡnh, quản lý kỹ thuật, tiến độ, biện phỏp thi cụng và an toàn lao động. Là đầu mối tiếp nhận cỏc thụng tin thay đổi cụng nghệ, ỏp dụng tiến bộ Khoa học kỹ thuật. Phối kết hợp với Phũng Tổ chức Hành chớnh về việc đào tạo thi nõng bậc cho cụng nhõn. Phũng Kỹ thuật – Thi cụng chủ trỡ cựng cỏc bộ phận khỏc để giải quyết tai nạn nếu xảy ra, phối hợp cựng Phũng Kinh tế – Kế hoạch tham gia lập hồ sơ dự thầu và đấu thầu, thực hiện việc kiểm
39
tra khối lượng dự toỏn, quyết toỏn của cỏc đơn vị trực thuộc, kiểm tra cụng tỏc chuẩn bị mặt bằng thi cụng của cỏc đơn vị, thựa hiện nhiệm vụ thiết kế kỹ thuật, thiết kế bản vẽ thi cụng cỏc cụng trỡnh.
Phũng Tổ chức Hành chớnh cú cơ cấu gồm một trưởng phũng và một số cỏn bộ nhõn viờn làm cụng tỏc chuyờn mụn nghiệp vụ theo sự phõn cụng của Cụng ty và chịu sự điều hành quản lý trực tiếp của trưởng phũng.
Phũng Tổ chức Hành chớnh cú chức năng tham mưu giỳp cho Giỏm đốc Cụng ty trong lĩnh vực quản lý nhõn sự, sắp xếp tổ chức, quản lý bồi dưỡng cỏn bộ..., thực hiện cỏc chế độ chớnh sỏch của nhà nước đối với người lao động. Thực hiện chức năng lao động tiền lương và quản lý hành chớnh văn phũng của Cụng ty. Phối hợp với Phũng Tài chớnh – Kế toỏn xõy dựng cỏc định mức lao động, đơn giỏ tiền lương, quỹ tiền lương, cỏc quy chế phõn phối tiền lương và tiền thưởng theo quy định của nhà nước và hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Xõy dựng chương trỡnh thanh tra, kiểm tra nội bộ, theo dừi tiếp nhận và xử lý cỏc đơn khiếu nại tố cỏo. Phũng Tổ chức Hành chớnh là thường trực trong cụng tỏc tiếp dõn, thực hiện nhiệm vụ bảo vệ chớnh trị nội bộ, tổ chức tiếp cỏc đoàn thanh tra, kiểm tra những lĩnh vực liờn quan đến chức năng của phũng.
Cỏc đơn vị trực thuộc khỏc: Xớ nghiệp, Đội, Xưởng sản xuất là cỏc
đơn vị hạch toỏn nội bộ, cú quy chế hoạt động ban hành riờng. Cỏc Xớ nghiệp, Đội, Xưởng sản xuất cú trỏch nhiệm liờn hệ với Phũng Kỹ thuật – Thi cụng để triển khai lập tiến độ, biện phỏp thi cụng, dự toỏn thi cụng, chuẩn bị cỏc điều kiện cần thiết để yờu cầu nhận mặt bằng và định vị cụng trỡnh. Liờn hệ với Phũng Kỹ thuật – Thi cụng, Phũng Tổ chức Hành chớnh để khởi cụng cụng trỡnh. Cỏc Xớ nghiệp, Đội, Xưởng sản xuất cú trỏch nhiệm tổ chức thi cụng theo đỳng thiết kế, tổ chức tốt kỷ luật lao động, bảo vệ trật tự trị an và tài sản trong phạm vi cụng trường. Trong quỏ trỡnh thi cụng nếu gặp khú khăn vướng mắc phải bỏo cỏo, đề xuất với Cụng ty thụng qua đầu mối tiếp nhận là Phũng Kỹ thuật – Thi cụng để bỏo cỏo ban Giỏm đốc Cụng ty kịp thời chỉ đạo giải quyết.
40
2.2_ Những đặc điểm kinh tế, kỹ thuật của quản lý, sản xuất kinh doanh xõy lắp trong Cụng ty
2.2.1_ Đặc điểm sản phẩm xõy lắp của Cụng ty
Sản phẩm xõy dựng với tư cỏch là một cụng trỡnh xõy dựng hoàn chỉnh thường cú tớnh chất, đặc điểm sau:
Sản phẩm xõy dựng của Cụng ty là những cụng trỡnh nhà cửa được xõy dựng và sử dụng tại chỗ, cố định tại địa điểm xõy dựng và phõn bố tản mạn ở nhiều nơi trờn lónh thổ. Đặc điểm này làm cho sản xuất xõy lắp cú tớnh chất lưu động cao, thiếu ổn định.
Sản phẩm xõy lắp phụ thuộc chặt chẽ vào điều kiện địa phương, cú tớnh đa dạng và cỏ biệt cao về cụng dụng, về cỏch cấu tạo và phương phỏp chế tạo. Mỗi một sản phẩm xõy dựng, một cụng trỡnh xõy dựng cú thiết kế kỹ thuật, mỹ thuật riờng tuỳ thuộc vào yờu cầu của khỏch hàng hay chủ đầu tư.
Sản phẩm xõy lắp của HUDC-1 thường cú kớch thước lớn, chi phớ lớn, thời gian xõy dựng và thời gian sử dụng lõu dài. Do đú, những sai lầm trong xõy dựng cú thể gõy nờn lóng phớ lớn, tồn tại lõu dài và khú sửa chữa.
Sản phẩm xõy dựng thuộc phần kết cấu xõy dựng chủ yếu giữ vai trũ nõng đỡ và bao che, khụng tỏc động trực tiếp lờn đối tượng lao động trong quỏ trỡnh sản xuất (trừ một số loại cụng trỡnh đặc biệt như: đường ống, lũ luyện gang.. )
Sản phẩm xõy lắp của HUDC-1 cú liờn quan và ảnh hưởng rất lớn đến tổ chức sản xuất và quản lý kinh tế của nhiều ngành cả về phương diện cung cấp nguyờn vật liệu cũng như phương diện sử dụng sản phẩm của ngành xõy dựng làm ra.
Sản phẩm xõy lắp mang tớnh chất tổng hợp về kinh tế, kỹ thuật, văn hoỏ xó hội, nghệ thuật và cả về quốc phũng.
2.2.2_ Đặc điểm cụng tỏc tổ chức sản xuất xõy lắp trong HUDC-1
2.2.2.1_ Những đặc điểm xuất phỏt từ tớnh chất của sản phẩm xõy lắp
Tỡnh hỡnh và điều kiện sản xuất trong xõy dựng thiếu tớnh ổn định, luụn luụn biến đổi theo địa điểm xõy dựng và giai đoạn xõy dựng. Cụ thể
41
là trong xõy dựng con người và cụng cụ lao động luụn phải di cuyển từ cụng trỡnh này đến cụng trỡnh khỏc, cũn sản phẩm xõy dựng (cụng trỡnh xõy dựng) thỡ hỡnh thành và dứng yờn tại chỗ, một đặc điểm hiếm thấy ở cỏc ngành sản xuất vật chất khỏc. Cỏc phương ỏn xõy dựng về mặt kỹ thuật và tổ chức sản xuất của Cụng ty luụn phải thay đổi theo từng địa điểm và giai đoạn xõy dựng. Đặc điểm này gõy khú khăn cho việc tổ chức sản xuất, khú cải thiện điều kiện làm việc cho người lao động, làm nảy sinh nhiều chi phớ cho khõu di chuyển lực lượng sản xuất và cho những cụng trỡnh tạm phục vụ sản xuất. Muốn khắc phục những khú khăn đú cụng tỏc tổ chức xõy dựng trong Cụng ty phải chỳ ý tăng cường tớnh cơ động, tớnh linh hoạt và gọn nhẹ về mặt trang bị tài sản cố định, lựa chọn cỏc hỡnh thức tổ chức sản xuất linh hoạt, tăng cường điều hành tỏc nghiệp, phấn đấu giảm chi phớ cú liờn quan đến cụng tỏc vận chuyển, chọn lựa vựng hoạt động thớch hợp. Cụng ty cần lợi dụng tối đa lực lượng xõy dựng tại chỗ và liờn kết tại chỗ để tranh thầu xõy dựng, chỳ ý đến nhõn tố chi phớ vận chuyển khi lập giỏ tranh thầu. Đặc điểm trờn cũng đũi hỏi Cụng ty phải phỏt triển rộng khắp trờn lónh thổ cỏc loại hỡnh dịch vụ sản xuất phục vụ xõy dựng như: dịch vụ cho thuờ mỏy xõy dựng, cung ứng và vận tải, sản xuất vật liệu xõy dựng...
Chu kỳ sản xuất (thời gian xõy dựng cụng trỡnh) thường dài, đặc điểm này làm cho vốn đầu tư xõy dựng cụng trỡnh và vốn sản xuất của Cụng ty thường bị ứ đọng lõu tại cỏc cụng trỡnh đang xõy dựng. yếu tố bất lợi này đũi hỏi Cụng ty phải chọn lựa phương ỏn cú thời gian xõy dựng hợp lý, kiểm tra chất lượng chặt chẽ, phải cú chế độ thanh toỏn giữa kỳ và dự trữ vốn hợp lý.
Sản phẩm xõy dựng phải tiến hành theo đơn đặt hàng cho từng trường hợp cụ thể, thụng qua hỡnh thức ký hợp đồng sau khi thắng thầu, vỡ sản phẩm xõy dựng rất đa dạng và cú tớnh cỏ biệt cao, cú chi phớ lớn. ở nhiều ngành sản xuất khỏc, người ta cú thể sản xuất hàng loạt sản phẩm để bỏn, nhưng với cỏc cụng trỡng xõy dựng thỡ khụng thể như vậy. Đặc điểm này dẫn đến yờu cầu là phải định giỏ của sản phẩm xõy dựng trước khi sản phẩm được làm ra. Vỡ thế, hỡnh thức giao nhận thầu hoặc đấu thầu trong xõy dựng cho từng cụng trỡnh cụ thể đó trở nờn phổ biến trong sản
42
xuất xõy lắp. Do đú, HUDC-1 phải chỳ ý nõng cao năng lực và tạo uy tớn cho bản thõn Cụng ty bằng bề dày kinh nghiệm đồng thời phải cú những giải phỏp kinh tế hợp lý mang tớnh thuyết phục cao mới hy vọng giành thắng lợi trong kinh doanh.
Quỏ trỡnh sản xuất xõy dựng rất phức tạp, cú nhiều đơn vị cựng tiến hành trờn cụng trường xõy dựng theo trỡnh tự nhất định về thời gian và khụng gian. Đặc điểm này đũi hỏi Cụng ty phải cú trỡnh độ tổ chức phối hợp cao trong sản xuất, coi trọng cụng tỏc chuẩn bị xõy dựng và thiết kế tổ chức thi cụng, phối hợp chặt chẽ giữa cỏc tổ chức xõy dựng nhận thầu chớnh và tổng thầu với cỏc tổ chức nhận thầu phụ.
Sản xuất xõy dựng chủ yếu phải tiến hành ngoài trời, do đú bị ảnh hưởng của khớ hậu. Cụng việc sản xuất, thi cụng cụng trỡnh thường bị giỏn đoạn do những thay đổi bất thường của thời tiết, điều kiện lao động, điều kiện làm việc nặng nhọc. Năng lực sản xuất của Cụng ty khụng được sử dụng điều hoà trong bốn quý, gõy khú khăn cho việc chọn lựa trỡnh tự thi cụng đũi hỏi dự trữ vật tư nhiều hơn...Đặc điểm này yờu cầu HUDC-1 phải chỳ ý đến nhõn tố rủi ro về thời tiết khi lập tiến độ thi cụng, phấn đấu tỡm cỏch hoạt động đều đặn trong một năm, sử dụng kết cấu lắp ghộp làm sẵn trong xưởng một cỏch hợp lý, bảo đảm độ an toàn bền chắc của mỏy múc trong quỏ trỡnh sử dụng, đặc biệt quan tõm đến việc cải thiện điều kiện làm việc của cụng nhõn, quyết tõm phỏt triển phương phỏp xõy dựng trong điều kiện khớ hậu nhiệt đới.
Sản phẩm xõy dựng chịu ảnh hưởng của lợi nhuận chờnh lệch cao do điều kiện của địa điểm xõy dựng mang lại.
Tốc độ phỏt triển kỹ thuật xõy dựng thường chậm hơn cỏc ngành khỏc, nền đại cụng nghiệp cơ khớ hoỏ ở nhiều ngành sản xuất đó hỡnh thành từ thế kỷ 18, trong khi đú cơ khớ hoỏ ngành xõy dựng mới xuất hiện từ đầu thế kỷ 20.
Tất cả những đặc điểm trờn đó ảnh hưởng đến mọi khõu của quỏ trỡnh sản xuất kinh doanh xõy dựng kể từ khõu tổ chức dõy chuyền cụng nghệ, phương hướng phỏt triển Khoa học kỹ thuật xõy dựng, trỡnh tự của quỏ trỡnh sản xuất kinh doanh, tổ chức cung ứng vật tư, cấu tạo trang bị vốn cố định, chế độ thanh toỏn, chế độ kiểm tra chất lượng sản phẩm, chớnh
43
sỏch đối với lao động, marketing, chớnh sỏch giỏ cả, hạch toỏn kinh doanh.
2.2.2.2_ Những đặc điểm xuất phỏt từ điều kiện tự nhiờn và kinh tế của
Việt Nam.
Về điều kiện tự nhiờn: Việt Nam là nước cú khớ hậu nhiệt đới giú mựa, cú hỡnh thể dài và hẹp, điều kiện địa chất thuỷ văn phức tạp nhưng lại cú nguồn vật liệu xõy dựng, nguồn nguyờn vật liệu phong phỳ phục vụ tốt cho ngành sản xuất xõy lắp. Cỏc giải phỏp về xõy dựng phụ thuộc rất nhiều vào những nhõn tố này .
Về trỡnh độ xõy dựng, kỹ thuật, tổ chức sản xuất và quản lý kinh tế ở nước ta cũn thấp kộm hơn so với cỏc nước khỏc trong khu vực và trờn thế giới. Quỏ trỡnh xõy dựng ở Việt Nam hiện nay cũn mang tớnh thủ cụng, là quỏ trỡnh phỏt triển tổng hợp kết hợp giữa bước đi nhảy vọt với bước đi tuần tự. Trong bối cảnh hợp tỏc quốc tế ngày càng mở rộng trỡnh độ xõy dựng của nước ta đang cú nhiều cơ hội và điều kiện phỏt triển nhanh.
Đường lối phỏt triển kinh tế hàng hoỏ nhiều thành phần, vận dụng
cơ chế thị trường theo định hướng xó hội chủ nghĩa cú sự quản lý của nhà nước đang quyết định phương hướng và tốc độ phỏt triển ngành xõy dựng Việt Nam.
2.2.3_ Đặc điểm của cụng tỏc quản lý sản xuất kinh doanh xõy lắp của Cụng ty.
Quản lý sản xuất kinh doanh xõy dựng là sự tỏc động cú hướng đớch và liờn tục của chủ thể quản lý đến hệ thống sản xuất kinh doanh xõy dựng bằng một tập hợp những biện phỏp cú liờn quan đến cỏc mặt kinh tế kỹ thuật, tổ chức, xó hội dựa trờn cơ sở nắm vững cỏc quy luật kinh tế nhằm đạt mục đớch quản lý đề ra với hiệu quả cao nhất. Quản lý sản xuất